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Comment gérer les non-appels et les non-présentations des employés

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L'absence soudaine d'un employé vous stresse ? Ils ont peut-être leurs raisons, mais cela peut quand même coûter cher à vous et à vos autres employés. Cela est particulièrement vrai lorsqu'ils ne vous appellent pas pour vous informer qu'ils seront absents du travail.

Parfois, il n'y a aucun moyen de contourner un incident de non-appel ou de non-présentation. Après tout, un employé peut avoir une urgence concernant des membres de sa famille ou avoir un accident et ne pas pouvoir appeler. Cependant, vous pouvez mettre en œuvre une politique qui minimise le risque de non-présentation.

Voici comment élaborer une politique de non-appel et de non-présentation et pourquoi vous en avez besoin.

Inconvénients du non-appel et des non-présentations

Le CDC affirme que l'absentéisme coûte cher aux employeurs américains $225,8 milliards chaque année en perte de productivité 💸. Il est donc crucial de limiter les jours de congé aléatoires que prennent vos employés. En particulier, il est important d'éviter autant que possible les incidents de non-appel et de non-présentation.

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Source: CDC

Des cas fréquents peuvent entraîner divers problèmes, notamment :

  • Diminution de la productivité en raison de l'absence d'un employé
  • Faible moral et pression supplémentaire sur les employés qui travaillent
  • Impact financier négatif
  • Peut diminuer la satisfaction du client

Pour le bien de vos finances et du bien-être de vos autres employés, il est essentiel d'essayer d'éviter les non-présentations.

Comment gérer les non-appels et les non-présentations

Vous pouvez limiter le nombre d’incidents de non-appel ou de non-présentation des employés grâce à certaines mesures. Autrement dit, avec une politique claire en matière de non-appel et de non-présentation, les employés sauront où ils en sont et quoi faire en cas d'urgence. Gardez à l’esprit que votre politique doit être conforme à toutes les lois du travail en vigueur.

Voici comment créer et conserver une politique.

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1. Comprenez ce qu'est un non-appel ou une non-présentation 🤔

Tout d’abord, vous devez comprendre vos droits légaux et ceux de vos employés. Initié au droit définit une non-présentation, aucun appel comme un absentéisme au travail prévu sans appel. Ces incidents ne sont pas réglementés par la loi fédérale, mais la plupart des employés peuvent licencier des employés pour ce comportement.

Il existe cependant des exceptions dont vous devez être conscient. Vérifiez les lois de votre état pour voir où vous en êtes. Par exemple, dans l’État de Washington, les employés ont droit à une heure de congé de maladie payé toutes les 40 heures travaillées.

Certains employés peuvent être couverts par les congés de l'Americans with Disabilities Act (ADA) ou des congés de la Family Medical Leave Act (FMLA). Vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où un ancien employé vous poursuit pour licenciement abusif, il est donc important que vous compreniez ses droits.

2. Créez une politique 📝

Créez une politique à inclure dans votre manuel de l’employé. La politique devrait couvrir une variété de questions, notamment :

  • Votre politique concernant les jours personnels, les jours de maladie de dernière minute et les congés d'urgence, y compris le nombre de jours auxquels les employés ont droit chaque année
  • Comment les employés peuvent demander des congés
  • Le protocole pour prendre un jour de congé en cas d'urgence

La politique devrait également définir ce qu’est un non-appel ou une non-présentation et ses conséquences. De cette façon, les employés ne pourront pas abuser du système car ils comprennent quelles en sont les conséquences.

Vous pouvez consulter un avocat pour élaborer une politique qui évite tous les problèmes potentiels.

3. Informez tout le monde 🗣

Même avec un manuel, certains employés ne le liront pas. Alternativement, certains le liront mais ne comprendront pas la politique. Vous devriez organiser une réunion pour expliquer la politique et répondre à toutes les questions que vos employés pourraient avoir.

Ensuite, lorsque vous avez terminé vos explications, demandez-leur de signer un document attestant qu'ils comprennent la politique. Cela peut éviter des problèmes à l’avenir.

Lors de l'intégration de nouveaux employés, assurez-vous d'en discuter avec eux et d'être prêt à répondre à nouveau aux questions. Encouragez-les à signer également un document.

Lorsque les employés comprendront la politique, ils continueront à se présenter au travail lorsque cela est possible, car ils en comprennent les conséquences.

4. Appliquer la politique 🚨

Même avec une politique en place, tout le monde ne la suivra pas. Cependant, grâce aux mesures disciplinaires prévues dans le manuel de l'employé, vous pouvez appliquer la politique de manière équitable lorsqu'un employé ne se présente pas.

En parlant de ça, la cohérence est la clé. Quel que soit l’employé, vous devez traiter le problème de manière équitable. Par exemple, si vous appliquez une politique de tolérance zéro, tous ceux qui enfreignent les règles devraient être licenciés. Cependant, si votre politique donne aux employés au moins deux chances, alors tout le monde devrait bénéficier de ces chances.

Pensez à donner aux employés un avertissement écrit dans un premier temps. Licencier un employé n'est jamais agréable, mais c'est encore pire si vous avez l'impression qu'il est injustement licencié pour cause d'arrêt de travail. D’autres employés pourraient également en prendre note, ce qui peut créer un environnement de travail tendu et hostile.

En appliquant la politique de manière équitable, vous pouvez créer un environnement dans lequel les employés la suivent et où le moral est maintenu.

5. Améliorez la planification 🕐

Les absences peuvent être causées par un mauvais emploi du temps. Le personnel peut avoir des conflits dans son emploi du temps, vous devez donc optimiser le processus pour vos employés.

Vous pouvez vous assurer que tout se passe bien en utilisant des logiciels comme Tommy. Cela permet aux employés de voir leurs horaires, échanger des quarts de travailet demandez facilement des congés. Le résultat est une équipe qui travaille bien ensemble, comprend ses droits et ses exigences et peut être productive.

6. Créez une liste de garde ☎️

Malheureusement, des non-présentations sans appel se produiront de temps en temps. Par conséquent, il vaut la peine d’être préparé. En fonction de votre secteur d'activité, vous souhaiterez peut-être créer une liste de garde lorsqu'un employé ne se présente pas.

Établissez une procédure claire sur le fonctionnement de la liste de garde afin qu'il n'y ait aucune confusion. Assurez-vous que votre personnel figurant sur la liste est disponible pour travailler selon l'horaire.

Vous souhaiterez peut-être leur offrir certains avantages pour les motiver.

Évitez les non-appels et les non-présentations avec Tommy 🐶

Le non-appel ou la non-présentation des employés peuvent être mauvais pour les affaires. Vous devez les éviter autant que possible, et MyTommy est là pour vous aider à le faire.

Avec un logiciel simple de planification des employés, vous pouvez améliorer le moral, réduire l’absentéisme et aider votre entreprise à fonctionner plus facilement. 

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