Quando se trata de agendamento de pessoal para bares, cafés ou restaurantes, pode ser algo que os gestores temem ou reverenciam. Temido quando se trata da complexidade do agendamento e de possíveis erros devido à troca de turnos. Reverenciado quando feito corretamente pelas oportunidades que apresenta para clientes e funcionários quando o time dos sonhos lida com o jantar de sexta-feira ou o café da manhã de domingo sem problemas.
Então, quais são os segredos para um agendamento eficaz. Aqui estão nossas 4 dicas para ajudar no agendamento da equipe do seu café, bar ou restaurante, que o ajudarão a recuperar sua vida, transformando o agendamento em uma brisa!
#1 - Desenvolva uma estratégia de agendamento inteligente
Ter uma estratégia de agendamento começa com ser consistente. A melhor maneira de garantir isso é ter uma abordagem sistemática de agendamento.
- Qual é a sua estratégia em relação ao agendamento?
- Você tem um dia normal da semana em que se senta para completar a escalação e/ou um dia e horário que a equipe pode esperar para receber sua programação toda semana?
Os gerentes de restaurantes sofisticados sabem a importância de ter seus funcionários de alto nível programados para os turnos movimentados. Mas agendar pessoal não significa apenas cobrir os turnos. É melhor garantir que você tenha a equipe certa com funcionários competentes para os momentos de negociação mais cruciais? Isso ajuda a reduzir sua carga de trabalho e estresse e fornece suporte para cuidar de seus clientes. Um serviço de qualidade ajuda a aumentar a reputação, as solicitações de reserva e garante a satisfação da equipe, o que pode ser resultado direto de um agendamento inteligente.
- Liste os turnos ocupados primeiro com sua melhor equipe e depois trabalhe de trás para frente.
- Muitos gestores começam desde o primeiro dia de trabalho, o que acaba sempre exigindo tempo adicional para refazer a escala de escala quando há excesso de agendamento de pessoal-chave ou quando faltam sextas ou sábados porque você coloca sua melhor equipe na terça ou quarta-feira.
- Minimize o agendamento consecutivo da equipe para evitar o esgotamento.
- Eles podem ligar por mais horas… Mas é provável que o pessoal que fecha e abre não feche corretamente se for o primeiro no dia seguinte.
- De repente, os empregos são perdidos, tornam-se uma grande confusão e os novos funcionários adquirem esses maus hábitos. Os clientes veem o declínio do negócio, levando a um declínio nas vendas, por que apagar incêndios quando você poderia instalar sistemas de sprinklers.
- Divulgue a programação no mesmo horário todas as semanas.
- Dessa forma, a equipe sabe exatamente quando receberá seu horário, sabe quando esperá-lo e não pode usar a desculpa de perder um turno por não ter horário.
- Mude para a programação quinzenal se você atualmente faz isso semanalmente.
- NOTA: mensalmente pode acabar demorando com trocas e alterações, por isso não é recomendado para equipes maiores.
- Defina um dia e horário limite para folga de solicitações – se você liberar a programação aos domingos às 12h, faça com que quinta-feira, às 17h, seja o prazo final para todas as solicitações de folga.
- Se sexta-feira é sua noite mais movimentada, você não quer que a equipe discuta a lista ou o tempo livre enquanto você tenta lidar com a correria do jantar.
#2 - Trocar 1 turno monetário por turno de 1 dia para todos os funcionários a cada duas semanas para criar oportunidades inesperadas
- Ter o seu melhor bartender em determinados turnos de almoço pode aumentar o patrocínio e transformar o que antes era um momento tranquilo em um momento mais movimentado, devido à atualização no atendimento ao cliente.
- Além disso, você pode descobrir que um novo membro da equipe se destaca porque tem a oportunidade e se torna o melhor e mais competente funcionário após agendá-lo para um turno movimentado.
- Alternativamente, sua nova equipe estrela brilhante irá embora se você lhes der turnos ruins, e sua melhor equipe poderá afrouxar se souberem que sempre terão os turnos de dinheiro.
#3 - Considere mudar para o aplicativo Rostering/Scheduling
O tempo é o bem mais valioso para qualquer gestor. Muitos aplicativos disponíveis hoje oferecem recursos que podem economizar tempo e dores de cabeça, além de fornecer suporte adicional que um assistente pessoal faria. Ao aproveitar os mais recentes avanços tecnológicos fornecidos pelas aplicações de agendamento, como análise e automação, muitos gestores de hotelaria libertam tempo para analisar os seus negócios, o que ajuda a tomar decisões e mudanças cruciais.
