การจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงานคืออะไร? คู่มือฉบับสมบูรณ์

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน 10
คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน 10

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน

การจัดกำหนดการด้วยตนเองเกี่ยวข้องกับการอนุญาตให้พนักงานเลือกกะหรือแลกเปลี่ยนกะ (หรืองานกะ) กับเพื่อนร่วมทีม ผู้จัดการยังคงมีส่วนของการควบคุมกำหนดการ แต่จะช่วยลดความรับผิดชอบบางส่วนได้ มีข้อดีหลายประการ และจะเหมาะสำหรับธุรกิจของคุณ 

พนักงานยังจะสนุกกับการสร้างส่วนหนึ่งของตารางเวลาของพวกเขาด้วย

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน 9

อ่านต่อเพื่อค้นหาคำตอบสำหรับคำถามเกี่ยวกับการจัดกำหนดการด้วยตนเองต่อไปนี้

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน 8

ใครบ้างที่สามารถใช้การตั้งเวลาด้วยตนเองได้?

เกือบทุกอุตสาหกรรมสามารถใช้การจัดกำหนดการด้วยตนเองได้

บริษัทที่พึ่งพาระบบนี้มากที่สุดมักจะมีพนักงานจากหลายประเทศหรือพนักงานที่วางแผนจะไปทำงานในต่างประเทศ

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน 7

แหล่งที่มา: ตัวค้นหา

มันมีประโยชน์สำหรับพนักงานและนายจ้าง สำหรับธุรกิจที่ทำงานนอกสถานที่ คุณยังสามารถกำหนดเวลาด้วยตนเองได้ ไม่ว่าคุณจะใช้การเปลี่ยนแปลงในธุรกิจของคุณอย่างไร คุณยังคงบูรณาการเข้ากับอุตสาหกรรมต่างๆ ได้

ข้อดีของการให้พนักงานเลือกตารางเวลาของตนเอง

การจัดกำหนดการด้วยตนเองมีข้อดีหลายประการสำหรับพนักงานและนายจ้าง 

โดยหลักแล้วจะเป็นประโยชน์ต่อพนักงาน และยังมีอีกหลายคนที่ใช้มัน ใน การศึกษาจากสำนักงานสถิติแห่งออสเตรเลีย, 36% ของพนักงาน (ในเดือนสิงหาคม 2564) มีข้อตกลงการทำงานที่ยืดหยุ่น อยู่ที่ 34% ในปี 2019 โดยปกติแล้วการจัดการการทำงานที่ยืดหยุ่นจะรวมถึงพนักงานที่สามารถกำหนดเวลาทำงานและวันลาพักร้อนได้ด้วยตนเอง

ต่อไปนี้เป็นประโยชน์บางประการของการใช้การจัดกำหนดการด้วยตนเองในบริษัทของคุณ

ช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน 👯

การจัดกำหนดการด้วยตนเองช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับนายจ้างและลูกจ้าง 

ระบบการจัดตารางเวลาที่ยืดหยุ่นมากขึ้น (มากกว่าการจัดตารางเวลาแบบเดิม) ให้ความยืดหยุ่นสูงสุดในการดำเนินธุรกิจตามความต้องการและการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นสำหรับนายจ้าง

สำหรับพนักงานก็ช่วยให้พวกเขารักษาก ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน. และยังให้เวลาพวกเขาสำหรับคำมั่นสัญญาอื่นๆ ด้วย การทำเช่นนี้จะทำให้พวกเขามีความสุขมากขึ้น และลดความเครียดและความเหนื่อยล้า

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน 6

แหล่งที่มา: ปวช

ลดการขาดเรียน🙋

พนักงานอาจขาดงานด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

  • กรณีฉุกเฉิน
  • โรคภัยไข้เจ็บ.
  • สภาพอากาศที่รุนแรง
  • ข้อขัดแย้ง

เนื่องจากการกำหนดเวลาด้วยตนเอง พนักงานจึงสามารถแลกเปลี่ยนกะงานระหว่างกันหรือเลือกกำหนดการอื่นได้ หากไม่สามารถทำงานในวันที่ระบุได้ หากพนักงานทุกคนมีทัศนคติเช่นนี้ ก็สามารถลดการหยุดงานได้

เหมาะสำหรับการสรรหาและการเก็บรักษา

ในระหว่างการสรรหาบุคลากร คุณสามารถแจ้งให้ผู้ที่มีศักยภาพในการรับสมัครทราบเกี่ยวกับตัวเลือกและนโยบายกำหนดการของบริษัทได้ การเสนอการจัดกำหนดการด้วยตนเองอาจเป็นประโยชน์สำหรับบริษัทของคุณ เนื่องจากอาจเป็นเหตุผลสำคัญที่พวกเขาเลือกทำงานให้กับคุณ

นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับการรักษาพนักงานไว้ด้วย เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วพวกเขาต้องการบริษัทที่มีการจัดตารางเวลาที่ยืดหยุ่น ท้ายที่สุดแล้ว มันทำให้พวกเขามีอิสระมากขึ้นและมีความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น

ผลผลิตที่ได้รับการปรับปรุง

ตั้งเวลาด้วยตนเองได้ เพิ่มผลผลิต เพราะพนักงานสามารถเลือกตารางเวลาที่เหมาะสมกับตนเองได้มากที่สุด

ความสุขระหว่างการทำงานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก ใน ศึกษา เกี่ยวกับ ความสุขของคนทำงานชาวออสเตรเลีย คนงาน 27% กล่าวว่าการขาดการควบคุมตารางเวลาและปริมาณงานเป็นสาเหตุที่พวกเขาไม่มีความสุขในการทำงาน

การมีส่วนร่วมน้อยลงจากผู้จัดการ

เนื่องจากการกำหนดเวลาด้วยตนเอง ผู้จัดการหรือบุคคลที่มักจะจัดกำหนดการจะมีส่วนร่วมน้อยลง ดังนั้นพวกเขาสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นที่ต้องทำให้เสร็จได้

ในขั้นต้น พวกเขาจำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานคนอื่นๆ เกี่ยวกับวิธีการสร้างตารางเวลาของพนักงาน แต่เมื่อเวลาผ่านไป สมาชิกในทีมก็สามารถทำได้ด้วยตัวเอง ผู้จัดการเพียงแค่ต้องตรวจสอบและสรุปกำหนดการ

ช่วยประหยัดเวลา ⏳

ผู้จัดการอาจประสบปัญหาในการสร้างกำหนดการเนื่องจากต้องพิจารณาปัจจัยหลายประการ เช่น ความต้องการของลูกค้า ความพร้อมใช้งาน และความมุ่งมั่นอื่นๆ

เนื่องจากการกำหนดเวลาด้วยตนเอง ผู้จัดการจึงสามารถสรุปกำหนดการได้เร็วและง่ายขึ้น เหตุผลก็คือ พนักงานจดบันทึกความพร้อม ภาระผูกพัน และปัจจัยอื่นๆ และเพิ่มลงในกำหนดการแบบเรียลไทม์

กระบวนการจัดตารางเวลาด้วยตนเอง

การจัดตารางเวลาด้วยตนเองอาจดูยุ่งยาก แต่เมื่อคุณเข้าใจแล้ว คุณจะพบว่ามันค่อนข้างง่าย 

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนบางส่วนสำหรับการใช้การจัดกำหนดการด้วยตนเองสำหรับบริษัทของคุณ

1. กำหนดแนวปฏิบัติ

เช่นเดียวกับงานอื่นๆ คุณต้องจัดเตรียมแนวทางสำหรับกระบวนการจัดกำหนดการด้วยตนเอง 

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน 5

การดำเนินการนี้จะแตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจที่คุณมี ตัวอย่างของกฎคือการจำกัดชั่วโมงทำงานของพนักงานคนใดคนหนึ่ง

2. สร้างเทมเพลต

หลังจากแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับหลักเกณฑ์แล้ว คุณควรสร้างเทมเพลตกำหนดการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพูดถึงกะที่คุณต้องการให้พนักงานกรอก

3. กำหนดวันที่เริ่มต้นและวันสุดท้าย 📅

แจ้งให้พนักงานของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าพวกเขาสามารถเริ่มจัดกำหนดการได้เมื่อใด และวันสุดท้ายของเวลาในการจัดกำหนดการ นอกจากนี้ โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบว่าสามารถสร้างกำหนดการบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสรุปกำหนดการได้อย่างง่ายดายหลังจากที่ทุกคนเลือกเวลาว่างแล้ว

4. แชร์เทมเพลต

หลังจากแจ้งพนักงานของคุณเกี่ยวกับวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดแล้ว ให้แชร์เทมเพลตที่คุณสร้างขึ้นเพื่อให้พวกเขาสามารถกรอกข้อมูลได้

5. จัดทำและแจกจ่ายให้เสร็จสิ้น

หลังจากวันที่สิ้นสุดของรอบระยะเวลาการจัดกำหนดการ ให้สรุปกำหนดการ

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน 4

สำหรับชุดกำหนดการถัดไป คุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนและข้ามขั้นตอนที่คุณคิดว่าไม่จำเป็นได้

