Tommy Associates Pty Ltd
Logotipo de Tommy

4 consejos para facilitar la programación del personal en cafeterías, bares y restaurantes

4 consejos para facilitar la programación del personal en cafeterías y bares
Imagen de publicación de blog

Cuando se trata de la programación del personal para bares, cafeterías o restaurantes, puede ser algo que los gerentes temen o veneran. Temido cuando se trata de la complejidad de la programación y por posibles errores debido al cambio de turnos. Reverenciado cuando se hace correctamente por las oportunidades que presenta para los clientes y el personal cuando el equipo de ensueño maneja la cena del viernes o el desayuno del domingo sin problemas.

Entonces, ¿cuáles son los secretos para una programación eficaz? ¡Aquí están nuestros 4 consejos para ayudarlo con la programación del personal de su cafetería, bar o restaurante que lo ayudarán a recuperar su vida al hacer que la programación sea muy sencilla!

#1: desarrollar una estrategia de programación inteligente

Tener una estrategia de programación comienza con ser coherente. La mejor manera de garantizar esto es tener un enfoque sistemático para la programación.

Considere estas preguntas:
  • ¿Cuál es su estrategia en cuanto a la programación?
  • ¿Tiene un día regular cada semana en el que se sienta a completar la lista y/o un día y hora en que el personal puede esperar obtener su horario cada semana?

Los gerentes de restaurantes de primer nivel conocen la importancia de tener a su personal superior programado para sus turnos ocupados. Pero programar al personal no se trata solo de cubrir los turnos. ¿Es mejor asegurarse de contar con el equipo adecuado con personal competente para los momentos comerciales más cruciales? Esto ayuda a reducir su carga de trabajo y estrés y le brinda el respaldo para atender a sus clientes. Un servicio de calidad ayuda a aumentar la reputación, las solicitudes de reserva y garantiza un personal satisfecho, lo que puede ser el resultado directo de una programación inteligente.

¿No estás seguro por dónde empezar? Estas son algunas de nuestras estrategias de programación que facilitarán la programación:
  • Haga una lista de los turnos más ocupados primero con su mejor personal y luego trabaje al revés.
    • Muchos gerentes comienzan desde el primer día laboral, lo que siempre termina requiriendo tiempo adicional para reelaborar la lista cuando programan demasiado al personal clave o se quedan cortos los viernes o sábados porque colocan a su mejor personal el martes o miércoles.
  • Minimice la programación consecutiva del personal para evitar el agotamiento.
    • Es posible que llamen para pedir más horas... Pero lo más probable es que el personal de cierre y apertura no cierre correctamente si son los primeros al día siguiente.
    • De repente, se pierden trabajos, se acumulan en un gran desastre y el nuevo personal adquiere estos malos hábitos. Los clientes ven la caída en el negocio, lo que lleva a una caída en las ventas, ¿por qué apagar incendios cuando se podría estar instalando sistemas de rociadores?
  • Publica el programa a la misma hora todas las semanas.
    • De esta manera, el personal sabe exactamente cuándo recibirán su horario, cuándo esperarlo y no pueden usar la excusa para perder un turno porque no tenían el horario.
  • Pase a la programación quincenal si actualmente lo hace semanalmente.
    • NOTA: mensualmente puede llevar mucho tiempo con cambios y cambios, por lo que no se recomienda para equipos más grandes.
  • Establezca un día y hora límite para las solicitudes libres: si publica el horario los domingos a las 12 p. m., haga que el jueves a las 5 p. m. sea la fecha límite para todas las solicitudes libres.
    • Si los viernes son la noche más ocupada, no querrá que el personal discuta la lista o el tiempo libre mientras usted intenta manejar la ajetreada cena.

#2: intercambie 1 turno de dinero por un turno de 1 día para todo el personal cada dos semanas para crear oportunidades inesperadas

La mayoría de los gerentes contratan inmediatamente a personal experimentado para los turnos de dinero que han estado con ellos por más tiempo. Esto tiene sentido en lo que respecta al deseo de fomentar la lealtad y retener a su mejor personal, pero también lo coloca en un lugar débil si su mejor personal decide irse o no puede trabajar. Sin mencionar que esto le priva de dos posibles oportunidades inesperadas que pueden surgir al diversificar el personal programado: subir de nivel al personal nuevo y potencialmente transformar los malos turnos en períodos comerciales rentables.
Al intercambiar algunos turnos diurnos y ofrecer 'turnos de dinero' al personal con una lista rotativa, esto demuestra que para el personal entrante hay movilidad y oportunidades. Puede que inicialmente moleste a algunos miembros del personal experimentado, pero también podría darles una patada en el trasero si se sienten demasiado cómodos en su papel.
Este método requiere un poco de delicadeza. Quiere asegurarse de decirle a su personal experimentado que esto no es para castigarlos, sino para fortalecer el servicio al cliente en otros momentos y brindar la oportunidad al resto del personal de ser justos.
Por ejemplo:
  • Tener a su mejor barman en ciertos turnos de almuerzo podría aumentar el patrocinio y convertir lo que antes era un momento de tranquilidad en su momento de mayor actividad, debido a la mejora en el servicio al cliente.
  • Además, es posible que descubra que un nuevo miembro del personal da un paso adelante porque se le brinda la oportunidad y se convierte en su mejor y más competente trabajador después de programarlo para un turno ocupado.
  • Alternativamente, su nuevo personal brillante se irá si les da turnos de mierda, y su mejor personal podría aflojarse si saben que siempre tendrán los turnos de dinero.

