La industria contable, como cualquier otra industria en la era digital, necesita mantenerse al día con las prácticas actuales, y una de las formas más fáciles de hacerlo dentro de su práctica contable es implementar nueva tecnología.
La tecnología en el mundo de la contabilidad puede ayudar a disminuir los errores humanos y mejorar sus servicios en general. Con el software de automatización de prácticas contables disponible, los trabajos tediosos se pueden realizar mediante una computadora, lo que le da tiempo para las cosas que realmente cuentan.
Pero, ¿cómo puede introducir tecnología avanzada a sus equipos de contabilidad?
A continuación, ofrecemos orientación sobre cómo presentar nuevas tecnologías a sus profesionales contables y cómo superar cualquier obstáculo que pueda enfrentar.
Analizando la necesidad de tecnología en su práctica contable 🧑💻
Fuente: Radio de confianza
En la profesión contable moderna, la tecnología es una necesidad absoluta. Los contadores ya no utilizan lápiz, papel y un ábaco para ayudarle a manejar los registros financieros y sus cuentas por cobrar; en cambio, utilizan tecnología que automatiza los procesos.
Pero ¿cuáles son los beneficios? y usos de la tecnología en contabilidad?
- Eficiencia y ahorro de tiempo: Uno de los beneficios más obvios de la automatización en contabilidad es la forma en que ayuda a los contables a ahorrar tiempo. Si se automatizan las tareas diarias que consumen mucho tiempo, tendrán más tiempo para otras cosas.
- Exactitud: Los seres humanos a menudo cometemos errores y esto puede causar problemas en lo que respecta a su información financiera. Afortunadamente, el uso de software de contabilidad puede reducir los errores y mejorar la precisión general de sus informes financieros.
- Acceso a datos en tiempo real: El uso de soluciones de computación en la nube y tecnología de acceso remoto puede significar acceder rápidamente a estados financieros en tiempo real. Esto facilita la toma de decisiones informadas y permite flexibilidad y colaboración en su equipo.
- Seguridad y cumplimiento: Debido a la sensibilidad de los datos financieros, puede resultar difícil garantizar que su práctica cumpla con las normas y sea segura sin el uso de tecnología avanzada.
- Mejorar las relaciones con los clientes: El uso de software de contabilidad también puede mejorar la comunicación con los clientes e incluso ofrecer servicios de valor agregado, como informes personalizados.
Introduciendo la tecnología en su práctica contable 🧾
Introducir cosas como inteligencia artificial y nuevo software a su equipo puede resultar complicado. En primer lugar, porque aprender a utilizarla requiere tiempo y energía, pero también porque las personas pueden sentir que la tecnología está a punto de apoderarse de sus trabajos.
Haga todo lo posible para tranquilizarlos y luego observe los pasos que enumeramos a continuación para introducir nueva tecnología en su empresa de contabilidad.
1. Evalúa tus procesos actuales 📈
Lo primero que debes hacer es observar cómo estás haciendo las cosas actualmente. Al hacer esto, se da la oportunidad de ver dónde no está trabajando tan eficientemente como podría. Observe los puntos débiles y las áreas de mejora en relación con las necesidades específicas de su negocio y los clientes a los que atiende.
Fuente: Radio de confianza
Al observar sus procesos, considere cuánto tiempo toman y dónde los empleados pueden sentir más estrés. ¿Algunas tareas diarias consumen mucho tiempo y parecen frustrantes para el personal? ¿Podrías hacer algo sobre estos problemas?
Si bien no siempre es la razón principal para implementar nueva tecnología, es posible que descubras que el nuevo software realmente mejora la cultura laboral ¡Reduciendo el estrés de los empleados!
2. Elija la tecnología adecuada 💾
Hay un montón de software de contabilidad por ahí. Mucho más de lo que tendrás tiempo de ver, así que en lugar de comprobarlo todo, mira lo que realmente necesitas. ¿Está buscando automatizar facturas y flujos de trabajo? ¿Quiere dar a sus clientes acceso a su flujo de caja en tiempo real?
Una vez que sepa exactamente qué quiere que haga la tecnología, puede limitar su búsqueda y encontrar productos que realmente funcionen para usted.
Podría resultarle beneficioso leer reseñas de usuarios de otras empresas de contabilidad o, de hecho, preguntar a colegas de la industria qué productos les han resultado más útiles y por qué.
3. Invierta en formación y desarrollo de habilidades 💸
La nueva tecnología o software en el que invierta probablemente requerirá capacitación para su equipo. Esto puede provenir de la empresa a la que le compró el software o puede realizar la capacitación usted mismo. La clave es garantizar que todos comprendan realmente cómo utilizar el software y lo utilicen de manera óptima.
Podría optar por capacitar únicamente al personal que ya tenga habilidades que se presten a este tipo de tecnología. Pero recuerda intentar no alejar a algunos miembros de tu equipo que también quieren aprender.
4. Asegúrese de cumplir con los estándares de cumplimiento 🤝
Un conjunto de reglas, regulaciones y estándares contables, conocidos como Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, o PCGA, rigen muchos procesos relacionados con las prácticas contables en los EE. UU., junto con otras regulaciones.