Os aplicativos de escalação fornecem os meios para delegar e automatizar onde as programações em papel não conseguem. As programações em papel raramente são consistentes para os funcionários quando eles têm cópias diferentes devido a trocas. O papel raramente ajuda os gerentes a gerenciar o cronograma de maneira eficiente ou eficaz. Isso os afasta de tarefas importantes, evite isso usando aplicativos de agendamento, como o Tommy.
- Aplicativos ou software de agendamento foram criados para resolver muitos dos problemas de agendamento que assolam as empresas que usam software tradicional baseado em papel ou desatualizado
- Isso significa que alterar seu software de agendamento, caso ele esteja desatualizado, pode realmente resolver inúmeros outros problemas em seu negócio, incluindo retenção de equipe e gerenciamento de cronograma.
Aplicativos como o Tommy permitem que você defina gatilhos para quando as condições forem atendidas para a realização de determinadas ações. Isso pode ser algo como enviar lembretes para reunir todas as solicitações de folga antes das quintas-feiras às 17h ou verificar se a equipe não recebe acidentalmente taxas de horas extras ao trocar de última hora com outra equipe.
Os aplicativos de escalação também são inestimáveis para planejamento de recursos e controle de custos. Um agendamento eficaz significa que os funcionários ficam menos estressados com a vida fora ou com o trabalho e, portanto, serão menos pressionados a pedir demissão. Também proporciona aos gestores mais tempo para se concentrarem no que é importante. Por uma fração do custo em comparação com a contratação de um assistente pessoal, imagine se você pudesse obter 10 vezes mais consistência e confiabilidade no gerenciamento da agenda de sua equipe com uma fração do tempo necessário. Isso não apenas economizaria tempo e dinheiro – mas também sua sanidade.
#4 - Gerenciando trocas de turnos com transparência e autoridade
Não importa quanto trabalho e esforço você dedique à criação do cronograma ideal, às vezes a equipe terá outras prioridades ou incidentes inesperados que exigirão folga. Mudanças ou chamadas de última hora podem deixá-lo confuso antes da hora do jantar para adicionar outro estresse ao seu prato embalado. Também pode ser pensar que você obteve orçamento e lucro, apenas para descobrir mais tarde que terá que pagar horas extras para funcionários que você não sabia que já haviam trabalhado horas adicionais naquela semana.
Como regra geral para agendamento:
- Deixe claro que é responsabilidade da equipe cobrir os turnos, mas você é responsável pela aprovação final.
- Isso pode ser facilmente resolvido muitas vezes por meio de um aplicativo de escalação ou agendamento.
- Se estiver usando cronogramas de envio em papel ou texto, simplifique as coisas certificando-se de que a troca de turnos ou a cobertura deles seja sempre aprovada por você.
Além disso, você pode usar um sistema para agrupar funcionários para garantir que as trocas sejam apenas para funcionários de cada grupo:
- Atribua cada equipe a um grupo com base em habilidade/experiência para que a equipe de cada grupo possa substituir a equipe do mesmo grupo.
- Você não gostaria que um bartender tentasse cobrir um turno de cozinha ou vice-versa, muito menos que sua melhor equipe tirasse uma folga na sexta-feira durante a correria do jantar para ter Phil, o novo pessoal inexperiente e menor de idade, para cobrir seu turno.
Para encerrar - o agendamento mais inteligente permite que os gerentes trabalhem no crescimento do negócio em vez de gerenciar cronogramas e cobertura de turnos
O agendamento eficaz tem o poder de transformar o seu negócio se for feito da maneira correta, seja por meio de um aplicativo, enviando por e-mail ou texto, ou até mesmo pelas antigas folhas de papel. Como diz o ditado, o obstáculo é o caminho. Quando feita corretamente, a programação semanal pode ser o espinafre para o seu Popeye, em vez da criptonita para o seu Super-Homem.
- Ajude a reduzir a rotatividade de pessoal.
- Aumente a retenção de pessoal.
- Mantenha os custos operacionais sob controle.
- Reduza a carga de trabalho para onde você possa ter uma vida.
- Certifique-se de que trocas de turnos e solicitações de folga ajudem a equipe (prejudicando-a demais).
- Melhore a felicidade no local de trabalho.
- Quem sabe – pode até fazer com que os funcionários adorem ir trabalhar.
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