Lorsqu'il s'agit de planifier le personnel des bars, des cafés ou des restaurants, cela peut être quelque chose que les managers peuvent craindre ou vénérer. Craint en ce qui concerne la complexité de la planification et les erreurs potentielles dues aux changements d'équipes. Vénéré lorsqu'il est fait correctement pour les opportunités qu'il présente pour les clients et le personnel lorsque l'équipe de rêve gère en douceur le dîner du vendredi ou le petit-déjeuner du dimanche.
Alors, quels sont les secrets d’une planification efficace. Voici nos 4 conseils pour vous aider à planifier le personnel de votre café, bar ou restaurant et qui vous aideront à reprendre votre vie en main en transformant la planification en un jeu d'enfant !
#1 - Développer une stratégie de planification intelligente
Avoir une stratégie de planification commence par être cohérent. La meilleure façon de garantir cela est d’avoir une approche systématique de la planification.
- Quelle est votre stratégie en matière de planning ?
- Avez-vous une journée régulière chaque semaine où vous vous asseyez pour compléter la liste et/ou une journée et une heure auxquelles le personnel peut s'attendre à obtenir son emploi du temps chaque semaine ?
Les directeurs de restaurants haut de gamme connaissent l'importance de planifier leurs meilleurs employés pour leurs quarts de travail chargés. Mais la planification du personnel ne consiste pas seulement à assurer la couverture des quarts de travail. Il est préférable de s’assurer d’avoir la bonne équipe avec un personnel compétent pour les périodes de trading les plus cruciales ? Cela permet de réduire votre charge de travail, votre stress et vous donne la possibilité de vous occuper de vos clients. Un service de qualité contribue à développer la réputation, les demandes de réservation et garantit la satisfaction du personnel, ce qui peut être le résultat direct d'une planification intelligente.
- Classez d'abord les équipes occupées avec votre meilleur personnel, puis travaillez à rebours.
- De nombreux managers commencent dès le premier jour de travail, ce qui finit toujours par nécessiter du temps supplémentaire pour retravailler la liste en cas de sur-planification du personnel clé ou de manque de personnel le vendredi ou le samedi parce que vous placez vos meilleurs collaborateurs le mardi ou le mercredi.
- Minimisez les horaires consécutifs pour le personnel afin d’éviter l’épuisement professionnel.
- Ils peuvent appeler pendant plus d'heures… Mais il est probable que le personnel de fermeture et d'ouverture ne fermera pas correctement s'il est le premier le lendemain.
- Soudain, des emplois manquent, s'accumulent dans un véritable désordre et les nouveaux employés reprennent ces mauvaises habitudes. Les clients constatent le déclin de l'activité, entraînant une baisse des ventes. Pourquoi éteindre les incendies alors que vous pourriez installer des systèmes de gicleurs.
- Diffusez le planning à la même heure chaque semaine.
- De cette façon, le personnel sait exactement quand il recevra son emploi du temps, sait quand s'y attendre et ne peut pas utiliser l'excuse pour manquer un quart de travail parce qu'il n'avait pas l'horaire.
- Passez à une planification bihebdomadaire si vous travaillez actuellement chaque semaine.
- REMARQUE : une mensuelle peut prendre du temps avec des échanges et des modifications, elle n'est donc pas recommandée pour les grandes équipes.
- Fixez un jour et une heure limites pour les demandes de congés – si vous publiez le calendrier le dimanche à 12 heures, fixez le jeudi à 17 heures comme date limite pour toutes les demandes de congés.
- Si le vendredi est votre soirée la plus chargée, vous ne voulez pas que le personnel discute de la liste ou des congés pendant que vous essayez de gérer un dîner chargé.
#2 - Échangez 1 transfert d'argent contre un quart de jour pour tout le personnel toutes les deux semaines afin de créer des opportunités inattendues
- Avoir votre meilleur barman pour certains quarts de travail pourrait augmenter la fréquentation et faire de ce qui était autrefois une période calme votre période la plus occupée, en raison de l'amélioration du service client.
- De plus, vous découvrirez peut-être qu'un nouveau membre du personnel intervient parce qu'il en a l'opportunité et devient votre travailleur le plus compétent et le meilleur après l'avoir programmé pour un quart de travail chargé.
- Alternativement, votre nouveau personnel brillant partira si vous leur donnez des changements de merde, et vos meilleurs employés pourraient se relâcher s'ils savent qu'ils auront toujours les changements d'argent.
#3 – Envisagez de passer à l'application de liste/planification
Le temps est l’atout le plus précieux de tout manager. De nombreuses applications disponibles aujourd'hui offrent des fonctionnalités qui pourraient vous faire gagner du temps et vous éviter des maux de tête, ainsi qu'une assistance supplémentaire qu'un assistant personnel fournirait. En exploitant les dernières avancées technologiques fournies par les applications de planification, telles que l'analyse et l'automatisation, de nombreux responsables de l'hôtellerie libèrent du temps pour analyser leur activité, ce qui les aide à prendre des décisions et des changements cruciaux.
