Trouvez-vous simple de gérer le planning de votre équipe ? Connaissez-vous un diagramme de Gantt ? Est-ce que tu jamais manquer les dates d'échéance ?
La vérité est que même les meilleurs chefs de projet doivent surveiller et réfléchir au processus de planification de leur équipe pour maximiser l’efficacité.
Un élément clé de la gestion de projet consiste simplement à s’assurer que les bons employés sont au bon endroit et au bon moment.
Pourquoi les chefs de projet doivent-ils optimiser les plannings des équipes ? 📈
Les chefs de projet doivent être des experts en matière de fileuses d'assiettes pour superviser efficacement la liste et les calendriers afin de mener à bien les projets en cours.
Le problème avec le tournage de plaques est que même les plans de projet les mieux conçus peuvent mal tourner et tout faire s’effondrer.
C'est pourquoi vous avez besoin d'un logiciel spécialisé de planification des employés en plus de votre logiciel de gestion de projet pour obtenir un aperçu en temps réel des engagements de vos employés.
Un logiciel efficace de suivi du temps vous permet de savoir qui doit travailler, où et quand. Cette précision vous fait gagner du temps car vous pouvez déterminer rapidement les employés les mieux placés pour accomplir les tâches du projet.
Voici une liste complète présentant les avantages d’une planification efficace pour un projet :
- Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée – Une planification efficace permet aux employés de mieux planifier leur vie à l’avance. Cela leur permet de gérer leur sphère personnelle et professionnelle.
- Meilleure gestion de la charge de travail – La planification des tâches nous permet de diviser les projets en morceaux plus faciles à gérer.
- Respect des délais – Les tâches planifiées peuvent améliorer l’efficacité et éviter de manquer des délais ou de perdre des prospects.
- Progrès vers des objectifs plus larges – Planifiez des jours, des semaines, des heures et même des mois pour des objectifs à court et à long terme.
- Responsabilité – des horaires de travail transparents garantissent que tout le monde comprend qui travaille sur quoi et quand.
- Des équipes plus heureuses – Des horaires de travail flexibles et ouverts devraient favoriser la collaboration entre les membres de l’équipe.
Cela permet également de gagner du temps en évitant simplement la création manuelle de vos plannings !
Jetez un oeil à cette statistique de Enquête 2023 sur les travailleurs horaires de Shiftboard:
Les organisations signalent que le logiciel de planification des employés permet une création d'horaires plus rapide et réduit les erreurs de planification de 55%.
Source: Tableau de bord
En parlant de tous ces avantages, vous êtes probablement désireux de connaître nos conseils pour réussir le planning d'équipe et la gestion de projet !
Alors, sans plus tarder, plongeons-nous ! 🏊
1. Identifiez les horaires de travail que vous devez utiliser ⏲️
Il existe de nombreux types d’horaires de travail utilisés par les organisations. Ceux-ci dépendent des circonstances et des besoins de votre entreprise ainsi que de la structure de votre main-d'œuvre. Les exemples les plus courants sont :
Lors de la création d'un calendrier de projet, vous devrez déterminer les horaires de travail de vos employés et si vous devez y apporter des modifications.
À temps plein
Il s'agit de la formule la plus courante, dans laquelle les employés doivent travailler au moins 40 heures par semaine. Le nombre total d'heures est généralement réparti sur plusieurs jours. Cet arrangement est stable, mais l'enregistrement des heures supplémentaires peut être difficile.
À temps partiel
Les salariés à temps partiel travaillent moins d'heures que les salariés à temps plein. Toutefois, les horaires peuvent varier de 1 heure à 39 heures par semaine. Les horaires peuvent également être incohérents, ce qui offre une flexibilité aux employeurs et aux employés. L'horaire dans cet arrangement dépend de l'importance du poste de l'employé. Le travail à temps partiel est courant dans le secteur hôtelier.
Flexible
De nombreux employés expriment une préférence pour des modalités de travail flexibles.
Source: Livres rapides
Les politiques de travail flexibles permettent aux employés de répondre aux attentes professionnelles selon un horaire qui correspond à leurs engagements personnels.
Un employeur peut spécifier un nombre minimum d'heures fixes mais laisser les heures restantes flexibles. Cela permet aux employés de travailler comme ils le souhaitent. Cette configuration peut fonctionner pour le travail posté, où les employés peuvent échanger leurs quarts de travail avec d'autres selon leurs besoins.
