¿Es usted nuevo en el campo de los MSP y no está seguro de cómo incorporar a sus clientes? Este artículo puede ayudarte con eso.
La incorporación es crucial para brindar una experiencia positiva al cliente y ayuda a retenerlo. Entonces, para ayudarlo en este proceso, aquí hay diez pasos simples que debe seguir.
Importancia de seguir una lista de verificación de incorporación
Existen muchos beneficios al utilizar una lista de verificación de incorporación para los clientes. Aquí están la mayoría de ellos:
- ●Comunicación mejorada
- ●Entrenamiento más rápido
- ●Mayor conocimiento de sus clientes
- ●Una experiencia consistente y positiva para los clientes.
- ●Aumento de la retención de clientes
- ●Transición coordinada para sistemas y proveedores.
- ●Disminución de la pérdida de clientes
- ●Conversión de prueba gratuita a pago
- ●Adopción mejorada de funciones y productos
1.Recopilar información sobre el cliente
Debe aprender todo lo que pueda sobre su cliente para poder descubrir qué necesita su empresa. Puede enviar un cuestionario que pregunte los detalles importantes sobre ellos. Luego podrá hablar más sobre ello durante su reunión inicial.
Aquí está la información que debe obtener de ellos:
- ●Nombre de la empresa
- ●Persona de contacto
- ●Nivel de servicio
- ●Número de servidores y costo
- ●Número de estaciones de trabajo y costo
- ●Se requieren servicios administrados
- ●Especificaciones del servidor y la estación de trabajo.
- ●Documentación existente
- ●Credenciales de cuenta para todos los equipos y sistemas.
- ●Permisos y definiciones de funciones del cliente
- ●Detalles específicos de la empresa
- ●Instrucciones de respuesta a emergencias
- ●Detalles de terceros sobre garantías de hardware, cuentas de ISP y soporte para aplicaciones de línea de negocio.
2.Firmar el Acuerdo de Nivel de Servicio
Este es un paso crucial en la incorporación de su cliente. Cree un contrato personalizado que se ajuste a las necesidades y requisitos del cliente. El SLA debe establecer lo que su cliente puede esperar de usted y lo que su empresa espera de él.
Cuando haya terminado de redactar el contrato, consulte con su abogado o equipo legal para verificar si respeta la ley y reduce las posibles responsabilidades.
3.Dale una cálida bienvenida
Después de firmar el SLA, envíe un paquete de bienvenida para generar confianza y presentarles su empresa. Aquí te dejamos algunos datos que debes incluir:
- Detalles de la organización – incluye la historia, visión y misión de su empresa.
- Resumen de tus objetivos – Resuma sus planes y objetivos.
- Ofertas de servicios – recordarles los servicios que pueden utilizar.
- Línea de tiempo del proyecto - indicar las fases e hitos del proyecto.
- Calendario de reuniones - especifique cuántas veces y durante cuánto tiempo deben reunirse.
- Lista de quehaceres - mencione las cosas que el cliente necesita hacer y las tareas en las que su equipo está trabajando.
- Información relacionada - incluye guías de productos, artículos y blogs que puedan necesitar.
- Recomendaciones de clientes - puede colocar la reseña de otro cliente para tranquilizar a su nuevo cliente sobre sus servicios.
4.Tener una reunión inicial
Este es otro paso esencial en el proceso de incorporación porque ayudará a generar confianza y relaciones. Si la reunión es en línea, pregúntele a su cliente si puede grabarla para referencias futuras. Si la reunión es en persona, asegúrese de tomar notas.
Estas son las cosas que necesita discutir:
- ●Presente a su equipo y sus responsabilidades.
- ●Mencionar la tecnología que el cliente puede utilizar.
- ●Revisar los objetivos y expectativas del cliente.
- ●Discutir hitos y cronogramas.
- ●Preguntas y respuestas para ambas partes
- ●Revisar las cosas discutidas y las nuevas tareas necesarias por realizar.
5.Importar datos del cliente
Es necesario conectar varias herramientas a fuentes de datos o importar los datos del cliente para su uso. Para cumplir con este proceso, debes realizar los siguientes pasos:
5.1 Asignar un profesional para conectar las cuentas y gestionar la importación de datos.
5.2 Recopile información basada en lo aprendido durante el registro.
5.3 Colocar datos ficticios para comprobar el proceso de importación.
Dado que la importación de datos es complicada, debes transferir información sin problemas utilizando varios flujos de trabajo. Realice una evaluación de seguridad y aplique la autenticación multifactor (MFA). También se puede utilizar un punto de seguridad de importación de datos.
Si desea fortalecer el modelo de seguridad, separe la configuración de seguridad para cada modo de entrada e integración de datos. Automatizar el proceso también puede minimizar errores y otros problemas.
6.Sistemas de sincronización
Esta es otra parte fundamental del proceso de incorporación. Debe planificar cuidadosamente y monitorear este proceso. También debe comprender las aplicaciones de su cliente y la estructura de biblioteca de su sistema.
Cuando se ejecutan dos sistemas en paralelo, se necesitan las mejores prácticas de control de cambios. Si puede, limite los cambios en el sistema existente del cliente mientras realiza la sincronización.
7.Configurar el monitoreo y la administración remotos
La supervisión y gestión remotas (RMM) son esenciales para comprobar la infraestructura de su cliente y responder de forma proactiva. Estas son las cosas que debe hacer para este proceso:
7.1 Instale agentes RMM en los dispositivos móviles, servidores y estaciones de trabajo de su cliente.
7.2 Asegúrese de la compatibilidad de su herramienta RMM con rutinas de respaldo y programas antivirus.
7.3 Pruebe las alertas y el monitoreo para asegurarse de que estén funcionando.
7.4 Instalar antivirus en dispositivos móviles, servidores y sistemas.
8.Organizar la formación
Es posible que su nuevo cliente no sepa cómo utilizar de manera eficiente su software de soporte técnico. Entonces, para ayudarlos, programe una reunión para capacitarlos al respecto.
Trate de que sea breve pero informativo, para que no se sobrecarguen de información. También puedes darles un regalo de agradecimiento por asistir a la formación.
9.Emitir en vivo
Este paso es necesario para finalizar el proceso de incorporación. Ahora puede enviar un correo electrónico a su cliente indicando que todo está configurado y que el SLA ya está vigente.
10.Seguimiento
Envíe a su nuevo cliente otro cuestionario sobre la incorporación finalizada. Solicite sus comentarios para saber qué hizo bien y qué se puede mejorar.
Después de la reunión inicial, puedes llamar después de dos semanas para comprobar si todo está funcionando bien. Además, programe revisiones mensuales y trimestrales. Pregúnteles si tienen problemas o inquietudes. De esta forma, el cliente sentirá que te preocupas por él.
Durante esas revisiones, también puede informar los hitos completados para mostrar el valor que les está dando.
Conclusión
Tener un nuevo cliente es apasionante para una empresa. Al brindarles una excelente experiencia de incorporación, hará que ellos también se sientan entusiasmados de trabajar con usted.
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