5 สัญญาณที่บ่งบอกว่าซอฟต์แวร์จัดตารางกะทำงานกำลังทำให้ทีมของคุณวิตกกังวล

การยุ่งอยู่กับการวิตกกังวลนั้นแตกต่างกัน การยุ่งอยู่เป็นเรื่องปกติ แต่ความวิตกกังวลเป็นสัญญาณบ่งบอกว่ามีบางอย่างในร่างกายของคุณทำงานผิดปกติ.

เพื่อนร่วมทีมของคุณอาจทำงานเต็มกะได้โดยไม่มีปัญหา แต่ถ้าพวกเขากังวลอยู่ตลอดเวลาเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา เกี่ยวกับว่าพวกเขาจะมีชั่วโมงทำงานเพียงพอหรือไม่ เกี่ยวกับการวางแผนชีวิตของตนเองให้เข้ากับความไม่แน่นอน นั่นไม่ใช่แค่การยุ่งอยู่เฉยๆ แต่เป็นเพราะซอฟต์แวร์จัดตารางกะของคุณกำลังสร้างความเครียดให้พวกเขา.

และนี่ไม่ใช่เรื่องเล็กน้อยเลย จากการวิจัยจาก... โครงการ Shift Project ของมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ซึ่งศึกษาพนักงานในภาคบริการกว่า 20,000 คน พบว่า ตารางการทำงานที่ไม่มั่นคงและคาดเดาไม่ได้ มีความสัมพันธ์เชิงลบกับความเครียดทางจิตใจ คุณภาพการนอนหลับ และความสุข มากกว่าค่าจ้างเสียอีก ตารางเวลาจึงมีความสำคัญมากกว่าที่ผู้จัดการส่วนใหญ่ตระหนัก.

สัญญาณทั้งห้าข้อนี้บ่งชี้ว่ากระบวนการจัดทีมของคุณกำลังทำให้ทีมของคุณวิตกกังวล และเมื่อคุณมองเห็นสัญญาณเหล่านี้แล้ว คุณก็จะสามารถแก้ไขได้.

สัญญาณที่ 1: ผู้คนไม่ได้ขอลาพักร้อน พวกเขาขอให้กลับมาทำงานกะเดิม

สังเกตเห็นรูปแบบในคำขอที่ทีมของคุณกำลังทำอยู่หรือไม่? พวกเขาไม่ได้ถามว่า “ฉันขอหยุดวันพฤหัสบดีได้ไหม?” แต่พวกเขาถามว่า “ฉันขอเข้าเวรวันพฤหัสบดีคืนได้ไหม?” หรือ “ตารางงานของฉันเป็นอย่างไรบ้าง?”.

นี่เป็นสัญญาณบ่งบอกว่าผู้คนไม่รู้สึกมั่นคงเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานพื้นฐานของตน พวกเขาไม่รู้ว่าจะมีงานเพียงพอหรือไม่ และแทนที่จะขอลาหยุดอย่างมั่นใจเมื่อต้องการ พวกเขากลับกังวลว่าจะเสียชั่วโมงทำงานไป.

จากมุมมองของผู้จัดการ สิ่งนี้อาจดูเหมือนว่าพนักงานมีส่วนร่วมและกระตือรือร้นที่จะทำงาน แต่ความจริงแล้วมันตรงกันข้าม มันคือความวิตกกังวลที่ปลอมตัวเป็นความมุ่งมั่น พวกเขาอาจไม่ได้กระตือรือร้นที่จะทำงาน พวกเขามีแนวโน้มที่จะกังวลเกี่ยวกับความมั่นคงของรายได้มากกว่า.

ซอฟต์แวร์จัดตารางการทำงานที่ดีจะสร้างรูปแบบตรงกันข้าม พนักงานจะรู้ว่าชั่วโมงทำงานพื้นฐานของตนแน่นอน ดังนั้นเมื่อพวกเขาต้องการลาหยุด พวกเขาก็แค่ขอลา หรือแลกกะกับเพื่อนร่วมงาน ความสัมพันธ์กับงานก็จะมั่นคงมากขึ้น และลดความวิตกกังวลลง.

