วิธีปฏิบัติตามหลักเกณฑ์การจับเวลาของ DCAA

หากคุณชนะสัญญาจากรัฐบาล การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่บังคับใช้กับคุณถือเป็นสิ่งสำคัญ หน่วยงานตรวจสอบสัญญาด้านกลาโหม (DCAA) มีแนวทางที่เข้มงวดซึ่งคุณควรศึกษาหากคุณมีสัญญาด้านการป้องกัน

เพื่อช่วยเหลือคุณ ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำในการปฏิบัติตามข้อกำหนด DCAA และปรับปรุงการจับเวลาของคุณ

ข้อกำหนดในการจับเวลาของ DCAA ⏳

DCAA ให้บริการทางการเงินและให้คำปรึกษาแก่หน่วยงานรัฐบาลกลาง เช่น กระทรวงกลาโหมสหรัฐฯ (DOD) ควบคุมบริการตรวจสอบสัญญาเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับเหมาทั้งหมดผ่านข้อกำหนด โดยตรวจสอบว่าเงินแต่ละดอลลาร์ที่ใช้ได้รับการจัดสรรอย่างเหมาะสม

ด้วยเหตุนี้ DCAA จึงกำหนดให้ผู้รับเหมาปฏิบัติตามข้อกำหนดในการจับเวลา การรู้วิธีดำเนินการอย่างเหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ อ่านเกี่ยวกับ ข้อกำหนดในการจับเวลาของ DCAA ด้านล่าง.

1. จัดทำนโยบายที่สอดคล้องกับ DCAA 📝

เขียนเอกสารนโยบายบันทึกการดำเนินการให้เป็นไปตาม DCAA ซึ่งรวมถึงการสังเกตการกระจายแรงงานและวิธีการบันทึกชั่วโมงและดอลลาร์ตามพนักงาน ชื่อโครงการ หรือรหัสงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายมีความครบถ้วน ละเอียด และเข้าใจง่าย

2. บอกทุกคนเกี่ยวกับนโยบาย 🗣

คุณต้องแน่ใจว่าทุกคนรู้นโยบายนี้ด้วย สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้พนักงานและหัวหน้างานทุกคนทราบและอัปเดตหากมีการเปลี่ยนแปลง

จัดการฝึกอบรมประจำปีเกี่ยวกับการติดตามเวลาเพื่อเตือนให้ทุกคนทราบถึงนโยบาย

3. ติดตามเวลาทุกวัน 🕜

พนักงานต้องส่งใบบันทึกเวลาทุกวันและไม่ควรส่งล่วงหน้าหรือหลังสุดสัปดาห์ เพื่อความถูกต้อง ลองใช้ a ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา ที่จะปรับข้อมูลให้อัตโนมัติและดำเนินการอนุมัติไทม์ชีท ด้วยวิธีนี้ จึงมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้น้อย

4. ต้นทุนแรงงานคำนวณ 🧑‍💻

DCAA กำหนดต้นทุนโครงการของคุณตามจำนวนชั่วโมงทำงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณคำนวณต้นทุนค่าแรงตามเวลา

5. บันทึกค่าล่วงเวลาและค่าล่วงเวลา 🌴

การทำงานล่วงเวลามีสองประเภท:

• ไม่มีการชดเชย: ใช้กับพนักงานที่มีเงินเดือนคงที่ซึ่งไม่ได้รับการชดเชยชั่วโมงเพิ่มเติม
• ค้างชำระ: ใช้กับพนักงานที่ได้รับค่าจ้างต่อชั่วโมง ค่าล่วงเวลาของพวกเขาจะได้รับการชดเชย

ทั้งสองประเภทจะต้องได้รับการบันทึกเพื่อให้สอดคล้องกับ DCAA

นอกจากนี้ คุณต้องบันทึกเวลาหยุดที่จ่ายออกไป ซึ่งรวมถึง:

• วันหยุด
• วันหยุด
• ลาป่วย
• การจากลาเพื่อไว้อาลัย

หากไม่ปฏิบัติตามอาจถือเป็นการฉ้อโกงบัญชีแรงงาน

6. บันทึกงานและโครงการ 🗄

การตรวจสอบ DCAA ยังต้องมีบันทึกงานและโครงการด้วย หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ ให้เลือกตัวเลือกที่จะเตือนพนักงานให้ระบุโครงการที่พวกเขากำลังทำอยู่

7. จดบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือการแก้ไข ⛔️

หากคุณต้องเปลี่ยนเอกสารการติดตามเวลา ให้ระบุการเปลี่ยนแปลง เหตุผล และเวลาและวันที่ที่ทำการเปลี่ยนแปลง สิ่งนี้ควรได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างาน

8. พนักงานต้องลงชื่อออกรายการ👍

หากธุรกิจของคุณใช้เครื่องติดตามเวลาอัตโนมัติ พนักงานของคุณควรลงชื่อออกจากรายการเวลาเป็นการส่วนตัวเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาทราบชั่วโมงทำงานของตน หรือใช้ก ตู้นาฬิกาบอกเวลา.

