คุณพบว่าการจัดการตารางเวลาของทีมเป็นเรื่องท้าทายหรือไม่ เพราะเหตุใด มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาเกี่ยวกับบัญชีรายชื่อและกำหนดการ ปฏิบัติตามเคล็ดลับแปดข้อเหล่านี้เพื่อการจัดการที่ประสบความสำเร็จและง่ายดาย
1. ระบุตารางการทำงานที่คุณต้องการใช้
ตารางการทำงานมีหลายประเภทที่องค์กรใช้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และความต้องการของธุรกิจของคุณ และโครงสร้างบุคลากรของคุณ ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดคือ:
- ●เต็มเวลา
การจัดการทั่วไปที่สุดที่พนักงานจะต้องทำงานอย่างน้อย 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยปกติจำนวนชั่วโมงทั้งหมดจะแบ่งออกเป็นหลายวัน ข้อตกลงนี้มีเสถียรภาพแต่การบันทึกล่วงเวลาเป็นเรื่องยาก
- ●พาร์ทไทม์
พนักงานพาร์ทไทม์ทำงานน้อยกว่าพนักงานเต็มเวลา อย่างไรก็ตาม ชั่วโมงอาจแตกต่างกันตั้งแต่ 1 ชั่วโมงถึง 39 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ชั่วโมงการทำงานอาจไม่สอดคล้องกัน ซึ่งทำให้นายจ้างและลูกจ้างมีความยืดหยุ่น การจัดกำหนดการนี้ขึ้นอยู่กับความสำคัญของตำแหน่งของพนักงาน และมักใช้ในอุตสาหกรรมการบริการ
- ●ยืดหยุ่น
ตารางเวลาที่ยืดหยุ่นเป็นที่ต้องการมากที่สุดโดยพนักงาน ช่วยให้มีนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่น และทำให้พนักงานสามารถตอบสนองความคาดหวังของการทำงานตามกำหนดเวลาที่ตรงกับความมุ่งมั่นส่วนตัวของพวกเขา นายจ้างอาจระบุจำนวนชั่วโมงขั้นต่ำที่กำหนด แต่ปล่อยให้ชั่วโมงที่เหลือเป็นแบบยืดหยุ่นได้ วิธีนี้ใช้ได้กับการทำงานเป็นกะโดยที่พนักงานสามารถสลับกะกับผู้อื่นได้ตามต้องการ
- ●แก้ไขแล้ว
การจัดการนี้เป็นจำนวนชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่สม่ำเสมอ กำหนดไว้ และคาดเดาได้หลังจากเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่กำหนดไว้ เนื่องจากมีการกำหนดชั่วโมงการทำงานไว้อย่างชัดเจน จึงเป็นสถานการณ์ที่มั่นคงสำหรับนายจ้างและลูกจ้าง
- ●กำลังหมุน
ข้อตกลงนี้จะกำหนดกะทำงานตามตารางเวลาที่พนักงานอาจทำงานเป็นกะกลางวันหรือกะกลางคืนหมุนเวียนกัน การหมุนเวียนอาจเกิดขึ้นเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส พบได้ทั่วไปในบริษัทค้าปลีกหรือบริษัทผู้ผลิตที่ทำงานมากกว่า 10 ชั่วโมงต่อวัน หรือใช้พนักงานนอกเวลาหรือพนักงานที่มีความยืดหยุ่น การเปลี่ยนกะทำงานทำให้เกิดความยืดหยุ่นมากขึ้น แต่อาจทำให้เหนื่อยทั้งกายและใจในการเปลี่ยนจากการทำงานในแต่ละวันไปเป็นกลางคืน และในทางกลับกัน
2. การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญ
เมื่อเลือกตารางการทำงานที่เหมาะสมที่สุดแล้ว ควรพิจารณาข้อกังวลสำคัญอีกสามประการ:
- ●ความต้องการ
ความต้องการของลูกค้าสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณอาจเป็นตัวกำหนดจำนวนพนักงานที่ต้องการในการผลิตผลลัพธ์ที่ต้องการ ความต้องการอาจเปลี่ยนแปลงเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือตามฤดูกาล ซึ่งส่งผลต่อการจัดกำหนดการของคุณ
- ●ทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็น
พิจารณาทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็นต่อการตอบสนองความต้องการและผลผลิต พนักงานบางคนจะมีทักษะที่ถูกต้อง ดังนั้นจึงอาจจำเป็นต้องมีชุดทักษะของพนักงานรวมกันโดยเฉพาะ
- ●กฎหมาย
ข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างมีอยู่ในระดับท้องถิ่น รัฐ และรัฐบาลกลาง ซึ่งอาจรวมถึงเวลาพัก นาฬิกาบอกเวลา และการจำกัดชั่วโมง การจัดตารางเวลาและการวางแผนชั่วโมงทำงานของพนักงานต้องเป็นไปตามกฎหมาย
3. รู้จักทีมของคุณ
สมาชิกในทีมแต่ละคนมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของธุรกิจของคุณ การรู้จักทีมของคุณช่วยให้ใช้ทักษะและประสบการณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด นอกจากนี้ บุคลิกภาพ จุดแข็ง จุดอ่อน และภูมิหลังอาจช่วยในการวางแผนความต้องการเฉพาะหรือผลิตภัณฑ์และบริการใหม่