สัญญาณที่ 2: มีการถามคำถามเดิมซ้ำๆ

คุณได้แจ้งตารางงานให้สมาชิกในทีมทราบแล้ว พวกเขาก็รับทราบแล้ว แต่หลังจากนั้น 24 ชั่วโมง พวกเขาก็ถามอีกครั้ง หรือบางคนถามคุณว่าตารางงานเป็นอย่างไร ทั้งๆ ที่พวกเขาสามารถตรวจสอบได้เอง แต่ไม่แน่ใจว่าจะหาได้จากที่ไหนหรืออย่างไร.

เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเมื่อตารางเวลาไม่ปรากฏให้เห็น หรือกระจายอยู่หลายที่ หรือผู้คนไม่เชื่อมั่นว่าตารางเวลานั้นถูกต้อง ดังนั้นพวกเขาจึงตรวจสอบซ้ำแล้วซ้ำอีก เพราะความวิตกกังวลจากการไม่รู้มีมากกว่าต้นทุนทางสังคมของการถามคำถามเดิมซ้ำสองครั้ง.

นี่เป็นเรื่องที่เหนื่อยล้าสำหรับผู้จัดการ แต่ก็เป็นสัญญาณของความวิตกกังวลที่ซ่อนอยู่ด้วย สมาชิกในทีมของคุณคงไม่ถามซ้ำ ๆ ว่าพวกเขามั่นใจในข้อมูลหรือไม่ หรือมีแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียวที่จะหาข้อมูลนั้นได้จากที่ไหน.

สิ่งที่แก้ไขปัญหานี้ได้คือซอฟต์แวร์จัดตารางเวรที่ให้ข้อมูลครบถ้วนในที่เดียว อัปเดตแบบเรียลไทม์ เชื่อถือได้ว่าถูกต้อง และทุกคนที่ต้องการใช้งานสามารถมองเห็นข้อมูลได้ คำถามซ้ำซากก็จะหมดไปแทบจะในทันที.

สัญญาณที่ 3: การเปลี่ยนแปลงรายชื่อผู้เล่นก่อให้เกิดปฏิกิริยา ไม่ใช่การปรับตัว

เมื่อมีการเปลี่ยนกะทำงาน เกิดอะไรขึ้นบ้าง? สมาชิกในทีมของคุณใช้เวลาสักครู่ในการปรับตัวแล้วค่อยทำงานต่อหรือไม่? หรือพวกเขาแสดงปฏิกิริยาทางอารมณ์ด้วยความหงุดหงิด โกรธ หรือยอมจำนน?

นี่ไม่ใช่เพราะพวกเขาเป็นคนเรื่องมาก แต่เป็นเรื่องผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงต่อระบบที่กำลังวิตกกังวลอยู่แล้ว หากใครบางคนไม่แน่ใจเกี่ยวกับตารางเวลาของตนอยู่แล้ว การเปลี่ยนแปลงตารางงานจะยิ่งทำให้สถานการณ์ไม่มั่นคงมากขึ้นไปอีก มันยิ่งตอกย้ำความวิตกกังวลของพวกเขาว่าพวกเขาไม่สามารถพึ่งพาอะไรได้เลย.

หากใครรู้สึกมั่นคงและปลอดภัย การเปลี่ยนแปลงรายชื่อผู้เล่นก็ยังคงสร้างความไม่สะดวกอยู่บ้าง แต่ก็แตกต่างออกไป มันเป็นเรื่องที่ต้องแก้ไข ไม่ใช่เรื่องที่ต้องโกรธเคือง.

ปฏิกิริยาทางอารมณ์ที่รุนแรงต่อการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา มักเป็นสัญญาณบ่งชี้ว่าความวิตกกังวลเกี่ยวกับตารางงานนั้นสูงอยู่แล้ว การเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นเพียงอาการที่ปรากฏให้เห็นเท่านั้น และหากซอฟต์แวร์จัดตารางงานของคุณไม่แสดงการเปลี่ยนแปลงให้เห็นอย่างรวดเร็วและชัดเจน ก็จะยิ่งทำให้สถานการณ์แย่ลง.

