4 conseils pour faciliter la planification du personnel dans les cafés, bars et restaurants

La planification du personnel dans le secteur de l'hôtellerie peut être difficile. Souvent, les travailleurs de ces secteurs travaillent à temps partiel ou ont d'autres engagements qu'il faut respecter, ce qui complique le processus de planification. De plus, les employés peuvent vouloir échanger leurs horaires, travailler à des heures différentes d'une semaine à l'autre et même demander des congés avec un préavis très court.

Que vous utilisiez un outil de planification, comme une application de planification des employés, ou que vous fassiez tout manuellement, la planification est toujours un véritable cauchemar.

Si vous cherchez un moyen de simplifier les choses en matière d'horaires de travail dans le secteur de l'hôtellerie, nous avons ce qu'il vous faut. Ci-dessous, nous avons élaboré quatre de nos meilleurs conseils pour planifier les horaires des employés de votre café, bar ou restaurant 🍽️.

Jetez un œil ci-dessous maintenant pour en savoir plus sur les meilleures façons de planifier.

1. Élaborez une stratégie de planification intelligente 🤓

L'élaboration d'une stratégie de planification repose avant tout sur la constance. Le meilleur moyen d'y parvenir est d'adopter une approche systématique. Cela signifie suivre la même routine pour chaque planning. Voici nos meilleurs conseils pour une stratégie de planification efficace :

• Déterminez vos heures de pointe. Connaître les heures où la demande est la plus forte signifie que vous saurez quand vous aurez besoin de plus de personnel.
• Tenez compte des préférences des employés, mais assurez-vous qu'ils respectent les règles relatives aux demandes de congés et qu'ils soumettent leur disponibilité dans un délai raisonnable (voir ci-dessous). Bien qu'il puisse sembler simple d'ignorer les demandes des employés, si vous obligez les gens à travailler à des horaires qu'ils ne peuvent ou ne veulent pas travailler, vous risquez de voir davantage de demandes de congés. absentéisme, plus de changements de quarts de travail, et une rotation du personnel plus élevéeTrouvez un équilibre entre donner aux employés ce qu’ils veulent et vous assurer que vos quarts de travail sont couverts.
• Mettez en place un horaire de travail rotatif afin que tous les employés travaillent sur les quarts les moins « désirables », mais aussi sur les quarts « rémunérateurs » tout au long du mois. Cela permettra également aux employés d'avoir leur juste part des quarts chargés où les choses sont plus stressantes.
• Envisagez de former vos employés de manière polyvalente afin de toujours disposer de personnel disponible pour couvrir un quart de travail. Si tous vos barmans de cocktails sont soudainement absents, la formation polyvalente signifie que quelqu'un peut les remplacer pendant leur absence.
• Fixez une date limite au moins quelques jours avant la planification pour que les employés puissent soumettre leurs demandes (voir ci-dessous), mais veillez également à établir le planning le même jour chaque mois. La régularité dans la planification est essentielle pour garder les employés satisfaits et savoir où vous en êtes pour le mois à venir. Si vous prévoyez d'être en retard dans la planification, assurez-vous d'en informer clairement le personnel.
• Tenez compte des niveaux de compétences lors de la définition de vos équipes. Par exemple, un quart de travail avec uniquement des nouveaux arrivants risque d'accroître le stress du responsable ou du superviseur responsable. Disposez chaque quart de travail de personnes plus expérimentées aux côtés de nouveaux employés qui sont peut-être encore en formation.
• Surveillez les changements saisonniers et autres changements tout au long de l'année et prévoyez ces changements dans vos prochains horaires. Apprenez de vos erreurs et évaluez-les aussi souvent que possible.

