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8 dicas poderosas de gerenciamento de cronograma de equipe

8 dicas simples para gerenciar a agenda de sua equipe
8 dicas simples para gerenciar a agenda de sua equipe

Você acha simples gerenciar a agenda da sua equipe? Você conhece um gráfico de Gantt? Você nunca perder datas de vencimento?

A verdade é que até os melhores gerentes de projeto precisam monitorar e refletir sobre o processo de cronograma da equipe para maximizar a eficiência.

Um elemento-chave do gerenciamento de projetos envolve simplesmente garantir que os funcionários certos estejam no lugar certo, na hora certa.

Por que os gerentes de projeto precisam otimizar os cronogramas das equipes? 📈

Os gerentes de projeto devem ser especialistas em rotação de pratos para supervisionar a escalação e os cronogramas de maneira eficaz para concluir os projetos em questão.

O problema com a rotação de placas é que mesmo os planos de projeto mais bem elaborados podem dar errado e fazer com que tudo desmorone.

É por isso que você precisa de um software especializado de agendamento de funcionários junto com seu software de gerenciamento de projetos para obter uma visão geral em tempo real dos compromissos de seus funcionários.

Um software eficaz de controle de tempo permite que você saiba quem está programado para trabalhar, onde e quando. Essa precisão economiza tempo, pois você pode determinar rapidamente os funcionários mais bem posicionados para concluir as tarefas do projeto.

Aqui está uma lista abrangente que mostra os benefícios de um agendamento eficaz para um projeto:

  1. Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional – O agendamento eficaz permite que os funcionários planejem melhor e com antecedência suas vidas. Permite-lhes gerir as suas esferas pessoais e profissionais.
  2. Melhor gerenciamento de carga de trabalho – Agendar tarefas nos permite dividir os projetos em partes mais gerenciáveis.
  3. Cumprimento de prazos – Tarefas agendadas podem melhorar a eficiência e evitar perda de prazos ou leads.
  4. Progresso em direção a objetivos mais amplos – Programe dias, semanas, horas e até meses para metas de curto e longo prazo.
  5. Responsabilidade – horários de trabalho transparentes garantem que todos entendam quem está trabalhando em quê e quando.
  6. Equipes mais felizes –  Horários de trabalho flexíveis e abertos devem promover a colaboração entre os membros da equipe.
Agendamento eficaz

Também economiza tempo evitando a criação manual de suas programações!

Dê uma olhada nesta estatística de Pesquisa de trabalhadores horistas de 2023 da Shiftboard:

As organizações relatam que o software de agendamento de funcionários acelera a criação de agendamentos do 30% e reduz os erros de agendamento em 55%.

Estatística do software de agendamento de funcionários

Fonte: Quadro de mudanças

Falando de todos esses benefícios, você provavelmente está interessado em saber nossas dicas para um cronograma de equipe e gerenciamento de projetos bem-sucedido!

Então, sem mais delongas, vamos mergulhar! 🏊

1. Identifique quais horários de trabalho você precisa usar ⏲️

Existem muitos tipos de horários de trabalho usados pelas organizações. Isso depende das circunstâncias e necessidades do seu negócio e da estrutura da sua força de trabalho. Os exemplos mais comuns são:

Ao criar um cronograma de projeto, você precisará determinar em quais horários de trabalho seus funcionários estão e se será necessário fazer alterações neles.

Tempo total

O arranjo mais comum, onde os funcionários são obrigados a trabalhar pelo menos 40 horas por semana. O número total de horas geralmente é dividido em vários dias. Esse arranjo é estável, mas registrar horas extras pode ser difícil.

Tempo parcial

Os funcionários de meio período trabalham menos horas do que os funcionários de período integral. No entanto, o horário pode variar de 1 hora a 39 horas semanais. Os horários também podem ser inconsistentes, o que oferece flexibilidade a empregadores e empregados. O agendamento neste acordo depende da importância do cargo do funcionário. O trabalho de meio período é comum na indústria hoteleira.

Flexível

Muitos funcionários expressam preferência por um regime de trabalho flexível.