สัญญาณที่ 4: มีคนให้ข้อมูลที่ระบบของคุณควรมีอยู่แล้ว

โปรแกรมจัดตารางการทำงานของคุณควรแจ้งเตือนคุณว่า: บุคคลนี้ทำงานไปแล้ว 42 ชั่วโมงในสัปดาห์นี้ บุคคลนี้ใกล้ถึงจำนวนชั่วโมงสูงสุดแล้ว บุคคลนี้ทำงานไม่เพียงพอในช่วงที่ผ่านมา ช่วงเวลานี้ของตารางการทำงานค่อนข้างเหนื่อย.

แต่สิ่งที่คนของคุณกลับบอกคุณคือ “สัปดาห์นี้/เดือนนี้ฉันทำงานหนักมาก” “ฉันเหนื่อยมาก ขอเปลี่ยนกะเบาลงได้ไหม” หรือ “พอจะมีโอกาสได้ทำงานล่วงเวลาไหม ฉันใกล้จะหมดแล้ว”

พวกเขากำลังให้ข้อมูลที่คุณควรได้รับจากระบบของคุณ นี่เป็นเพราะตารางงานของคุณกระจัดกระจาย – ตารางงานอยู่ที่หนึ่ง ใบลงเวลาอยู่ที่อีกที่หนึ่ง กฎระเบียบอยู่ที่อื่น และบางทีซอฟต์แวร์ของคุณอาจไม่มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เหมาะสม ไม่มีใครเห็นภาพรวมของสิ่งที่เกิดขึ้นจริงได้อย่างครบถ้วน.

ทีมของคุณไม่ควรต้องคอยตรวจสอบปริมาณงานของตัวเอง เพราะจะทำให้พวกเขาเสียพลังงานทางจิตใจที่ควรจะใช้ไปกับการทำงานมากกว่า นั่นคือความวิตกกังวลที่ซอฟต์แวร์จัดตารางงานที่ดีควรช่วยป้องกันได้.

สัญญาณที่ 5: ไม่มีใครรู้ว่าใครว่างสำหรับอะไรบ้าง

คุณต้องการคนมาช่วยทำงานแทน คุณเลยเริ่มส่งข้อความไปหาหลายๆ คน หรืออาจจะพูดถึงเรื่องนี้ตอนส่งงานเสร็จแล้วดูว่าใครจะตอบตกลง หรือไม่ก็มีคนที่คุณโทรหาเสมอเพราะรู้ว่าเขาจะตอบตกลง.

นี่เป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับระบบที่มีโครงสร้าง และมันสร้างความวิตกกังวลในหลายด้าน ผู้คนไม่แน่ใจว่าจะได้รับคำขอหรือไม่ คนที่ได้รับคำขอรู้สึกว่าต้องทำ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ต้องการกะนั้นจริงๆ ก็ตาม ฝ่ายบริหารเครียดเรื่องการหาคนมาทำงานจนกระทั่งถึงเวลาเริ่มกะ.

ซอฟต์แวร์จัดตารางกะทำงานที่มีการเปิดเผยข้อมูลกะงานอย่างชัดเจนจะเปลี่ยนทุกอย่างไปโดยสิ้นเชิง ผู้คนสามารถดูตารางกะงานที่ว่างและอาสาทำงานได้ มีระบบแลกเปลี่ยนกะงาน และมีกระบวนการขอทำงานที่เป็นธรรมซึ่งไม่ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์หรือภาระผูกพันทางสังคม.

เมื่อการจัดการเรื่องความพร้อมและการครอบคลุมงานเป็นไปตามสถานการณ์เฉพาะหน้า ทุกคนก็แบกรับภาระมากกว่าที่ควรจะเป็น พนักงานที่ต้องลุ้นว่าจะได้ทำงานหรือไม่ คนที่มักได้รับโทรศัพท์อยู่เสมอ และผู้จัดการที่ต้องภาวนาตั้งแต่ตี 6.

สิ่งที่ป้ายเหล่านี้มีเหมือนกัน

ทั้งห้าข้อนี้เป็นวิธีการที่ทีมของคุณจัดการกับความไม่แน่นอนที่ระบบการจัดผู้เล่นสร้างขึ้น.

สิ่งเหล่านี้ไม่ได้บ่งชี้ว่าทีมของคุณขาดแรงจูงใจหรือทำงานด้วยยาก แต่เป็นสัญญาณว่าระบบของคุณกำลังทำให้คนใช้พลังงานทางความคิดไปกับสิ่งต่างๆ ที่โครงสร้างและความโปร่งใสควรจัดการแทน.

