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3 truques fáceis para evitar erros no quadro de horários

3 truques fáceis para evitar erros no quadro de horários
3 truques fáceis para evitar erros no quadro de horários

Motivar a equipe a enviar planilhas de horas precisas dentro do prazo é um desafio para quase todos os setores e empresas. Estima-se que o monitoramento impreciso do tempo custe mais de 50 milhões de horas em produtividade somente nos EUA (Market Research Future, 2020). Os erros no quadro de horários geralmente podem ser atribuídos ao fato de os funcionários serem: esquecidos, não os preencherem corretamente ou, no pior dos casos, pensarem que são uma perda de tempo (mesmo quando é um requisito necessário para cobrar dos clientes pelo seu trabalho).

A tecnologia ajudará a evitar erros nas planilhas de horas. Aplicativos ou software de agendamento ajudam a analisar e automatizar o envio de lembretes. Usar um sistema colaborativo, onde os funcionários podem ver o valor e isso é importante para eles, é muito mais motivador e inspirador do que receber um grande golpe.

Aqui estão três truques fáceis que você pode usar em seu trabalho para ajudar a evitar erros no quadro de horários. Se você deseja usar a cenoura ou o bastão, dependendo do seu setor e equipe.

1: Verifique se o seu sistema de agendamento, aplicativo de escalação ou software é difícil ou desatualizado

Muitas empresas estão usando sistemas desatualizados, muitas vezes porque investiram milhares de dólares em hardware e/ou software. Esses sistemas exigiam uma curva de aprendizado acentuada para fazê-los funcionar. Embora a maioria dos softwares de quadro de horários de antigamente possam fazer o trabalho – mas não muito bem! Muitas vezes com um alto custo em horas de trabalho.

Erros e problemas no quadro de horários podem ser facilmente atribuídos a softwares ou aplicativos difíceis que ainda estão em uso e que podem ser facilmente substituídos. Isso pode economizar mais dinheiro nos primeiros 2 meses em produtividade recuperada do que o custo total da mudança.

Algumas maneiras fáceis de determinar se o seu sistema de quadro de horários está desatualizado incluem:

  • O software ou aplicativo não é mais compatível com o fornecedor.
  • O aplicativo Quadro de Horários leva uma eternidade para carregar ao ser concluído.
  • O software ou aplicativo trava com frequência.
  • A equipe diz que é difícil de usar e navegar.
  • Funciona até certo ponto, mas é limitado, desatualizado e deixa espaço para erros.
  • Não possui recursos inteligentes para auxiliar a equipe no preenchimento de suas planilhas de horas.
  • O rastreamento do quadro de horários não é seu foco principal (é um recurso extra com outro software), como QuickBooks, SAP Success Factors, etc.
  • Não oferece um aplicativo disponível em dispositivos móveis
  • Os membros da equipe estão cada vez menos engajados.

Optar por grandes nomes ou aderir aos mesmos aplicativos de agendamento pode parecer a solução rápida e fácil. Muitas vezes, isso se transforma em uma decisão custosa. As empresas não estão cientes do quão longe chegaram os aplicativos de agendamento e o software de quadro de horários, por meio de opções de nuvem.

Tommy fornece um aplicativo de quadro de horários simplificado que pode ser usado no seu celular com recursos inteligentes para ajudar a equipe. Automatizando ou substituindo muitas das tarefas manuais que o antigo software de quadro de horários tornava tão demorado. A maioria dos nossos clientes ficou chocada com a quantidade de outros problemas em seus negócios que foram resolvidos (como a redução da rotatividade de pessoal ou a melhoria da satisfação no trabalho) apenas com a atualização do software para um aplicativo.

2: Método e sessão de tempo limite

Pode ser tentador enviar mensagens por e-mail sobre os erros comuns que os membros da equipe cometem com planilhas de horas. Mas se você estiver usando um sistema desatualizado, este é apenas um exercício que desperdiça tempo.

Se você é do tipo que prefere ser temido e usa o bastão quando se trata de planilhas de horas, por que não usar o Método Time Out?

Qual é o método de tempo limite?

