Motivar al personal para que presente hojas de horas precisas a tiempo es un desafío para casi todas las industrias y empresas. Se estima que un seguimiento inexacto del tiempo cuesta más de 50 millones de horas de productividad solo en los EE. UU. (Market Research Future, 2020). Los errores en las hojas de horas generalmente se pueden atribuir a que el personal es olvidadizo, no los completa correctamente o, en el peor de los casos, piensa que es una pérdida de tiempo (incluso cuando es un requisito necesario para facturar a los clientes por su trabajo).
La tecnología ayudará a evitar errores en las hojas de horas. Las aplicaciones o el software de programación ayudan a analizar y automatizar el envío de recordatorios. Usar un sistema colaborativo, donde el personal puede ver el valor y lo que les importa, es mucho más motivador e inspirador que recibir un gran garrote.
Aquí hay 3 trucos sencillos que puede utilizar en su trabajo para ayudar a evitar errores en la hoja de horas. Si desea utilizar la zanahoria o el palo, dependiendo de su industria y equipo.
1: Verifique si su sistema de programación, aplicación de registro o software es difícil o está desactualizado
Muchas empresas utilizan sistemas obsoletos, a menudo porque han invertido miles de dólares en hardware y/o software. Estos sistemas requirieron una pronunciada curva de aprendizaje para hacerlos funcionar. Aunque la mayoría de los software de hojas de tiempo de antaño pueden funcionar, ¡pero no bien! A menudo a un alto costo en horas-hombre.
Los errores y problemas en las hojas de horas pueden atribuirse fácilmente a software o aplicaciones difíciles que todavía se utilizan y que podrían reemplazarse fácilmente. Esto puede ahorrar más dinero en los primeros 2 meses en productividad recuperada que el costo total del cambio.
Algunas formas sencillas de determinar si su sistema de hoja de horas está desactualizado incluyen:
- El proveedor ya no admite el software o la aplicación.
- La aplicación de parte de horas tarda una eternidad en cargarse cuando se completa.
- El software o la aplicación fallan con frecuencia.
- El personal le dice que es difícil de usar y navegar.
- Funciona hasta cierto punto, pero es limitado, anticuado y deja margen para errores.
- No tiene funciones inteligentes para ayudar al personal a completar sus hojas de horas.
- El seguimiento del parte de horas no es su objetivo principal (es una característica adicional de otro software) como QuickBooks, SAP Success Factors, etc.
- No ofrece una aplicación disponible en dispositivos móviles.
- Los miembros del equipo están cada vez menos comprometidos.
Optar por grandes nombres o ceñirse a las mismas aplicaciones de programación puede parecer la solución rápida y sencilla. Muchas veces esto se convierte en una decisión costosa. Las empresas no son conscientes de hasta dónde han llegado las aplicaciones de programación y el software de hojas de horas gracias a las opciones en la nube.
Tommy proporciona una aplicación de hoja de horas simplificada que se puede usar en su dispositivo móvil con funciones inteligentes para ayudar al personal. Automatizando o reemplazando muchas de las tareas manuales que el antiguo software de hojas de horas consumía tanto tiempo. La mayoría de nuestros clientes se sorprendieron al ver cuántos otros problemas en su negocio se resolvieron (como reducir la rotación de personal o mejorar la satisfacción laboral) simplemente actualizando su software para una aplicación.
2: Método de tiempo de espera y sesión
Puede resultar tentador enviar una gran cantidad de correos electrónicos sobre los errores comunes que cometen los miembros del equipo con las hojas de horas. Pero si está utilizando un sistema obsoleto, esto es sólo una pérdida de tiempo.
Si usted es del tipo que prefiere ser temido y usar el palo cuando se trata de hojas de tiempo, ¿por qué no usar el método de tiempo fuera?
¿Qué es el método del tiempo muerto?
- Organiza una sesión de formación para que todos se reúnan.
- Hágalo obligatorio y al mismo tiempo divertido y atractivo; llámelo "Sesión de tiempo muerto".
- Esto lo hace atractivo y parece menos una reunión o sesión de capacitación laboral aburrida.
