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Cómo cumplir con las pautas de cronometraje de la DCAA

DCAA-cronometraje
DCAA-cronometraje

Si obtiene un contrato gubernamental, es fundamental cumplir con las regulaciones que se le imponen. La Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA) cuenta con pautas estrictas que usted debe estudiar si tiene un contrato de defensa.

Para ayudarle, aquí tiene una guía para cumplir con la DCAA y mejorar su cronometraje.

Requisitos de cronometraje de la DCAA ⏳

La DCAA brinda servicios financieros y de asesoría a entidades federales como el Departamento de Defensa de EE. UU. (DOD). Regula los servicios de auditoría de contratos para garantizar que todos los contratistas cumplan con los requisitos, verificando que cada dólar utilizado haya sido asignado adecuadamente.

Como resultado, la DCAA exige el cumplimiento del cronometraje por parte de sus contratistas. Saber hacerlo correctamente es fundamental a efectos de auditoría; leer sobre el Requisitos de cronometraje de la DCAA abajo.

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1. Haga una política que cumpla con la DCAA 📝

Redactar un documento de política señalando las acciones para cumplir con la DCAA. Esto incluye anotar la distribución del trabajo y una forma de documentar las horas y el dinero por empleado, nombre del proyecto o código de trabajo. Asegúrese de que la política sea completa, exhaustiva y fácil de entender.

2. Cuéntales a todos sobre la política 🗣

También debe asegurarse de que todos conozcan la política. Es fundamental informar a todo el personal y a los supervisores y actualizarlos si hay cambios.

Proporcionar capacitación anual sobre el seguimiento del tiempo para recordar a todos la política.

3. Realice un seguimiento del tiempo todos los días 🕜

Los empleados deben presentar hojas de tiempo todos los días y no deben hacerlo con anticipación ni al final de la semana. Para mayor precisión, considere usar un software de seguimiento del tiempo que concilia automáticamente la información y realiza aprobaciones de hojas de horas. De esa forma, hay poco margen de error.

4. Calcular el costo laboral 🧑‍💻

DCAA determina el costo de su proyecto en función de la cantidad de horas de trabajo. Asegúrese de calcular los costos laborales en función del tiempo.

5. Registre horas extras y tiempo libre remunerado 🌴

Hay dos tipos de horas extras:

  • Sin compensar: Aplica para empleados con salario fijo que no reciben compensación por horas adicionales.
  • No pagado: Aplica para empleados que cobran por hora. Se les compensan las horas extras.

Ambos tipos deben registrarse para cumplir con la DCAA.

Además, debe registrar el tiempo libre remunerado, que incluye:

  • Vacaciones
  • Vacaciones
  • Baja por enfermedad
  • licencia por duelo

No hacerlo podrá considerarse fraude contable laboral.

6. Registrar tareas y proyectos 🗄

Las auditorías de la DCAA también requieren un registro de tareas y proyectos. Si utiliza software, seleccione una opción que recuerde al personal que indique el proyecto en el que están trabajando.

lista de verificación de cronometraje

7. Toma nota de los cambios o correcciones ⛔️

Si debe cambiar el documento de seguimiento del tiempo, indique el cambio, el motivo del mismo y la hora y fecha en que se realizó. Esto debe ser aprobado por un supervisor.

8. Los empleados deben aprobar las inscripciones 👍

Si su empresa utiliza un rastreador de tiempo automático, sus empleados deben firmar personalmente las entradas de tiempo para asegurarse de que estén al tanto de sus horas de trabajo. O utilice un quiosco de reloj de tiempo.

9. Revisar y Aprobar Registros de Tiempo ✅

Cuando sus empleados aprueben las hojas de horas, deben enviarlas a sus superiores para su aprobación. Recuerde, los registros de tiempo se convierten en documentos legales, así que revíselos cuidadosamente.

10. Separación del cronometraje y la nómina 💵

Mantenga el cronometraje y la nómina separados, aunque estén conectados. El incumplimiento es un delito denominado “baja laboral” que puede acarrear un máximo de 5 años de prisión.

Tenga equipos separados para manejar la nómina y las hojas de horas. Además, los empleados no deberían ajustar sus datos de tiempo para adaptarlos a la capacidad de la nómina.

Lista de verificación de cronometraje de la DCAA

Esta práctica lista de verificación ayudará a que su empresa cumpla con la DCAA.

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Procedimientos de cronometraje

  • Mantenga el cronometraje separado de la nómina.
  • Implementar una política clara para el envío y aprobación de datos.
  • Mantenga a todos informados sobre la política, el procedimiento y los requisitos.
  • Impartir formación continua para garantizar la sensibilización.

Preparar hojas de horas

  • Todos en la empresa deben realizar un seguimiento del tiempo (ya sea que formen parte del contrato gubernamental o no) para producir un seguimiento de auditoría exhaustivo.
  • Los empleados deben registrar ellos mismos las horas de trabajo, incluidas las horas extras y el tiempo libre remunerado.
  • El tiempo debe registrarse diariamente e indicar la tarea o proyecto en el que se trabajó.

Políticas de cronometraje

  • Los superiores no pueden completar una hoja de tiempo a menos que el empleado esté de licencia remunerada o se haya ausentado por un tiempo prolongado
  • El empleado y el superior deben revisar y aprobar la hoja de horas.
  • Designe un administrador del sistema para revisar las hojas de horas y verificar si hay errores. Registre los motivos, la fecha y la hora de cada cambio.
  • Publique hojas de horas cada mes o con mayor frecuencia.
  • Esté preparado para inspecciones aleatorias.

Sistemas de cronometraje

Hay dos tipos de sistemas de cronometraje: manuales y automáticos. Los sistemas automáticos incluyen software y son útiles para empresas con más de tres empleados. Reducen el margen de error y pueden ayudarle a garantizar el cumplimiento de la DCAA.

Realice investigaciones que le ayuden a elegir el mejor software para el cronometraje compatible con DCAA.

Una opción es Tommy. Puede ayudarle con el cumplimiento de la DCAA con un sistema automatizado de seguimiento del tiempo. Puede seleccionar un paquete según sus necesidades y presupuesto, asegurándose de obtener el mejor software para sus necesidades.

Mejora tu cronometraje con Tommy 🐶

Las pautas de la DCAA exigen que los contratistas gubernamentales mantengan un registro preciso del tiempo que sus empleados dedican a los contratos. Si su empresa tiene un contrato, es una buena idea mantener registros precisos de todo el trabajo realizado por todos los empleados de la empresa en caso de una auditoría.

Puedes utilizar un rastreador de tiempo automático como Tommy para mantener tus registros actualizados. Solo asegúrese de que todo su personal conozca la política de seguimiento del tiempo. ¡Afortunadamente, con Tommy, grabar el tiempo es fácil!

Mantener el cumplimiento no tiene por qué consumir mucho tiempo ni ser estresante. Olvídate de la molestia con Tommy. Mira nuestras características aquí.