Existen muchos tipos de horarios de trabajo utilizados por las organizaciones según las circunstancias y necesidades de su negocio y la estructura de su fuerza laboral. Los ejemplos más comunes son:
El acuerdo más común en el que los empleados deben trabajar al menos 40 horas por semana. El número total de horas suele dividirse en varios días. Este acuerdo es estable pero registrar horas extras es difícil.
Los empleados a tiempo parcial trabajan menos horas que un empleado a tiempo completo. Sin embargo, las horas pueden variar desde 1 hora hasta 39 horas semanales. Los horarios también pueden ser inconsistentes, lo que ofrece flexibilidad al empleador y al empleado. La programación en este acuerdo depende de la importancia del puesto del empleado y se utiliza a menudo en la industria hotelera.
Los empleados prefieren un horario flexible, ya que permite políticas de trabajo flexibles y permite a los empleados cumplir con las expectativas de trabajo en un horario que coincida con sus compromisos personales. Un empleador podría especificar un número mínimo de horas fijas, pero dejar las horas restantes como flexibles. Esto puede funcionar para el trabajo por turnos donde los empleados pueden intercambiar turnos con otros según sea necesario.
Este acuerdo es un número regular, definido y predecible de horas por semana siguiendo un horario de inicio y finalización establecido. Como los horarios están claramente definidos, se trata de una situación estable para empresario y empleado.
Este acuerdo establece turnos en un horario en el que los empleados pueden trabajar en turnos de día o de noche de forma rotativa. La rotación podrá ser diaria, semanal, mensual o trimestral. Común en empresas minoristas o manufactureras que operan más de 10 horas por día o utilizan empleados flexibles o a tiempo parcial. Los turnos rotativos permiten una mayor flexibilidad, pero la transición del trabajo diurno al nocturno puede resultar agotador física y mentalmente, y viceversa.
Una vez seleccionado el horario de trabajo más adecuado, se deben considerar otras tres preocupaciones clave:
La demanda de los clientes de sus productos o servicios puede determinar la cantidad de empleados necesarios para producir el resultado requerido. La demanda puede cambiar diariamente, semanalmente o estacionalmente, lo que afectará su programación.
Considere las habilidades y experiencia necesarias para satisfacer la demanda y la producción. Ciertos empleados poseerán las habilidades correctas y, por lo tanto, es posible que se requiera una combinación específica de habilidades de los empleados.
Existen requisitos legislativos para las relaciones entre empleadores y empleados a nivel local, estatal y federal. Estos pueden incluir tiempos de descanso, relojes y límites de horas. La programación y planificación de las horas de los empleados deben cumplir con la legislación.
Mantener una hoja de cálculo con información sobre sus empleados puede ayudar para la planificación futura. Información a incluir:
Esta información ayuda con acuerdos de trabajo flexibles, cambios en la demanda, lanzamiento de nuevos productos o servicios y cambios en la industria. Además, el equilibrio de habilidades, experiencia y relaciones en los turnos puede influir en el resultado y la calidad del trabajo.
Cree una política que detalle su planificación, expectativas y requisitos. Especifique cómo gestionará las solicitudes de horarios, los cambios de turnos, las horas extra y los días festivos. Poner la política a disposición de los empleados es esencial para optimizar el componente de programación de su negocio.
Los empleados son un activo importante y el sistema debería facilitar la programación para su empresa y sus empleados. Tenga en cuenta el equilibrio entre la vida personal y laboral de cada empleado y considere las relaciones entre los que están incluidos en la lista. Centrarse en las personas significa evitar la frustración de sus empleados. Encuentre el equilibrio adecuado entre flexibilidad y eficiencia.
Asegúrese de que los empleados tengan suficientes turnos para satisfacer sus circunstancias y necesidades financieras. A los empleados de tiempo completo y parcial se les deben asignar turnos antes que a los empleados ocasionales o temporales.
Aunque pueden ocurrir errores, su empresa puede evitar la mayoría si considera estos aspectos:
Programar demasiado a los empleados que no pueden comprometerse a trabajar horas extra puede crear problemas. Considere el bienestar de los empleados: equilibrar sus turnos puede ser mejor para ellos a largo plazo.
Recuerde comparar las habilidades necesarias para un turno con las de sus empleados en plantilla. Esto puede provocar problemas en la producción si no se combina la combinación adecuada.
Si su empresa ofrece a sus empleados flexibilidad para intercambiar turnos o trabajar en horarios flexibles, su sistema debe permitirlo verificando cualquier requisito comercial antes de permitir el intercambio. Además, el sistema debe tener las últimas actualizaciones sobre los cambios de turno antes de que comience un turno.
Gestionar cronogramas para equipos y empresas es un desafío, requiere mucho tiempo y puede generar problemas. Sin embargo, mediante una planificación cuidadosa, buenos sistemas, comunicación y conocimiento, los horarios pueden funcionar bien tanto para el empleador como para el empleado.