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8 consejos sencillos para gestionar la agenda de su equipo

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¿Le resulta difícil gestionar la agenda de su equipo? Hay muchos factores a considerar con la lista y los horarios. Siga estos ocho consejos para una gestión sencilla y exitosa.

1. Identifique qué horarios de trabajo necesita utilizar

Existen muchos tipos de horarios de trabajo utilizados por las organizaciones según las circunstancias y necesidades de su negocio y la estructura de su fuerza laboral. Los ejemplos más comunes son:
El acuerdo más común en el que los empleados deben trabajar al menos 40 horas por semana. El número total de horas suele dividirse en varios días. Este acuerdo es estable pero registrar horas extras es difícil.
Los empleados a tiempo parcial trabajan menos horas que un empleado a tiempo completo. Sin embargo, las horas pueden variar desde 1 hora hasta 39 horas semanales. Los horarios también pueden ser inconsistentes, lo que ofrece flexibilidad al empleador y al empleado. La programación en este acuerdo depende de la importancia del puesto del empleado y se utiliza a menudo en la industria hotelera.
Los empleados prefieren un horario flexible, ya que permite políticas de trabajo flexibles y permite a los empleados cumplir con las expectativas de trabajo en un horario que coincida con sus compromisos personales. Un empleador podría especificar un número mínimo de horas fijas, pero dejar las horas restantes como flexibles. Esto puede funcionar para el trabajo por turnos donde los empleados pueden intercambiar turnos con otros según sea necesario.
Este acuerdo es un número regular, definido y predecible de horas por semana siguiendo un horario de inicio y finalización establecido. Como los horarios están claramente definidos, se trata de una situación estable para empresario y empleado.
Este acuerdo establece turnos en un horario en el que los empleados pueden trabajar en turnos de día o de noche de forma rotativa. La rotación podrá ser diaria, semanal, mensual o trimestral. Común en empresas minoristas o manufactureras que operan más de 10 horas por día o utilizan empleados flexibles o a tiempo parcial. Los turnos rotativos permiten una mayor flexibilidad, pero la transición del trabajo diurno al nocturno puede resultar agotador física y mentalmente, y viceversa.

2. La planificación es clave

Una vez seleccionado el horario de trabajo más adecuado, se deben considerar otras tres preocupaciones clave:
La demanda de los clientes de sus productos o servicios puede determinar la cantidad de empleados necesarios para producir el resultado requerido. La demanda puede cambiar diariamente, semanalmente o estacionalmente, lo que afectará su programación.
Considere las habilidades y experiencia necesarias para satisfacer la demanda y la producción. Ciertos empleados poseerán las habilidades correctas y, por lo tanto, es posible que se requiera una combinación específica de habilidades de los empleados.
Existen requisitos legislativos para las relaciones entre empleadores y empleados a nivel local, estatal y federal. Estos pueden incluir tiempos de descanso, relojes y límites de horas. La programación y planificación de las horas de los empleados deben cumplir con la legislación.

3. Conoce a tu equipo

Cada miembro del equipo juega un papel clave en el éxito de su negocio. Conocer a su equipo permite el uso más efectivo de sus habilidades y experiencia. Además, la personalidad, las fortalezas, las debilidades y los antecedentes pueden ayudar a planificar demandas específicas o nuevos productos y servicios.

Mantener una hoja de cálculo con información sobre sus empleados puede ayudar para la planificación futura. Información a incluir:
Esta información ayuda con acuerdos de trabajo flexibles, cambios en la demanda, lanzamiento de nuevos productos o servicios y cambios en la industria. Además, el equilibrio de habilidades, experiencia y relaciones en los turnos puede influir en el resultado y la calidad del trabajo.

4. Escribe una política de programación.

Cree una política que detalle su planificación, expectativas y requisitos. Especifique cómo gestionará las solicitudes de horarios, los cambios de turnos, las horas extra y los días festivos. Poner la política a disposición de los empleados es esencial para optimizar el componente de programación de su negocio.

5. Comunicar, comunicar, comunicar

La comunicación es vital al implementar cambios en la programación de su negocio. Después de redactar una política, informe a su equipo, menciónela durante la contratación, inclúyala en el manual del empleado y revísela con los empleados cuando se realicen cambios. Las herramientas de comunicación de la organización o de todo el equipo pueden ayudar con actualizaciones o preguntas sobre la política.

6. Elija y configure un sistema de programación

Existe una amplia gama de opciones para un sistema de programación que incluye hojas de cálculo, calendarios, correo electrónico, mensajes de texto y software. Cualquiera que sea la opción que elija, infórmeselo a su equipo y brinde capacitación e información sobre cómo usarla.

7. Centrarse en las personas

Los empleados son un activo importante y el sistema debería facilitar la programación para su empresa y sus empleados. Tenga en cuenta el equilibrio entre la vida personal y laboral de cada empleado y considere las relaciones entre los que están incluidos en la lista. Centrarse en las personas significa evitar la frustración de sus empleados. Encuentre el equilibrio adecuado entre flexibilidad y eficiencia.

8. Apunta a evitar errores

Asegúrese de que los empleados tengan suficientes turnos para satisfacer sus circunstancias y necesidades financieras. A los empleados de tiempo completo y parcial se les deben asignar turnos antes que a los empleados ocasionales o temporales.
Aunque pueden ocurrir errores, su empresa puede evitar la mayoría si considera estos aspectos:
Programar demasiado a los empleados que no pueden comprometerse a trabajar horas extra puede crear problemas. Considere el bienestar de los empleados: equilibrar sus turnos puede ser mejor para ellos a largo plazo.
Recuerde comparar las habilidades necesarias para un turno con las de sus empleados en plantilla. Esto puede provocar problemas en la producción si no se combina la combinación adecuada.
Si su empresa ofrece a sus empleados flexibilidad para intercambiar turnos o trabajar en horarios flexibles, su sistema debe permitirlo verificando cualquier requisito comercial antes de permitir el intercambio. Además, el sistema debe tener las últimas actualizaciones sobre los cambios de turno antes de que comience un turno.

Conclusión

Gestionar cronogramas para equipos y empresas es un desafío, requiere mucho tiempo y puede generar problemas. Sin embargo, mediante una planificación cuidadosa, buenos sistemas, comunicación y conocimiento, los horarios pueden funcionar bien tanto para el empleador como para el empleado.