¿Cuánto tiempo le toma a su trabajo crear su horario semanal? ¿Qué tan difícil es cubrir turnos o podemos cubrirlos en el último momento?
Considere esto cuando se trata de hojas de cálculo y gerentes que crean sus horarios semanales de personal:
- En promedio, se desperdician 140 horas al año en programación realizada manualmente con hojas de cálculo versus aplicaciones de programación.
- Los gerentes que utilizan hojas de cálculo dedican un promedio de 20% (o 3,14 horas) de su semana laboral solo a crear el horario de trabajo semanal.
- Promedio 2,64 h. por semana para gerentes de restaurantes, hoteles y oficinas para crear los horarios de su equipo.
Dependiendo del tipo de lugar que trabajemos o administremos, ya sea una cafetería, bar, oficina o restaurante local, es probable que tengamos un sistema para programar el personal que podría necesitar una actualización.
¿Por qué cambiar de hojas de cálculo a una aplicación de programación de personal?
Aparte de la posible curva de aprendizaje y la inversión, existen una serie de consideraciones para la mayoría de los gerentes al cambiar de hojas de cálculo a software y aplicaciones de programación.
Aquí hay 10 razones por las que la mayoría de los gerentes consideran cambiar las hojas de cálculo de las aplicaciones de programación para crear el horario de trabajo de su equipo:
- Eficiencia – la mayoría de los gerentes pasan de tomar horas cada semana a solo minutos y luego crean el cronograma de trabajo semanal de sus equipos.
- Disponibilidad – Las llamadas de último momento implican comprobar el personal disponible y llamar a un sustituto, lo que es una pesadilla para la mayoría de los directivos, pero un par de clics y aprobación para los demás.
- Comunicación – notificar al personal sobre cambios de horario o política
- Planificación – evitar la doble programación y ayudar en la gestión de la fuerza laboral al Programar mejores equipos y personal por turno.
- Seguimiento – mantiene un seguimiento mejor y más preciso de los turnos y las horas del personal
- Cumplimiento – donde las hojas de cálculo necesitan verificaciones manuales, las aplicaciones de programación pueden verificar automáticamente que todo cumpla con los requisitos del personal autorizado
- Administración de tareas – Es posible que las hojas de cálculo no se actualicen, donde un gerente de proyecto o de turno necesita poder ver las tareas asignadas a su equipo para saber en qué deben trabajar.
- Automatización – El gerente puede automatizar el envío de tarjetas de tiempo o informes, activar mensajes que se enviarán al personal para registrar su tiempo o fichar su salida, o una serie de otras tareas con software de programación.
- Escalabilidad – Las hojas de cálculo o algún software de programación tradicional pueden ser limitados cuando se trata de hacer crecer su equipo de manera asequible, lo que requiere tiempo o inversión financiera. Las aplicaciones de programación ahorran.
- Integración – sus hojas de cálculo pueden integrarse con QuickBooks, pero ¿qué pasa con su sistema de recursos humanos, CRM, POS o nómina?
Beneficios de una aplicación de programación de trabajo
Hoy en día, casi todos los trabajadores tienen un teléfono inteligente. De 2017-2011 los usuarios de teléfonos inteligentes en todo el mundo aumentaron en 49.89%.
Ya sea que se trate de empleados más felices, gerentes menos estresados o ahorrar dinero mediante una programación eficiente, tener el software de programación adecuado para nuestro equipo tiene una serie de beneficios.
El software de programación puede:
- Reduzca el tiempo dedicado a gestionar horarios mediante 80% y
- Costes laborales por más de 3%
Algunos de los beneficios de las aplicaciones de programación de personal son:
- Mejores registros para cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo
- Seguimiento transparente de mano de obra y costes
- Mejor gestión del tiempo y de la fuerza laboral
- Mejor previsión y cobertura de turnos
- Reducir la rotación de personal y aumentar la retención
Es un dolor de cabeza común para los directivos que envían horarios del personal Por correo electrónico (o aún usando papel), el personal ocasionalmente puede perder turnos o usar como excusa no recibir el horario. Aquí es donde las aplicaciones resultan útiles para programar, más específicamente para evitar que los amigos golpeen y para capturar información importante, como si están en la tienda y a qué hora exactamente se van. Las aplicaciones de programación resuelven este problema.
Conclusión: las hojas de cálculo cuestan mientras que las aplicaciones de programación ahorran
Si enviamos nuestro horario a través de una hoja de cálculo o lo publicamos en línea, ¿qué tan difícil es intercambiar turnos? ¿Actualizar el horario para que todos obtengan los nuevos horarios?
Ningún cronograma es perfecto ni a prueba de balas. Es común que se produzcan cambios de última hora, permutas o cancelaciones totales. Por eso es más prudente considerar cuánto tiempo (y dinero) ahorraríamos para nuestro negocio si pudiéramos realizar un seguimiento, actualizar y comunicar el cronograma de una manera sencilla y sencilla.
La introducción de aplicaciones rentables y potentes basadas en la nube o basadas en IA está haciendo que algunos de los principales software de registro y programación de ayer dupliquen el costo cuando se trata de mantenimiento, operación, capacitación o actualización.
Algunos de los últimos avances en aplicaciones de programación de trabajo incluyen:
- Basado en la nube con almacenamiento ilimitado o licencias de usuario.
- Herramientas de automatización impulsadas por Inteligencia Artificial (IA).
- Comunicación en tiempo real.
- Integración de apps con otros proveedores (teneduría de libros, apps de programación de citas, RRHH, contabilidad, POS, etc.)
- Herramientas de planificación y análisis predictivo.
- Comparación automatizada de hojas de tiempo y tarjetas de tiempo para señalar discrepancias.
- Verificaciones automatizadas de cumplimiento del cronograma semanal.
La rápida revolución digital en el mercado de aplicaciones para empresas y consumidores significa que una aplicación de registro podría resolver múltiples problemas para nosotros como gerentes, y también otros adicionales en el negocio: retención/rotación de personal, productividad o simplificación de la comunicación.
La mayoría de las aplicaciones actuales ofrecen una versión gratuita para probar y explorar algunas de sus funciones y beneficios. Así es como podemos descubrir algunas de las oportunidades que hemos perdido por pensar que no teníamos el presupuesto. Es posible que encontremos productividad adicional dentro de nuestro equipo, ya que la comunicación, la asignación de tareas, la gestión y la programación podrían llevar a nuestro equipo al siguiente nivel, especialmente si tenemos una pequeña o mediana empresa donde la programación del personal es una prioridad clave.
Contáctenos hoy para probar Tommy y descubrir la facilidad de la automatización, la comunicación y la gestión de tareas.
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