2. Apprenez à connaître votre personnel 🤝

L'un des moyens les plus simples de vous assurer que votre planning fonctionne bien pour tout le monde est de connaître votre personnel de fond en comble. Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, le fait de répartir une gamme de niveaux de compétences dans chaque quart de travail créera un équilibre et garantira que les nouveaux arrivants ne seront pas débordés. Mais en plus de cela, savoir quels employés préfèrent travailler dans des quarts de travail plus calmes pendant la journée par rapport à ceux qui s'épanouissent dans le chaos des quarts de travail du week-end peut vous aider. Gardez votre personnel heureux Globalement, mieux connaître vos employés leur permettra de vous faire part plus facilement de leurs conflits d'horaires, de poser leurs congés plus rapidement et d'être plus disposés à effectuer des remplacements lorsque vous en aurez besoin. Toutefois, même s'il est toujours important de veiller au bien-être de votre personnel, n'oubliez pas de trouver un équilibre entre leurs souhaits et vos besoins. Il arrive parfois que vous deviez procéder à des modifications et intervertir les horaires de chacun. Ce n'est pas toujours une mauvaise chose, par exemple :

• Avoir votre meilleur barman pour certains quarts de déjeuner où le travail est plus lent pourrait augmenter la clientèle et transformer ce qui était autrefois un moment calme en votre moment le plus chargé, en raison de l'amélioration du service client.
• Un nouveau membre du personnel se démarque parce qu'on lui donne une opportunité et devient votre travailleur le plus compétent et le meilleur après l'avoir programmé pour un quart de travail chargé.

N'oubliez pas que la variété peut vous être bénéfique, mais elle peut aussiaugmenter la satisfaction du personnelet le bonheur, conduisant à un monde du travail globalement plus positif.

Source: Apprentissage du futur

Dans le secteur de l'hôtellerie, les employés peuvent être amenés à travailler dans un bar alors qu'ils n'ont jusqu'à présent travaillé qu'en tant qu'hôtesse. Cela peut également signifier changer d'horaire, traiter avec des clients différents ou avoir l'opportunité d'apprendre quelque chose de nouveau.

3. Établissez des règles de base pour les échanges et les demandes de quarts de travail 📄

En tant que manager, vous serez souvent amené à répondre à de nombreuses demandes de congés, de vacances, etc. Mais si vous essayez d'établir un planning, les demandes de dernière minute peuvent vous obliger à tout recommencer à zéro.

Nous vous recommandons d'établir certaines règles de base pour les échanges de quarts de travail et les demandes de congés afin que vous puissiez établir un horaire qui convienne à tout le monde et que tous vos quarts de travail soient correctement couverts selon vos besoins.

Vous trouverez ci-dessous notre liste de règles recommandées.

4. Utilisez un logiciel de planification des horaires des employés 🧑‍💻

Les applications de planification des employés peuvent avoir un impact profond sur la vitesse et l'efficacité de votre processus de planification.

Alors, comment fonctionnent les applications de planification ?

• Planification automatisée:Les responsables peuvent saisir les exigences en matière de quarts de travail et l'application génèrera un planning en fonction de ces règles. L'application prendra en compte des éléments tels que la disponibilité des employés, les préférences et les lois du travail.
• Gestion des congés:Les employés ont accès à l'application et peuvent saisir directement leurs demandes de congés afin que les responsables puissent les voir et aligner les horaires sur la disponibilité de leur équipe.
• Notifications et communication : L'application agit comme un espace centralisé pour le personnel et les gestionnaires afin que les employés puissent rester informés de la publication des horaires et des changements de quarts de travail.
• Changement de vitesse:Suivre les échanges de quarts est toujours stressant, mais avec une application, les échanges peuvent être enregistrés et le responsable restera informé.
• Analytique:Une application de planification peut également utiliser des données historiques pour prévoir les équipes et la demande. Cela signifie que vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées sur le nombre de membres du personnel dont vous disposez.

Si vous recherchez une application de planification des employés, alors l'application Tommy pour la planification des employés dans l'hôtellerie est absolument parfaite pour vous. Apprenez-en davantage.

En conclusion – Une planification plus intelligente permet aux gestionnaires de travailler sur la croissance de l'entreprise plutôt que sur la gestion des horaires et de la couverture des quarts de travail

Dans l’ensemble, une méthode efficace de planification des horaires de travail vous sera bénéfique. Si vous pouvez consacrer plus de temps à la croissance de votre entreprise et moins de temps à répondre aux plaintes concernant les horaires, les demandes de congés, etc., votre entreprise n’en sera que meilleure.

Si vous êtes à la recherche d'une application de planification des horaires des employés, pensez à utiliser l'application Tommy. Vous pouvez tout lire à ce sujet