Un guide complet sur l'auto-planification des employés
L'auto-organisation implique de permettre aux employés de choisir leurs quarts de travail ou d'échanger des quarts de travail (ou un travail posté) avec leurs coéquipiers. Un manager a toujours un certain contrôle sur les horaires, mais cela contribue à réduire certaines de ses responsabilités. Il présente de nombreux avantages et sera idéal pour votre entreprise.
Les salariés apprécieront également de créer une partie de leurs plannings.
Continuez à lire pour trouver des réponses aux questions d’auto-programmation suivantes.
Qui peut utiliser l’auto-planification ?
Presque toutes les industries peuvent utiliser l’auto-planification.
Les entreprises qui en dépendent ont le plus souvent des employés originaires de plusieurs pays ou qui envisagent de travailler à l’étranger.
Source: Chercheur
C'est utile pour les employés et les employeurs.Pour les entreprises qui travaillent sur place, vous pouvez toujours planifier vous-même. Quels que soient les changements que vous appliquez dans votre entreprise, vous pouvez toujours l'intégrer dans diverses industries.Avantages de laisser les employés choisir leur horaire
L'auto-planification présente de nombreux avantages pour les employés et les employeurs.
Il profite principalement aux employés, c'est pourquoi ils sont encore plus nombreux à l'utiliser. Dans une étude du Bureau australien des statistiques, 36% de salariés (en août 2021) bénéficiaient d'un accord de travail flexible ; il s'agissait de 34% en 2019. Les modalités de travail flexibles incluent généralement la possibilité pour les employés de planifier eux-mêmes leurs heures de travail et leurs jours de vacances.
Voici quelques avantages de l’utilisation de l’auto-planification dans votre entreprise.
Cela donne aux employés plus de flexibilité pour trouver un équilibre entre travail et vie privée 👯
L'auto-planification contribue à améliorer la flexibilité pour les employeurs et les employés.
Le système de planification plus flexible (que la planification traditionnelle) offre une flexibilité maximale dans les opérations commerciales en ce qui concerne la demande et les quarts de travail nécessaires pour les employeurs.
Pour les salariés, cela les aide à maintenir un l'équilibre travail-vie. Cela leur donne également du temps pour leurs autres engagements. Cela les rendra plus heureux et réduira le stress et l’épuisement professionnel.
Source: Motomarine
Absences réduites 🙋
Les employés peuvent s'absenter du travail pour les raisons suivantes :
- Urgences.
- Maladie.
- Temps rigoureux.
- Conflits.
Grâce à l'auto-organisation, les employés peuvent échanger des quarts de travail entre eux ou choisir un horaire alternatif s'ils ne peuvent pas travailler à une date précise. Si tous les employés ont cet état d’esprit, vous pouvez réduire les absences au travail.
Idéal pour le recrutement et la rétention
Lors du recrutement, vous pouvez informer la recrue potentielle des options et politiques de planification de l'entreprise. Proposer l'auto-planification peut être avantageux pour votre entreprise, car cela peut être une raison importante pour laquelle elle choisira de travailler pour vous.
C'est également idéal pour la fidélisation des employés, car ils préfèrent généralement une entreprise qui propose des horaires flexibles. Après tout, cela leur donne plus de liberté et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Productivité améliorée
L'auto-planification peut Augmentation de la productivité car les salariés peuvent choisir l'horaire qui leur convient le mieux.
Le bonheur au travail peut améliorer considérablement la productivité. Dans un étude à propos Bonheur des travailleurs australiens, 271 TP3T des travailleurs ont déclaré que le manque de contrôle sur les horaires et la charge de travail est la raison pour laquelle ils sont mécontents au travail.
Moins d’implication des managers
En raison de l'auto-programmation, le responsable ou la personne qui établit habituellement l'horaire aura moins de participation. Par conséquent, ils peuvent se concentrer sur d’autres tâches qu’ils doivent accomplir.
Dans un premier temps, ils doivent former d’autres employés sur la façon de créer leur horaire de travail. Mais après un certain temps, les membres de l’équipe peuvent le faire seuls. Il suffit au responsable de revoir et de finaliser le planning.
Cela fait gagner du temps ⏳
Les gestionnaires peuvent avoir des difficultés à créer un calendrier car ils doivent prendre en compte de nombreux facteurs, tels que les demandes des clients, la disponibilité et d'autres engagements.
Grâce à l'auto-planification, il est plus rapide et plus facile pour les managers de finaliser le planning. La raison en est que les employés prennent note de leurs disponibilités, obligations et autres facteurs et les ajoutent à l'horaire en temps réel.
Processus d'auto-planification
L'auto-planification peut sembler intimidante, mais une fois que vous en aurez compris le déroulement, vous la trouverez relativement facile.
Voici quelques étapes à suivre pour utiliser l’auto-planification pour votre entreprise.
1. Établir des lignes directrices
Comme pour d’autres tâches, vous devez fournir des lignes directrices pour le processus d’auto-planification.
