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8 dicas simples para gerenciar a agenda da sua equipe

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Você acha desafiador gerenciar a agenda da sua equipe? Há muitos fatores a serem considerados na escalação e nos cronogramas. Siga estas oito dicas para um gerenciamento fácil e bem-sucedido.

1. Identifique quais horários de trabalho você precisa usar

Existem muitos tipos de horários de trabalho usados pelas organizações, dependendo das circunstâncias e necessidades do seu negócio e da estrutura da sua força de trabalho. Os exemplos mais comuns são:
O acordo mais comum em que os funcionários são obrigados a trabalhar pelo menos 40 horas por semana. O número total de horas geralmente é dividido em vários dias. Este arranjo é estável, mas registrar horas extras é difícil.
Funcionários de meio período trabalham menos horas do que funcionários de período integral. No entanto, o horário pode variar de 1 hora a 39 horas semanais. Os horários também podem ser inconsistentes, o que oferece flexibilidade ao empregador e ao empregado. O agendamento neste acordo depende da importância da posição do funcionário e é frequentemente usado no setor hoteleiro.
Um horário flexível é o preferido pelos funcionários, permitindo políticas de trabalho flexíveis e permitindo que os funcionários atendam às expectativas de trabalho em um horário que corresponda aos seus compromissos pessoais. Um empregador pode especificar um número mínimo de horas definidas, mas deixar as horas restantes flexíveis. Isso pode funcionar para o trabalho por turnos, onde os funcionários podem trocar turnos com outros, conforme necessário.
Este arranjo é um número regular, definido e previsível de horas por semana após um horário definido de início e término. Como os horários estão claramente definidos, é uma situação estável para empregador e empregado.
Este acordo estabelece turnos em um horário em que os funcionários podem trabalhar em turnos diurnos ou noturnos em regime de rodízio. A rotação pode ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Comum em empresas de varejo ou manufatura que operam mais de 10 horas por dia ou utilizam funcionários de meio período ou flexíveis. Os turnos rotativos permitem mais flexibilidade, mas podem ser física e mentalmente cansativos na transição do trabalho diurno para o noturno e vice-versa.

2. Planejar é fundamental

Uma vez selecionado o horário de trabalho mais adequado, três outras preocupações principais devem ser consideradas:
A demanda do cliente por seus produtos ou serviços pode determinar o número de funcionários necessários para produzir o resultado necessário. A demanda pode mudar diariamente, semanalmente ou sazonalmente, impactando seu acordo de agendamento.
Considere as habilidades e a experiência necessárias para atender à demanda e ao resultado. Certos funcionários possuem as habilidades corretas e, portanto, pode ser necessária uma combinação específica de conjuntos de habilidades dos funcionários.
Existem requisitos legislativos para as relações entre empregadores e empregados nos níveis local, estadual e federal. Isso pode incluir intervalos, relógios de ponto e limites de horas. O agendamento e planejamento das horas dos funcionários devem obedecer à legislação.

3. Conheça sua equipe

Cada membro da equipe desempenha um papel fundamental no sucesso do seu negócio. Conhecer sua equipe permite o uso mais eficaz de suas habilidades e experiência. Além disso, a personalidade, os pontos fortes, os pontos fracos e o histórico podem auxiliar no planejamento de demandas específicas ou de novos produtos e serviços.

Manter uma planilha com informações sobre seus funcionários pode auxiliar no planejamento futuro. Informações a incluir:
Essas informações ajudam com acordos de trabalho flexíveis, mudanças na demanda, lançamento de novos produtos ou serviços e mudanças no setor. Além disso, o equilíbrio entre competências, experiência e relações nos turnos pode influenciar o resultado e a qualidade do trabalho.

4. Escreva uma política de agendamento

Crie uma política que detalhe seu planejamento, expectativas e requisitos. Especifique como você gerenciará solicitações de agendamento, trocas de turnos, horas extras e feriados. Disponibilizar a política aos funcionários é essencial para agilizar o componente de agendamento do seu negócio.

5. Comunique-se, comunique-se, comunique-se

A comunicação é vital ao implementar mudanças na programação do seu negócio. Depois de redigir uma política, informe sua equipe, mencione-a durante a contratação, inclua-a no manual do funcionário e revise-a com os funcionários quando houver alterações. Ferramentas de comunicação para toda a organização ou equipe podem ajudar com atualizações ou dúvidas sobre a política.

6. Escolha e configure um sistema de agendamento

Há uma ampla gama de opções para um sistema de agendamento, incluindo planilhas, calendários, e-mail, mensagens de texto e software. Seja qual for a opção que você escolher, avise sua equipe e forneça treinamento e informações sobre como utilizá-la.

7. Seja centrado nas pessoas

Os funcionários são um ativo significativo e o sistema deve facilitar o agendamento para sua empresa e seus funcionários. Tenha em mente o equilíbrio entre vida pessoal e profissional de cada funcionário e considere as relações entre aqueles que trabalham juntos. Ser centrado nas pessoas significa evitar frustrações em seus funcionários. Encontre o equilíbrio certo entre flexibilidade e eficiência.

8. Procure evitar erros

Certifique-se de que os funcionários recebam turnos suficientes para atender às suas circunstâncias e necessidades financeiras. Os funcionários em período integral e parcial devem receber turnos antes dos funcionários ocasionais ou temporários.
Embora erros possam acontecer, sua empresa pode evitá-los considerando estes aspectos:
O excesso de agendamento de funcionários que não conseguem se comprometer com horas extras pode criar problemas. Considere o bem-estar dos funcionários; equilibrar seus turnos pode ser melhor para eles no longo prazo.
Lembre-se de verificar os conjuntos de habilidades necessários para um turno em relação aos funcionários escalados. Isso pode levar a problemas de produção se a combinação certa não funcionar em conjunto.
Se a sua empresa oferece aos seus funcionários flexibilidade para trocar turnos ou trabalhar em horários flexíveis, o seu sistema precisa permitir isso, verificando quaisquer requisitos de negócios antes de permitir a troca. Além disso, o sistema precisa ter as atualizações mais recentes sobre mudanças de turno antes do início do turno.

Conclusão

Gerenciar agendas para equipes e empresas é desafiador, demorado e pode resultar em problemas. No entanto, através de um planeamento cuidadoso, bons sistemas, comunicação e conhecimento, os horários podem funcionar bem tanto para o empregador como para o empregado.