Fixé
Cet arrangement est un nombre d'heures par semaine régulier, défini et prévisible après une heure de début et de fin définie. Puisque vous définissez clairement les horaires, c'est une situation stable tant pour l'employeur que pour l'employé.
Tournant
Cet arrangement fixe les quarts de travail selon un horaire selon lequel les employés peuvent travailler de jour ou de nuit sur une base rotative. La rotation peut avoir lieu sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.
Le travail posté en rotation est courant dans les entreprises de vente au détail ou de fabrication qui fonctionnent plus de 10 heures par jour et utilisent des employés à temps partiel ou flexibles. Les quarts de travail rotatifs permettent une certaine flexibilité, mais peuvent être fatigants physiquement et mentalement lors de la transition du travail de jour au travail de nuit et vice versa.
2. La planification est la clé 🔑
Une fois que vous avez sélectionné l'horaire de travail le plus approprié, vous devez prendre en compte trois autres éléments pour vous aider dans votre phase de planification.
Demande
La demande des clients pour vos produits ou services peut déterminer le nombre d'employés requis pour le résultat requis. La demande peut changer sur une base quotidienne, hebdomadaire ou saisonnière, ce qui a un impact sur votre planification.
Compétences et expérience requises
Tenez compte des compétences et de l’expérience requises pour répondre à la demande et au rendement. Vos employés possèdent chacun des compétences particulières et vous devez choisir la bonne combinaison pour répondre aux exigences spécifiques du projet.
Tenez compte des activités du projet et connaissez bien vos employés pour affecter efficacement la meilleure combinaison de membres de l'équipe à la tâche.
Législation
Des exigences législatives concernant les relations employeur-employé existent aux niveaux local, étatique et fédéral. Ceux-ci peuvent inclure des temps de pause, des pointeuses et des limites d'heures. La planification et la planification des heures des employés doivent respecter la législation.
Lorsque vous examinez votre calendrier prévu pour votre prochain projet, vous devrez vous assurer que le temps alloué à chaque membre de l'équipe est conforme à la loi.
3. Connaissez votre équipe
Chaque membre de l'équipe joue un rôle crucial dans le succès de votre entreprise. Connaître votre équipe permet d’utiliser le plus efficacement possible ses compétences et son expérience. De plus, la personnalité, les forces, les faiblesses et les antécédents peuvent aider à planifier des demandes spécifiques ou de nouveaux produits et services.
La tenue d'une feuille de calcul contenant les informations sur les employés peut vous aider dans votre planification future. Informations à inclure :
Ces informations facilitent les modalités de travail flexibles, l'évolution de la demande, le lancement de nouveaux produits ou services et les changements dans le secteur. De plus, l’équilibre des compétences, de l’expérience et des relations au cours des quarts de travail peut influencer le rendement et la qualité du travail.
Connaître autant d'informations que possible sur votre équipe et leur travail ensemble aura un impact significatif sur votre prise de décision.
4. Rédigez une politique de planification
Créez une politique qui détaille votre planification, vos attentes et vos exigences. Spécifiez comment vous gérerez les demandes d’horaires, les échanges d’équipes, les heures supplémentaires et les jours fériés.
Rendre la politique accessible et transparente pour les employés est essentiel pour rationaliser la composante planification de votre entreprise.
5. Communiquez, communiquez, communiquez 🔊🔊🔊
La communication est vitale lors de la mise en œuvre de modifications de planification pour votre entreprise.
Après avoir rédigé une politique, informez votre équipe, mentionnez-la lors de l'embauche et de l'intégration, et incluez-la dans le manuel de l'employé. Assurez-vous ensuite de l’examiner avec les employés si des modifications sont apportées.
Les outils logiciels de planification à l'échelle de l'organisation ou de l'équipe peuvent vous aider avec les mises à jour ou les questions concernant la politique.
En passant, la façon dont votre équipe communique, en elle-même, est extrêmement importante dans la gestion de projet.
Selon le 2021 Indice d’anatomie du travail, les gens basculent entre 10 applications 25 fois par jour pour effectuer leur travail, ce qui entraîne la perte de certaines communications importantes.
Source: Indice d’anatomie du travail
Cela montre que vous devez rationaliser le nombre d'applications que vous utilisez et partager un plan de communication afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et perde un minimum de temps.
