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¿Qué es la autoprogramación del empleado? Una guía completa

Una guía completa para la autoprogramación de los empleados 10
Una guía completa para la autoprogramación de los empleados 10

Una guía completa para la autoprogramación de los empleados

La autoprogramación implica permitir a los empleados elegir sus turnos o intercambiar turnos (o trabajo por turnos) con sus compañeros de equipo. Un gerente todavía tiene parte del control sobre los horarios, pero ayuda a reducir algunas de sus responsabilidades. Tiene muchas ventajas y será ideal para tu negocio. 

Los empleados también disfrutarán creando parte de sus horarios.

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Continúe leyendo para encontrar respuestas a las siguientes preguntas sobre programación automática.

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¿Quién puede utilizar la autoprogramación?

Casi cualquier industria puede utilizar la autoprogramación.

Las empresas que dependen de él suelen tener empleados de varios países o empleados que planean trabajar en el extranjero.

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Fuente: Descubridor

Es útil para empleados y empleadores.

Para las empresas que trabajan en el sitio, aún pueden programar sus propias citas. No importa los cambios que aplique en su negocio, aún puede integrarlo en varias industrias.

Ventajas de permitir que los empleados elijan su horario

La autoprogramación tiene muchas ventajas para los empleados y empleadores. 

Beneficia principalmente a los empleados, por lo que muchos más lo están utilizando. En un estudio de la Oficina Australiana de Estadísticas, 36% de empleados (en agosto de 2021) tenían un contrato de trabajo flexible; fueron 34% en 2019. Los acuerdos de trabajo flexibles generalmente incluyen que los empleados puedan programar sus horas de trabajo y días de vacaciones por sí mismos.

A continuación se detallan algunos beneficios de utilizar la autoprogramación en su empresa.

Brinda a los empleados más flexibilidad para lograr un equilibrio entre la vida personal y laboral 👯

La autoprogramación ayuda a mejorar la flexibilidad para empleadores y empleados. 

El sistema de programación más flexible (que la programación tradicional) proporciona la máxima flexibilidad en la operación comercial con respecto a la demanda y los turnos necesarios para los empleadores.

Para los empleados, les ayuda a mantener una equilibrio trabajo-vida. También les da tiempo para sus otros compromisos. Hacer esto los hará más felices y reducirá el estrés y el agotamiento.

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Fuente: moto acuática

Ausencias reducidas 🙋

Los empleados pueden faltar al trabajo por las siguientes razones:

  • Emergencias.
  • Enfermedad.
  • Duras condiciones meteorológicas.
  • Conflictos.

Debido a la autoprogramación, los empleados pueden intercambiar turnos entre sí o elegir un horario alternativo si no pueden trabajar en una fecha específica. Si todos los empleados tienen esta mentalidad, se pueden reducir las ausencias laborales.

Excelente para reclutamiento y retención

Durante la contratación, puede informar al posible recluta sobre las opciones y políticas de programación de la empresa. Ofrecer autoprogramación puede ser ventajoso para su empresa porque puede ser una de las principales razones por las que elegirán trabajar para usted.

También es ideal para la retención de empleados porque normalmente prefieren una empresa que ofrezca horarios flexibles. Después de todo, les da más libertad y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Productividad mejorada

La autoprogramación puede aumentar la productividad porque los empleados podrán elegir el horario que mejor les convenga.

La felicidad durante el trabajo puede mejorar significativamente la productividad. en un estudiar acerca de Felicidad de los trabajadores australianos: 27% de trabajadores dijeron que la falta de control sobre los horarios y la carga de trabajo es la razón por la que se sienten infelices en el trabajo.

Menos participación de los gerentes

Debido a la autoprogramación, el gerente o la persona que habitualmente hace la programación tendrá menos participación. Por lo tanto, pueden concentrarse en otras tareas que deben finalizar.

Inicialmente, necesitan capacitar a otros empleados sobre cómo crear su horario de empleados. Pero después de un tiempo, los miembros del equipo pueden hacerlo solos. El gerente sólo necesita revisar y finalizar el cronograma.

Ahorra tiempo ⏳

Los gerentes pueden tener dificultades para crear un cronograma porque deben considerar muchos factores, como las demandas de los clientes, la disponibilidad y otros compromisos.