จะรับมือกับป้ายแต่ละป้ายอย่างไร?

สัญญาณที่ 1 (ไม่มีใครขอลาหยุด): เผยแพร่ตารางการทำงานล่วงหน้าให้มากขึ้น กำหนดเวลาทำงานพื้นฐานให้แน่นอน สร้างกระบวนการสลับกะเพื่อให้ผู้คนสามารถปรับตัวได้โดยไม่กระทบต่อความมั่นคงของรายได้.

แบบฝึกหัดที่ 2 (คำถามซ้ำ): รวบรวมตารางเวรไว้ในที่เดียว ทำให้มองเห็นได้ชัดเจน เข้าถึงง่าย และถูกต้องแม่นยำ ซอฟต์แวร์จัดตารางเวรที่ดีจะทำให้สิ่งนี้เป็นค่าเริ่มต้น ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องดูแลจัดการด้วยตนเอง.

สัญญาณที่ 3 (ปฏิกิริยาทางอารมณ์ต่อการเปลี่ยนแปลง): ตรวจสอบดูว่าคุณเปลี่ยนแปลงรายชื่อผู้เล่นบ่อยแค่ไหน ถ้าเปลี่ยนบ่อย แสดงว่าปัญหาอยู่ที่กระบวนการวางแผนของคุณ ไม่ใช่ทีม และไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงอะไรเกิดขึ้น ควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้าและชัดเจน.

สัญญาณที่ 4 (ผู้คนให้ข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณงานแก่คุณ): เข้าถึงข้อมูลบันทึกเวลาทำงานควบคู่ไปกับตารางงานของคุณได้อย่างชัดเจน ระบบที่เชื่อมต่อกันจะช่วยให้คุณมองเห็นข้อมูลเหล่านั้นได้โดยอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาให้ทีมของคุณค้นหาข้อมูลเหล่านั้นเอง.

ป้ายที่ 5 (การปฏิบัติงานทดแทนกะแบบเฉพาะกิจ): สร้างวิธีการที่ชัดเจนและมองเห็นได้ง่ายสำหรับการเสนอและรับกะทำงาน อย่าให้มันขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์หรือภาระผูกพัน ทำให้มันยุติธรรมและเห็นได้ง่าย.

รูปแบบพื้นฐาน

สัญญาณเหล่านี้ส่วนใหญ่ล้วนมีสาเหตุมาจากต้นตอเดียวกัน นั่นคือ ความไม่เป็นระเบียบ ตารางงานแยกออกจากใบบันทึกเวลา การสื่อสารกระจัดกระจาย ข้อมูลความพร้อมใช้งานอยู่หลายที่ ทีมของคุณจึงต้องมาจัดการช่องว่างเหล่านั้นเอง ซึ่งมีต้นทุนที่ซ่อนเร้นอยู่.

เมื่อคุณนำสิ่งเหล่านี้มารวมไว้ในที่เดียว เมื่อซอฟต์แวร์จัดตารางกะทำงานช่วยให้ทีมของคุณมองเห็นภาพรวมและมีวิธีจัดการงานของตนเองได้อย่างชัดเจน ความวิตกกังวลจะไม่เพียงแค่ลดลงเท่านั้น แต่ยังเปลี่ยนทิศทางไปอย่างสิ้นเชิงอีกด้วย.

แทนที่จะวิตกกังวลเกี่ยวกับระบบ ผู้คนกลับมีความชัดเจนและมีอำนาจในการตัดสินใจ.

นั่นคือจุดที่คุณจะเลิกมีทีมที่ต้องคอยรับมือกับกระบวนการที่ยากลำบาก และเริ่มมีทีมที่สามารถมุ่งเน้นไปที่งานได้อย่างแท้จริง!

ที่ Tommy เราเชื่อว่าวันทำงานที่ดีขึ้นเริ่มต้นด้วยความชัดเจน การเชื่อมต่อ และการเคารพเวลาของทุกคน การจัดตารางเวลา การสื่อสารภายในทีม และการเข้างาน – ทั้งหมดอยู่ในที่เดียว เพื่อให้ทีมของคุณสามารถรับทราบข้อมูลและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการส่งข้อมูลไปมา.