  • Organize uma sessão de treinamento para que todos se reúnam.
  • Torne-o obrigatório e ao mesmo tempo divertido e convidativo, chame-o de “Sessão de Tempo Interno”.
  • Isso o torna convidativo e parece menos uma reunião ou sessão de treinamento profissional chata.
  • Estruture a sessão para ser informativa, mas envolvente, prática e concisa, mas demonstrativa e animada.
  • Aborde os custos para a empresa e como isso os afeta e seus aumentos ou salários.
  • Aborde os erros comuns que as pessoas cometem e mostre-lhes o caminho correto.
  • Peça a todos que assinem um formulário informando que compareceram e saibam o procedimento correto e como preenchê-lo corretamente agora.
  • Informe a equipe, agora que eles têm certeza de como preencher as planilhas de horas, ocorrerão penalidades no futuro por não terem planilhas de horas precisas.
  • Use o método de tempo limite (3 avisos em 3 meses):
    • 3 greves – eles não podem comparecer a funções, eventos, festas de trabalho ou outros eventos críticos.
    • 6 strikes – Vai contra eles no próximo aumento ou avaliação.
    • 9 rebatidas – você está fora.

A política relativa às penalidades pelo não preenchimento dos Quadros de Horários deve ser dura o suficiente para motivá-los, mas não o suficiente para impedi-los de se concentrar ou concluir seu outro trabalho. Chamar isso de algo como “Tempo limite” pode ser usado da maneira que você achar que motivaria a equipe de que isso é importante, mas levando em consideração que em algumas semanas eles podem falhar, portanto, ter um sistema que seja compassivo, mas severo, é a chave.

3: Transforme-o em um sistema colaborativo de quadro de horários

Criar um sistema colaborativo de quadro de horários entre a equipe e a gerência significa compartilhar responsabilidades e, ao mesmo tempo, tornar tudo mais fácil para ambos. Como diz o ditado, você consegue mais abelhas com mel do que com vinagre. O mesmo se aplica à criação de uma cultura positiva e à agitação em torno do preenchimento de planilhas de horas com precisão e dentro do prazo.

Algumas ideias sobre como criar um sistema colaborativo para planilhas de horas precisas são:

Torne isso divertido

  • Envie memes engraçados ou trocadilhos com planilhas de horas, talvez piadas para chamar a atenção da equipe.
  • Isso torna tudo divertido, lembra-os e eles podem começar a esperar receber o e-mail de lembrete do quadro de horários, se for divertido.

Prêmios da competição de quadro de horários

  • Talvez o membro da equipe com maior precisão possa ganhar um presente ou prêmio?
  • Talvez um voucher para jantar, item da empresa ou meio dia de trabalho.
  • Se a cultura da empresa permitir… escolha uma roupa extravagante que o chefe terá que usar durante um dia no escritório! Nada motiva mais os funcionários do que a oportunidade de rir com a pessoa que eles mais respeitam (e talvez temem).

Prêmios de quadro de horários

  • Talvez um título nobre ou engraçado para o melhor quadro de horários funcione como “Assistente do Mês do Tempo” para o melhor e o prêmio “xyz” para o pior.
  • Não há necessidade de ser precioso com isso, mas divirta-se para que as pessoas queiram ter o título legal.
  • Escolher referências culturais ou coisas com as quais as pessoas possam se identificar é uma ótima maneira de aliviar o estresse e fazer com que isso seja importante para os outros.

Amigos do quadro de horários

  • Atribua a cada membro da equipe um companheiro de quadro de horários.
  • Ambos precisam enviar suas planilhas de horas com precisão e dentro do prazo ou nenhum deles será considerado como tendo enviado as suas.
  • Isso requer um pouco de sutileza, então adoce o negócio com um prêmio ou prêmio para o melhor e um quadro de horários da vergonha para o pior (use uma foto engraçada aprovada pelo RH com seus rostos).
  • Troque de amigos a cada trimestre para ser justo e quem sabe – você poderá construir uma equipe melhor se as pessoas saírem de suas bolhas tendo amigos em outras equipes que não conhecem ou ainda não conheceram.

Alguns funcionários podem argumentar que não veem a importância de enviar planilhas de horas ou marcar pontos todas as semanas de maneira correta e pontual. Acompanhar a equipe para garantir que eles enviaram suas planilhas de horas pode ser a tarefa que a maioria dos gerentes detesta. Se você torná-lo divertido e envolvente, pode facilmente se tornar algo que cria sinergia de equipe e incentiva todos a acertarem seu quadro de horários.