Gracias a la autoprogramación, a los gerentes les resulta más rápido y sencillo finalizar la programación. La razón es que los empleados toman nota de su disponibilidad, obligaciones y otros factores y los añaden al horario en tiempo real.

Proceso de autoprogramación

La autoprogramación puede parecer desalentadora, pero una vez que lo domines, te resultará relativamente fácil. 

A continuación se detallan algunos pasos para utilizar la autoprogramación en su empresa.

1. Establecer pautas

Al igual que otras tareas, debes proporcionar pautas para el proceso de autoprogramación. 

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Hacer esto varía según el tipo de negocio que tenga. Un ejemplo de regla es el límite de horas de trabajo de un empleado en particular.

2.Haz una plantilla

Después de informar a todos sobre las pautas, debe crear una plantilla de horario.

Asegúrese de mencionar los turnos que requiere que los empleados cubran.

3. Establece fechas de inicio y finalización 📅

Deje claro a sus empleados cuándo pueden empezar a programar y cuál es el último día para programar el tiempo. Además, infórmales que pueden crear su agenda en un dispositivo móvil.

De esa manera, podrás finalizar fácilmente el horario después de que todos elijan su disponibilidad.

4. Comparte la plantilla

Después de informar a tus empleados sobre las fechas de inicio y finalización, comparte la plantilla que creaste para que puedan completarla.

5. Finalizar y distribuir

Después de la fecha de finalización del período de programación, finalice la programación.

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Para los próximos lotes de programación, puede repetir el proceso y omitir los pasos que considere innecesarios.

Consejos para una mejor autoprogramación

Si es la primera vez que su empresa utiliza la autoprogramación, a continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán en la transición.

Informar a todos

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Debe informar a todos sus empleados que está implementando un método de autoprogramación. Infórmales sobre sus beneficios y cómo hacerlo. Muéstrales las pautas que quieres que sigan, las fechas de inicio y finalización, y la plantilla.

Pregunte a sus empleados sobre sus opiniones, preguntas e inquietudes. Dígales que puede ayudarlos con la programación si necesitan ayuda.

Sea positivo 🧏

Algunas personas no aceptan del todo los cambios en el proceso de programación.

El personal establecido debe ser optimista acerca de las nuevas iniciativas de autoprogramación y comunicarlas positivamente a otros empleados. 

Todos los demás empleados agradecerán este cambio si esto sucede.

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¿Debería tener dudas sobre la autoprogramación?

Aunque la autoprogramación tiene muchos beneficios, es posible que aún tenga inquietudes. Abordaremos las inquietudes y le mostraremos que no son una señal de alerta tan grande como podría pensar.

Una preocupación común es que no se pueden distribuir los turnos de manera justa. Por ejemplo, cuando dos empleados quieren un día libre el mismo día y ambos lo programan, pero es posible que aún necesites que uno de ellos trabaje.

Para evitar problemas como este, es necesario animar a los empleados a comunicarse entre sí. Si los dos empleados sabían que querían el mismo día libre antes de programarlo, uno de ellos podría estar dispuesto a llegar a un acuerdo.

Otra preocupación que puede tener es que algunos empleados pueden registrar horas pero no realizar ningún trabajo. Para detectar y detener este problema, debe realizar un seguimiento durante las primeras semanas del proceso de implementación. 

Hacer esto le ayudará a encontrar empleados que aprovechen el sistema de programación.

Nuestras reflexiones finales sobre por qué debería conseguir que los empleados utilicen la autoprogramación

Autoprogramación de beneficios para gerentes y personal. Es fácil de usar y puedes integrarlo en varios tipos de negocios. 

Puede ayudar a los empleados porque puede:

  • Introducir más flexibilidad en su vida laboral.
  • Mejorar su productividad.
  • Guárdalos a ellos y a tu tiempo.

Además, la autoprogramación elimina la necesidad de crear horarios de empleados; esto significa que puede completar otras tareas cruciales mientras los empleados crean sus horarios.

Para garantizar que el proceso de programación sea exitoso, informe a todos en la empresa cómo hacerlo y finalice y distribuya cada programación.

Una guía completa para la autoprogramación de los empleados

Si quieres empezar a utilizar la autoprogramación, echa un vistazo a nuestra herramienta en tommy.