เคล็ดลับ 4 ประการสำหรับการจัดตารางงานพนักงานสำหรับร้านกาแฟ บาร์ และร้านอาหารได้ง่ายขึ้น

การจัดตารางการทำงานของพนักงานในอุตสาหกรรมการบริการอาจเป็นเรื่องท้าทาย บ่อยครั้งที่พนักงานในอุตสาหกรรมเหล่านี้มักจะทำงานนอกเวลาหรือมีภาระผูกพันอื่นๆ ที่คุณต้องจัดการ ซึ่งทำให้กระบวนการจัดตารางงานเป็นเรื่องยาก นอกจากนี้ พนักงานอาจต้องการสลับกะ ทำงานคนละชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ หรือแม้แต่ขอหยุดงานโดยแจ้งล่วงหน้าเพียงเล็กน้อย

ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือจัดตารางงาน เช่น แอปจัดตารางงานพนักงาน หรือคุณจะทำทุกอย่างด้วยตนเอง การจัดตารางงานก็มักจะเป็นฝันร้ายอยู่เสมอ

หากคุณกำลังมองหาวิธีที่จะทำให้การทำงานในร้านกาแฟ บาร์ หรือร้านอาหารของคุณง่ายขึ้น เรามีคำแนะนำดีๆ ให้คุณ 4 ข้อด้านล่างนี้

ลองดูด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการกำหนดตารางเวลา

1. พัฒนากลยุทธ์การจัดตารางเวลาอย่างชาญฉลาด 🤓

การวางแผนตารางเวลาที่ดีเริ่มต้นจากการมีความสม่ำเสมอ วิธีที่ดีที่สุดที่จะทำให้แน่ใจได้ก็คือการใช้แนวทางที่เป็นระบบในการวางแผนตารางเวลา ซึ่งหมายความว่าต้องทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับทุกตารางเวลา ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสำคัญของเราสำหรับกลยุทธ์การวางแผนตารางเวลาที่ชาญฉลาด:

• คำนวณเวลาที่คุณทำงานสูงสุด การรู้ว่าเมื่อใดมีความต้องการสูงสุดหมายความว่าคุณจะรู้ว่าเมื่อใดจึงจำเป็นต้องใช้พนักงานเพิ่มในกะงาน
• คำนึงถึงความต้องการของพนักงาน แต่ต้องแน่ใจว่าพนักงานปฏิบัติตามกฎในการขอลาพักร้อนและส่งเอกสารแสดงความพร้อมภายในระยะเวลาที่เหมาะสม (ดูด้านล่าง) แม้ว่าการเพิกเฉยต่อความต้องการของพนักงานอาจดูตรงไปตรงมา แต่ถ้าคุณบังคับให้พนักงานทำงานกะที่พวกเขาไม่สามารถหรือไม่ต้องการที่จะทำงาน คุณอาจเห็นข้อมูลเพิ่มเติม การขาดงาน, สลับกะมากขึ้น และ อัตราการลาออกของพนักงานที่สูงขึ้นสร้างสมดุลระหว่างการให้สิ่งที่พนักงานต้องการและให้แน่ใจว่าครอบคลุมการทำงานกะของคุณ
• จัดทำตารางการทำงานแบบผลัดเปลี่ยนหมุนเวียน เพื่อให้พนักงานทุกคนทำงานกะที่ "ไม่พึงปรารถนา" แต่ยังสามารถทำงานกะ "เงิน" ได้ตลอดทั้งเดือน วิธีนี้จะช่วยให้พนักงานได้รับส่วนแบ่งจากกะงานที่มีงานยุ่งและมีความเครียดมากขึ้น
• พิจารณาการฝึกอบรมพนักงานข้ามสายงาน เพื่อให้คุณมีพนักงานพร้อมเสมอที่จะทำงานกะ หากจู่ๆ บาร์เทนเดอร์ค็อกเทลของคุณทุกคนต้องหยุดงาน การฝึกอบรมข้ามสายงานหมายความว่าจะมีคนมาทำหน้าที่แทนพวกเขาได้ในขณะที่พวกเขาไม่อยู่
• กำหนดจุดตัดเวลาอย่างน้อยสองสามวันก่อนกำหนดตารางเวลาสำหรับพนักงานที่จะส่งคำขอ (ดูด้านล่าง) แต่ต้องแน่ใจว่าคุณกำหนดตารางเวลาในวันเดียวกันทุกเดือน การกำหนดตารางเวลาอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้พนักงานมีความสุขและทราบว่าคุณทุกคนอยู่ในสถานะใดในเดือนหน้า หากคุณกำหนดตารางเวลาล่าช้า ให้แจ้งให้พนักงานทราบอย่างชัดเจน
• พิจารณาถึงระดับทักษะเมื่อกำหนดกะงานของคุณ ตัวอย่างเช่น การมีกะงานที่มีแต่พนักงานใหม่เท่านั้นอาจทำให้ผู้จัดการหรือหัวหน้างานเครียดมากขึ้น ควรจัดกะงานโดยให้พนักงานที่มีประสบการณ์มากกว่ามาทำงานควบคู่กับพนักงานใหม่ที่อาจยังต้องเข้ารับการฝึกอบรม
• ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาลและการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ตลอดทั้งปีและคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในตารางเวลาที่จะมาถึง เรียนรู้จากข้อผิดพลาดและประเมินให้บ่อยที่สุด