#3: considere cambiar a la aplicación de listas/programación

El tiempo es el activo más valioso para cualquier directivo. Muchas aplicaciones disponibles hoy en día ofrecen funciones que podrían ahorrar tiempo y dolores de cabeza, además de brindar soporte adicional que un asistente personal brindaría. Al aprovechar los últimos avances en tecnología proporcionados por las aplicaciones de programación, como el análisis y la automatización, muchos gerentes hoteleros liberan tiempo para analizar su negocio, lo que ayuda a tomar decisiones y cambios cruciales.

Las aplicaciones de registro proporcionan los medios para delegar y automatizar donde los horarios en papel no pueden hacerlo. Los cronogramas en papel rara vez son consistentes para el personal cuando tienen copias diferentes debido a intercambios. El papel rara vez ayuda a los gerentes a gestionar el cronograma de manera eficiente o efectiva. Los aleja de tareas importantes; evítelo mediante el uso de una aplicación de programación, como Tommy.

Cosas para considerar:
  • Las aplicaciones o software de programación se crearon para resolver muchos de los problemas de programación que afectan a las empresas que utilizan software tradicional en papel o obsoleto.
  • Esto significa que cambiar su software de programación si está desactualizado podría resolver muchos otros problemas en su negocio, incluida la retención de personal y la gestión de horarios.

Aplicaciones como Tommy te permiten establecer activadores cuando se cumplen las condiciones para realizar determinadas acciones. Esto puede ser algo como enviar recordatorios para recopilar todas las solicitudes de tiempo libre antes de los jueves a las 5 p.m. o verificar que el personal no obtenga accidentalmente tarifas de tiempo extra al intercambiar el último minuto con otro personal.

Las aplicaciones de listas también son invaluables para la planificación de recursos y el control de costos. Una programación eficaz significa que el personal está menos estresado por tener una vida fuera del trabajo o en el trabajo, por lo que se verá menos presionado a renunciar. También proporciona a los gerentes más tiempo para concentrarse en lo que es importante. Por una fracción del costo en comparación con contratar a un asistente personal, imagínese si pudiera obtener 10 veces más consistencia y confiabilidad en la gestión de la agenda de su equipo con una fracción del tiempo requerido. Eso no sólo le ahorraría tiempo y dinero, sino también su cordura.

#4 - Gestión de cambios de turnos con transparencia y autoridad

No importa cuánto trabajo y esfuerzo pongas en crear el horario ideal, a veces el personal tendrá otras prioridades o incidentes inesperados que requerirán tiempo libre. Los cambios de último momento o las llamadas telefónicas podrían dejarlo luchando antes de que llegue la hora de la cena para agregar otro estrés a su plato lleno. También podría ser pensar que obtuvo un presupuesto y ganancias, solo para descubrir más tarde que tiene que pagar horas extras al personal que no sabía que ya había trabajado horas adicionales esa semana.

Como regla general para la programación:

  • Deje en claro que es responsabilidad del personal cubrir los turnos, pero usted es responsable de la aprobación final.
  • Esto se puede manejar fácilmente muchas veces a través de una aplicación de registro o programación.
  • Si utiliza horarios de envío en papel o texto, simplifique las cosas asegurándose de que usted siempre apruebe el intercambio de turnos o su cobertura.

Además, puede utilizar un sistema para agrupar al personal para garantizar que los intercambios sean solo para el personal de cada grupo:

  • Asigne a cada miembro del personal en un grupo según sus habilidades/experiencia para que el personal de cada grupo pueda reemplazar al personal del mismo grupo.
  • No querrás que un camarero intente cubrir un turno de cocina o viceversa, y mucho menos que tu mejor personal se tome un viernes libre durante la cena para que Phil, el nuevo personal inexperto y menor de edad, cubra su turno.

Para terminar: una programación más inteligente permite a los gerentes trabajar en el crecimiento del negocio frente a la gestión de horarios y cobertura de turnos

La programación efectiva tiene el poder de transformar su negocio si se hace correctamente, ya sea que esté usando una aplicación, enviando por correo electrónico o mensaje de texto, o incluso las hojas de papel antiguas. Como dice el refrán, el obstáculo es el camino. Cuando se hace correctamente, la programación semanal puede ser la espinaca para tu Popeye en lugar de la kriptonita para tu Superman.

Programar de forma más inteligente puede:
  • Ayudar a reducir la rotación de personal.
  • Incrementar la retención del personal.
  • Mantenga los costos operativos bajo control.
  • Reduzca la carga de trabajo hasta donde pueda tener una vida.
  • Asegúrese de que los cambios de turnos y las solicitudes de tiempo libre ayuden al equipo (lo dañen demasiado).
  • Mejorar la felicidad en el lugar de trabajo.
  • Quién sabe, puede que incluso haga que al personal le guste venir a trabajar.
Una vez que pueda simplificar la principal tarea semanal de programar en un sistema, reducirá su estrés y su personal y sus clientes lo sentirán.