งานของคุณใช้เวลานานเท่าใดในการสร้างตารางรายสัปดาห์? มันยากแค่ไหนที่จะครอบคลุมกะหรือเราสามารถจัดการให้ในนาทีสุดท้ายได้หรือไม่?
พิจารณาสิ่งนี้เมื่อพูดถึงสเปรดชีตและผู้จัดการที่สร้างตารางพนักงานรายสัปดาห์:
- โดยเฉลี่ยแล้ว 140 ชั่วโมงต่อปีจะสูญเปล่าไปกับการตั้งเวลาด้วยตนเองด้วยสเปรดชีตเทียบกับแอปตั้งเวลา
- ผู้จัดการที่ใช้สเปรดชีตใช้เวลาทำงานโดยเฉลี่ย 20% (หรือ 3.14 ชั่วโมง) ต่อสัปดาห์เพื่อสร้างตารางการทำงานรายสัปดาห์
- เฉลี่ย 2.64 ชม. ต่อสัปดาห์สำหรับผู้จัดการร้านอาหาร โรงแรม และสำนักงานเพื่อสร้างตารางการทำงานของทีม
ขึ้นอยู่กับประเภทของสถานที่ที่เราทำงานหรือบริหารจัดการ ไม่ว่าจะเป็นร้านกาแฟ บาร์ สำนักงาน หรือร้านอาหารในท้องถิ่น มีโอกาสที่เราจะมีระบบสำหรับการจัดตารางเวลาพนักงานที่อาจถึงกำหนดอัปเกรด
เหตุใดจึงเปลี่ยนจากสเปรดชีตเป็นแอปกำหนดเวลาพนักงาน
นอกเหนือจากเส้นโค้งการเรียนรู้และการลงทุนที่มีศักยภาพแล้ว ยังมีข้อควรพิจารณาหลายประการสำหรับผู้จัดการส่วนใหญ่เมื่อเปลี่ยนจากสเปรดชีตไปใช้ซอฟต์แวร์และแอปกำหนดเวลา
ต่อไปนี้เป็นเหตุผล 10 ประการที่ผู้จัดการส่วนใหญ่พิจารณาเปลี่ยนสเปรดชีตสำหรับการกำหนดเวลาแอปเพื่อสร้างตารางการทำงานของทีม:
- ประสิทธิภาพ – ผู้จัดการส่วนใหญ่เปลี่ยนจากการใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์เหลือเพียงไม่กี่นาทีแล้วจึงสร้างตารางการทำงานรายสัปดาห์ของทีม
- ความพร้อมใช้งาน – การโทรออกในนาทีสุดท้ายหมายถึงการตรวจสอบพนักงานที่ว่างและการโทรหาคนใหม่ถือเป็นฝันร้ายสำหรับผู้จัดการส่วนใหญ่ แต่ต้องคลิกเพียงไม่กี่ครั้งและการอนุมัติสำหรับผู้อื่น
- การสื่อสาร – แจ้งพนักงานเกี่ยวกับกำหนดการหรือการเปลี่ยนแปลงนโยบาย
- การวางแผน – ป้องกันการจัดตารางเวลาซ้ำซ้อนและช่วยเหลือในการจัดการกำลังคนด้วย การจัดตารางเวลาทีมและพนักงานที่ดีขึ้นต่อกะ
- การติดตาม – ติดตามกะและชั่วโมงการทำงานของพนักงานได้ดีขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น
- การปฏิบัติตาม – ในกรณีที่สเปรดชีตจำเป็นต้องมีการตรวจสอบด้วยตนเอง แอปกำหนดเวลาสามารถตรวจสอบอึทั้งหมดโดยอัตโนมัติตามข้อกำหนดของพนักงานที่ได้รับใบอนุญาต
- การจัดการงาน – สเปรดชีตอาจไม่ได้รับการอัปเดต โดยที่โปรเจ็กต์หรือผู้จัดการกะจำเป็นต้องดูงานที่มอบหมายให้กับทีมของตนได้ เพื่อให้รู้ว่าต้องทำงานอะไร
- ระบบอัตโนมัติ – ผู้จัดการสามารถส่งบัตรลงเวลาหรือรายงานได้โดยอัตโนมัติ เรียกให้ส่งข้อความไปยังพนักงานเพื่อบันทึกเวลาหรือนาฬิกาเข้า-ออก หรืองานอื่น ๆ อีกมากมายด้วยซอฟต์แวร์กำหนดเวลา
- ความสามารถในการขยายขนาด – สเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาแบบเดิมๆ อาจถูกจำกัดเมื่อต้องทำให้ทีมของคุณเติบโตได้ในราคาประหยัด โดยต้องใช้เวลาหรือประหยัดแอพจัดตารางเวลาการลงทุนทางการเงิน
- บูรณาการ – สเปรดชีตของคุณอาจทำงานร่วมกับ QuickBooks – แล้วระบบ HR, CRM, POS หรือบัญชีเงินเดือนของคุณล่ะ?
ประโยชน์ของแอปจัดตารางงาน
ปัจจุบันเกือบทุกคนในที่ทำงานมีสมาร์ทโฟน จาก ผู้ใช้สมาร์ทโฟนทั่วโลกระหว่างปี 2560-2554 เพิ่มขึ้น 49.89%.
ไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่มีความสุขมากขึ้น ผู้จัดการที่มีความเครียดน้อยลง หรือการประหยัดเงินด้วยการจัดกำหนดการที่มีประสิทธิภาพ การมีซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการที่เหมาะสมสำหรับทีมของเรามีประโยชน์หลายประการ
ซอฟต์แวร์กำหนดเวลาสามารถ:
- ลดเวลาที่ใช้ในการจัดการตารางเวลาลง 80% และ
- ต้นทุนแรงงานมากกว่า 3%
ประโยชน์บางประการเมื่อพูดถึงแอปการจัดกำหนดการพนักงานคือ:
- บันทึกที่ดีขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
- การติดตามแรงงานและต้นทุนที่โปร่งใส
- การบริหารเวลาและบุคลากรที่ดีขึ้น
- การคาดการณ์และความครอบคลุมการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น
- ลดการลาออกของพนักงานและเพิ่มการรักษา
เป็นเรื่องน่าปวดหัวสำหรับผู้จัดการที่กำลังส่งงานอยู่ ตารางการทำงานของพนักงาน ทางอีเมล (หรือยังคงใช้กระดาษอยู่) พนักงานอาจพลาดกะงานเป็นครั้งคราวหรือใช้การไม่รับตารางงานเป็นข้อแก้ตัว นี่คือจุดที่แอปมีประโยชน์ในการตั้งเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อป้องกันการต่อยเพื่อน และเพื่อเก็บข้อมูลสำคัญ เช่น พวกเขาอยู่ที่ร้านหรือไม่ และออกจากร้านกี่โมง แอปกำหนดเวลาช่วยแก้ปัญหานี้ได้
บทสรุป - ต้นทุนสเปรดชีตในขณะที่แอปกำหนดเวลาบันทึก
หากเราส่งกำหนดการผ่านสเปรดชีตหรือโพสต์ออนไลน์ การสลับกะจะยากแค่ไหน? ที่จะอัพเดตตารางให้ทุกคนได้รับเวลาใหม่?
ไม่มีกำหนดการใดที่จะป้องกันกระสุนหรือสมบูรณ์แบบได้ เป็นเรื่องปกติสำหรับการเปลี่ยนแปลง การแลกเปลี่ยน หรือการยกเลิกในนาทีสุดท้าย ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นการฉลาดกว่าหากพิจารณาว่าเราจะประหยัดเวลา (และเงิน) สำหรับธุรกิจของเราได้มากเพียงใด หากเราสามารถติดตาม อัปเดต และสื่อสารเกี่ยวกับกำหนดการด้วยวิธีที่ตรงไปตรงมาและง่ายดาย
การเปิดตัวแอปคลาวด์หรือแอปที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่คุ้มค่าและทรงพลังกำลังทำให้ซอฟต์แวร์การจัดทำบัญชีรายชื่อและกำหนดเวลาชั้นนำบางส่วนมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นสองเท่าเมื่อต้องบำรุงรักษา ปฏิบัติการ ฝึกอบรม หรืออัปเกรด
ความก้าวหน้าล่าสุดบางประการในแอปกำหนดเวลาการทำงาน ได้แก่:
- บนคลาวด์พร้อมพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัดหรือใบอนุญาตผู้ใช้
- เครื่องมืออัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI)
- การสื่อสารแบบเรียลไทม์
- การบูรณาการแอพกับผู้ให้บริการรายอื่น (การทำบัญชี แอพกำหนดเวลานัดหมาย ทรัพยากรบุคคล การบัญชี POS ฯลฯ)
- เครื่องมือวิเคราะห์และการวางแผนเชิงคาดการณ์
- การเปรียบเทียบไทม์ชีทและบัตรลงเวลาอัตโนมัติกับความคลาดเคลื่อนของแฟล็ก
- การตรวจสอบการปฏิบัติตามกำหนดการรายสัปดาห์อัตโนมัติ
การปฏิวัติทางดิจิทัลอย่างรวดเร็วในตลาดแอปธุรกิจและผู้บริโภคหมายความว่าแอปบัญชีรายชื่อสามารถแก้ปัญหาหลายประการสำหรับเราในฐานะผู้จัดการ และปัญหาเพิ่มเติมในธุรกิจด้วย เช่น การรักษา/การหมุนเวียนพนักงาน ประสิทธิภาพการทำงาน หรือการลดความซับซ้อนในการสื่อสาร
แอพส่วนใหญ่ในปัจจุบันเสนอเวอร์ชันฟรีเพื่อทดลองใช้และให้เราสำรวจคุณสมบัติและคุณประโยชน์บางอย่าง นี่คือวิธีที่เราจะค้นพบโอกาสที่เราพลาดไปโดยคิดว่าเราไม่มีงบประมาณ เราอาจพบประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มเติมภายในทีมของเรา สำหรับการสื่อสาร การมอบหมายงาน การจัดการ และการกำหนดเวลาอาจนำทีมของเราไปสู่อีกระดับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเรามีธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่การจัดตารางเวลาของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญที่สุด
ติดต่อเราวันนี้เพื่อทดลองใช้ Tommy และค้นพบความง่ายของระบบอัตโนมัติ การสื่อสาร และการจัดการงาน
USA 
AU 
UK 
ES 
FR 
BR 
TH 
IN