2. ทำความรู้จักกับพนักงานของคุณ 🤝

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้แน่ใจว่าตารางงานของคุณเหมาะกับทุกคนคือการรู้จักพนักงานของคุณเป็นอย่างดี ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วข้างต้น การแบ่งระดับทักษะต่างๆ ในแต่ละกะงานจะสร้างความสมดุลและทำให้พนักงานใหม่ไม่รู้สึกเหนื่อยล้าเกินไป นอกจากนี้ การรู้ว่าพนักงานคนใดชอบทำงานกะกลางวันที่เงียบสงบกว่าเมื่อเทียบกับพนักงานที่ชอบทำงานกะวันหยุดสุดสัปดาห์ที่วุ่นวายก็อาจช่วยได้เช่นกัน ทำให้พนักงานของคุณมีความสุข โดยรวมแล้ว การทำความรู้จักกับพนักงานของคุณจะทำให้พวกเขารู้สึกว่าสามารถแจ้งปัญหาเรื่องตารางเวลาให้คุณทราบได้ง่ายขึ้น มีแนวโน้มที่จะแจ้งขอลาหยุดงานได้ทันเวลา และยินดีที่จะทำงานแทนคุณเมื่อคุณต้องการ แต่ในขณะที่การทำให้พนักงานมีความสุขเป็นสิ่งที่ดีเสมอ คุณต้องจำไว้ว่าคุณต้องรักษาสมดุลระหว่างสิ่งที่พวกเขาต้องการกับสิ่งที่คุณต้องการ มีบางกรณีที่คุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงและสลับกะการทำงานของพนักงาน ซึ่งไม่ใช่เรื่องเลวร้ายเสมอไป ตัวอย่างเช่น:

• การมีบาร์เทนเดอร์ที่ดีที่สุดของคุณมาทำหน้าที่เสิร์ฟอาหารมื้อเที่ยงบางมื้อซึ่งเป็นช่วงที่ทำงานช้า อาจช่วยเพิ่มจำนวนลูกค้าและทำให้ช่วงเวลาที่เงียบสงบกลายเป็นช่วงเวลาที่คุณยุ่งที่สุด เนื่องจากมีการยกระดับการบริการลูกค้า
• สมาชิกพนักงานใหม่ก้าวขึ้นมาเนื่องจากพวกเขาได้รับโอกาสและกลายเป็นพนักงานที่เก่งที่สุดและดีที่สุดของคุณหลังจากจัดตารางการทำงานกะที่ยุ่งให้พวกเขา

จำไว้ว่าความหลากหลายสามารถเป็นประโยชน์กับคุณได้ แต่ก็สามารถ...เพิ่มความพึงพอใจของพนักงานและความสุข ส่งผลให้พนักงานโดยรวมมีทัศนคติที่ดีขึ้น