De acordo com Quickbooks

Fonte: Livros rápidos

Políticas de trabalho flexíveis permitem que os funcionários atendam às expectativas de trabalho em um cronograma que corresponda aos seus compromissos pessoais.

Um empregador pode especificar um número mínimo de horas definidas, mas deixar as horas restantes flexíveis. Isso permite que os funcionários cumpram os horários que desejarem. Essa configuração pode funcionar para trabalho por turnos, onde os funcionários podem trocar turnos com outros conforme necessário.

Fixo

Este arranjo é um número regular, definido e previsível de horas por semana após um horário de início e término definido. Como você define claramente os horários, é uma situação estável tanto para o empregador quanto para o empregado.

Girando

Este acordo estabelece turnos em um horário em que os funcionários podem trabalhar em turnos diurnos ou noturnos em regime de rodízio. A rotação pode ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente.

O trabalho em turnos rotativos é comum em empresas de varejo ou manufatura que operam mais de 10 horas diárias e utilizam funcionários de meio período ou flexíveis. Os turnos rotativos permitem flexibilidade, mas podem ser física e mentalmente cansativos na transição do trabalho diurno para o noturno e vice-versa.

2. Planejamento é fundamental 🔑

Depois de selecionar o cronograma de trabalho mais adequado, você precisa considerar três outros elementos para ajudar na fase de planejamento.

Demanda

A demanda do cliente por seus produtos ou serviços pode determinar o número de funcionários necessários para a produção exigida. A demanda pode mudar diariamente, semanalmente ou sazonalmente, impactando seu acordo de agendamento.

Habilidades e experiência necessárias

Considere as habilidades e a experiência necessárias para atender à demanda e ao resultado. Cada um de seus funcionários possui conjuntos de habilidades específicas e você precisa escolher a combinação certa para atender aos requisitos específicos do projeto.

Considere as atividades do projeto e conheça bem seus funcionários para alocar com eficácia a melhor combinação de membros da equipe para a tarefa.

Legislação

Existem requisitos legislativos para as relações entre empregadores e empregados em nível local, estadual e federal. Isso pode incluir intervalos, relógios de ponto e limites de horas. O agendamento e planejamento das horas dos funcionários devem obedecer à legislação.

Ao considerar o cronograma planejado para o seu próximo projeto, você precisará garantir que o tempo alocado para cada membro da equipe esteja em conformidade com a lei.

3. Conheça sua equipe

Cada membro da equipe desempenha um papel crucial no sucesso do seu negócio. Conhecer sua equipe permite o uso mais eficaz de suas habilidades e experiência. Além disso, a personalidade, os pontos fortes, os pontos fracos e o histórico podem ajudar no planejamento de demandas específicas ou de novos produtos e serviços.

Manter uma planilha com informações dos funcionários pode ajudar no seu planejamento futuro. Informações a incluir:

Conheça sua equipe

Essas informações ajudam com acordos de trabalho flexíveis, mudanças na demanda, lançamento de novos produtos ou serviços e mudanças no setor. Além disso, o equilíbrio entre competências, experiência e relações nos turnos pode influenciar o resultado e a qualidade do trabalho.

Saber o máximo de informações possível sobre sua equipe e o trabalho conjunto terá um impacto significativo na sua tomada de decisão.

4. Escreva uma política de agendamento

Crie uma política que detalhe seu planejamento, expectativas e requisitos. Especifique como você gerenciará solicitações de agendamento, trocas de turnos, horas extras e feriados.

Tornar a política disponível e transparente para os funcionários é essencial para agilizar o componente de agendamento do seu negócio.

5. Comunique-se, comunique-se, comunique-se 🔊🔊🔊

A comunicação é vital ao implementar mudanças na programação do seu negócio.

Depois de redigir uma política, informe sua equipe, mencione-a durante a contratação e integração e inclua-a no manual do funcionário. Em seguida, certifique-se de revisá-lo com os funcionários se forem feitas alterações.

Ferramentas de software de agendamento para toda a organização ou equipe podem ajudar com atualizações ou dúvidas sobre a política.  

