Motiver le personnel à soumettre des feuilles de temps précises à temps est un défi pour presque tous les secteurs et toutes les entreprises. On estime qu’un suivi du temps inexact coûte plus de 50 millions d’heures en productivité rien qu’aux États-Unis (Market Research Future, 2020). Les erreurs dans les feuilles de temps peuvent généralement être attribuées au fait que le personnel : est oublieux, ne les remplit pas correctement ou, dans le pire des cas, pense qu'il s'agit d'une perte de temps (même lorsqu'il s'agit d'une exigence nécessaire pour facturer les clients pour leur travail).
La technologie aidera à éviter les erreurs dans les feuilles de temps. Des applications ou des logiciels de planification aident à analyser et à automatiser les envois de rappels. Utiliser un système collaboratif, dont le personnel peut voir la valeur et qui compte pour lui, est bien plus motivant et inspirant que de se procurer un gros bâton.
Voici 3 astuces simples que vous pouvez utiliser au travail pour éviter les erreurs dans les feuilles de temps. Que vous souhaitiez utiliser la carotte ou le bâton, selon votre secteur d'activité et votre équipe.
1 : Vérifiez si votre système de planification, votre application de liste ou votre logiciel est difficile ou obsolète
De nombreuses entreprises utilisent des systèmes obsolètes, souvent parce qu’elles ont investi plusieurs milliers de dollars en matériel et/ou logiciels. Ces systèmes nécessitaient une courbe d’apprentissage abrupte pour fonctionner. Alors que la plupart des logiciels de feuilles de temps d'antan peuvent faire l'affaire, mais pas bien ! Souvent à un coût élevé en heures de travail.
Les erreurs et les problèmes liés aux feuilles de temps peuvent facilement être attribués à des logiciels ou à des applications difficiles qui sont encore utilisés et qui pourraient facilement être remplacés. Cela peut permettre d'économiser plus d'argent au cours des 2 premiers mois en termes de productivité récupérée que le coût total du changement.
Voici quelques moyens simples de déterminer si votre système de feuilles de temps est obsolète :
- Le logiciel ou l'application n'est plus pris en charge par le fournisseur.
- L'application de feuille de temps prend une éternité à charger une fois terminée.
- Le logiciel ou l'application plante fréquemment.
- Le personnel vous dit qu'il est difficile à utiliser et à naviguer.
- Cela fonctionne dans une certaine mesure mais est limité, daté et laisse place à des erreurs.
- Ne dispose pas de fonctionnalités intelligentes pour aider le personnel à remplir ses feuilles de temps.
- Le suivi des feuilles de temps n'est pas son objectif principal (c'est une fonctionnalité supplémentaire avec d'autres logiciels) tels que QuickBooks, SAP Success Factors, etc.
- Ne propose pas d'application disponible sur les appareils mobiles
- Les membres de l’équipe sont de moins en moins engagés.
Opter pour de grands noms ou s’en tenir aux mêmes applications de planification peut sembler une solution simple et rapide. Bien souvent, cela se transforme en une décision coûteuse. Les entreprises ne sont pas conscientes du chemin parcouru par les applications de planification et les logiciels de feuilles de temps grâce aux options cloud.
Tommy fournit une application de feuille de temps simplifiée qui peut être utilisée sur votre mobile avec des fonctionnalités intelligentes pour aider le personnel. En automatisant ou en remplaçant de nombreuses tâches manuelles que les anciens logiciels de feuilles de temps rendaient si chronophages. La majorité de nos clients ont été choqués par le nombre d'autres problèmes de leur entreprise qui ont été résolus (comme la réduction du roulement de personnel ou l'amélioration de la satisfaction au travail) en mettant simplement à niveau leur logiciel vers une application.
2 : Méthode et session de délai d'attente
Il peut être tentant d'envoyer des e-mails sur les erreurs courantes commises par les membres de l'équipe avec les feuilles de temps. Mais si vous utilisez un système obsolète, ce n’est qu’une perte de temps.
Si vous êtes du genre à préférer être craint et utiliser le bâton en matière de feuilles de temps, pourquoi ne pas utiliser la méthode Time Out ?
Qu'est-ce que la méthode du temps mort ?
- Organisez une séance de formation pour que tout le monde se réunisse.
- Rendez-le obligatoire tout en étant amusant et invitant, appelez-le « Time Out Session ».
- Cela le rend invitant et ressemble moins à une séance de formation ou à une réunion ennuyeuse.
- Structurez la session pour qu'elle soit informative mais impliquante, pratique et concise mais démonstrative et vivante.
