जब बार, कैफे या रेस्तरां के लिए कर्मचारियों के शेड्यूल की बात आती है, तो यह कुछ ऐसा हो सकता है जिससे प्रबंधक या तो डरते हैं या सम्मान करते हैं। जब शेड्यूलिंग की जटिलता की बात आती है, और स्वैप शिफ्ट के कारण संभावित त्रुटि की बात आती है, तो डर लगता है। जब ड्रीम टीम शुक्रवार के रात्रिभोज या रविवार ब्रेकी रश को सुचारू रूप से संभालती है, तो यह ग्राहकों और कर्मचारियों के लिए प्रस्तुत अवसरों के लिए सही ढंग से किए जाने पर सम्मानित होता है।
तो प्रभावी शेड्यूलिंग के रहस्य क्या हैं? यहां आपके कैफे, बार या रेस्तरां के लिए कर्मचारियों के शेड्यूल में सहायता के लिए हमारी 4 युक्तियां दी गई हैं जो शेड्यूल को आसान बनाकर आपको अपना जीवन वापस पाने में मदद करेंगी!
#1 - एक स्मार्ट शेड्यूलिंग रणनीति विकसित करें
शेड्यूलिंग के लिए एक रणनीति बनाने की शुरुआत सुसंगत रहने से होती है। यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका शेड्यूलिंग के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण रखना है।
- शेड्यूलिंग को लेकर आपकी रणनीति क्या है?
- क्या आपके पास प्रत्येक सप्ताह एक नियमित दिन है जहां आप रोस्टर को पूरा करने के लिए बैठते हैं और/या एक दिन और समय कर्मचारी हर सप्ताह अपना शेड्यूल प्राप्त करने की उम्मीद कर सकते हैं?
टॉप-एंड रेस्तरां के प्रबंधक अपने शीर्ष कर्मचारियों को उनकी व्यस्त पाली के लिए निर्धारित करने के महत्व को जानते हैं। लेकिन कर्मचारियों का समय-निर्धारण करना केवल शिफ्टों को कवर करने के बारे में नहीं है। यह सुनिश्चित करना सबसे अच्छा है कि आपके पास सबसे महत्वपूर्ण व्यापारिक समय के लिए सक्षम कर्मचारियों के साथ सही टीम है? यह आपके कार्यभार, तनाव को कम करने में मदद करता है और आपको अपने ग्राहकों की देखभाल करने के लिए बैकअप मिलता है। गुणवत्ता सेवा प्रतिष्ठा, बुकिंग अनुरोधों को बढ़ाने में मदद करती है और खुश कर्मचारियों को सुनिश्चित करती है, जो स्मार्ट शेड्यूलिंग से प्रत्यक्ष परिणाम हो सकते हैं।
- व्यस्त शिफ्टों को पहले अपने सर्वश्रेष्ठ स्टाफ के साथ व्यवस्थित करें, फिर पीछे की ओर काम करें।
- कई प्रबंधक पहले कार्यदिवस से शुरुआत करते हैं, जिसके कारण मुख्य कर्मचारियों की समय-सारणी पर अधिक समय लगाने या शुक्रवार या शनिवार के लिए कम आने पर रोस्टर को फिर से काम करने के लिए हमेशा अतिरिक्त समय की आवश्यकता होती है क्योंकि आप अपना सर्वश्रेष्ठ स्टाफ मंगलवार या बुधवार को रखते हैं।
- बर्नआउट को रोकने के लिए कर्मचारियों के लिए बैक-टू-बैक शेड्यूलिंग को कम करें।
- वे अधिक घंटों के लिए कॉल कर सकते हैं... लेकिन संभावना है कि कर्मचारी बंद कर रहे हैं और खोल रहे हैं, अगर वे अगले दिन सबसे पहले आते हैं तो बंद ठीक से नहीं करेंगे।
- अचानक नौकरियाँ छूट जाती हैं, बड़ी गड़बड़ी हो जाती है, और नए कर्मचारी इन बुरी आदतों को अपना लेते हैं। ग्राहक व्यवसाय में गिरावट देखते हैं, जिससे बिक्री में गिरावट आती है, जब आप स्प्रिंकलर सिस्टम स्थापित कर सकते हैं तो आग क्यों बुझाएं।
- हर सप्ताह एक ही समय पर शेड्यूल जारी करें।
- इस तरह, कर्मचारियों को ठीक-ठीक पता होता है कि उन्हें अपना शेड्यूल कब मिलेगा, पता है कि कब इसकी उम्मीद करनी है, और वे शेड्यूल न होने के कारण शिफ्ट छूटने का बहाना नहीं बना सकते।
- यदि आप वर्तमान में साप्ताहिक कार्य करते हैं तो द्वि-साप्ताहिक शेड्यूलिंग पर जाएँ।
- ध्यान दें: मासिक स्वैप और परिवर्तनों के साथ समय लेने वाला हो सकता है इसलिए बड़ी टीमों के लिए अनुशंसित नहीं है।
