Le secteur de la comptabilité, comme tout autre secteur à l’ère numérique, doit se tenir au courant des pratiques actuelles, et l’un des moyens les plus simples d’y parvenir au sein de votre cabinet comptable est de mettre en œuvre de nouvelles technologies.
La technologie dans le monde de la comptabilité peut contribuer à réduire les erreurs humaines et à améliorer globalement vos services. Grâce aux logiciels d'automatisation des pratiques comptables disponibles, les tâches fastidieuses peuvent être effectuées par un ordinateur, vous laissant ainsi du temps pour les choses qui comptent vraiment.
Mais comment procéder pour introduire une technologie avancée dans vos équipes comptables ?
Ci-dessous, nous vous proposons des conseils sur la manière d'introduire les nouvelles technologies à vos professionnels comptables et sur la manière de surmonter les obstacles que vous pourriez rencontrer.
Analyser le besoin de technologie dans votre pratique comptable 🧑💻
Source: Rayon de confiance
Dans la profession comptable moderne, la technologie est absolument indispensable. Les comptables n'utilisent plus un stylo, du papier et un boulier pour vous aider à gérer vos dossiers financiers et vos comptes clients ; ils utilisent plutôt une technologie qui automatise les processus.
Mais quels sont les avantages et les usages de la technologie en comptabilité ?
- Efficacité et gain de temps: L’un des avantages les plus évidents de l’automatisation en comptabilité est la manière dont elle permet aux comptables de gagner du temps. Si les tâches quotidiennes chronophages sont automatisées, ils disposent de plus de temps pour d’autres tâches.
- Précision: Les humains font souvent des erreurs, ce qui peut entraîner des problèmes lorsqu'il s'agit de vos informations financières. Heureusement, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut réduire les erreurs et améliorer la précision globale de vos rapports financiers.
- Accès aux données en temps réel: L'utilisation de solutions de cloud computing et de technologies accessibles à distance peut signifier accéder rapidement aux états financiers en temps réel. Cela facilite la prise de décision éclairée et permet la flexibilité et la collaboration au sein de votre équipe.
- Sécurité et conformité: En raison de la sensibilité des données financières, il peut être difficile de garantir la conformité et la sécurité de votre cabinet sans recourir à des technologies avancées.
- Améliorer les relations clients: L'utilisation d'un logiciel de comptabilité peut également améliorer la communication avec les clients et même offrir des services à valeur ajoutée, comme des rapports personnalisés.
Introduction de la technologie dans votre pratique comptable 🧾
Présenter des éléments tels que l’intelligence artificielle et de nouveaux logiciels à votre équipe peut être difficile. D’abord parce qu’apprendre à l’utiliser demande du temps et de l’énergie, mais aussi parce que les gens peuvent avoir le sentiment que la technologie est sur le point de prendre le dessus sur leur travail !
Faites de votre mieux pour les rassurer, puis examinez les étapes énumérées ci-dessous pour introduire de nouvelles technologies dans votre cabinet comptable.
1. Évaluez vos processus actuels 📈
La première chose que vous devez faire est de regarder comment vous faites les choses actuellement. En faisant cela, vous vous donnez l’opportunité de voir où vous ne travaillez pas aussi efficacement que vous pourriez l’être. Examinez les points faibles et les domaines à améliorer par rapport aux besoins spécifiques de votre entreprise et des clients que vous servez.
Source: Rayon de confiance
Lorsque vous examinez vos processus, tenez compte du temps que prennent les choses et des domaines dans lesquels les employés peuvent ressentir le plus de stress. Certaines tâches quotidiennes prennent beaucoup de temps et semblent frustrantes pour le personnel ? Pourriez-vous faire quelque chose pour résoudre ces problèmes ?
Bien que ce ne soit pas toujours la principale raison de la mise en œuvre d'une nouvelle technologie, vous constaterez peut-être que les nouveaux logiciels améliore la culture du lieu de travail en réduisant le stress des employés !
2. Choisissez la bonne technologie 💾
Il existe une tonne de logiciels de comptabilité. Bien plus que ce que vous aurez le temps de regarder, alors au lieu de tout vérifier, regardez ce dont vous avez réellement besoin. Cherchez-vous à automatiser les factures et les flux de travail ? Vous souhaitez donner à vos clients accès à leur trésorerie en temps réel ?
Une fois que vous savez exactement ce que vous voulez que la technologie fasse, vous pouvez affiner votre recherche et trouver les produits qui fonctionnent réellement pour vous.
Vous pourriez bénéficier de la lecture des avis des utilisateurs d’autres cabinets comptables ou, bien sûr, de demander à vos collègues du secteur quels produits ils ont trouvés les plus utiles et pourquoi.
3. Investissez dans la formation et le développement des compétences 💸
La nouvelle technologie ou le nouveau logiciel dans lequel vous investissez nécessitera probablement une formation de votre équipe. Cela peut provenir de l’entreprise auprès de laquelle vous achetez le logiciel ou vous pouvez suivre la formation vous-même. La clé est de s’assurer que chacun comprend réellement comment utiliser le logiciel et l’utilise de manière optimale.
Vous pouvez choisir de former uniquement le personnel possédant déjà des compétences se prêtant à ce type de technologie. Mais n’oubliez pas d’essayer de ne pas vous aliéner certains membres de votre équipe qui souhaitent également apprendre.
4. Assurez-vous de respecter les normes de conformité 🤝
Un ensemble de règles, réglementations et normes comptables, connues sous le nom de normes comptables généralement reconnues, ou PCGR, régissent de nombreux processus liés aux pratiques comptables aux États-Unis, ainsi que d'autres réglementations.
