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Comment se conformer aux directives de chronométrage de la DCAA

DCAA-Chronométrage
DCAA-Chronométrage

Si vous remportez un contrat gouvernemental, il est crucial de respecter les réglementations qui vous sont imposées. La Defense Contract Audit Agency (DCAA) a mis en place des directives strictes que vous devez étudier si vous avez un contrat de défense.

Pour vous aider, voici un guide pour être conforme à la DCAA et améliorer votre chronométrage.

Exigences de chronométrage de la DCAA ⏳

La DCAA fournit des services financiers et consultatifs à des entités fédérales comme le département américain de la Défense (DOD). Il réglemente les services d'audit des contrats pour garantir que tous les entrepreneurs satisfont aux exigences, en vérifiant que chaque dollar utilisé a été correctement alloué.

En conséquence, la DCAA impose le respect du respect des délais à ses sous-traitants. Savoir comment le faire correctement est essentiel à des fins d’audit ; lire sur le Exigences de chronométrage de la DCAA ci-dessous.

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1. Élaborez une politique conforme à la DCAA 📝

Rédigez un document de politique notant les actions pour se conformer à la DCAA. Cela implique de noter la répartition du travail et de trouver un moyen de documenter les heures et les dollars par employé, nom de projet ou code de travail. Assurez-vous que la politique est complète, complète et facile à comprendre.

2. Parlez de la politique à tout le monde 🗣

Vous devez également vous assurer que tout le monde connaît la politique. Il est crucial d'informer tout le personnel et les superviseurs et de les mettre à jour en cas de changement.

Organisez une formation annuelle sur le suivi du temps pour rappeler à chacun la politique.

3. Suivez le temps chaque jour 🕜

Les employés doivent soumettre leurs feuilles de temps tous les jours et ne doivent pas le faire à l'avance ou à la fin de la semaine. Pour plus de précision, pensez à utiliser un logiciel de suivi du temps qui rapproche automatiquement les informations et effectue les approbations des feuilles de temps. De cette façon, il y a peu de place à l’erreur.

4. Calculer le coût de la main-d'œuvre 🧑‍💻

DCAA détermine le coût de votre projet en fonction du nombre d'heures de travail. Assurez-vous de calculer les coûts de main-d’œuvre en fonction du temps.

5. Enregistrez les heures supplémentaires et les congés payés 🌴

Il existe deux types d'heures supplémentaires :

  • Non rémunéré : S'applique aux salariés à salaire fixe qui ne sont pas rémunérés pour les heures supplémentaires.
  • Non payé: S'applique aux employés rémunérés à l'heure. Leurs heures supplémentaires sont rémunérées.

Les deux types doivent être enregistrés pour la conformité DCAA.

De plus, vous devez enregistrer les congés payés, notamment :

  • Vacances
  • Vacances
  • Congé de maladie
  • Un congé de deuil

Ne pas le faire peut être considéré comme une fraude comptable du travail.

6. Enregistrez les tâches et les projets 🗄

Les audits DCAA nécessitent également un enregistrement des tâches et des projets. Si vous utilisez un logiciel, sélectionnez une option qui rappelle au personnel d'indiquer le projet sur lequel il travaille.

liste de contrôle du chronométrage

7. Prenez note des changements ou des corrections ⛔️

Si vous devez modifier le document de suivi du temps, indiquez le changement, la raison qui le sous-tend, ainsi que l'heure et la date à laquelle il a été effectué. Cela doit être approuvé par un superviseur.

8. Les employés doivent signer les entrées 👍

Si votre entreprise utilise un système de suivi du temps automatique, vos employés doivent signer personnellement les entrées de temps pour s'assurer qu'ils connaissent leurs heures de travail. Ou utilisez un kiosque pointeur.

9. Examiner et approuver les enregistrements de temps ✅

Lorsque vos employés approuvent les feuilles de temps, ils doivent les soumettre à leurs supérieurs pour approbation. N'oubliez pas que les relevés de temps deviennent des documents juridiques, alors vérifiez-les attentivement.

10. Séparer la comptabilité du temps et la paie 💵

Séparez la comptabilité du temps et la paie, même si elles sont liées. Le non-respect est un délit appelé « licenciement » qui peut entraîner un maximum de 5 ans de prison.

Disposez d’équipes distinctes pour gérer la paie et les feuilles de temps. De plus, les employés ne doivent pas ajuster leurs données de temps en fonction de leur capacité de paie.

Liste de contrôle de chronométrage DCAA

Cette liste de contrôle pratique aidera votre entreprise à rester conforme à la DCAA.

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Procédures de chronométrage

  • Séparez la comptabilité du temps de la paie.
  • Mettre en œuvre une politique claire pour la soumission et l’approbation des données.
  • Tenez tout le monde au courant de la politique, de la procédure et des exigences.
  • Donner une formation continue pour assurer la sensibilisation.

Préparation des feuilles de temps

  • Tout le monde dans l'entreprise doit suivre le temps (qu'il fasse partie du contrat gouvernemental ou non) pour produire une piste d'audit approfondie.
  • Les employés doivent enregistrer eux-mêmes les heures de travail, y compris les heures supplémentaires et les congés payés.
  • Le temps doit être enregistré quotidiennement et indiquer la tâche ou le projet sur lequel vous avez travaillé

Politiques de chronométrage

  • Les supérieurs ne peuvent remplir une feuille de temps que si l'employé est en congé payé ou absent pour une longue période.
  • L'employé et le supérieur doivent examiner et approuver la feuille de temps.
  • Nommez un administrateur système pour examiner les feuilles de temps et vérifier les erreurs. Enregistrez les raisons, la date et l’heure de chaque changement.
  • Publiez des feuilles de temps tous les mois ou plus fréquemment.
  • Préparez-vous à des inspections aléatoires.

Systèmes de chronométrage

Il existe deux types de systèmes de chronométrage : manuel et automatique. Les systèmes automatiques incluent des logiciels et sont utiles pour les entreprises de plus de trois employés. Ils réduisent la marge d’erreur et peuvent vous aider à garantir la conformité DCAA.

Effectuez des recherches pour vous aider à choisir le meilleur logiciel pour un chronométrage conforme à la DCAA.

Une option est Tommy. Il peut vous aider à vous conformer à la DCAA grâce à un système automatisé de suivi du temps. Vous pouvez sélectionner un package en fonction de vos besoins et de votre budget, vous garantissant ainsi d'obtenir le meilleur logiciel pour vos besoins.

Améliorez votre chronométrage avec Tommy 🐶

Les directives de la DCAA exigent que les entrepreneurs gouvernementaux tiennent un registre précis du temps que leurs employés consacrent aux contrats. Si votre entreprise a un contrat, c'est une bonne idée de conserver des registres précis de tous les travaux effectués pour tous les employés de l'entreprise en cas d'audit.

Vous pouvez utiliser un outil de suivi du temps automatique comme Tommy pour maintenir vos enregistrements à jour. Assurez-vous simplement que tout votre personnel est au courant de la politique de suivi du temps. Heureusement, avec Tommy, le temps d'enregistrement est facile !

Le maintien de la conformité ne doit pas nécessairement prendre du temps ni être stressant. Évitez les tracas avec Tommy. Découvrez nos fonctionnalités ici.