- अनुरोधों को बंद करने के लिए एक समय सीमा दिन और समय निर्धारित करें - यदि आप रविवार को दोपहर 12 बजे शेड्यूल जारी करते हैं, तो सभी अनुरोधों को बंद करने की समय सीमा गुरुवार शाम 5 बजे तय करें।
- यदि शुक्रवार आपकी सबसे व्यस्त रात है, तो आप नहीं चाहेंगे कि जब आप रात्रिभोज की व्यस्तता को संभालने की कोशिश कर रहे हों तो कर्मचारी रोस्टर या छुट्टी के समय के बारे में चर्चा करें।
#2 - अप्रत्याशित अवसर पैदा करने के लिए हर दूसरे सप्ताह सभी कर्मचारियों के लिए 1 दिन की शिफ्ट के लिए 1 मनी शिफ्ट स्वैप करें
- कुछ निश्चित दोपहर के भोजन की पाली के लिए अपने सर्वश्रेष्ठ बारटेंडर को रखने से ग्राहक सेवा में उन्नयन के कारण संरक्षण में वृद्धि हो सकती है और जो समय एक बार शांत था उसे आपके सबसे व्यस्त समय में बदल दिया जा सकता है।
- इसके अलावा, आपको एक नया स्टाफ सदस्य मिल सकता है जो आगे बढ़ता है क्योंकि उन्हें अवसर दिया जाता है और व्यस्त शिफ्ट के लिए उन्हें शेड्यूल करने के बाद वे आपके सबसे सक्षम और सर्वश्रेष्ठ कर्मचारी बन जाते हैं।
- वैकल्पिक रूप से, यदि आप अपने नए चमकते सितारे कर्मचारियों को बेकार शिफ्ट देंगे तो वे चले जाएंगे, और आपका सबसे अच्छा स्टाफ सुस्त हो सकता है यदि उन्हें पता है कि उनके पास हमेशा पैसे की शिफ्ट होगी।
#3 - रोस्टरिंग/शेड्यूलिंग ऐप पर स्विच करने पर विचार करें
किसी भी प्रबंधक के लिए समय सबसे मूल्यवान संपत्ति है। आज उपलब्ध कई ऐप्स ऐसी सुविधाएं प्रदान करते हैं जो समय और सिरदर्द बचा सकती हैं, साथ ही अतिरिक्त सहायता भी प्रदान करती हैं जो एक निजी सहायक करता है। शेड्यूलिंग ऐप्स, जैसे एनालिटिक्स और ऑटोमेशन द्वारा प्रदान की गई प्रौद्योगिकी में नवीनतम प्रगति का उपयोग करके, कई आतिथ्य प्रबंधक अपने व्यवसाय का विश्लेषण करने के लिए समय खाली कर देते हैं जो महत्वपूर्ण निर्णय और परिवर्तन करने में मदद करता है।
रोस्टरिंग ऐप्स प्रत्यायोजित करने और स्वचालित करने के साधन प्रदान करते हैं जहां पेपर-आधारित शेड्यूल नहीं हो सकते। जब कर्मचारियों के पास स्वैप के कारण अलग-अलग प्रतियां होती हैं तो पेपर शेड्यूल शायद ही कभी सुसंगत होते हैं। पेपर शायद ही कभी प्रबंधकों को शेड्यूल को कुशलतापूर्वक या प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करता है। यह उन्हें महत्वपूर्ण कार्यों से दूर ले जाता है, टॉमी की तरह शेड्यूलिंग ऐप के उपयोग से इससे बचें।
- पारंपरिक कागज-आधारित या पुराने सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके व्यवसायों को परेशान करने वाली कई शेड्यूलिंग समस्याओं को हल करने के लिए शेड्यूलिंग ऐप्स या सॉफ़्टवेयर बनाए गए थे।
- इसका मतलब यह है कि यदि आपका शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर पुराना हो गया है तो उसे बदलने से वास्तव में आपके व्यवसाय में स्टाफ प्रतिधारण और शेड्यूल प्रबंधन सहित अनगिनत अन्य समस्याओं का समाधान हो सकता है।
टॉमी जैसे ऐप्स आपको कुछ कार्रवाई करने के लिए शर्तें पूरी होने पर ट्रिगर सेट करने की अनुमति देते हैं। यह गुरुवार शाम 5 बजे से पहले सभी टाइम-ऑफ अनुरोधों को इकट्ठा करने के लिए अनुस्मारक भेजने या अन्य कर्मचारियों के साथ अंतिम मिनट की अदला-बदली करते समय यह जांचने जैसी बात हो सकती है कि कर्मचारियों को गलती से ओवर-टाइम दरें नहीं मिलती हैं।
