O que é o autoagendamento do funcionário? Um guia completo

Um guia completo para autoagendamento de funcionários

O autoagendamento envolve permitir que os funcionários escolham seus turnos ou troquem turnos (ou turnos de trabalho) com colegas de equipe. Um gerente ainda tem parte do controle sobre os cronogramas, mas isso ajuda a reduzir algumas de suas responsabilidades. Tem muitas vantagens e será ideal para o seu negócio.

Os funcionários também vão gostar de criar parte de suas agendas.

Continue lendo para encontrar respostas para as seguintes perguntas de autoagendamento.

Quem pode usar o autoagendamento?

Quase qualquer setor pode usar o autoagendamento.

As empresas que mais dependem dele têm funcionários de vários países ou funcionários que planejam trabalhar no exterior.

Fonte: Localizador

É útil para funcionários e empregadores. Para empresas que trabalham no local, você ainda pode fazer o autoagendamento. Não importa as mudanças que você aplique em seu negócio, você ainda poderá integrá-lo a vários setores.

Vantagens de permitir que os funcionários escolham seus horários

O autoagendamento traz muitas vantagens para funcionários e empregadores.

Beneficia principalmente os funcionários, por isso muitos mais o estão utilizando. Em um estudo do Australian Bureau of Statistics, 36% de colaboradores (em agosto de 2021) tinham contrato de trabalho flexível; era 34% em 2019. Acordos de trabalho flexíveis geralmente incluem a possibilidade de os funcionários se autoprogramarem para horários de trabalho e dias de férias.

Aqui estão alguns benefícios de usar o autoagendamento em sua empresa.

Dá aos funcionários mais flexibilidade para ter um equilíbrio entre vida profissional e pessoal 👯

O autoagendamento ajuda a melhorar a flexibilidade para empregadores e funcionários.

O sistema de agendamento mais flexível (do que o agendamento tradicional) proporciona flexibilidade máxima na operação comercial em relação à demanda e aos turnos necessários para os empregadores.

Para os funcionários, ajuda-os a manter uma equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Também lhes dá tempo para seus outros compromissos. Fazer isso os deixará mais felizes e reduzirá o estresse e o esgotamento.

Fonte: Aquático

Ausências reduzidas 🙋

Os funcionários podem faltar ao trabalho pelos seguintes motivos:

• Emergências.
• Doença.
• Duras condições meteorológicas.
• Conflitos.

Devido ao autoagendamento, os funcionários podem trocar turnos entre si ou escolher um horário alternativo caso não possam trabalhar em uma data específica. Se todos os funcionários tiverem essa mentalidade, você poderá reduzir as faltas ao trabalho.

Ótimo para recrutamento e retenção

Durante o recrutamento, você pode informar o potencial recruta sobre as opções e políticas de agendamento da empresa. Oferecer autoagendamento pode ser vantajoso para sua empresa porque pode ser um grande motivo para ela escolher trabalhar para você.

Também é ideal para retenção de funcionários porque eles normalmente preferem uma empresa que ofereça horários flexíveis. Afinal, dá-lhes mais liberdade e um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Produtividade aprimorada

O autoagendamento pode aumentar a produtividade porque os funcionários podem escolher o horário que melhor lhes convém.

A felicidade durante o trabalho pode aumentar significativamente a produtividade. Em um estudar sobre Felicidade dos trabalhadores australianos, 27% de trabalhadores disseram que a falta de controle sobre os horários e a carga de trabalho é a razão pela qual estão infelizes no trabalho.

Menos envolvimento dos gerentes

Por conta do autoagendamento, o gestor ou quem costuma fazer o agendamento terá menos participação. Portanto, eles podem se concentrar em outras tarefas que precisam concluir.

Inicialmente, eles precisam treinar outros funcionários sobre como criar sua agenda de funcionários. Mas depois de algum tempo, os membros da equipe podem fazer isso sozinhos. O gerente só precisa revisar e finalizar o cronograma.

Isso economiza tempo ⏳

Os gerentes podem ter dificuldade em criar um cronograma porque devem considerar muitos fatores, como demandas dos clientes, disponibilidade e outros compromissos.

