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वर्क शेड्यूलिंग ऐप्स स्प्रेडशीट की लागत को कैसे बचाते हैं?

शेड्यूलिंग ऐप्स कैसे काम करते हैं
शेड्यूलिंग ऐप्स कैसे काम करते हैं

आपके कार्य को अपना साप्ताहिक शेड्यूल बनाने में कितना समय लगता है? शिफ्टों को कवर करना कितना मुश्किल है या क्या हम उन्हें आखिरी मिनट में कवर कर सकते हैं?

जब स्प्रेडशीट और प्रबंधकों द्वारा अपने साप्ताहिक स्टाफ शेड्यूल बनाने की बात आती है तो इस पर विचार करें:

  • स्प्रेडशीट बनाम शेड्यूलिंग ऐप्स के साथ मैन्युअल रूप से किए गए शेड्यूलिंग पर सालाना औसतन 140 घंटे बर्बाद होते हैं।
  • स्प्रेडशीट का उपयोग करने वाले प्रबंधक केवल साप्ताहिक कार्य शेड्यूल बनाने पर अपने कार्य सप्ताह का औसतन 20% (या 3.14 घंटे) खर्च करते हैं।
  • औसत 2.64 घंटे. रेस्तरां, होटल और कार्यालय प्रबंधकों के लिए अपनी टीम का शेड्यूल बनाने के लिए प्रति सप्ताह।

हम जिस स्थान पर काम करते हैं या उसे प्रबंधित करते हैं, चाहे वह स्थानीय कैफे, बार, कार्यालय या रेस्तरां हो, उसके आधार पर, संभावना है कि हमारे पास कर्मचारियों को शेड्यूल करने के लिए एक प्रणाली है जो अपग्रेड के कारण हो सकती है।

स्प्रेडशीट से स्टाफ़ शेड्यूलिंग ऐप पर स्विच क्यों करें?

संभावित सीखने की अवस्था और निवेश के अलावा, स्प्रेडशीट से शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर और ऐप्स पर स्विच करते समय अधिकांश प्रबंधकों के लिए कई विचार होते हैं।

यहां 10 कारण दिए गए हैं कि अधिकांश प्रबंधक अपनी टीम के कार्य शेड्यूल को बनाने के लिए शेड्यूलिंग ऐप्स के लिए स्प्रेडशीट स्विच करने पर विचार करते हैं:

  1. क्षमता - अधिकांश प्रबंधक प्रत्येक सप्ताह घंटों से लेकर केवल मिनटों तक अपनी टीमों का साप्ताहिक कार्य शेड्यूल बनाते हैं
  2. उपलब्धता - आखिरी मिनट में कॉल-आउट का मतलब है कि उपलब्ध कर्मचारियों की जांच करना और प्रतिस्थापन को कॉल करना अधिकांश प्रबंधकों के लिए एक दुःस्वप्न है, लेकिन दूसरों के लिए कुछ क्लिक और अनुमोदन
  3. संचार - शेड्यूल या नीति परिवर्तनों के बारे में कर्मचारियों को सूचित करना
  4. योजना - दोहरे शेड्यूलिंग को रोकें और कार्यबल प्रबंधन में सहायता करें प्रति पाली बेहतर टीमों और कर्मचारियों का शेड्यूल करना
  5. नज़र रखना - शिफ्ट और स्टाफ के घंटों का बेहतर और अधिक सटीक ट्रैक रखता है
  6. अनुपालन - जहां स्प्रैडशीट्स को मैन्युअल जांच की आवश्यकता होती है, शेड्यूलिंग ऐप्स स्वचालित रूप से जांच कर सकते हैं कि सभी चीजें लाइसेंस प्राप्त कर्मचारियों की आवश्यकताओं को पूरा करती हैं
  7. कार्य प्रबंधन - स्प्रेडशीट अपडेट नहीं हो सकती हैं, जहां एक प्रोजेक्ट या शिफ्ट मैनेजर को यह जानने के लिए अपनी टीम को सौंपे गए कार्यों को देखने में सक्षम होना होगा कि उन्हें किस पर काम करने की आवश्यकता है
  8. स्वचालन - प्रबंधक टाइमकार्ड या रिपोर्ट भेजने को स्वचालित कर सकता है, कर्मचारियों को उनके समय या घड़ी के इन-आउट रिकॉर्ड करने के लिए भेजे जाने वाले संदेशों को ट्रिगर कर सकता है, या शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर के साथ कई अन्य कार्य कर सकता है
  9. अनुमापकता - जब आपकी टीम को किफायती रूप से विकसित करने की बात आती है, तो स्प्रेडशीट या कुछ पारंपरिक शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर सीमित हो सकते हैं, समय या वित्तीय निवेश शेड्यूलिंग ऐप्स की आवश्यकता होती है।
  10. एकीकरण - आपकी स्प्रैडशीट्स QuickBooks के साथ एकीकृत हो सकती हैं - लेकिन आपके HR, CRM, POS, या पेरोल सिस्टम के बारे में क्या?

कार्य शेड्यूलिंग ऐप के लाभ

आजकल कार्यबल में लगभग हर किसी के पास स्मार्टफोन है। से 2017-2011 में दुनिया भर में स्मार्टफोन उपयोगकर्ताओं में 49.89% की वृद्धि हुई.

