Existe uma diferença entre estar ocupado e estar ansioso. Estar ocupado é normal. A ansiedade é um sinal de que algo no seu organismo não está funcionando corretamente.
Um membro da sua equipe pode estar cumprindo um turno completo sem problemas. Mas se ele está constantemente ansioso com o que vem a seguir, com mudanças na escala, com a possibilidade de ter horas suficientes, com como planejar a vida em meio à imprevisibilidade – isso não é apenas estar ocupado. É o seu software de gestão de turnos que está criando estresse.
Sinal 1: As pessoas não estão pedindo folga. Elas estão pedindo para voltar aos seus turnos.
Percebe algum padrão nos pedidos que sua equipe está fazendo? Eles não estão perguntando "posso folgar na quinta-feira?", mas sim "posso recuperar meu turno de quinta-feira?" ou "como ficará minha escala de trabalho?".
Isso é um sinal de que as pessoas não se sentem seguras em relação à sua carga horária básica. Elas não sabem se terão trabalho suficiente. E, em vez de pedirem folga com confiança quando precisam, ficam ansiosas com a possibilidade de perder horas de trabalho.
Do ponto de vista do gestor, isso pode parecer engajamento. As pessoas estão ansiosas para trabalhar. Mas, na verdade, é o oposto — é ansiedade disfarçada de comprometimento. Provavelmente, elas não estão ansiosas para trabalhar. É mais provável que estejam preocupadas com a estabilidade da renda.
Um bom software de gestão de turnos cria o padrão oposto. As pessoas sabem que suas horas básicas estão garantidas. Então, quando precisam de folga, simplesmente pedem. Ou trocam de turno com um colega. A relação com o trabalho se torna mais segura e menos angustiante.
Sinal 2: As mesmas perguntas são feitas repetidamente.
Você informou a escala de trabalho de um membro da sua equipe. Ele(a) confirmou. E 24 horas depois, está perguntando novamente. Ou alguém pergunta como está a escala de trabalho – quando poderia verificar sozinho(a), mas não sabe onde ou como.
Isso acontece quando o horário não está visível, ou está em muitos lugares, ou as pessoas não confiam na sua precisão. Então, elas ficam checando duas vezes, porque a ansiedade de não saber é maior do que o custo social de fazer a mesma pergunta duas vezes.
Isso é exaustivo para os gestores. Mas também é um sinal de ansiedade subjacente. Seu membro da equipe não ficaria perguntando se tinha certeza da informação ou se existia uma única fonte confiável sobre onde encontrá-la.
A solução para isso é um software de gestão de escalas de trabalho que oferece a todos um local centralizado para consulta – atualizado em tempo real, com informações confiáveis e acessível a todos que precisarem. As perguntas repetidas cessam quase que imediatamente.
Sinal 3: Mudanças no elenco geram reações, não ajustes.
Quando você troca um turno, o que acontece? Seu colega de equipe para um momento para se adaptar e depois segue em frente? Ou ele reage emocionalmente com frustração, raiva ou resignação?
Não se trata de eles serem difíceis. Trata-se do impacto da mudança em um sistema já ansioso. Se alguém já está inseguro em relação à sua escala de trabalho, uma alteração na escala é sentida como mais um fator desestabilizador. Isso confirma a ansiedade de que não podem confiar em nada.
Se alguém se sente seguro e estável, uma mudança de escala ainda é inconveniente, mas é diferente. É algo a ser resolvido, não algo para se ressentir.
Reações emocionais intensas a mudanças de horário costumam ser um sinal de que a ansiedade relacionada à escala de trabalho já está elevada. A mudança em si é apenas o sintoma visível. E se o seu software de gestão de escalas não torna as mudanças visíveis de forma rápida e clara, isso só piora a situação.
Sinal 4: As pessoas estão fornecendo informações que seu sistema já deveria ter.
Seu software de gestão de escalas de trabalho deve informar: esta pessoa trabalhou 42 horas esta semana. Esta pessoa está se aproximando do seu limite máximo. Esta pessoa não tem trabalhado o suficiente ultimamente. Esta parte da escala é particularmente cansativa.
Mas, em vez disso, seus funcionários estão dizendo: "Trabalhei muito esta semana/mês." "Estou bastante cansado(a) – posso ter um turno mais leve?" ou "Há alguma possibilidade de fazer horas extras? Estou com pouco tempo."“
Eles estão fornecendo informações que seu sistema deveria estar fornecendo. Isso acontece porque sua lista de funcionários está fragmentada – a escala em um lugar, as folhas de ponto em outro, as regras de conformidade em outro ainda, e talvez seu software não tenha boas práticas integradas. Ninguém tem uma visão unificada do que realmente está acontecendo.
