Cinq signes que votre logiciel de gestion des horaires de travail angoisse votre équipe
Il y a une différence entre être occupé et être anxieux. Être occupé est normal. L'anxiété, en revanche, signale un dysfonctionnement au sein de votre système. Un membre de votre équipe peut très bien gérer un service complet sans problème. Mais s'il est constamment anxieux quant à la suite des événements, aux changements d'horaires, à la question de savoir s'il aura suffisamment d'heures, ou comment organiser sa vie face à l'imprévisibilité, il ne s'agit pas simplement d'être occupé. C'est votre logiciel de gestion des plannings qui génère du stress. Et ce n'est pas anodin. Une étude du Shift Project de Harvard, menée auprès de plus de 20 000 employés du secteur des services, a révélé que les horaires de travail instables et imprévisibles ont un impact négatif bien plus important sur la détresse psychologique, la qualité du sommeil et le bien-être que les salaires eux-mêmes. L'organisation des plannings compte plus que la plupart des managers ne le pensent. Ces cinq signes indiquent que votre processus de planification est source d'anxiété pour votre équipe. Une fois identifiés, vous pouvez y remédier. Signe n° 1 : Les employés ne demandent pas de congés, mais des heures supplémentaires. Avez-vous remarqué une récurrence dans les demandes de votre équipe ? Au lieu de demander “ Puis-je prendre mon jeudi ? ”, ils demandent plutôt “ Puis-je récupérer mon poste du jeudi ? ” ou “ Quel est mon planning ? ”. C'est le signe que les employés ne sont pas rassurés quant à leur nombre d'heures de travail fixes. Ils ne savent pas s'ils auront suffisamment de travail. Au lieu de demander des congés avec assurance lorsqu'ils en ont besoin, ils craignent de perdre des heures. Du point de vue d'un manager, cela peut passer pour de l'engagement. Les employés ont envie de travailler. Mais c'est en réalité tout le contraire : de l'anxiété qui se fait passer pour de l'engagement. Ils ne sont probablement pas motivés. Leur principale préoccupation est sans doute la stabilité de leurs revenus. Un bon logiciel de gestion des plannings permet d'inverser la tendance. Les employés savent que leur nombre d'heures fixes est garanti. Alors, lorsqu'ils ont besoin de congés, ils le demandent tout simplement. Ou ils échangent leur poste avec un collègue. Le rapport au travail devient plus serein et moins anxiogène. Deuxième signe : les mêmes questions reviennent sans cesse. Vous avez communiqué le planning à votre collaborateur. Il l'a accusé réception. Et 24 heures plus tard, il repose la question. Ou bien quelqu'un vous demande à quoi ressemble le planning, alors qu'il pourrait le vérifier lui-même, mais il ne sait pas où ni comment. Cela arrive lorsque le planning n'est pas visible, ou qu'il est éparpillé, ou encore que l'on doute de son exactitude. Du coup, on vérifie sans cesse, car l'angoisse de l'inconnu est plus forte que le coût social de poser deux fois la même question. C'est épuisant pour les managers. Mais c'est aussi le signe d'une anxiété sous-jacente. Votre collaborateur ne poserait pas sans cesse la question s'il était sûr de l'information ou s'il existait une source unique et fiable pour la trouver. La solution ? Un logiciel de gestion des plannings qui centralise l'information : mise à jour en temps réel, fiable et accessible à tous. Les questions répétées cessent presque instantanément. Signe n° 3 : Les changements de planning suscitent des réactions, pas des ajustements. Quand vous modifiez un horaire, que se passe-t-il ? Votre collaborateur prend-il le temps de s'adapter avant de passer à autre chose ? Ou réagit-il émotionnellement avec frustration, colère ou résignation ? Il ne s'agit pas d'un comportement difficile. Il s'agit de l'impact du changement sur un système déjà fragilisé. Si une personne est déjà incertaine quant à son horaire, un changement de planning est perçu comme un facteur de déstabilisation supplémentaire. Cela confirme son anxiété de ne pouvoir compter sur rien. Si une personne se sent en sécurité et stable, un changement de planning reste contraignant, mais c'est différent. C'est un problème à résoudre, pas une source de ressentiment. De fortes réactions émotionnelles aux changements d'horaire sont souvent le signe d'une anxiété sous-jacente déjà élevée concernant les plannings. Le changement lui-même n'est que le symptôme visible. Et si votre logiciel de gestion des plannings ne rend pas les changements visibles rapidement et clairement, il ne fait qu'aggraver la situation. Signe n° 4 : Vos collaborateurs vous fournissent des informations que votre système devrait déjà posséder. Votre logiciel de gestion des plannings devrait vous indiquer : cette personne a travaillé 42 heures cette semaine ; cette personne approche de sa limite ; cette personne n'a pas effectué suffisamment d'heures récemment ; cette partie du planning est particulièrement fatigante. Mais au lieu de cela, vos collaborateurs vous disent : “ J'ai beaucoup travaillé cette semaine/ce mois-ci. ” “ Je suis assez fatigué·e – est-ce que je pourrais avoir un horaire plus léger ? ” ou “ Y a-t-il une possibilité de faire des heures supplémentaires ? Je suis à court de temps. ” Ces personnes vous donnent des informations que votre système devrait fournir. Cela se produit parce que votre planning est fragmenté : l'horaire à un endroit, les feuilles de temps à un autre, les règles de conformité ailleurs, et votre logiciel n'intègre peut-être pas de bonnes pratiques. Personne n'a une vue d'ensemble de la situation. Votre équipe ne devrait pas avoir à gérer sa propre charge de travail. Lorsqu'elle le fait, cela lui coûte une énergie mentale qu'elle préférerait consacrer à son travail. C'est une anxiété qu'un bon logiciel de gestion des plannings devrait prévenir. Signe 5 : Personne ne sait qui est disponible pour quoi. Vous avez besoin de quelqu'un pour remplacer quelqu'un. Alors vous commencez à envoyer des SMS. Ou vous en parlez à la fin d'une passation de consignes et vous voyez qui est disponible. Ou vous appelez toujours la même personne parce que vous savez qu'elle acceptera. C'est tout le contraire d'un système structuré. Et cela crée de l'anxiété à tous les niveaux. Les gens ne savent pas s'ils seront sollicités. Les personnes sollicitées se sentent obligées, même si elles ne souhaitent pas vraiment effectuer le service. La direction est stressée par la question de la couverture des horaires jusqu'au dernier moment. Un logiciel de gestion des plannings avec une visibilité totale des horaires change la donne. Les employés peuvent consulter les créneaux disponibles et se porter volontaires. Un système d'échange est mis en place. La procédure de demande est équitable et ne repose ni sur les relations ni sur les obligations sociales. Lorsque la disponibilité et la couverture sont gérées au coup par coup, la pression est excessive pour tous. Les employés se demandent s'ils auront des heures. Il y a toujours celui ou celle qui est sollicité(e). Le responsable croise les doigts à 6 h du matin. Ces cinq signes ont en commun la manière dont votre équipe gère l'incertitude engendrée par votre système de planification. Ils ne signifient pas que votre équipe est démotivée ou difficile. Ils indiquent simplement que votre système lui demande un effort mental considérable.