- Abordez les coûts pour l'entreprise et la manière dont cela les affecte, ainsi que leurs augmentations ou leur salaire.
- Corrigez les erreurs courantes que font les gens et montrez-leur la bonne manière.
- Demandez à chacun de signer un formulaire indiquant qu'il a assisté et connaît la bonne procédure et comment la remplir correctement maintenant.
- Informez le personnel, maintenant qu'il sait comment remplir les feuilles de temps, des pénalités seront imposées à l'avenir pour ne pas avoir de feuilles de temps précises.
- Utilisez la méthode du timeout (3 strikes en 3 mois) :
- 3 grèves – ils ne peuvent pas assister à des réceptions, événements, fêtes de travail ou autres événements critiques.
- 6 strikes – Va à leur encontre pour leur prochaine augmentation ou évaluation.
- 9 strikes – vous êtes éliminé.
La politique concernant les sanctions en cas de non-remplissement des feuilles de temps devrait être suffisamment sévère pour les motiver, mais pas suffisamment stricte pour les empêcher de se concentrer ou de terminer leur autre travail. L'appeler quelque chose comme « Time Out » peut être utilisé de n'importe quelle manière qui, selon vous, motiverait le personnel sur l'importance de cela, tout en tenant compte du fait que certaines semaines peuvent s'écouler, donc avoir un système à la fois compatissant et sévère est la clé.
3 : Transformez-le en un système de feuilles de temps collaboratif
Créer un système de feuilles de temps collaboratif entre le personnel et la direction signifie partager la responsabilité tout en facilitant la tâche des deux. Comme le dit le proverbe, on peut obtenir plus d’abeilles avec du miel qu’avec du vinaigre. Il en va de même pour la création d’une culture positive et d’un buzz autour du fait de remplir les feuilles de temps avec précision et à temps.
Voici quelques idées sur la façon de créer un système collaboratif pour des feuilles de temps précises :
Amuse-toi
- Envoyez des mèmes amusants ou des jeux de mots sur les feuilles de temps, peut-être des blagues pour attirer l'attention du personnel.
- Cela rend les choses amusantes, leur rappelle, et ils peuvent commencer à attendre avec impatience de recevoir leur e-mail de rappel de feuille de temps si cela s'accompagne de rire.
Prix du concours de feuilles de temps
- Peut-être que le membre du personnel ayant la plus grande précision pourra recevoir un cadeau ou un prix ?
- Peut-être un ticket pour un dîner, un article d'entreprise ou une demi-journée de travail.
- Si la culture d’entreprise le permet… choisissez une tenue scandaleuse que le patron doit porter pour une journée au bureau ! Rien ne motive plus le personnel que la possibilité de rire avec la personne qu'il respecte (et peut-être craint) le plus.
Récompenses de feuille de temps
- Peut-être qu’un titre noble ou amusant pour la meilleure feuille de temps fonctionnera comme le « Time Wizard of the Month » pour la meilleure et le prix « xyz » pour la pire.
- Pas besoin d'être précieux à ce sujet, mais amusez-vous pour que les gens veuillent avoir le titre cool.
- Choisir des références culturelles ou des choses auxquelles les gens peuvent s'identifier est un excellent moyen de prendre l'avantage et de donner de l'importance aux autres.
Copains de feuille de temps
- Attribuez à chaque membre de l’équipe un copain de feuille de temps.
- Tous deux doivent soumettre leurs feuilles de temps avec précision et à temps, sinon aucun d’eux n’est considéré comme ayant soumis la leur.
- Cela demande un peu de finesse, alors adoucissez l'affaire en ayant un prix ou une récompense pour le meilleur, et un mur de honte pour le pire (utilisez une photo amusante approuvée par les RH avec leurs visages dessus).
- Changez de copain tous les trimestres pour être juste et qui sait – vous pourriez construire une meilleure équipe si les gens sortent de leur bulle en ayant des copains dans d'autres équipes qu'ils ne connaissent pas ou qu'ils n'ont pas encore rencontrés.
Certains membres du personnel peuvent faire valoir qu'ils ne voient pas l'importance de soumettre des feuilles de temps ou de pointer chaque semaine correctement et à temps. Faire un suivi auprès du personnel pour s'assurer qu'il a soumis ses feuilles de temps peut être une tâche que la plupart des managers détestent. Si vous rendez cela amusant et impliquant, cela peut facilement devenir quelque chose qui crée une synergie d'équipe et encourage tout le monde à corriger sa feuille de temps.
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