8 poderosos consejos para la gestión de la programación del equipo

5 de julio de 2023
Trabajo flexible, Liderazgo

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¿Le resulta sencillo gestionar la agenda de su equipo? ¿Conoce el diagrama de Gantt? Tú nunca ¿Se te escapan las fechas de vencimiento?

La verdad es que incluso los mejores gerentes de proyectos necesitan monitorear y reflexionar sobre el proceso de programación de su equipo para maximizar la eficiencia.

Un elemento clave de la gestión de proyectos consiste simplemente en garantizar que los empleados adecuados estén en el lugar correcto en el momento adecuado.

¿Por qué los directores de proyectos necesitan optimizar los cronogramas del equipo? 📈

Los gerentes de proyectos deben ser expertos en girar platos para supervisar las listas y los cronogramas de manera efectiva para completar los proyectos en cuestión.

El problema con el giro de placas es que incluso los planes de proyecto mejor diseñados pueden salir mal y hacer que todo se derrumbe.

Es por eso que necesita un software de programación de empleados especializado junto con su software de gestión de proyectos para obtener una descripción general en tiempo real de los compromisos de sus empleados.

Un software eficaz de seguimiento del tiempo le permite saber quién está programado para trabajar, dónde y cuándo. Esta precisión ahorra tiempo, ya que puede determinar rápidamente cuáles son los empleados mejor ubicados para completar las tareas del proyecto.

Aquí hay una lista completa que muestra los beneficios de una programación efectiva para un proyecto:

Mejor equilibrio entre la vida personal y laboral – Una programación eficaz permite a los empleados planificar sus vidas mejor y con antelación. Les permite gestionar su ámbito personal y profesional.
Mejor gestión de la carga de trabajo – Programar tareas nos permite dividir los proyectos en partes más manejables.
Cumplimiento de plazos – Las tareas programadas pueden mejorar la eficiencia y evitar el incumplimiento de plazos o la pérdida de clientes potenciales.
Progreso hacia objetivos más amplios – Programe días, semanas, horas e incluso meses para objetivos a corto y largo plazo.
Responsabilidad – los horarios de trabajo transparentes garantizan que todos entiendan quién está trabajando en qué y cuándo.
Equipos más felices – Los horarios de trabajo flexibles y abiertos deberían fomentar la colaboración entre los miembros del equipo.

¡También ahorra tiempo simplemente evitando la creación manual de tus horarios!

Echa un vistazo a esta estadística de Encuesta de trabajadores por horas de 2023 de Shiftboard:

Las organizaciones informan que el software de programación de empleados impulsa una creación de horarios 30% más rápida y reduce los errores de programación en 55%.

Fuente: tablero de cambios

Habiendo hablado de todos estos beneficios, probablemente le interese conocer nuestros consejos para una gestión de proyectos y una programación de equipos exitosa.

Entonces, sin más preámbulos, ¡sumergámonos! 🏊

1. Identifica qué horarios de trabajo necesitas utilizar ⏲️

Hay muchos tipos de horarios de trabajo utilizados por las organizaciones. Estos dependen de las circunstancias y necesidades de su negocio y de la estructura de su fuerza laboral. Los ejemplos más comunes son:

Al crear un cronograma de proyecto, deberá determinar en qué horarios de trabajo se encuentran sus empleados y si necesita realizar cambios en ellos.

Tiempo completo

El acuerdo más común, donde los empleados deben trabajar al menos 40 horas por semana. El número total de horas suele dividirse en varios días. Este arreglo es estable, pero registrar horas extras puede resultar difícil.

Tiempo parcial

Los empleados a tiempo parcial trabajan menos horas que los empleados a tiempo completo. Sin embargo, las horas pueden variar desde 1 hora hasta 39 horas semanales. Los horarios también pueden ser inconsistentes, lo que ofrece flexibilidad a empleadores y empleados. La programación en este acuerdo depende de la importancia del puesto del empleado. El trabajo a tiempo parcial es común en la industria hotelera.

Flexible

Muchos empleados expresan su preferencia por un acuerdo de trabajo flexible.

Fuente: libros rápidos

Las políticas laborales flexibles permiten a los empleados cumplir con las expectativas laborales en un horario que coincida con sus compromisos personales.

Un empleador podría especificar un número mínimo de horas fijas pero dejar las horas restantes como flexibles. Esto permite a los empleados cumplir las horas que deseen. Esta configuración puede funcionar para el trabajo por turnos, donde los empleados pueden intercambiar turnos con otros según sea necesario.

Fijado

Este arreglo es un número regular, definido y predecible de horas por semana siguiendo un horario de inicio y finalización establecido. Dado que usted define claramente las horas, es una situación estable tanto para el empleador como para el empleado.

Giratorio

Este acuerdo establece turnos en un horario en el que los empleados pueden trabajar en turnos de día o de noche de forma rotativa. La rotación puede ser diaria, semanal, mensual o trimestral.

El trabajo por turnos rotativos es común en empresas minoristas o manufactureras que operan más de 10 horas diarias y utilizan empleados flexibles o a tiempo parcial. Los turnos rotativos permiten flexibilidad, pero pueden resultar agotadores física y mentalmente al pasar del trabajo diurno al nocturno y viceversa.

2. La planificación es clave 🔑

Una vez que haya seleccionado el horario de trabajo más adecuado, debe considerar otros tres elementos que le ayudarán en la fase de planificación.

Demanda

La demanda de los clientes de sus productos o servicios puede determinar la cantidad de empleados necesarios para el resultado requerido. La demanda puede cambiar diariamente, semanalmente o estacionalmente, lo que afectará su programación.

Habilidades y experiencia requeridas.

