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8 conseils simples pour gérer le planning de votre équipe

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Trouvez-vous difficile de gérer le planning de votre équipe ? Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte concernant la liste et les horaires. Suivez ces huit conseils pour une gestion réussie et facile.

1. Identifiez les horaires de travail que vous devez utiliser

Il existe de nombreux types d'horaires de travail utilisés par les organisations en fonction des circonstances et des besoins de votre entreprise ainsi que de la structure de votre effectif. Les exemples les plus courants sont :
Il s'agit de la formule la plus courante selon laquelle les employés doivent travailler au moins 40 heures par semaine. Le nombre total d'heures est généralement réparti sur plusieurs jours. Cet arrangement est stable mais l'enregistrement des heures supplémentaires est difficile.
Les salariés à temps partiel travaillent moins d'heures qu'un salarié à temps plein. Toutefois, les horaires peuvent varier de 1 heure à 39 heures par semaine. Les horaires peuvent également être incohérents, ce qui offre une flexibilité à l'employeur et à l'employé. La planification dans cet arrangement dépend de l'importance du poste de l'employé et est souvent utilisée dans l'industrie hôtelière.
Un horaire flexible est préféré par les employés, car il permet des politiques de travail flexibles et permet aux employés de répondre aux attentes de travail selon un horaire qui correspond à leurs engagements personnels. Un employeur peut spécifier un nombre minimum d'heures fixes, mais laisser les heures restantes aussi flexibles. Cela peut fonctionner pour le travail posté, où les employés peuvent échanger leurs quarts de travail avec d'autres selon leurs besoins.
Cet arrangement est un nombre d'heures par semaine régulier, défini et prévisible après une heure de début et de fin fixée. Les horaires étant clairement définis, c'est une situation stable pour l'employeur et l'employé.
Cet arrangement fixe les quarts de travail selon un horaire selon lequel les employés peuvent travailler de jour ou de nuit sur une base rotative. La rotation peut avoir lieu sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Courant dans les entreprises de vente au détail ou de fabrication qui fonctionnent plus de 10 heures par jour ou qui utilisent des employés à temps partiel ou flexibles. Les quarts de travail rotatifs permettent plus de flexibilité, mais peuvent être fatiguants physiquement et mentalement lors de la transition du travail de jour au travail de nuit, et vice versa.

2. La planification est la clé

Une fois l’horaire de travail le plus approprié sélectionné, trois autres préoccupations clés doivent être prises en compte :
La demande des clients pour vos produits ou services peut déterminer le nombre d’employés nécessaires pour produire le résultat requis. La demande peut changer sur une base quotidienne, hebdomadaire ou saisonnière, ce qui a un impact sur votre planification.
Tenez compte des compétences et de l’expérience requises pour répondre à la demande et au rendement. Certains employés possèdent les compétences appropriées et une combinaison spécifique de compétences peut donc être requise.
Des exigences législatives concernant les relations employeur-employé existent aux niveaux local, étatique et fédéral. Ceux-ci peuvent inclure des temps de pause, des pointeuses et des limites d'heures. La planification et la planification des heures des employés doivent respecter la législation.

3. Connaissez votre équipe

Chaque membre de l’équipe joue un rôle clé dans la réussite de votre entreprise. Connaître votre équipe permet d’utiliser le plus efficacement possible ses compétences et son expérience. De plus, la personnalité, les forces, les faiblesses et les antécédents peuvent aider à planifier des demandes spécifiques ou de nouveaux produits et services.

La tenue d'une feuille de calcul contenant des informations sur vos employés peut vous aider à planifier l'avenir. Informations à inclure :
Ces informations facilitent les modalités de travail flexibles, l'évolution de la demande, le lancement de nouveaux produits ou services et les changements dans le secteur. De plus, l’équilibre des compétences, de l’expérience et des relations au cours des quarts de travail peut influencer le rendement et la qualité du travail.

4. Rédigez une politique de planification

Créez une politique qui détaille votre planification, vos attentes et vos exigences. Spécifiez comment vous gérerez les demandes d’horaires, les échanges d’équipes, les heures supplémentaires et les jours fériés. Mettre la politique à la disposition des employés est essentiel pour rationaliser la composante planification de votre entreprise.

5. Communiquer, communiquer, communiquer

La communication est vitale lors de la mise en œuvre de modifications de planification pour votre entreprise. Après avoir rédigé une politique, informez votre équipe, mentionnez-la lors de l'embauche, incluez-la dans le manuel de l'employé et examinez-la avec les employés lorsque des modifications sont apportées. Les outils de communication à l’échelle de l’organisation ou de l’équipe peuvent faciliter les mises à jour ou les questions concernant la politique.

6. Choisissez et mettez en place un système de planification

Il existe un large éventail d'options pour un système de planification, notamment des feuilles de calcul, des calendriers, des e-mails, des messages texte et des logiciels. Quelle que soit l’option que vous choisissez, informez-en votre équipe et fournissez une formation et des informations sur la façon de l’utiliser.

7. Soyez centré sur les gens

Les employés constituent un atout important et le système devrait faciliter la planification pour votre entreprise et vos employés. Gardez à l’esprit l’équilibre travail-vie personnelle de chaque employé et considérez les relations entre les personnes inscrites ensemble. Être centré sur l’humain, c’est éviter la frustration de vos collaborateurs. Trouvez le bon équilibre entre flexibilité et efficacité.

8. Visez à éviter les erreurs

Assurez-vous que les employés bénéficient de suffisamment de quarts de travail en fonction de leur situation financière et de leurs besoins. Les employés à temps plein et à temps partiel devraient bénéficier de quarts de travail avant les employés occasionnels ou temporaires.
Bien que des erreurs puissent survenir, votre entreprise peut en éviter la plupart en tenant compte des aspects suivants :
La surhoraire des employés qui ne sont pas en mesure de s'engager à faire des heures supplémentaires peut créer des problèmes. Pensez au bien-être des employés : équilibrer leurs quarts de travail peut être meilleur pour eux à long terme.
N'oubliez pas de vérifier les compétences requises pour un changement par rapport à vos employés inscrits. Cela peut entraîner des problèmes de sortie si le bon mélange ne fonctionne pas ensemble.
Si votre entreprise offre à ses employés la possibilité d'échanger des quarts de travail ou de travailler selon des horaires flexibles, votre système doit le permettre en vérifiant toutes les exigences de l'entreprise avant d'autoriser l'échange. De plus, le système doit disposer des dernières mises à jour sur les changements d'équipe avant le début d'une équipe.

Conclusion

La gestion des plannings des équipes et des entreprises est un défi, prend du temps et peut entraîner des problèmes. Cependant, grâce à une planification minutieuse, à de bons systèmes, à une bonne communication et à de bonnes connaissances, les horaires peuvent bien fonctionner tant pour l’employeur que pour l’employé.