Réorganisez la communication de votre lieu de travail avec notre génial outil de messagerie intelligente chez Mytommy. Il peut combler les lacunes en matière de communication, améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et, de manière générale, servir d'outil incontournable de votre entreprise pour la messagerie sur le lieu de travail.
6. Choisissez et mettez en place un système de planification 🗓️
Il existe un large éventail d'options pour un système de planification, notamment des feuilles de calcul, des calendriers, des e-mails, des messages texte et des logiciels. Quelle que soit l’option que vous choisissez, informez-en votre équipe et fournissez une formation et des informations sur la façon de l’utiliser.
7. Soyez centré sur les gens 💑
Les employés constituent un atout important et le système devrait faciliter la planification pour votre entreprise et vos employés.
Les gens sont au cœur de votre entreprise, chacun avec des besoins et des priorités individuels. Il est essentiel de garder cela à l’esprit lorsque vous mettez en œuvre vos politiques de planification.
N'oubliez pas l'équilibre travail-vie personnelle de chaque employé et considérez les relations entre les personnes inscrites ensemble. Être centré sur les gens signifie éviter la frustration et pratiquer une écoute active pour entendre également leurs commentaires.
Trouvez le bon équilibre entre flexibilité et efficacité pour créer une main-d’œuvre plus heureuse.
Encore une fois, comme on le trouve dans le Enquête client Shiftboard 2023:
Source: Tableau de bord
8. Visez à éviter les erreurs
Bien que des erreurs puissent survenir, votre entreprise peut éviter des erreurs de planification coûteuses en tenant compte des aspects suivants :
Sous-planification
Assurez-vous d'accorder aux employés suffisamment de quarts de travail en fonction de leur situation financière et de leurs besoins. Accordez des quarts de travail aux employés à temps plein et à temps partiel avant les employés occasionnels ou temporaires.
Surplanification
Surcharger les employés qui ne peuvent pas s'engager à faire des heures supplémentaires peut créer des problèmes et de la frustration. Dans la mesure du possible, planifiez à l'avance et vérifiez la capacité et le bien-être de chaque employé.
Vous voulez protéger la santé et le bonheur à long terme de vos employés, et les surcharger et les surcharger est un chemin infaillible vers l’épuisement professionnel et le ressentiment.
Faire correspondre les compétences avec les employés
N'oubliez pas de vérifier les compétences requises pour un changement par rapport à vos employés inscrits. Cela peut entraîner des problèmes de production si les travailleurs ne possèdent pas les compétences nécessaires pour accomplir des tâches ou si un travailleur est surqualifié pour une certaine tâche.
Créer un système solide et flexible
Si votre entreprise offre à ses employés la possibilité d'échanger des quarts de travail ou de travailler selon des horaires flexibles, votre système doit le permettre en vérifiant toutes les exigences de l'entreprise avant d'autoriser l'échange.
De plus, vous avez besoin d'un système doté d'une agilité intégrée afin de pouvoir mettre à jour rapidement le calendrier pour le bénéfice de tous avant le début d'un quart de travail.
Comment Mytommy peut vous aider
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Points forts:
Renversez ces froncements de sourcils en matière de planification et simplifiez-vous la vie. Essayez celui de Tommy planification intelligente des employés parce que, hé, qui a dit que la planification devait être un problème ? Consultez notre plans tarifaires aujourd'hui.
Dernières pensées
La gestion des plannings des équipes et des entreprises est un défi et prend du temps, mais ne pas se préparer, c'est se préparer à l'échec. ❌
Une mauvaise planification des employés peut entraîner une multitude de problèmes pour votre entreprise. 😡
Cependant, grâce à une planification minutieuse, de bons systèmes, une communication significative et les bons outils, les horaires peuvent bien fonctionner tant pour l’employeur que pour l’employé.
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- Pourquoi les chefs de projet doivent-ils optimiser les plannings des équipes ?
- 1. Identifiez les horaires de travail que vous devez utiliser
- 2. La planification est la clé
- 3. Connaissez votre équipe
- 4. Rédigez une politique de planification
- 5. Communiquer, communiquer, communiquer
- 6. Choisissez et mettez en place un système de planification
- 7. Soyez centré sur les personnes
- 8. Visez à éviter les erreurs
- Comment Mytommy peut vous aider
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