9. ตรวจสอบและอนุมัติบันทึกเวลา ✅

เมื่อพนักงานของคุณอนุมัติไทม์ชีท พวกเขาควรส่งให้ผู้บังคับบัญชาอนุมัติ โปรดจำไว้ว่าบันทึกเวลาจะกลายเป็นเอกสารทางกฎหมาย ดังนั้นโปรดตรวจสอบอย่างรอบคอบ

10. แยกการจับเวลาและบัญชีเงินเดือน 💵

แยกการจับเวลาและบัญชีเงินเดือนออกจากกัน แม้ว่าจะเชื่อมต่อกันก็ตาม การไม่ปฏิบัติตามเป็นความผิดที่เรียกว่า “การปลดออกจากงาน” ซึ่งอาจส่งผลให้ต้องโทษจำคุกสูงสุด 5 ปี

มีทีมแยกกันเพื่อจัดการบัญชีเงินเดือนและไทม์ชีท นอกจากนี้ พนักงานไม่ควรปรับข้อมูลเวลาให้เหมาะสมกับความสามารถในการจ่ายเงินเดือน

รายการตรวจสอบการจับเวลา DCAA

รายการตรวจสอบที่มีประโยชน์นี้จะช่วยให้ธุรกิจของคุณยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนด DCAA

ขั้นตอนการจับเวลา

• แยกการจับเวลาออกจากบัญชีเงินเดือน
• ดำเนินนโยบายที่ชัดเจนในการส่งและอนุมัติข้อมูล
• ให้ทุกคนตระหนักถึงนโยบาย ขั้นตอน และข้อกำหนด
• ให้การฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิดความตระหนักรู้

กำลังเตรียมไทม์ชีท

• ทุกคนในบริษัทต้องติดตามเวลา (ไม่ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาของรัฐบาลหรือไม่ก็ตาม) เพื่อจัดทำแนวทางการตรวจสอบอย่างละเอียด
• พนักงานต้องบันทึกชั่วโมงการทำงานด้วยตนเอง รวมทั้งค่าล่วงเวลาและค่าแรงในวันหยุดด้วย
• ควรบันทึกเวลาทุกวันและระบุงานหรือโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่

นโยบายการจับเวลา

• ผู้บังคับบัญชาไม่สามารถกรอกใบบันทึกเวลาได้ เว้นแต่พนักงานจะลาโดยได้รับค่าจ้างหรือลางานเป็นเวลานาน
• พนักงานและผู้บังคับบัญชาจะต้องตรวจสอบและอนุมัติใบบันทึกเวลา
• แต่งตั้งผู้ดูแลระบบเพื่อตรวจสอบ Timesheets และตรวจสอบข้อผิดพลาด บันทึกเหตุผล วันที่ และเวลาสำหรับการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง
• เผยแพร่ Timesheets ทุกเดือนหรือบ่อยกว่านั้น
• เตรียมพร้อมสำหรับการสุ่มตรวจ

ระบบบอกเวลา

ระบบบอกเวลามีสองประเภท: แบบแมนนวลและแบบอัตโนมัติ ระบบอัตโนมัติประกอบด้วยซอฟต์แวร์ และมีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานมากกว่าสามคน ช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและสามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนด DCAA

ดำเนินการวิจัยเพื่อช่วยคุณเลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับการจับเวลาตามมาตรฐาน DCAA

ทางเลือกหนึ่งคือทอมมี่ สามารถช่วยคุณในการปฏิบัติตาม DCAA ด้วยระบบติดตามเวลาอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกแพ็คเกจได้ตามความต้องการและงบประมาณของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่าคุณจะได้รับซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ

ปรับปรุงการจับเวลาของคุณด้วยทอมมี่ 🐶

หลักเกณฑ์ของ DCAA กำหนดให้ผู้รับจ้างของรัฐบาลต้องรักษาบันทึกที่ถูกต้องเกี่ยวกับเวลาที่พนักงานใช้ในสัญญา หากธุรกิจของคุณมีสัญญา เป็นความคิดที่ดีที่จะรักษาบันทึกที่ถูกต้องของงานทั้งหมดที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับพนักงานทุกคนในธุรกิจในกรณีของการตรวจสอบ

คุณสามารถใช้เครื่องติดตามเวลาอัตโนมัติเช่น Tommy เพื่อเก็บข้อมูลของคุณให้เป็นปัจจุบันได้ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณทุกคนตระหนักถึงนโยบายการติดตามเวลา โชคดีที่ Tommy มีเวลาบันทึกเป็นเรื่องง่าย!

การรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบไม่จำเป็นต้องใช้เวลานานและเครียด หมดปัญหาไปกับทอมมี่ ตรวจสอบคุณสมบัติของเราที่นี่.