- Estructurar la sesión para que sea informativa pero atractiva, práctica y concisa pero demostrativa y animada.
- Aborde los costos para la empresa y cómo les afecta y sus aumentos o salarios.
- Aborde los errores comunes que cometen las personas y muéstreles el camino correcto.
- Haga que todos firmen un formulario que indique que asistieron y que conozcan el procedimiento correcto y cómo completarlo correctamente ahora.
- Informe al personal que ahora que están seguros de cómo completar las hojas de tiempo, se producirán sanciones en el futuro por no tener hojas de tiempo precisas.
- Utilice el método del tiempo de espera (3 strikes en 3 meses):
- 3 huelgas: no pueden asistir a funciones, eventos, fiestas de trabajo u otros eventos críticos.
- 6 strikes: va en contra de ellos para su próximo aumento o evaluación.
- 9 strikes: estás fuera.
La política relativa a las sanciones por no completar las hojas de tiempo debe ser lo suficientemente dura como para motivarlos, pero no lo suficientemente estricta como para impedirles concentrarse o completar su otro trabajo. Llamarlo algo así como "Tiempo de espera" se puede utilizar de cualquier manera que crea que motivaría al personal a que es importante, pero tenga en cuenta que algunas semanas pueden fallar, por lo que tener un sistema que sea compasivo pero severo es la clave.
3: Conviértalo en un sistema colaborativo de hojas de horas
Crear un sistema colaborativo de hojas de horas entre el personal y la gerencia significa compartir la responsabilidad y al mismo tiempo hacerlo más fácil para ambos. Como dice el refrán, con miel se consiguen más abejas que con vinagre. Lo mismo se aplica a la creación de una cultura positiva y entusiasmo en torno a completar las hojas de horas con precisión y a tiempo.
Algunas ideas sobre cómo crear un sistema colaborativo para obtener hojas de horas precisas son:
Hazlo divertido
- Envíe memes divertidos o juegos de palabras con las hojas de horas, tal vez chistes para llamar la atención del personal.
- Esto lo hace divertido, les recuerda y pueden comenzar a esperar recibir su correo electrónico de recordatorio de la hoja de horas si viene con una risa.
Premios del concurso de hojas de horas
- ¿Quizás el miembro del personal que tenga la mayor precisión pueda recibir un regalo o premio?
- Quizás un vale para cena, un artículo de empresa o ½ jornada laboral.
- Si la cultura de la empresa lo permite... ¡elija un atuendo extravagante que el jefe deba usar durante un día en la oficina! Nada motiva más al personal que la oportunidad de compartir una risa con la persona que más respetan (y quizás temen).
Premios a la hoja de horas
- Quizás un título noble o divertido para la mejor hoja de horas funcione como "Mago del tiempo del mes" para los mejores y premio "xyz" para los peores.
- No hay necesidad de ser muy valioso al respecto, pero diviértete para que la gente quiera tener un título genial.
- Elegir referencias culturales o cosas con las que la gente pueda identificarse es una excelente manera de aliviar el estrés y hacer que les importe a los demás.
Amigos de la hoja de horas
- Asigne a cada miembro del equipo un compañero de parte de horas.
- Ambos deben presentar sus hojas de horas con precisión y a tiempo o se considerará que ninguno ha presentado las suyas.
- Esto requiere un poco de delicadeza, así que endulce el trato con un premio o reconocimiento para los mejores y un muro de vergüenza para los peores (use una foto divertida aprobada por Recursos Humanos con sus caras).
- Cambia de amigos cada trimestre para ser justos y quién sabe: podrías construir un mejor equipo si la gente sale de sus burbujas y tiene amigos en otros equipos que no conocen o que aún no han conocido.
Algunos miembros del personal pueden argumentar que no ven la importancia de presentar las hojas de horas o de fichar cada semana correctamente y a tiempo. Hacer un seguimiento del personal para asegurarse de que hayan enviado sus hojas de horas puede ser el trabajo que la mayoría de los gerentes detestan. Si lo hace divertido y participativo, puede convertirse fácilmente en algo que cree sinergia en el equipo y anime a todos a corregir su hoja de horas.
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