Cela varie selon le type d’entreprise que vous avez. Un exemple de règle est la limite des heures de travail d'un employé particulier.
2. Créez un modèle
Après avoir informé tout le monde des directives, vous devez créer un modèle de calendrier.
Assurez-vous de mentionner les quarts de travail que vous demandez aux employés d'occuper.
3. Fixez les dates de début et de fin 📅
Expliquez clairement à vos employés quand ils peuvent commencer à planifier et quel est le dernier jour pour planifier l'heure. Informez-les également qu’ils peuvent créer leur emploi du temps sur un appareil mobile.
De cette façon, vous pourrez facilement finaliser le planning une fois que chacun aura choisi sa disponibilité.
4. Partagez le modèle
Après avoir informé vos collaborateurs des dates de début et de fin, partagez le modèle que vous avez créé afin qu'ils puissent le remplir.
5. Finaliser et distribuer
Après la date de fin de la période de planification, finalisez le planning.
Pour les prochains lots planifiés, vous pouvez répéter le processus et ignorer les étapes que vous jugez inutiles.
Conseils pour une meilleure planification personnelle
Si c'est la première fois que votre entreprise utilise l'auto-planification, voici quelques conseils pour vous aider à faire la transition.
Informer tout le monde
Vous devez informer tous vos employés que vous mettez en œuvre une méthode d’auto-planification. Informez-les de ses avantages et de la manière de le faire. Montrez-leur les directives que vous souhaitez qu'ils suivent, les dates de début et de fin ainsi que le modèle.
Interrogez vos employés sur leurs opinions, questions et préoccupations. Dites-leur que vous pouvez les aider à planifier s'ils ont besoin d'aide.
Soyez positif 🧏
Certaines personnes n’acceptent pas entièrement les changements apportés au processus de planification.
Le personnel en place doit être optimiste quant aux nouvelles initiatives d'auto-organisation et les communiquer positivement aux autres employés.
Tous les autres employés accueilleront favorablement ce changement si cela se produit.
Source: shawnachor.com
Devriez-vous vous inquiéter de l’auto-planification ?
Bien que l’auto-planification présente de nombreux avantages, vous pouvez toujours avoir des inquiétudes. Nous répondrons aux préoccupations et vous montrerons qu’elles ne constituent pas un signal d’alarme aussi important que vous ne le pensez.
Une préoccupation courante est que vous ne pouvez pas répartir équitablement les quarts de travail. Par exemple, lorsque deux employés souhaitent prendre un jour de congé le même jour et qu'ils le planifient tous les deux, mais que vous aurez peut-être quand même besoin de l'un d'eux pour travailler.
Pour éviter de tels problèmes, vous devez encourager les employés à communiquer entre eux. Si les deux employés savaient qu'ils voulaient le même jour de congé avant de planifier leur travail, l'un d'eux pourrait être prêt à faire un compromis.
Une autre préoccupation que vous pourriez avoir est que certains employés peuvent pointer des heures mais ne faire aucun travail. Pour détecter et arrêter ce problème, vous devez recourir à la surveillance pendant les premières semaines du processus de mise en œuvre.
Cela vous aidera à trouver des employés profitant du système de planification.
Nos dernières réflexions sur les raisons pour lesquelles vous devriez inciter les employés à utiliser l'auto-planification
L'auto-planification des avantages sociaux pour les gestionnaires et le personnel. Il est simple à utiliser et vous pouvez l’intégrer dans différents types d’entreprises.
Il peut aider les employés car il peut :
- Introduire plus de flexibilité dans leur vie professionnelle.
- Améliorer leur productivité.
- Économisez-les et votre temps.
De plus, l'auto-planification vous évite d'avoir à créer des horaires pour les employés ; cela signifie que vous pouvez effectuer d'autres tâches cruciales pendant que les employés créent leurs horaires.
Pour garantir le succès du processus de planification, informez tous les membres de l'entreprise de la manière de procéder, puis finalisez et distribuez chaque planning.
Si vous souhaitez commencer à utiliser l'auto-planification, jetez un œil à notre outil sur Tommy.
- Un guide complet sur l'auto-planification des employés
- Qui peut utiliser l'auto-planification
- Avantages de laisser les employés choisir leur horaire
- Cela donne aux employés plus de flexibilité pour concilier travail et vie privée
- Idéal pour le recrutement et la rétention
- Productivité améliorée
- Moins d’implication des managers
- Cela fait gagner du temps
- Processus d'auto-planification
- 1. Établir des lignes directrices
- 2. Créez un modèle
- 3. Fixer les dates de début et de fin
- 4. Partagez le modèle
- 5. Finaliser et distribuer
- Conseils pour une meilleure planification personnelle
- Informer tout le monde
- Sois positif
- Devriez-vous vous inquiéter de l’auto-planification ?
- Nos dernières réflexions sur les raisons pour lesquelles vous devriez inciter les employés à utiliser l'auto-planification
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