Quanto tempo leva para seu trabalho criar sua programação semanal? Quão difícil é cobrir os turnos ou podemos fazê-los no último minuto?
Considere isto quando se trata de planilhas e gerentes criando suas programações semanais de equipe:
- Em média, 140 horas são desperdiçadas anualmente em agendamento feito manualmente com planilhas em vez de aplicativos de agendamento.
- Os gerentes que usam planilhas gastam em média 20% (ou 3,14 horas) de sua semana de trabalho apenas na criação do cronograma de trabalho semanal.
- Média de 2,64 horas. por semana para gerentes de restaurantes, hotéis e escritórios para criação de cronogramas de equipe.
Dependendo do tipo de local em que trabalhamos ou administramos, seja um café, bar, escritório ou restaurante local, é provável que tenhamos um sistema de agendamento de pessoal que possa precisar de um upgrade.
Por que mudar de planilhas para um aplicativo de agendamento de equipe?
Além da potencial curva de aprendizado e do investimento, há uma série de considerações para a maioria dos gerentes ao mudar de planilhas para softwares e aplicativos de agendamento.
Aqui estão 10 razões pelas quais a maioria dos gerentes considera trocar planilhas de aplicativos de agendamento para criar o cronograma de trabalho de sua equipe:
- Eficiência – a maioria dos gerentes passa de horas por semana para apenas alguns minutos e depois cria o cronograma de trabalho semanal de suas equipes
- Disponibilidade – chamadas de última hora significam que verificar a equipe disponível e chamar um substituto é um pesadelo para a maioria dos gerentes, mas alguns cliques e aprovação para outros
- Comunicação – notificar a equipe sobre mudanças de cronograma ou política
- Planejamento – evitar agendamentos duplos e auxiliar na gestão da força de trabalho, agendando melhores equipes e funcionários por turno
- Monitorando – mantém um controle melhor e mais preciso dos turnos e horas da equipe
- Conformidade – onde as planilhas precisam de verificações manuais, os aplicativos de agendamento podem verificar automaticamente se todas as merdas atendem aos requisitos da equipe licenciada
- Gerenciamento de tarefas – as planilhas podem não ser atualizadas, onde um gerente de projeto ou turno precisa ser capaz de ver as tarefas atribuídas à sua equipe para saber no que eles precisam trabalhar
- Automação - o gerente pode automatizar o envio de cartões de ponto ou relatórios, acionar mensagens a serem enviadas à equipe para registrar seu tempo ou ponto de entrada ou saída, ou uma série de outras tarefas com software de agendamento
- Escalabilidade - planilhas ou algum software de agendamento tradicional podem ser limitados quando se trata de aumentar sua equipe de maneira econômica, exigindo economia de tempo ou investimento financeiro em aplicativos de agendamento
- Integração – suas planilhas podem ser integradas ao QuickBooks – mas e seu sistema de RH, CRM, POS ou folha de pagamento?
Benefícios de um aplicativo de agendamento de trabalho
Hoje em dia quase todo mundo na força de trabalho possui um smartphone. De Os usuários de smartphones entre 2017 e 2011 em todo o mundo aumentaram em 49.89%.
Quer se trate de funcionários mais felizes, de gestores menos estressados ou de economia de dinheiro por meio de agendamento eficiente, há uma série de benefícios em ter o software de agendamento certo para nossa equipe.
O software de agendamento pode:
- Reduza o tempo gasto gerenciando agendas pelo 80% e
- Custos trabalhistas em mais de 3%
Alguns dos benefícios quando se trata de aplicativos de agendamento de equipe são:
- Melhores registros para atender aos requisitos de conformidade regulatória
- Mão de obra transparente e rastreamento de custos
- Melhor gerenciamento de tempo e força de trabalho
- Melhor previsão e cobertura de turnos
- Reduza a rotatividade de pessoal e aumente a retenção
É uma dor de cabeça comum para gestores que enviam horários da equipe via e-mail (ou ainda em papel), a equipe pode ocasionalmente faltar aos turnos ou usar o não cumprimento do horário como desculpa. É aqui que os aplicativos são úteis para agendamento, mais especificamente para evitar socos de amigos e para capturar informações importantes, como se eles estão na loja e a que horas exatamente saem. O agendamento de aplicativos resolve esse problema.
Conclusão – Custo das planilhas durante o agendamento de aplicativos salvos
Se enviarmos nossa programação via planilha ou publicá-la on-line, quão difícil será a troca de turnos? Para atualizar a programação para que todos saibam os novos horários?
Nenhuma programação é à prova de balas ou perfeita. É comum que ocorram alterações, trocas ou cancelamentos de última hora. É por isso que é mais sensato considerar quanto tempo economizaríamos (e dinheiro) para o nosso negócio se conseguíssemos acompanhar, atualizar e comunicar o cronograma de maneira direta e fácil.
A introdução de aplicativos econômicos e poderosos em nuvem ou baseados em IA está fazendo com que alguns dos principais softwares de escalação e agendamento de ontem dupliquem o custo quando se trata de manutenção, operação, treinamento ou atualização.
Alguns dos avanços mais recentes em aplicativos de agendamento de trabalho incluem:
- Baseado em nuvem com armazenamento ilimitado ou licenças de usuário.
- Ferramentas de automação alimentadas por Inteligência Artificial (IA).
- Comunicação em tempo real.
- Integração de aplicativos com outros provedores (contabilidade, aplicativos de agendamento de consultas, RH, contabilidade, POS, etc.)
- Análise preditiva e ferramentas de planejamento.
- Comparação automatizada de quadro de horários e cartão de ponto para sinalizar discrepâncias.
- Verificações automatizadas de conformidade do cronograma semanal.
A rápida revolução digital no mercado de aplicativos empresariais e de consumo significa que um aplicativo de escalação pode resolver vários problemas para nós, como gerentes, e também problemas adicionais nos negócios – retenção/rotatividade de pessoal, produtividade ou simplificação da comunicação.
A maioria dos aplicativos hoje oferece uma versão gratuita para tentarmos explorar alguns dos recursos e benefícios. É assim que podemos descobrir algumas das oportunidades que perdemos por pensar que não tínhamos orçamento. Podemos encontrar produtividade adicional em nossa equipe, pois a comunicação, atribuição de tarefas, gerenciamento e agendamento podem levar nossa equipe ao próximo nível, especialmente se tivermos uma empresa de pequeno e médio porte onde o agendamento de pessoal é uma prioridade fundamental.
Contate-nos hoje para experimentar o Tommy e descobrir a facilidade de automação, comunicação e gerenciamento de tarefas.
USA 
AU 
UK 
ES 
FR 
BR 
TH 
IN