चाहे वह अधिक खुश कर्मचारी हों, कम तनावग्रस्त प्रबंधक हों, या कुशल शेड्यूलिंग के माध्यम से पैसे बचाना हो, हमारी टीम के लिए सही शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर होने के कई लाभ हैं।

शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर यह कर सकता है:

  • शेड्यूल प्रबंधित करने में लगने वाले समय को 80% तक कम करें और
  • श्रम लागत 3% से अधिक

जब स्टाफ शेड्यूलिंग ऐप्स की बात आती है तो कुछ लाभ इस प्रकार हैं:

  • नियामक अनुपालन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए बेहतर रिकॉर्ड
  • पारदर्शी श्रम और लागत ट्रैकिंग
  • बेहतर समय और कार्यबल प्रबंधन
  • बेहतर पूर्वानुमान और बदलाव कवरेज
  • स्टाफ टर्नओवर कम करें और प्रतिधारण बढ़ाएँ

भेजने वाले प्रबंधकों के लिए यह एक सामान्य सिरदर्द है स्टाफ कार्यक्रम ईमेल के माध्यम से (या अभी भी कागज का उपयोग करके) कर्मचारी कभी-कभी शिफ्ट मिस कर सकते हैं या शेड्यूल न मिलने को बहाने के रूप में उपयोग कर सकते हैं। यह वह जगह है जहां ऐप्स शेड्यूलिंग के लिए काम में आते हैं, विशेष रूप से दोस्तों को टकराव से बचाने के लिए और महत्वपूर्ण जानकारी हासिल करने के लिए जैसे कि वे दुकान पर हैं या नहीं और वास्तव में किस समय निकलते हैं। शेड्यूलिंग ऐप्स इस समस्या का समाधान करते हैं.

निष्कर्ष - ऐप्स शेड्यूल करते समय स्प्रेडशीट की लागत बचती है

यदि हम अपना शेड्यूल स्प्रेडशीट के माध्यम से भेज रहे हैं या इसे ऑनलाइन पोस्ट कर रहे हैं, तो शिफ्ट बदलना कितना मुश्किल है? शेड्यूल अपडेट करें ताकि सभी को नया समय मिल सके?

कोई भी शेड्यूल बुलेटप्रूफ या परफेक्ट नहीं है। अंतिम समय में बदलाव, स्वैप या रद्दीकरण आम बात है। इसीलिए इस पर विचार करना बुद्धिमानी है कि यदि हम सीधे और आसान तरीके से शेड्यूल को ट्रैक, अपडेट और संचार करने में सक्षम होते तो हम अपने व्यवसाय के लिए कितना समय (और पैसा) बचाएंगे।

लागत प्रभावी और शक्तिशाली क्लाउड या एआई-संचालित ऐप्स की शुरूआत कल के कुछ प्रमुख रोस्टरिंग और शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को बनाए रखने, संचालन, प्रशिक्षण या अपग्रेड करने की लागत को दोगुना कर रही है।

कार्य शेड्यूलिंग ऐप्स में कुछ नवीनतम प्रगति में शामिल हैं:

  • असीमित भंडारण या उपयोगकर्ता लाइसेंस के साथ क्लाउड-आधारित।
  • आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई) संचालित स्वचालन उपकरण।
  • वास्तविक समय संचार.
  • अन्य प्रदाताओं के साथ ऐप्स का एकीकरण (बहीखाता, अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग ऐप्स, एचआर, अकाउंटिंग, पीओएस, आदि)
  • पूर्वानुमानित विश्लेषण और योजना उपकरण.
  • फ़्लैग विसंगतियों से स्वचालित टाइमशीट और टाइमकार्ड की तुलना।
  • स्वचालित साप्ताहिक शेड्यूल अनुपालन जाँच।

व्यवसाय और उपभोक्ता ऐप बाज़ार में तेजी से डिजिटल क्रांति का मतलब है कि एक रोस्टरिंग ऐप प्रबंधकों के रूप में हमारे लिए कई समस्याओं का समाधान कर सकता है, और व्यवसाय में अतिरिक्त समस्याओं को भी हल कर सकता है - स्टाफ प्रतिधारण/कारोबार, उत्पादकता, या संचार को सरल बनाना।

आज अधिकांश ऐप्स हमें कुछ सुविधाओं और लाभों का पता लगाने के लिए मुफ़्त संस्करण प्रदान करते हैं। इस तरह हम उन कुछ अवसरों की खोज कर सकते हैं जिन्हें हम यह सोचकर गँवा चुके हैं कि हमारे पास बजट नहीं है। हमें अपनी टीम के भीतर अतिरिक्त उत्पादकता मिल सकती है, क्योंकि संचार, कार्य, प्रबंधन और शेड्यूलिंग हमारी टीम को अगले स्तर पर ला सकती है, खासकर यदि हमारे पास छोटे से मध्यम आकार का व्यवसाय है जहां कर्मचारियों का शेड्यूल प्रमुख प्राथमिकता है।

टॉमी को आज़माने और स्वचालन, संचार और कार्य प्रबंधन की आसानी जानने के लिए आज ही हमसे संपर्क करें।