संसाधन योजना और लागत नियंत्रण के लिए रोस्टरिंग ऐप्स भी अमूल्य हैं। प्रभावी शेड्यूलिंग का मतलब है कि कर्मचारियों को बाहर के जीवन या काम से कम तनाव होगा, इसलिए उन पर नौकरी छोड़ने का दबाव कम होगा। यह प्रबंधकों को महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय भी प्रदान करता है। एक निजी सहायक को नियुक्त करने की तुलना में लागत के एक अंश के लिए, कल्पना करें कि क्या आपको आवश्यक समय के एक अंश के साथ अपनी टीम के कार्यक्रम को प्रबंधित करने में 10 गुना स्थिरता और विश्वसनीयता मिल सकती है। इससे न केवल समय और पैसा बचेगा - बल्कि आपका विवेक भी बचेगा।
#4 - पारदर्शिता और अधिकार के साथ शिफ्ट स्वैप का प्रबंधन
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप आदर्श शेड्यूल बनाने में कितना काम और प्रयास करते हैं, कभी-कभी कर्मचारियों की अन्य प्राथमिकताएँ या अप्रत्याशित घटनाएँ होती हैं जिनके लिए समय की आवश्यकता होती है। आखिरी मिनट में बदलाव या कॉल-आउट आपको रात के खाने से पहले अपनी भरी हुई प्लेट में एक और तनाव जोड़ने के लिए परेशान कर सकते हैं। यह यह भी सोच सकता है कि आपने बजट बनाया और लाभ कमाया, बाद में पता चला कि आपको उन कर्मचारियों के लिए ओवरटाइम दरों का भुगतान करना होगा जिनके बारे में आपको पता नहीं था कि उन्होंने उस सप्ताह पहले से ही अतिरिक्त घंटे काम किया है।
शेड्यूलिंग के लिए एक सामान्य नियम के रूप में:
- यह स्पष्ट करें कि शिफ्टों को कवर करना स्टाफ की ज़िम्मेदारी है लेकिन अंतिम अनुमोदन के लिए आप जवाबदेह हैं।
- इसे कई बार रोस्टरिंग या शेड्यूलिंग ऐप के माध्यम से आसानी से नियंत्रित किया जा सकता है।
- यदि पेपर या टेक्स्ट भेजने के शेड्यूल का उपयोग कर रहे हैं, तो यह सुनिश्चित करके चीजों को सरल बनाएं कि शिफ्टों की अदला-बदली या उन्हें कवर करना हमेशा आपके द्वारा अनुमोदित हो।
इसके अतिरिक्त, आप कर्मचारियों को समूहीकृत करने के लिए एक प्रणाली का उपयोग कर सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि स्वैप केवल प्रत्येक समूह के कर्मचारियों के लिए हो:
- कौशल/अनुभव के आधार पर प्रत्येक कर्मचारी को एक समूह में बाँटें ताकि प्रत्येक समूह के कर्मचारी एक ही समूह के कर्मचारियों की जगह ले सकें।
- आप नहीं चाहेंगे कि एक बारटेंडर खाना पकाने की शिफ्ट को कवर करने की कोशिश करे या इसके विपरीत, अपने सबसे अच्छे स्टाफ को शुक्रवार को डिनर की भीड़ के दौरान फिल, नए अनुभवहीन और कम उम्र के स्टाफ को उसकी शिफ्ट को कवर करने के लिए छुट्टी लेने दें।
समापन में - बेहतर शेड्यूलिंग प्रबंधकों को व्यवसाय बढ़ाने बनाम शेड्यूल और शिफ्ट कवरेज प्रबंधित करने पर काम करने की अनुमति देती है
यदि सही ढंग से किया जाए तो प्रभावी शेड्यूलिंग आपके व्यवसाय को बदलने की शक्ति रखती है, चाहे आप किसी ऐप का उपयोग कर रहे हों, ईमेल या टेक्स्ट के माध्यम से भेज रहे हों, या यहां तक कि पुराने पेपर शीट भी भेज रहे हों। जैसा कि कहा जाता है, बाधा ही रास्ता है। जब सही ढंग से किया जाता है, तो साप्ताहिक शेड्यूलिंग आपके सुपरमैन के लिए क्रिप्टोनाइट के बजाय आपके पोपेय के लिए पालक हो सकती है।
- स्टाफ टर्नओवर को कम करने में मदद करें।
- स्टाफ प्रतिधारण बढ़ाएँ.
- परिचालन लागत को नियंत्रण में लाएं.
- जहां आप जीवन जी सकें, वहां काम का बोझ कम करें।
- सुनिश्चित करें कि शिफ्ट स्वैप और टाइम-ऑफ अनुरोधों से टीम को मदद मिले (उसे चोट लगने से बचाया जाए)।
- कार्यस्थल की ख़ुशी में सुधार करें.
- कौन जानता है - इससे कर्मचारी भी काम पर आना पसंद करने लगेंगे।
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