Sua equipe não deveria ter que monitorar a própria carga de trabalho. Quando isso acontece, eles perdem energia mental que prefeririam usar no trabalho em si. Essa é a ansiedade que um bom software de gestão de escalas deveria prevenir.
Sinal 5: Ninguém sabe quem está disponível para quê.
Você precisa de alguém para cobrir um turno. Então você começa a mandar mensagens para várias pessoas. Ou menciona isso no final da passagem de plantão e vê quem se interessa. Ou tem aquela pessoa para quem você sempre liga porque sabe que ela vai dizer sim.
Isso é o oposto de um sistema estruturado. E gera ansiedade em várias frentes. As pessoas ficam incertas se serão chamadas. Aquelas que são chamadas se sentem obrigadas, mesmo que não queiram o turno. A gerência fica estressada com a cobertura até o início do turno.
Um software de gestão de turnos com visibilidade total dos turnos muda isso completamente. As pessoas podem ver os turnos disponíveis e se voluntariar. Existe um sistema de troca de turnos. Existe um processo de solicitação justo que não depende de relacionamentos ou obrigações sociais.
Quando a disponibilidade e a cobertura são gerenciadas de forma improvisada, todos acabam carregando mais do que deveriam. Os funcionários se perguntando se terão horas de trabalho. A pessoa que sempre recebe a ligação. O gerente cruzando os dedos às 6 da manhã.
O que esses signos têm em comum
Todos os cinco sinais são maneiras pelas quais sua equipe está lidando com a incerteza que seu sistema de escalação está criando para ela.
Esses sinais não indicam que sua equipe está desmotivada ou é difícil de lidar. Eles indicam que seu sistema está fazendo com que as pessoas gastem energia mental em tarefas que a estrutura e a visibilidade deveriam estar gerenciando.
Como abordar cada sinal?
Sinal 1 (as pessoas não estão solicitando folga): Publique as escalas de trabalho com mais antecedência. Garanta a confiabilidade das horas básicas. Inclua um processo de troca de turnos para que as pessoas possam se ajustar sem comprometer a segurança de sua renda.
Sinal 2 (perguntas repetidas): Consolide a escala de trabalho em um só lugar. Torne-a visual, acessível e precisa. O software de gestão de escalas de trabalho ideal faz disso o padrão, não algo que você precise manter manualmente.
Sinal 3 (reações emocionais às mudanças): Analise com que frequência você está alterando as escalações. Se for frequente, o problema está no seu processo de planejamento, não na sua equipe. E quaisquer mudanças que ocorram, comunique-as com antecedência e clareza.
Sinal 4 (pessoas que lhe fornecem informações sobre a carga de trabalho): Tenha visibilidade dos dados de controle de ponto junto com sua escala de trabalho. Um sistema integrado oferece essa visualização automaticamente – você não precisa depender da sua equipe para encontrá-la.
Sinal 5 (cobertura de turno ad hoc): Crie uma forma clara e visível para que as mudanças sejam oferecidas e solicitadas. Retire isso do âmbito dos relacionamentos e das obrigações. Torne o processo justo e fácil de acompanhar.
O padrão subjacente
A maioria desses sinais remete à mesma causa raiz: fragmentação. O cronograma existe separadamente das folhas de ponto. A comunicação é dispersa. As informações de disponibilidade estão espalhadas por vários lugares. Sua equipe acaba preenchendo essas lacunas – e isso acarreta custos ocultos.
Quando você reúne todos esses elementos em um só lugar, quando o software de gestão de turnos oferece à sua equipe visibilidade e uma maneira clara de gerenciar o próprio trabalho, a ansiedade não apenas diminui, como muda de direção.
Em vez de ansiedade em relação ao sistema, as pessoas têm clareza e autonomia.
É aí que você deixa de ter uma equipe que está lidando com um processo difícil e passa a ter uma equipe que realmente consegue se concentrar no trabalho!
Na Tommy, acreditamos que um dia de trabalho melhor começa com clareza, conexão e respeito pelo tempo das pessoas. Agendamento, comunicação em equipe e controle de presença — tudo em um só lugar, para que sua equipe se mantenha informada e sincronizada, sem a necessidade de trocas constantes de mensagens.
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