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Como introduzir tecnologia em sua prática contábil

O setor contábil, como qualquer outro setor na era digital, precisa acompanhar as práticas atuais, e uma das maneiras mais fáceis de fazer isso em sua prática contábil é implementar novas tecnologias.

A tecnologia no mundo contábil pode ajudar a diminuir o erro humano e melhorar seus serviços em geral. Com o software de automação de práticas contábeis disponível, trabalhos tediosos podem ser realizados por um computador, dando a você tempo para o que realmente importa.

Mas como introduzir tecnologia avançada em suas equipes de contabilidade?

Abaixo, oferecemos orientações sobre como apresentar novas tecnologias aos seus profissionais de contabilidade e como superar quaisquer obstáculos que você possa enfrentar.

Analisando a necessidade de tecnologia em sua prática contábil 🧑‍💻

negócios

Fonte: TrustRadius

Na profissão contábil moderna, a tecnologia é uma necessidade absoluta. Os contadores não usam mais caneta, papel e ábaco para ajudá-lo a lidar com registros financeiros e contas a receber; em vez disso, usam tecnologia que automatiza os processos.

Mas quais são os benefícios e usos da tecnologia na contabilidade?

  • Eficiência e economia de tempo: Um dos benefícios mais óbvios da automação na contabilidade é a maneira como ela ajuda os contadores a economizar tempo. Se as tarefas diárias demoradas forem automatizadas, eles terão mais tempo para outras coisas.
  • Precisão: Os humanos muitas vezes cometem erros e isso pode causar problemas no que diz respeito às suas informações financeiras. Felizmente, o uso de software de contabilidade pode reduzir erros e melhorar a precisão geral dos seus relatórios financeiros.
  • Acesso a dados em tempo real: Usar soluções de computação em nuvem e tecnologia acessível remotamente pode significar acesso rápido a demonstrações financeiras em tempo real. Isso facilita a tomada de decisões informadas e permite flexibilidade e colaboração em sua equipe.
  • Segurança e conformidade: Devido à confidencialidade dos dados financeiros, pode ser difícil garantir que a sua prática esteja em conformidade e segura sem o uso de tecnologia avançada.
  • Melhorar o relacionamento com os clientes: O uso de software de contabilidade também pode melhorar a comunicação com os clientes e até mesmo oferecer serviços de valor agregado, como relatórios personalizados.

Apresentando a tecnologia em sua prática contábil 🧾

Apresentar coisas como inteligência artificial e novos softwares para sua equipe pode ser difícil. Em primeiro lugar, porque aprender a utilizá-la exige tempo e energia, mas também porque as pessoas podem sentir que a tecnologia está prestes a assumir o seu trabalho!

Faça o possível para tranquilizá-los e, em seguida, observe as etapas listadas abaixo para apresentar novas tecnologias ao seu escritório de contabilidade.

1. Avalie seus processos atuais 📈

A primeira coisa que você precisa fazer é ver como você está fazendo as coisas atualmente. Ao fazer isso, você terá a oportunidade de ver onde não está trabalhando tão eficientemente quanto poderia. Observe os pontos problemáticos e as áreas de melhoria em relação às necessidades específicas do seu negócio e dos clientes que você atende.

contadores

Fonte: TrustRadius

Ao analisar seus processos, considere quanto tempo as coisas demoram e onde os funcionários podem estar se sentindo mais estressados. Certas tarefas diárias demoram muito e parecem frustrantes para a equipe? Você poderia fazer algo sobre essas questões?

Embora nem sempre seja o principal motivo para a implementação de novas tecnologias, você pode descobrir que o novo software, na verdade, melhora a cultura do local de trabalho reduzindo o estresse dos funcionários!

2. Escolha a tecnologia certa 💾

Existem muitos softwares de contabilidade por aí. Muito mais do que você terá tempo para ver, então, em vez de verificar tudo, veja o que você realmente precisa. Você deseja automatizar faturas e fluxos de trabalho? Você quer dar aos clientes acesso ao seu fluxo de caixa em tempo real?

Depois de saber exatamente o que deseja que a tecnologia faça, você poderá restringir sua pesquisa e encontrar produtos que realmente funcionem para você.

Você pode se beneficiar lendo avaliações de usuários de outras empresas de contabilidade ou, na verdade, perguntando a colegas do setor quais produtos eles consideram mais úteis e por quê.

3. Invista em Treinamento e Desenvolvimento de Habilidades 💸

A nova tecnologia ou software em que você investe provavelmente exigirá treinamento de sua equipe. Isso pode vir da empresa da qual você comprou o software ou você mesmo pode fazer o treinamento. A chave é garantir que todos realmente entendam como usar o software e o utilizem de maneira otimizada.

Você pode optar por treinar apenas funcionários que já possuem conjuntos de habilidades adequados para esse tipo de tecnologia. Mas lembre-se de tentar não afastar alguns membros da sua equipe que também desejam aprender.

4. Certifique-se de atender aos padrões de conformidade 🤝

Um conjunto de regras, regulamentos e padrões contábeis, conhecidos como Padrões Contábeis Geralmente Aceitos, ou GAAP, regem muitos processos relacionados às práticas contábeis nos EUA, juntamente com outras regulamentações.

