Você é novo na área de MSP e não tem certeza de como integrar seus clientes? Este artigo pode ajudá-lo com isso.
A integração é crucial para proporcionar uma experiência positiva ao cliente e ajuda na sua retenção. Então, para te ajudar nesse processo, aqui estão dez passos simples que você deve seguir.
Importância de seguir uma lista de verificação de integração
Há muitos benefícios em usar uma lista de verificação de integração para clientes. Aqui estão a maioria deles:
- ●Melhor comunicação
- ●Treinamento mais rápido
- ●Maior conhecimento de seus clientes
- ●Uma experiência consistente e positiva para os clientes
- ●Aumento na retenção de clientes
- ●Transição coordenada para sistemas e fornecedores
- ●Diminuição da rotatividade de clientes
- ●Conversão de avaliação gratuita para paga
- ●Recursos aprimorados e adoção de produtos
1. Colete informações sobre o cliente
Você deve aprender tudo o que puder sobre seu cliente para descobrir o que a empresa dele precisa. Você pode fornecer um questionário que pergunte detalhes importantes sobre eles. Depois, você poderá falar mais sobre isso durante a reunião inicial.
Aqui estão as informações que você deve obter deles:
- ●Nome da empresa
- ●Pessoa de contato
- ●Nível de serviço
- ●Número de servidores e custo
- ●Número de estações de trabalho e custo
- ●Serviços gerenciados necessários
- ●Especificações do servidor e da estação de trabalho
- ●Documentação existente
- ●Credenciais de conta para todos os equipamentos e sistemas
- ●Definições e permissões de função do cliente
- ●Detalhes específicos da empresa
- ●Instruções de resposta a emergências
- ●Detalhes de terceiros sobre garantias de hardware, contas de ISP e suporte para aplicativos de linha de negócios.
2.Assine o Acordo de Nível de Serviço
Esta é uma etapa crucial na integração do seu cliente. Crie um contrato personalizado que atenda às necessidades e exigências do cliente. O SLA deve definir o que seu cliente pode esperar de você e o que sua empresa espera dele.
Quando terminar de redigir o contrato, consulte seu advogado ou equipe jurídica para verificar se ele respeita a lei e reduz possíveis responsabilidades.
3. Dê boas-vindas calorosas
Após assinar o SLA, envie um pacote de boas-vindas para construir confiança e apresentar sua empresa a eles. Aqui estão alguns dados que você deve incluir:
- Detalhes da organização – inclui a história, visão e missão da sua empresa.
- Resumo de seus alvos – resuma seus planos e objetivos.
- Ofertas de serviços - lembre-os dos serviços que podem usar.
- Cronograma do projeto - indicar as fases e marcos do projeto.
- Agenda de reuniões - especifique quantas vezes e por quanto tempo você precisa se encontrar.
- Lista de afazeres - mencione coisas que o cliente precisa fazer e tarefas nas quais sua equipe está trabalhando.
- Informação relacionada - inclui guias de produtos, artigos e blogs que eles podem precisar.
- Depoimentos de clientes - você pode fazer a avaliação de outro cliente para tranquilizar seu novo cliente sobre seus serviços.
4. Faça uma reunião inicial
Esta é outra etapa essencial no processo de integração porque ajudará a construir confiança e relacionamentos. Se a reunião for online, pergunte ao seu cliente se você pode gravá-la para referências futuras. Se a reunião for presencial, não deixe de fazer anotações.
Aqui estão as coisas que você precisa discutir:
- ●Apresente sua equipe e suas responsabilidades
- ●Mencione a tecnologia que o cliente pode usar
- ●Revisar as metas e expectativas do cliente
- ●Discutir marcos e cronogramas
- ●Perguntas e respostas para ambas as partes
- ●Revisar os assuntos discutidos e as novas tarefas que precisam ser realizadas
5.Importar dados do cliente
Várias ferramentas precisam estar conectadas a fontes de dados ou exigem a importação dos dados do cliente para uso. Para cumprir este processo, você deve seguir os seguintes passos:
5.1 Designe um profissional para conectar as contas e gerenciar a importação de dados.
5.2 Colete informações com base em seu aprendizado durante a inscrição.
5.3 Coloque dados fictícios para verificar o processo de importação.
Como a importação de dados é complicada, você deve transferir informações sem problemas usando vários fluxos de trabalho. Faça uma avaliação de segurança e aplique a autenticação multifator (MFA). Uma segurança de ponto de importação de dados também pode ser usada.
Se quiser fortalecer o modelo de segurança, separe a configuração de segurança para cada modo de entrada e integração de dados. Automatizar o processo também pode minimizar erros e outros problemas.
6. Sistemas de sincronização
Esta é outra parte crítica do processo de integração. Você deve planejar cuidadosamente e monitorar esse processo. Você também deve compreender os aplicativos do seu cliente e a estrutura da biblioteca do sistema.
Quando você executa dois sistemas em paralelo, são necessárias práticas recomendadas de controle de alterações. Se possível, limite as alterações no sistema existente do cliente enquanto estiver sincronizando.
7.Configurar monitoramento e gerenciamento remoto
O Monitoramento e Gerenciamento Remoto (RMM) é essencial para verificar a infraestrutura do seu cliente e responder proativamente. Aqui estão as coisas que você deve fazer para este processo:
7.1 Instale agentes RMM nos dispositivos móveis, servidores e estações de trabalho do seu cliente.
7.2 Garanta a compatibilidade de sua ferramenta RMM com rotinas de backup e programas antivírus.
7.3 Teste os alertas e o monitoramento para ter certeza de que estão funcionando.
7.4 Instale antivírus em dispositivos móveis, servidores e sistemas.
8. Organizar o treinamento
Seu novo cliente pode não saber como usar seu software de suporte técnico com eficiência. Então, para ajudá-los, marque uma reunião para treiná-los sobre o assunto.
Tente ser curto, mas informativo, para que não fiquem sobrecarregados de informações. Você também pode dar-lhes um presente de agradecimento por participarem do treinamento.
9. Entre ao vivo
Esta etapa é necessária para finalizar o processo de integração. Agora você pode enviar um e-mail ao seu cliente informando que tudo está configurado e que o SLA já está em vigor.
10. Acompanhamento
Envie ao seu novo cliente outro questionário sobre a integração concluída. Peça feedback para saber o que fez certo e o que pode ser melhorado.
Após a reunião inicial, você pode ligar depois de duas semanas para verificar se tudo está funcionando bem. Além disso, agende revisões mensais e trimestrais. Pergunte-lhes se eles têm problemas ou preocupações. Desta forma, o cliente sentirá que você se preocupa com ele.
Durante essas revisões, você também pode relatar os marcos concluídos para mostrar o valor que está atribuindo a eles.
Conclusão
Ter um novo cliente é emocionante para uma empresa. Ao proporcionar a eles uma ótima experiência de integração, você também fará com que eles se sintam entusiasmados em trabalhar com você.
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