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Como cumprir as diretrizes de cronometragem DCAA

DCAA-Cronograma
DCAA-Cronograma

Se você ganhar um contrato governamental, é crucial cumprir os regulamentos que lhe são impostos. A Agência de Auditoria de Contratos de Defesa (DCAA) possui diretrizes rigorosas que você deve estudar se tiver um contrato de defesa.

Para ajudá-lo, aqui está um guia para ser compatível com DCAA e melhorar sua cronometragem.

Requisitos de cronometragem DCAA ⏳

O DCAA fornece serviços financeiros e de consultoria a entidades federais como o Departamento de Defesa dos EUA (DOD). Ela regulamenta os serviços de auditoria de contratos para garantir que todos os contratados cumpram os requisitos, verificando se cada dólar utilizado foi alocado adequadamente.

Como resultado, a DCAA exige o cumprimento da cronometragem aos seus contratantes. Saber fazê-lo corretamente é essencial para fins de auditoria; leia sobre o Requisitos de cronometragem DCAA abaixo.

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1. Faça uma política que esteja em conformidade com o DCAA 📝

Escreva um documento de política anotando as ações para cumprir o DCAA. Isso inclui observar a distribuição de mão de obra e uma forma de documentar horas e dólares por funcionário, nome do projeto ou código de cargo. Certifique-se de que a política seja completa, completa e fácil de entender.

2. Conte a todos sobre a política 🗣

Você também precisa garantir que todos conheçam a política. É crucial informar todos os funcionários e supervisores e atualizá-los se houver alterações.

Ofereça treinamento anual sobre controle de tempo para lembrar a todos sobre a política.

3. Acompanhe o tempo todos os dias 🕜

Os funcionários devem enviar planilhas de horas todos os dias e não devem fazê-lo antecipadamente ou no final da semana. Para maior precisão, considere usar um software de controle de tempo que reconcilia automaticamente as informações e realiza aprovações de quadros de horários. Dessa forma, há pouco espaço para erros.

4. Calcular custo de mão de obra 🧑‍💻

DCAA determina o custo do seu projeto com base no número de horas de trabalho. Certifique-se de calcular os custos de mão de obra com base no tempo.

5. Registre horas extras e folgas remuneradas 🌴

Existem dois tipos de horas extras:

  • Descompensado: Aplica-se aos colaboradores com salário fixo que não são remunerados por horas adicionais.
  • Não pago: Aplica-se a funcionários que recebem por hora. Suas horas extras são compensadas.

Ambos os tipos devem ser registrados para conformidade com DCAA.

Além disso, você deve registrar folga remunerada, incluindo:

  • Férias
  • Feriados
  • Atestado médico
  • Licença por luto

Não fazer isso pode ser considerado fraude contábil trabalhista.

6. Registre Tarefas e Projetos 🗄

As auditorias DCAA também exigem um registo de tarefas e projetos. Se você usa software, selecione uma opção que lembre a equipe de indicar o projeto em que estão trabalhando.

lista de verificação de cronometragem

7. Anote as alterações ou correções ⛔️

Se você precisar alterar o documento de controle de tempo, indique a alteração, o motivo da alteração e a hora e data em que foi feita. Isto deve ser aprovado por um supervisor.

8. Os funcionários devem assinar as inscrições 👍

Se sua empresa usa um rastreador de tempo automático, seus funcionários devem assinar pessoalmente as entradas de tempo para garantir que estejam cientes de seu horário de trabalho. Ou use um quiosque de ponto.

9. Revise e aprove registros de tempo ✅

Quando seus funcionários aprovarem as planilhas de horas, eles deverão submetê-las aos seus superiores para aprovação. Lembre-se de que os registros de horas se tornam documentos legais, portanto verifique-os cuidadosamente.

10. Cronometragem e folha de pagamento separadas 💵

Mantenha a cronometragem e a folha de pagamento separadas, mesmo que estejam conectadas. O descumprimento é crime denominado “dispensa trabalhista” que pode resultar em no máximo 5 anos de prisão.

Tenha equipes separadas para lidar com folha de pagamento e planilhas de horas. Além disso, os funcionários não devem ajustar seus dados de tempos para adequá-los à capacidade da folha de pagamento.

Lista de verificação de cronometragem DCAA

Esta lista de verificação útil ajudará sua empresa a permanecer em conformidade com o DCAA.

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Procedimentos de cronometragem

  • Mantenha a cronometragem separada da folha de pagamento.
  • Implemente uma política clara para envio e aprovação de dados.
  • Mantenha todos cientes da política, procedimento e requisitos.
  • Dê treinamento contínuo para garantir a conscientização.

Preparando planilhas de horas

  • Todos na empresa devem controlar o tempo (sejam parte do contrato governamental ou não) para produzir uma trilha de auditoria completa
  • Os próprios funcionários devem registrar as horas de trabalho, incluindo horas extras e folgas remuneradas
  • O tempo deve ser registrado diariamente e indicar a tarefa ou projeto trabalhado

Políticas de cronometragem

  • Os superiores não podem preencher a planilha de horas, a menos que o funcionário esteja em licença remunerada ou ausente por um longo período
  • O funcionário e o superior devem revisar e aprovar a planilha de horas
  • Nomeie um administrador do sistema para revisar as planilhas de horas e verificar se há erros. Registre os motivos, a data e a hora de cada alteração.
  • Publique planilhas de horas todos os meses ou com mais frequência.
  • Esteja preparado para inspeções aleatórias.

Sistemas de cronometragem

Existem dois tipos de sistemas de cronometragem: manuais e automáticos. Os sistemas automáticos incluem software e são úteis para empresas com mais de três funcionários. Eles reduzem a margem de erro e podem ajudá-lo a garantir a conformidade com o DCAA.

Faça pesquisas para ajudá-lo a escolher o melhor software para cronometragem compatível com DCAA.

Uma opção é Tommy. Ele pode ajudá-lo com a conformidade do DCAA com um sistema automatizado de controle de tempo. Você pode selecionar um pacote dependendo de suas necessidades e orçamento, garantindo que você obtenha o melhor software para suas necessidades.

Melhore sua cronometragem com Tommy 🐶

As diretrizes da DCAA exigem que os prestadores de serviços governamentais mantenham um registro preciso do tempo que seus funcionários gastam em contratos. Se a sua empresa tiver um contrato, é uma boa ideia manter registros precisos de todo o trabalho concluído para todos os funcionários da empresa, no caso de uma auditoria.

Você pode usar um rastreador de tempo automático como o Tommy para manter seus registros em dia. Apenas certifique-se de que toda a sua equipe esteja ciente da política de controle de tempo. Felizmente, com Tommy, o tempo de gravação é fácil!

Manter a conformidade não precisa ser demorado e estressante. Tire o incômodo disso com Tommy. Confira nossos recursos aqui.