Como empresa, você precisa estar em conformidade com esses padrões para garantir que está trabalhando legalmente. Ao implementar uma nova tecnologia, é fundamental garantir que todos os seus processos permaneçam em conformidade com o novo software.

Você pode querer trabalhar com seu departamento jurídico ou com um advogado para garantir que todos os aspectos de seus novos processos atendam aos padrões e regulamentos do setor.

5. Implemente gradualmente a nova tecnologia 🧮

A implementação de novas tecnologias em seu escritório de contabilidade sempre levará tempo. Em primeiro lugar, para que sua equipe não tenha que aprender repentinamente muitos processos e procedimentos novos da noite para o dia, mas também para que os clientes também possam se acostumar com as atualizações.

Além disso, a introdução de novas tecnologias tende a ser um empreendimento caro, com muitos softwares custando dinheiro antecipadamente ou em taxas de assinatura.

A melhor maneira de implementar novas tecnologias gradualmente é escolher o software que mais irá melhorar os procedimentos. Comece com esta peça e divulgue treinamentos e desenvolvimento de habilidades para que sua equipe tenha tempo de aprender os novos processos e se acostumar com a tecnologia.

Você pode estabelecer um roteiro que seja compartilhado com a equipe e ilustre como e quando novos recursos, procedimentos e software podem ser implementados ao longo de um período de tempo. Isso fornece a seus funcionários todas as informações de que precisam e os prepara para as atualizações.

Você também pode ilustrar os benefícios dessas apresentações, como ajudando a reduzir o estresse e melhorar sua eficiência para deixá-los entusiasmados com os novos processos.

Embora os benefícios da implementação de novas tecnologias possam tornar tentador implementar tudo de uma só vez, isso pode levar à falta de treinamento ou à sobrecarga das pessoas.

6. Monitore e avalie o sucesso da implementação 📏

A melhor maneira de ter certeza do seu investimento e acompanhar seu sucesso é estabelecer indicadores-chave de desempenho. Esses KPIs devem ser monitorados continuamente para que você possa obter insights de seus dados e fazer alterações quando necessário.

Os dados que você coleta mostrarão se a tecnologia que você implementou está realmente tendo impacto na sua eficiência e produtividade como empresa e se está melhorando os serviços ou não.

Você também deve obter feedback de seus funcionários para saber como eles estão encontrando o software. Isso pode lhe dar uma ideia se é necessário treinamento adicional e também como eles acham que a tecnologia funciona junto com seus serviços.

Monitorar o sucesso desses investimentos tecnológicos é fundamental para garantir que o seu investimento valha alguma coisa. Ele pode fornecer uma taxa de ROI e ajudá-lo a decidir onde mais você pode implementar novas tecnologias para melhorar seus serviços.

Superando desafios ao apresentar novas tecnologias ao seu escritório de contabilidade 👊

A introdução de novas tecnologias em seu escritório de contabilidade sempre trará alguns contratempos. Abaixo, exploramos algumas áreas comuns onde as empresas de contabilidade podem ter problemas e como você pode superá-los.

  • Medos associados às novas tecnologias: Às vezes, as pessoas que estão no setor de contabilidade há muito tempo podem sentir que não precisam de novas tecnologias. Eles podem pensar que a implementação da automação, na verdade, elimina a necessidade de seu trabalho. Você pode tranquilizá-los explicando como a automação de determinados processos lhes dá mais tempo para novos clientes e projetos.
  • Problemas de treinamento: Algumas pessoas podem ser avessas a aprender novas habilidades e treinar novos procedimentos. Eles podem achar que os métodos antigos funcionam perfeitamente e não querem dedicar tempo ao aprendizado de novos métodos. Você pode superar isso apresentando os benefícios do novo software para sua empresa e para eles pessoalmente.
  • Medos do cliente: os clientes podem se sentir sobrecarregados se você repentinamente colocar muitas tecnologias novas neles, mas avançando gradualmente e explicando como essas implementações podem realmente beneficiá-los, melhorando seus serviços, você pode trazê-los de volta.
  • Preocupações orçamentais: A introdução de novas tecnologias sempre custará dinheiro. Quer você pague antecipadamente por um novo software ou por meio de um contrato contínuo, talvez seja necessário convencer investidores ou gestores de que esse custo inicial vale a pena. Você pode fazer isso mostrando a eles onde poderá economizar dinheiro implementando um novo software. Você também poderá fornecer relatórios contínuos sobre economia de dinheiro monitorando a eficiência de rastreamento dos KPIs.

Conclusão

A introdução de novo software em qualquer setor pode ser difícil. Envolve não apenas encontrar o melhor software para sua empresa, mas também requalificar e investir no desenvolvimento de competências. No entanto, na era digital, coisas como automação e eficiência são fundamentais se você deseja uma vantagem competitiva.

Você pode seguir nossos poucos passos para introduzir novas tecnologias e esperamos ver mudanças realmente positivas em sua prática contábil!

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