Devido ao autoagendamento, é mais rápido e fácil para os gestores finalizarem o agendamento. A razão para isso é que os funcionários anotam suas disponibilidades, obrigações e outros fatores e os adicionam à programação em tempo real.

Processo de Autoagendamento

O autoagendamento pode parecer assustador, mas depois de entender o fluxo dele, você achará que é relativamente fácil.

Aqui estão algumas etapas para usar o autoagendamento em sua empresa.

1. Estabeleça Diretrizes

Assim como outras tarefas, você deve fornecer diretrizes para o processo de autoagendamento.

Fazer isso varia de acordo com o tipo de negócio que você tem. Um exemplo de regra é o limite da jornada de trabalho de um determinado funcionário.

2. Faça um modelo

Após informar a todos sobre as orientações, você deverá criar um modelo de cronograma.

Certifique-se de mencionar os turnos que você exige que os funcionários preencham.

3. Defina datas de início e término 📅

Deixe claro para seus funcionários quando eles podem iniciar o agendamento e o último dia para agendamento. Além disso, informe que eles podem criar sua programação em um dispositivo móvel.

Dessa forma, você pode finalizar facilmente a programação depois que todos escolherem sua disponibilidade.

4. Compartilhe o modelo

Após informar seus funcionários sobre as datas de início e término, compartilhe o modelo que você criou para que eles possam preenchê-lo.

5. Finalizar e Distribuir

Após a data de término do período de agendamento, finalize o agendamento.

Para os próximos lotes agendados, você pode repetir o processo e pular as etapas que achar desnecessárias.

Dicas para um melhor autoagendamento

Se for a primeira vez que sua empresa usará o autoagendamento, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo na transição.

Informe a todos

Você deve informar a todos os seus funcionários que está implementando um método de autoagendamento. Informe-os sobre seus benefícios e como fazê-lo. Mostre a eles as diretrizes que você deseja que sigam, as datas de início e término e o modelo.

Pergunte a seus funcionários sobre suas opiniões, dúvidas e preocupações. Diga a eles que você pode ajudá-los com o agendamento se precisarem de ajuda.

Seja Positivo 🧏

Algumas pessoas não aceitam totalmente as mudanças no processo de agendamento.

O pessoal estabelecido deve estar otimista em relação às novas iniciativas de autoagendamento e comunicá-las positivamente aos outros funcionários.

Todos os outros funcionários receberão bem esta mudança se isso acontecer.

Fonte: shawnachor.com

Você deve se preocupar com o autoagendamento?

Embora o autoagendamento tenha muitos benefícios, você ainda pode ter preocupações. Abordaremos as preocupações e mostraremos que elas não são uma bandeira vermelha tão grande quanto você pode imaginar.

Uma preocupação comum é que você não consegue distribuir os turnos de maneira justa. Por exemplo, quando dois funcionários querem um dia de folga no mesmo dia e ambos agendam, mas você ainda pode precisar que um deles trabalhe.

Para evitar problemas como esse, você precisa incentivar os funcionários a se comunicarem entre si. Se os dois funcionários soubessem que queriam o mesmo dia de folga antes do agendamento, um deles poderia estar disposto a fazer um acordo.

Outra preocupação que você pode ter é que alguns funcionários podem marcar horas, mas não realizar nenhum trabalho. Para detectar e resolver este problema, você deve empregar monitoramento durante as primeiras semanas do processo de implementação.

Isso ajudará você a encontrar funcionários aproveitando o sistema de agendamento.

Nossas considerações finais sobre por que você deve fazer com que os funcionários usem o autoagendamento

O autoagendamento beneficia gestores e funcionários. É simples de usar e você pode integrá-lo a diversos tipos de negócios.

Pode ajudar os funcionários porque pode:

• Introduza mais flexibilidade em suas vidas profissionais.
• Melhore sua produtividade.
• Economize-os e você terá tempo.

Além disso, o autoagendamento elimina a necessidade de criar agendas de funcionários; isso significa que você pode concluir outras tarefas cruciais enquanto os funcionários criam suas agendas.

Para garantir que o processo de agendamento seja bem-sucedido, informe a todos na empresa como fazê-lo e finalize e distribua cada agendamento.

Se você quiser começar a usar o autoagendamento, dê uma olhada em nossa ferramenta em Tommy.