Combien de temps faut-il à votre travail pour créer votre emploi du temps hebdomadaire ? Est-il difficile de couvrir les quarts de travail ou pouvons-nous les couvrir à la dernière minute ?
Tenez-en compte lorsqu'il s'agit de feuilles de calcul et de gestionnaires qui créent leurs horaires hebdomadaires du personnel :
- En moyenne, 140 heures sont perdues chaque année en planification manuelle à l'aide de feuilles de calcul plutôt qu'en applications de planification.
- Les managers utilisant des feuilles de calcul consacrent en moyenne 20% (soit 3,14 heures) de leur semaine de travail uniquement à la création de l'horaire de travail hebdomadaire.
- Moyenne 2,64 heures. par semaine pour les responsables de restaurants, d'hôtels et de bureaux pour créer les plannings de leurs équipes.
Selon le type d'endroit où nous travaillons ou gérons, qu'il s'agisse d'un café, d'un bar, d'un bureau ou d'un restaurant local, il est probable que nous disposions d'un système de planification du personnel qui pourrait devoir être mis à niveau.
Pourquoi passer des feuilles de calcul à une application de planification du personnel ?
Outre la courbe d'apprentissage et l'investissement potentiels, la plupart des gestionnaires doivent prendre en compte un certain nombre de considérations lorsqu'ils passent des feuilles de calcul aux logiciels et applications de planification.
Voici 10 raisons pour lesquelles la plupart des managers envisagent de passer des feuilles de calcul pour les applications de planification à la création de l'horaire de travail de leur équipe :
- Efficacité – la plupart des managers passent de quelques heures chaque semaine à seulement quelques minutes, puis créent l'horaire de travail hebdomadaire de leur équipe
- Disponibilité – les interventions de dernière minute signifient que vérifier le personnel disponible et appeler un remplaçant est un cauchemar pour la plupart des managers, mais quelques clics et approbation pour d'autres
- Communication – informer le personnel des changements d’horaire ou de politique
- Planification – éviter les doubles horaires et faciliter la gestion des effectifs en planifier de meilleures équipes et du personnel par quart de travail
- Suivi – assure un suivi meilleur et plus précis des équipes et des heures du personnel
- Conformité – là où les feuilles de calcul nécessitent des vérifications manuelles, les applications de planification peuvent vérifier automatiquement que toutes les merdes répondent aux exigences du personnel agréé
- Gestion des tâches – les feuilles de calcul peuvent ne pas être mises à jour, lorsqu'un chef de projet ou d'équipe doit pouvoir voir les tâches assignées à son équipe pour savoir sur quoi il doit travailler
- Automatisation – le responsable peut automatiser l'envoi de fiches de pointage ou de rapports, déclencher l'envoi de messages au personnel pour enregistrer son temps ou pointer son départ, ou un certain nombre d'autres tâches avec un logiciel de planification
- Évolutivité – les feuilles de calcul ou certains logiciels de planification traditionnels peuvent être limités lorsqu'il s'agit de développer votre équipe à moindre coût, nécessitant du temps ou des investissements financiers.
- L'intégration – vos feuilles de calcul peuvent s'intégrer à QuickBooks – mais qu'en est-il de votre système RH, CRM, POS ou de paie ?
Avantages d'une application de planification du travail
De nos jours, presque tout le monde sur le marché du travail possède un smartphone. Depuis Le nombre d'utilisateurs de smartphones dans le monde entre 2017 et 2011 a augmenté de 49,89%.
Qu'il s'agisse d'employés plus heureux, de managers moins stressés ou d'économies d'argent grâce à une planification efficace, disposer du bon logiciel de planification pour notre équipe présente de nombreux avantages.
Un logiciel de planification peut :
- Réduisez le temps passé à gérer les plannings grâce au 80% et
- Coûts de main d'œuvre de plus de 3%
Certains des avantages des applications de planification du personnel sont les suivants :
- De meilleurs enregistrements pour répondre aux exigences de conformité réglementaire
- Suivi transparent de la main d’œuvre et des coûts
- Meilleure gestion du temps et des effectifs
- Meilleures prévisions et couverture des équipes
- Réduire le turnover du personnel et augmenter la rétention
C'est un casse-tête courant pour les managers qui envoient horaires du personnel par courrier électronique (ou toujours en utilisant du papier), le personnel peut parfois manquer des quarts de travail ou utiliser le fait de ne pas avoir reçu l'horaire comme excuse. C'est là que les applications sont utiles pour la planification, plus particulièrement pour éviter les coups de poing entre amis et pour capturer des informations importantes comme s'ils sont au magasin et à quelle heure exacte ils partent. Les applications de planification résolvent ce problème.
Conclusion - Coût des feuilles de calcul lors de la planification des applications
Si nous envoyons notre emploi du temps via une feuille de calcul ou si nous le publions en ligne, est-il difficile d'échanger les équipes ? Mettre à jour le planning pour que tout le monde ait les nouveaux horaires ?
Aucun calendrier n’est à l’épreuve des balles ou parfait. C'est courant pour les changements, les échanges ou les annulations de dernière minute. C'est pourquoi il est plus sage de réfléchir au temps que nous gagnerions (et à l'argent) pour notre entreprise si nous pouvions suivre, mettre à jour et communiquer sur le calendrier de manière simple et directe.
L'introduction d'applications cloud ou basées sur l'IA rentables et puissantes fait que certains des principaux logiciels de gestion des listes et de planification d'hier doublent le coût en matière de maintenance, d'exploitation, de formation ou de mise à niveau.
Certaines des dernières avancées en matière d'applications de planification du travail incluent :
- Basé sur le cloud avec stockage illimité ou licences utilisateur.
- Outils d'automatisation basés sur l'intelligence artificielle (IA).
- Communication en temps réel.
- Intégration d'applications avec d'autres fournisseurs (applications de comptabilité, de prise de rendez-vous, RH, comptabilité, POS, etc.)
- Outils d’analyse prédictive et de planification.
- Comparaison automatisée des feuilles de temps et des cartes de pointage pour signaler les écarts.
- Vérifications automatisées du respect des horaires hebdomadaires.
La révolution numérique rapide sur le marché des applications professionnelles et grand public signifie qu'une application de liste pourrait résoudre de nombreux problèmes pour nous en tant que gestionnaires, ainsi que d'autres problèmes dans l'entreprise : fidélisation/rotation du personnel, productivité ou simplification de la communication.
La majorité des applications proposent aujourd'hui une version gratuite pour essayer et nous faire découvrir certaines fonctionnalités et avantages. C'est ainsi que nous pouvons découvrir certaines des opportunités que nous avons manquées en pensant que nous n'avions pas le budget nécessaire. Nous pouvons trouver une productivité supplémentaire au sein de notre équipe, car la communication, l'attribution des tâches, la gestion et la planification pourraient amener notre équipe au niveau supérieur, surtout si nous avons une petite ou moyenne entreprise où la planification du personnel est une priorité clé.
Contactez-nous dès aujourd'hui pour essayer Tommy et découvrir la facilité de l'automatisation, de la communication et de la gestion des tâches.
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