Considere las habilidades y experiencia necesarias para satisfacer la demanda y la producción. Cada uno de sus empleados tiene un conjunto de habilidades particulares y usted debe elegir la combinación correcta para cumplir con los requisitos específicos del proyecto.

Considere las actividades del proyecto y conozca bien a sus empleados para asignar eficazmente la mejor combinación de miembros del equipo para la tarea.

Legislación

Existen requisitos legislativos para las relaciones entre empleadores y empleados a nivel local, estatal y federal. Estos pueden incluir tiempos de descanso, relojes y límites de horas. La programación y planificación de las horas de los empleados deben cumplir con la legislación.

Al considerar el cronograma planificado para su próximo proyecto, deberá asegurarse de que el tiempo asignado a cada miembro del equipo cumpla con la ley.

3. Conoce a tu equipo

Cada miembro del equipo juega un papel crucial en el éxito de su negocio. Conocer a su equipo permite el uso más efectivo de sus habilidades y experiencia. Además, la personalidad, las fortalezas, las debilidades y los antecedentes pueden ayudar a planificar demandas específicas o nuevos productos y servicios.

Mantener una hoja de cálculo con la información de los empleados puede ayudarle en su planificación futura. Información a incluir:

Esta información ayuda con arreglos laborales flexibles, cambios en la demanda, lanzamiento de nuevos productos o servicios y cambios en la industria. Además, el equilibrio de habilidades, experiencia y relaciones en los turnos puede influir en el resultado y la calidad del trabajo.

Conocer la mayor cantidad de información posible sobre su equipo y su trabajo en conjunto afectará significativamente su toma de decisiones.

4. Escribe una política de programación.

Cree una política que detalle su planificación, expectativas y requisitos. Especifique cómo gestionará las solicitudes de horarios, los cambios de turnos, las horas extra y los días festivos.

Hacer que la política esté disponible y sea transparente para los empleados es esencial para optimizar el componente de programación de su negocio.

5. Comunicar, comunicar, comunicar 🔊🔊🔊

La comunicación es vital al implementar cambios en la programación de su negocio.

Después de redactar una política, informe a su equipo, menciónela durante la contratación y la incorporación e inclúyala en el manual del empleado. Luego, asegúrese de revisarlo con los empleados si se realizan cambios.

Las herramientas de software de programación para todo el equipo o la organización pueden ayudar con actualizaciones o preguntas sobre la política.

Como nota al margen, la forma en que se comunica su equipo, en sí misma, es increíblemente importante en la gestión de proyectos.

Según el 2021 Índice de anatomía del trabajo, las personas cambian entre 10 aplicaciones 25 veces al día para hacer su trabajo, lo que resulta en la pérdida de algunas comunicaciones importantes.

Fuente: Índice de anatomía del trabajo

Esto muestra que necesita optimizar la cantidad de aplicaciones que usa y compartir un plan de comunicación para que todos estén en sintonía y pierdan el mínimo de tiempo.

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6. Elige y configura un sistema de programación 🗓️

Existe una amplia gama de opciones para un sistema de programación, incluidas hojas de cálculo, calendarios, correo electrónico, mensajes de texto y software. Cualquiera que sea la opción que elija, infórmeselo a su equipo y brinde capacitación e información sobre cómo usarla.

7. Céntrate en las personas 💑

Los empleados son un activo importante y el sistema debería facilitar la programación para su empresa y sus empleados.

Las personas están en el centro de su negocio y cada una tiene necesidades y prioridades individuales. Es vital tener esto en cuenta al implementar sus políticas de programación.

Recuerde el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de cada empleado y considere las relaciones entre los que están juntos. Centrarse en las personas significa evitar la frustración y practicar la escucha activa para escuchar también sus opiniones.

Encuentre el equilibrio adecuado entre flexibilidad y eficiencia para crear una fuerza laboral más feliz.

Nuevamente, como se encuentra en el Encuesta a clientes de Shiftboard 2023:

Fuente: tablero de cambios

8. Apunta a evitar errores

Aunque pueden ocurrir errores, su empresa puede evitar costosos errores de programación al considerar estos aspectos:

Subprogramación

Asegúrese de dar a los empleados suficientes turnos para satisfacer sus circunstancias y necesidades financieras. Dar turnos a los empleados de tiempo completo y parcial antes que a los empleados ocasionales o temporales.

Sobreprogramación

Programar demasiado a los empleados que no pueden comprometerse a trabajar horas extra puede generar problemas y frustración. Siempre que sea posible, planifique con anticipación y verifique la capacidad y el bienestar de cada empleado.

Quiere proteger la salud y la felicidad de los empleados a largo plazo, y programarlos y sobrecargarlos es un camino seguro hacia el agotamiento y el resentimiento.

Emparejar conjuntos de habilidades con los empleados

Recuerde comparar las habilidades necesarias para un turno con las de sus empleados en plantilla. Esto puede generar problemas en la producción si los trabajadores no tienen las habilidades necesarias para completar las tareas o si un trabajador está sobrecalificado para una determinada tarea.

Cree un sistema sólido con flexibilidad

Si su empresa ofrece a sus empleados flexibilidad para intercambiar turnos o trabajar en horarios flexibles, su sistema debe permitirlo verificando cualquier requisito comercial antes de permitir el intercambio.

Además, necesita un sistema con agilidad incorporada para poder actualizar rápidamente el cronograma para beneficio de todos antes de que comience un turno.

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Pensamientos finales

Gestionar cronogramas para equipos y empresas es un desafío y requiere mucho tiempo, pero no prepararse es prepararse para fracasar. ❌

Una mala programación de los empleados puede generar una gran cantidad de problemas para su empresa. 😡

Sin embargo, mediante una planificación cuidadosa, buenos sistemas, una comunicación significativa y las herramientas adecuadas, los horarios pueden funcionar bien tanto para el empleador como para el empleado.

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