Les applications de gestion des listes offrent les moyens de déléguer et d'automatiser là où les plannings papier ne le peuvent pas. Les plannings papier sont rarement cohérents pour le personnel lorsqu'ils disposent de copies différentes en raison d'échanges. Le papier aide rarement les gestionnaires à gérer le calendrier de manière efficace ou efficiente. Cela les éloigne de tâches importantes, évitez cela en utilisant une application de planification, comme Tommy.
- Des applications ou des logiciels de planification ont été créés pour résoudre de nombreux problèmes de planification qui affligent les entreprises utilisant des logiciels traditionnels sur papier ou obsolètes.
- Cela signifie que changer votre logiciel de planification s'il est obsolète pourrait en réalité résoudre d'innombrables autres problèmes dans votre entreprise, notamment la rétention du personnel et la gestion des horaires.
Des applications telles que Tommy vous permettent de définir des déclencheurs lorsque les conditions sont remplies pour entreprendre certaines actions. Cela peut être par exemple l'envoi de rappels pour rassembler toutes les demandes de congés avant le jeudi à 17 heures ou la vérification que le personnel n'obtient pas accidentellement des tarifs d'heures supplémentaires lors d'un échange de dernière minute avec d'autres membres du personnel.
Les applications de rostering sont également inestimables pour la planification des ressources et le contrôle des coûts. Une planification efficace signifie que le personnel est moins stressé par la vie à l'extérieur ou par le travail, et sera donc moins poussé à démissionner. Cela donne également aux managers plus de temps pour se concentrer sur ce qui est important. Pour une fraction du coût par rapport à l'embauche d'un assistant personnel, imaginez si vous pouviez obtenir 10 fois plus de cohérence et de fiabilité dans la gestion du planning de votre équipe avec une fraction du temps requis. Cela permettrait non seulement d'économiser du temps et de l'argent, mais aussi de préserver votre santé mentale.
#4 - Gérer les échanges de postes avec transparence et autorité
Peu importe la quantité de travail et d'efforts que vous consacrez à la création de l'horaire idéal, le personnel aura parfois d'autres priorités ou des incidents inattendus qui nécessiteront un congé. Des changements ou des appels de dernière minute pourraient vous obliger à vous démener avant le dîner pour ajouter un autre stress à votre assiette remplie. Il se peut également que vous pensiez que vous avez réalisé un budget et des bénéfices, pour découvrir plus tard que vous devez payer des heures supplémentaires pour du personnel dont vous ne saviez pas qu'il avait déjà travaillé des heures supplémentaires cette semaine-là.
En règle générale pour la planification :
- Expliquez clairement qu'il est de la responsabilité du personnel de couvrir les quarts de travail, mais que vous êtes responsable de l'approbation finale.
- Cela peut facilement être géré plusieurs fois via une application de liste ou de planification.
- Si vous utilisez des calendriers d'envoi papier ou texte, simplifiez les choses en vous assurant que l'échange d'équipes ou leur couverture est toujours approuvé par vous.
De plus, vous pouvez utiliser un système de regroupement du personnel pour garantir que les échanges concernent uniquement le personnel de chaque groupe :
- Affectez chaque membre du personnel à un groupe en fonction de ses compétences/expériences afin que le personnel de chaque groupe puisse remplacer le personnel du même groupe.
- Vous ne voudriez pas qu'un barman essaie de couvrir un quart de travail de cuisine ou vice versa, et encore moins que votre meilleur personnel prenne un vendredi de congé pendant l'heure du dîner, que Phil, le nouveau personnel inexpérimenté et mineur, couvre son quart de travail.
En conclusion : Une planification plus intelligente permet aux gestionnaires de travailler à la croissance de l'entreprise plutôt qu'à la gestion des horaires et de la couverture des quarts de travail.
Une planification efficace a le pouvoir de transformer votre entreprise si elle est effectuée correctement, que vous utilisiez une application, que vous envoyiez par e-mail ou par SMS, ou même sur de vieilles feuilles de papier. Comme le dit le proverbe, l’obstacle est le chemin. Lorsqu'elle est effectuée correctement, la planification hebdomadaire peut être des épinards pour votre Popeye plutôt que de la kryptonite pour votre Superman.
- Aidez à réduire le roulement du personnel.
- Augmenter la rétention du personnel.
- Maîtrisez les coûts d’exploitation.
- Réduisez la charge de travail là où vous pouvez avoir une vie.
- Assurez-vous que les échanges de quarts de travail et les demandes de congés aident l’équipe (ce qui lui fait trop de mal).
- Améliorez le bonheur au travail.
- Qui sait, cela pourrait même inciter le personnel à venir travailler.
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