En tant qu'entreprise, vous devez vous conformer à ces normes pour garantir que vous travaillez légalement. Lors de la mise en œuvre d'une nouvelle technologie, il est impératif de vous assurer que tous vos processus restent conformes au nouveau logiciel.
Vous souhaiterez peut-être travailler avec votre service juridique ou un avocat pour vous assurer que tous les aspects de vos nouveaux processus répondent aux normes et réglementations de l'industrie.
5. Implémentez progressivement la nouvelle technologie 🧮
La mise en œuvre d’une nouvelle technologie dans votre cabinet comptable prendra toujours du temps. Premièrement, pour que votre équipe n'ait pas à apprendre soudainement de nombreux nouveaux processus et procédures du jour au lendemain, mais également pour que les clients puissent également s'habituer aux mises à niveau.
De plus, l’introduction de nouvelles technologies a tendance à être une entreprise coûteuse, de nombreux logiciels coûtant de l’argent au départ ou en frais d’abonnement.
La meilleure façon de mettre en œuvre progressivement une nouvelle technologie est de choisir le logiciel qui améliorera le plus les procédures. Commencez par cet élément et diffusez la formation et le développement des compétences afin que votre équipe ait le temps d'apprendre les nouveaux processus et de s'habituer à la technologie.
Vous pouvez établir une feuille de route partagée avec l'équipe et illustrer comment et quand de nouvelles fonctionnalités, procédures et logiciels peuvent être mis en œuvre sur une période donnée. Cela donne à vos employés toutes les informations dont ils ont besoin et les prépare aux mises à niveau.
Vous souhaiterez peut-être également illustrer les avantages de ces introductions, comme aider à réduire leur stress et améliorer leur efficacité pour les enthousiasmer pour les nouveaux processus.
Bien que les avantages de la mise en œuvre d’une nouvelle technologie puissent rendre tentant de tout mettre en œuvre en une seule fois, cela pourrait conduire à un manque de formation ou à un dépassement des personnes.
6. Surveiller et mesurer le succès de la mise en œuvre 📏
La meilleure façon d’être sûr de votre investissement et de suivre son succès est d’établir des indicateurs clés de performance. Ces KPI doivent être surveillés en permanence afin que vous puissiez obtenir des informations sur vos données et apporter des modifications si nécessaire.
Les données que vous collectez vous montreront si la technologie que vous avez mise en œuvre a réellement un impact sur votre efficacité et productivité en tant qu'entreprise et s'il s'agit d'améliorer les services ou non.
Vous devriez également obtenir les commentaires de vos employés pour savoir comment ils trouvent le logiciel. Cela pourrait vous donner une idée de la nécessité d'une formation complémentaire ainsi que de la manière dont ils pensent que la technologie fonctionne avec vos services.
Surveiller le succès de ces investissements technologiques est essentiel pour garantir que votre investissement vaut quelque chose. Il peut vous donner un taux de retour sur investissement et vous aider à décider où vous pouvez mettre en œuvre une nouvelle technologie pour améliorer vos services.
Surmonter les défis lors de l'introduction de nouvelles technologies dans votre cabinet comptable 👊
L’introduction d’une nouvelle technologie dans votre cabinet comptable s’accompagnera toujours de quelques contretemps. Ci-dessous, nous avons exploré quelques domaines courants dans lesquels les cabinets comptables peuvent rencontrer des problèmes et comment vous pouvez les surmonter.
- Peurs associées aux nouvelles technologies : Parfois, les personnes qui travaillent dans le secteur comptable depuis longtemps peuvent avoir l’impression qu’elles n’ont pas besoin de nouvelles technologies. Ils peuvent penser que la mise en œuvre de l’automatisation les supprime de la nécessité de leur travail. Vous pouvez les rassurer en expliquant comment l'automatisation de certains processus leur donne plus de temps pour de nouveaux clients et projets.
- Problèmes de formation: Certaines personnes peuvent être réticentes à acquérir de nouvelles compétences et à se former à de nouvelles procédures. Ils peuvent avoir l’impression que les anciennes méthodes fonctionnent parfaitement et ne pas vouloir consacrer du temps à l’apprentissage de nouvelles méthodes. Vous pouvez surmonter ce problème en présentant les avantages du nouveau logiciel pour votre entreprise et pour eux personnellement.
- Les craintes des clients: Les clients peuvent se sentir dépassés si vous leur apportez soudainement beaucoup de nouvelles technologies, mais en avançant progressivement et en leur expliquant comment ces implémentations peuvent réellement leur être bénéfiques en améliorant vos services, vous pouvez les convaincre.
- Préoccupations budgétaires: L’introduction de nouvelles technologies coûtera toujours de l’argent. Que vous payiez d'avance pour un nouveau logiciel ou dans le cadre d'un contrat glissant, vous devrez peut-être convaincre les investisseurs ou les gestionnaires que ce coût initial en vaut la peine. Vous pouvez le faire en leur montrant où vous pourrez économiser de l'argent en mettant en œuvre un nouveau logiciel. Vous serez également en mesure de fournir des rapports continus sur les économies d'argent en surveillant l'efficacité du suivi des KPI.
Conclusion
Introduire de nouveaux logiciels dans n’importe quel secteur peut être difficile. Cela implique non seulement de trouver le meilleur logiciel pour votre entreprise, mais également de recycler et d'investir dans le développement des compétences. Cependant, à l’ère du numérique, des éléments tels que l’automatisation et l’efficacité sont primordiaux si vous souhaitez obtenir un avantage concurrentiel.
Vous pouvez suivre nos quelques étapes pour introduire de nouvelles technologies et, espérons-le, constater des changements vraiment positifs dans votre pratique comptable !
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