Como empresa, debe cumplir con dichos estándares para asegurarse de trabajar legalmente. Al implementar una nueva tecnología, es imperativo asegurarse de que todos sus procesos sigan cumpliendo con el nuevo software.
Es posible que desee trabajar con su departamento legal o un abogado para asegurarse de que todos los aspectos de sus nuevos procesos cumplan con los estándares y regulaciones de la industria.
5. Implemente gradualmente la nueva tecnología 🧮
Implementar nueva tecnología en su empresa de contabilidad siempre llevará tiempo. En primer lugar, para que su equipo no tenga que aprender de repente muchos procesos y procedimientos nuevos de la noche a la mañana, pero también para que los clientes también puedan acostumbrarse a las actualizaciones.
Además, la introducción de nueva tecnología tiende a ser una tarea costosa, y muchos programas cuestan dinero por adelantado o en concepto de tarifas de suscripción.
La mejor manera de implementar nuevas tecnologías gradualmente es elegir el software que mejore los procedimientos al máximo. Comience con este artículo y difunda la capacitación y el desarrollo de habilidades para que su equipo tenga tiempo de aprender los nuevos procesos y acostumbrarse a la tecnología.
Podría establecer una hoja de ruta que se comparta con el equipo e ilustre cómo y cuándo se pueden implementar nuevas funciones, procedimientos y software durante un período de tiempo. Esto brinda a sus empleados toda la información que necesitan y los prepara para las actualizaciones.
Quizás también quieras ilustrar los beneficios de estas presentaciones, como ayudando a reducir su estrés y mejorar su eficiencia para entusiasmarlos con los nuevos procesos.
Si bien los beneficios de implementar nueva tecnología pueden hacer que sea tentador implementarlo todo de una sola vez, hacerlo podría provocar una falta de capacitación o que las personas se sientan abrumadas.
6. Monitorear y medir el éxito de la implementación 📏
La mejor manera de estar seguro de su inversión y realizar un seguimiento de su éxito es establecer indicadores clave de desempeño. Estos KPI deben monitorearse continuamente para que pueda obtener información de sus datos y realizar cambios cuando sea necesario.
Los datos que recopile le mostrarán si la tecnología que ha implementado realmente está teniendo un impacto en su eficiencia y productividad como empresa y si está mejorando los servicios o no.
También debe recibir comentarios de sus empleados para saber cómo encuentran el software. Esto podría darle una idea de si se necesita más capacitación y de cómo creen que la tecnología funciona junto con sus servicios.
Monitorear el éxito de estas inversiones tecnológicas es clave para garantizar que su inversión valga la pena. Puede brindarle una tasa de retorno de la inversión y ayudarlo a decidir dónde más puede implementar nueva tecnología para mejorar sus servicios.
Superar los desafíos al introducir nueva tecnología en su empresa de contabilidad 👊
La introducción de nueva tecnología en su empresa de contabilidad siempre conllevará algunos contratiempos. A continuación, exploramos algunas áreas comunes en las que las empresas de contabilidad pueden tener problemas y cómo superarlos.
- Miedos asociados a las nuevas tecnologías: A veces, las personas que han estado en la industria contable durante mucho tiempo pueden sentir que no necesitan nueva tecnología. Pueden pensar que implementar la automatización en realidad elimina la necesidad de su trabajo. Puede tranquilizarlos explicándoles cómo la automatización de ciertos procesos les da más tiempo para nuevos clientes y proyectos.
- Problemas de entrenamiento: Algunas personas pueden ser reacias a aprender nuevas habilidades y capacitarse en nuevos procedimientos. Es posible que sientan que las viejas formas funcionan perfectamente bien y no quieran dedicar tiempo a aprender nuevos métodos. Puede superar esto exponiendo los beneficios del nuevo software para su empresa y para ellos personalmente.
- Miedos del cliente: Los clientes pueden sentirse abrumados si de repente les agregas mucha tecnología nueva, pero si avanzas gradualmente y les explicas cómo estas implementaciones pueden beneficiarlos al mejorar tus servicios, puedes lograr que se recuperen.
- Preocupaciones presupuestarias: Introducir nueva tecnología siempre costará dinero. Ya sea que pague por el nuevo software por adelantado o mediante un contrato renovable, es posible que deba convencer a los inversionistas o gerentes de que este costo inicial vale la pena. Puede hacerlo mostrándoles dónde podrá ahorrar dinero implementando un nuevo software. También podrá brindar informes continuos sobre ahorros de dinero al monitorear la eficiencia del seguimiento de los KPI.
Conclusión
Introducir nuevo software en cualquier industria puede resultar complicado. Implica no sólo encontrar el mejor software para su empresa, sino también reciclarse e invertir en el desarrollo de habilidades. Sin embargo, en la era digital, aspectos como la automatización y la eficiencia son primordiales si se quiere obtener una ventaja competitiva.
¡Puede seguir nuestros pocos pasos para introducir nueva tecnología y, con suerte, ver cambios realmente positivos en su práctica contable!
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