Como observação lateral, a forma como sua equipe se comunica, por si só, é extremamente importante no gerenciamento de projetos.

De acordo com o 2021 Índice de Anatomia do Trabalho, as pessoas alternam entre 10 aplicativos 25 vezes por dia para realizar seu trabalho, resultando na perda de controle de algumas comunicações importantes.

27% de trabalhadores

Isso mostra que você precisa otimizar o número de aplicativos que usa e compartilhar um plano de comunicação para que todos estejam na mesma página e perdendo o mínimo de tempo.

Renove a comunicação do seu local de trabalho com nosso incrível ferramenta de mensagens inteligentes na Mytommy. Ele pode preencher lacunas de comunicação, melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e, geralmente, atuar como a ferramenta ideal para sua empresa para mensagens no local de trabalho.

6. Escolha e configure um sistema de agendamento 🗓️

Há uma ampla gama de opções para um sistema de agendamento, incluindo planilhas, calendários, e-mail, mensagens de texto e software. Seja qual for a opção que você escolher, avise sua equipe e forneça treinamento e informações sobre como utilizá-la.

7. Seja centrado nas pessoas 💑

Os funcionários são um ativo significativo e o sistema deve facilitar o agendamento para sua empresa e seus funcionários.

As pessoas estão no centro do seu negócio, cada uma com necessidades e prioridades individuais. Manter isso em mente ao implementar suas políticas de agendamento é vital.

Lembre-se do equilíbrio entre vida profissional e pessoal de cada funcionário e considere as relações entre aqueles escalados juntos. Ser centrado nas pessoas significa evitar frustrações e praticar a escuta ativa para ouvir também suas opiniões.

Encontre o equilíbrio certo entre flexibilidade e eficiência para construir uma força de trabalho mais feliz.

Novamente, conforme encontrado no Pesquisa com clientes do Shiftboard 2023:

Relatório da organização

8. Procure evitar erros

Embora erros possam acontecer, sua empresa pode evitar erros de agendamento dispendiosos considerando estes aspectos:

Subprogramação

Certifique-se de dar aos funcionários turnos suficientes para atender às suas circunstâncias e necessidades financeiras. Dê turnos aos funcionários de tempo integral e meio período antes dos funcionários ocasionais ou temporários.

Sobre programação

Agendar demais funcionários que não podem se comprometer com horas extras pode criar problemas e frustração. Sempre que possível, planeje com antecedência e verifique a capacidade e o bem-estar de cada funcionário.

Você deseja proteger a saúde e a felicidade dos funcionários a longo prazo, e sobrecarregá-los e sobrecarregá-los é um caminho infalível para o esgotamento e o ressentimento.

Combinando conjuntos de habilidades com os funcionários

Lembre-se de verificar os conjuntos de habilidades necessários para um turno em relação aos funcionários escalados. Isto pode levar a problemas de produção se os trabalhadores não tiverem as competências necessárias para concluir as tarefas ou se um trabalhador for sobrequalificado para uma determinada tarefa.

Crie um sistema forte com flexibilidade

Se a sua empresa oferece aos seus funcionários flexibilidade para trocar turnos ou trabalhar em horários flexíveis, o seu sistema precisa permitir isso, verificando quaisquer requisitos de negócios antes de permitir a troca.

Além disso, você precisa de um sistema com agilidade integrada para poder atualizar rapidamente o cronograma para benefício de todos antes do início de um turno.

Como o Mytommy pode ajudar

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Destaques:

Publicar turno aberto

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Pensamentos finais

Gerenciar cronogramas para equipes e empresas é desafiador e demorado, mas não se preparar é se preparar para o fracasso. ❌

A má programação dos funcionários pode levar a uma infinidade de problemas para o seu negócio. 😡

No entanto, através de um planeamento cuidadoso, de bons sistemas, de uma comunicação significativa e das ferramentas certas, os horários podem funcionar bem tanto para o empregador como para o empregado. 

Veja como Gama de ferramentas do Mytommy pode garantir uma experiência de navegação tranquila para o seu negócio. ⛵😁