แหล่งที่มา: ฟิวเจอร์เลิร์น

ในงานบริการ🧑‍🍳 การทำงานที่แตกต่างอาจหมายถึงการทำงานกะในบาร์ในขณะที่ก่อนหน้านี้ทำงานเป็นโฮสต์เท่านั้น นอกจากนี้ยังอาจหมายถึงการเปลี่ยนตารางเวลา การรับมือกับลูกค้ากลุ่มอื่น หรือมีโอกาสเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ

3. กำหนดกฎพื้นฐานสำหรับการสลับกะและการร้องขอ 📄

ในฐานะผู้จัดการ คุณจะต้องได้รับคำขอมากมาย เช่น วันหยุด วันหยุดพักผ่อน และอื่นๆ อีกมากมาย แต่ถ้าคุณกำลังพยายามจัดตารางงาน การขอในนาทีสุดท้ายอาจหมายถึงการเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น

เราขอแนะนำให้กำหนดกฎพื้นฐานบางประการสำหรับการสลับกะและการขอหยุดงาน เพื่อให้คุณสามารถจัดตารางเวลาที่เหมาะกับทุกคน และเพื่อให้กะงานทั้งหมดของคุณได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมตามที่คุณต้องการ

ด้านล่างนี้เป็นรายการกฎที่เราแนะนำ

4. ใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางงานพนักงาน 🧑‍💻

แอปจัดตารางงานพนักงานสามารถส่งผลอย่างมากต่อความเร็วและประสิทธิภาพของกระบวนการจัดตารางงานของคุณ

แล้วแอปการกำหนดเวลาทำงานอย่างไร?

• การกำหนดตารางเวลาอัตโนมัติ:ผู้จัดการสามารถป้อนข้อกำหนดการทำงานเป็นกะ และแอปจะสร้างตารางงานตามกฎเหล่านี้ แอปจะพิจารณาสิ่งต่างๆ เช่น ความพร้อมของพนักงาน การตั้งค่า และกฎหมายแรงงานให้กับคุณ
• การจัดการเวลาหยุดงาน:พนักงานสามารถเข้าถึงแอปและป้อนคำขอลาหยุดโดยตรงเพื่อให้ผู้จัดการสามารถดูและจัดตารางเวลาให้สอดคล้องกับความพร้อมของทีมงานได้
• การแจ้งเตือนและ การสื่อสาร: แอปนี้ทำหน้าที่เป็นพื้นที่รวมศูนย์สำหรับพนักงานและผู้จัดการเพื่อให้พนักงานสามารถทราบข้อมูลล่าสุดเมื่อตารางงานออกมาและหากต้องเปลี่ยนกะงานใดๆ
• การสลับกะการติดตามการสลับกะนั้นเป็นเรื่องที่เครียดเสมอ แต่ด้วยแอป ก็สามารถบันทึกการสลับกะได้ และผู้จัดการก็สามารถอัปเดตได้
• การวิเคราะห์:แอปจัดตารางงานยังสามารถใช้ข้อมูลในอดีตเพื่อคาดการณ์กะงานและความต้องการได้ ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนพนักงานในกะงานของคุณได้

หากคุณกำลังมองหาแอปสำหรับจัดตารางงานพนักงาน แอป Tommy สำหรับการจัดตารางงานพนักงานในอุตสาหกรรมการบริการถือเป็นแอปที่เหมาะกับคุณอย่างยิ่ง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้

ในการปิดท้าย - การจัดตารางเวลาที่ชาญฉลาดช่วยให้ผู้จัดการสามารถทำงานเพื่อการเติบโตของธุรกิจได้ เมื่อเทียบกับการจัดการตารางเวลาและการครอบคลุมกะงาน

โดยรวมแล้ว การมีวิธีการจัดตารางกะงานอย่างมีประสิทธิผลจะส่งผลดีต่อคุณ หากคุณสามารถใช้เวลาไปกับการมุ่งเน้นการเติบโตของธุรกิจได้มากขึ้น และใช้เวลาน้อยลงในการรับเรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับตารางงาน คำขอวันหยุด และอื่นๆ ธุรกิจของคุณก็จะดีขึ้นอย่างแน่นอน

หากคุณกำลังมองหาแอปสำหรับจัดตารางงานพนักงาน ลองพิจารณาใช้แอป Tommy อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแอปนี้ได้