การเก็บรักษาสเปรดชีตข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานของคุณอาจช่วยในการวางแผนในอนาคต ข้อมูลที่จะรวม:
- ชื่อ
- ทักษะ
- การรับรอง
- สถานะการจ้างงาน
- ข้อจำกัดการทำงานล่วงเวลา
- ประเภทบุคลิกภาพ
- ความมุ่งมั่นส่วนตัว
- หมายเหตุที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ
ข้อมูลนี้ช่วยในการจัดเตรียมการทำงานที่ยืดหยุ่น ความต้องการที่เปลี่ยนแปลง การเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ๆ และการเปลี่ยนแปลงของอุตสาหกรรม นอกจากนี้ ความสมดุลของทักษะ ประสบการณ์ และความสัมพันธ์ระหว่างกะอาจส่งผลต่อผลลัพธ์และคุณภาพของงาน
4. เขียนนโยบายการกำหนดเวลา
สร้างนโยบายที่ให้รายละเอียดการวางแผน ความคาดหวัง และข้อกำหนดของคุณ ระบุวิธีที่คุณจะจัดการคำขอกำหนดการ การสลับกะ การล่วงเวลา และวันหยุด การทำให้นโยบายพร้อมใช้งานสำหรับพนักงานถือเป็นสิ่งสำคัญในการปรับปรุงองค์ประกอบการจัดกำหนดการของธุรกิจของคุณ
5. สื่อสารสื่อสารสื่อสาร
การสื่อสารมีความสำคัญเมื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงกำหนดการสำหรับธุรกิจของคุณ หลังจากเขียนนโยบายแล้ว ให้แจ้งทีมของคุณ กล่าวถึงในระหว่างการจ้างงาน รวมไว้ในคู่มือพนักงาน และตรวจสอบกับพนักงานเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง เครื่องมือสื่อสารทั่วทั้งองค์กรหรือทีมอาจช่วยเหลือในการอัปเดตหรือคำถามเกี่ยวกับนโยบาย
6. เลือกและตั้งค่าระบบการจัดกำหนดการ
มีตัวเลือกมากมายสำหรับระบบการตั้งเวลา รวมถึงสเปรดชีต ปฏิทิน อีเมล การส่งข้อความ และซอฟต์แวร์ ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด โปรดแจ้งให้ทีมของคุณทราบและให้การฝึกอบรมและข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน
7. เป็นคนเป็นศูนย์กลาง
พนักงานเป็นทรัพย์สินที่สำคัญ และระบบควรทำให้การจัดกำหนดการเป็นเรื่องง่ายสำหรับธุรกิจและพนักงานของคุณ คำนึงถึงความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานของพนักงานแต่ละคน และพิจารณาความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลเหล่านั้นในบัญชีรายชื่อด้วยกัน การคำนึงถึงผู้คนเป็นศูนย์กลางหมายถึงการหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในพนักงานของคุณ ค้นหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพ
8. ตั้งเป้าที่จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด
- ●อยู่ระหว่างการจัดกำหนดการ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับกะที่เพียงพอเพื่อให้ตรงกับสถานการณ์ทางการเงินและความต้องการของพวกเขา พนักงานเต็มเวลาและนอกเวลาควรได้รับกะก่อนพนักงานชั่วคราวหรือชั่วคราว
แม้ว่าข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ แต่ธุรกิจของคุณสามารถหลีกเลี่ยงได้มากที่สุดโดยพิจารณาถึงประเด็นเหล่านี้:
- ●เกินกำหนดเวลา
พนักงานที่จัดกำหนดการมากเกินไปซึ่งไม่สามารถจัดสรรชั่วโมงเพิ่มเติมได้อาจสร้างปัญหาได้ คำนึงถึงความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน การสร้างสมดุลระหว่างกะอาจส่งผลดีต่อพวกเขาในระยะยาว
- ●การจับคู่ชุดทักษะกับพนักงาน
อย่าลืมตรวจสอบชุดทักษะที่จำเป็นสำหรับการเปลี่ยนแปลงกับพนักงานบัญชีรายชื่อของคุณ ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาในเอาต์พุตได้หากส่วนผสมที่เหมาะสมไม่ทำงานร่วมกัน
- ●สร้างระบบที่แข็งแกร่งและมีความยืดหยุ่น
หากธุรกิจของคุณให้ความยืดหยุ่นแก่พนักงานในการแลกเปลี่ยนกะหรือทำงานตามเวลาที่ยืดหยุ่น ระบบของคุณจะต้องอนุญาตโดยการตรวจสอบข้อกำหนดทางธุรกิจก่อนที่จะอนุญาตให้สลับกะได้ นอกจากนี้ ระบบจำเป็นต้องมีการอัพเดตล่าสุดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกะก่อนที่จะเริ่มกะ
บทสรุป
การจัดการกำหนดการสำหรับทีมและธุรกิจเป็นสิ่งที่ท้าทาย ใช้เวลานาน และอาจส่งผลให้เกิดปัญหาได้ อย่างไรก็ตาม ด้วยการวางแผนอย่างรอบคอบ ระบบที่ดี การสื่อสาร และความรู้ กำหนดการสามารถทำงานได้ดีสำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง
USA 
USA 
AU 
UK 
ES 
FR 
BR 
TH 
IN 
USA 
USA 
AU 
UK 
ES 
FR 
BR 
TH 
IN