เคล็ดลับเพื่อการจัดตารางเวลาด้วยตนเองที่ดีขึ้น

หากนี่เป็นครั้งแรกที่บริษัทของคุณจะใช้การกำหนดเวลาด้วยตนเอง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยคุณในการเปลี่ยนแปลง

แจ้งทุกท่าน

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน 2

คุณควรบอกพนักงานทุกคนว่าคุณกำลังใช้วิธีการจัดตารางเวลาด้วยตนเอง แจ้งให้พวกเขาทราบถึงคุณประโยชน์และวิธีดำเนินการ แสดงแนวทางที่คุณต้องการให้พวกเขาปฏิบัติตาม วันที่เริ่มต้นและวันสุดท้าย และเทมเพลต

ถามพนักงานของคุณเกี่ยวกับความคิดเห็น คำถาม และข้อกังวลของพวกเขา บอกพวกเขาว่าคุณสามารถช่วยพวกเขาจัดตารางเวลาได้หากพวกเขาต้องการความช่วยเหลือ

คิดบวก 🧏

บางคนไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดกำหนดการโดยสิ้นเชิง

พนักงานที่จัดตั้งขึ้นจะต้องมองโลกในแง่ดีเกี่ยวกับความคิดริเริ่มในการจัดตารางเวลาด้วยตนเองใหม่และสื่อสารเชิงบวกกับพนักงานคนอื่น ๆ 

พนักงานคนอื่นๆ ทุกคนยินดีรับการเปลี่ยนแปลงนี้หากเกิดเหตุการณ์เช่นนี้

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน 1

แหล่งที่มา: shawnachor.com

คุณควรมีความกังวลเกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองหรือไม่?

แม้ว่าการจัดกำหนดการด้วยตนเองจะมีประโยชน์มากมาย แต่คุณอาจยังมีข้อกังวลอยู่ เราจะแก้ไขข้อกังวลและแสดงให้คุณเห็นว่าสิ่งเหล่านี้ไม่ได้เป็นสัญญาณอันตรายมากเท่าที่คุณคิด

ข้อกังวลทั่วไปคือคุณไม่สามารถกระจายกะงานได้อย่างยุติธรรม ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานสองคนต้องการหยุดวันเดียวกันและทั้งสองคนกำหนดเวลาไว้ แต่คุณยังอาจต้องการให้คนใดคนหนึ่งทำงานอยู่

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเช่นนี้ คุณต้องส่งเสริมให้พนักงานสื่อสารกัน หากพนักงานสองคนรู้ว่าพวกเขาต้องการวันหยุดวันเดียวกันก่อนกำหนดเวลา คนหนึ่งอาจเต็มใจที่จะประนีประนอม

ข้อกังวลอีกประการหนึ่งที่คุณอาจมีคือพนักงานบางคนอาจตอกบัตรเป็นชั่วโมงแต่ไม่ได้ทำงานใดๆ เพื่อระบุและหยุดปัญหานี้ คุณควรใช้การตรวจสอบในช่วงสองสามสัปดาห์แรกของกระบวนการนำไปใช้งาน 

การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณพบว่าพนักงานใช้ประโยชน์จากระบบการจัดกำหนดการ

ความคิดสุดท้ายของเราเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณควรให้พนักงานใช้การจัดกำหนดการด้วยตนเอง

ผู้จัดการและพนักงานสวัสดิการจัดกำหนดการด้วยตนเอง มันใช้งานง่าย และคุณสามารถรวมเข้ากับธุรกิจประเภทต่างๆ ได้ 

สามารถช่วยพนักงานได้เพราะสามารถ:

  • เพิ่มความยืดหยุ่นให้กับชีวิตการทำงานของพวกเขา
  • ปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตของพวกเขา
  • ช่วยคุณประหยัดเวลา

นอกจากนี้ การจัดกำหนดการด้วยตนเองช่วยลดความจำเป็นในการสร้างกำหนดการของพนักงาน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำงานสำคัญอื่นๆ ให้เสร็จสิ้นได้ในขณะที่พนักงานสร้างกำหนดการของตนเอง

เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการจัดกำหนดการประสบความสำเร็จ ให้แจ้งให้ทุกคนในบริษัททราบถึงวิธีการดำเนินการ และสรุปและแจกจ่ายกำหนดการทุกรายการ

คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองของพนักงาน

หากคุณต้องการเริ่มใช้การตั้งเวลาด้วยตนเอง โปรดดูที่เครื่องมือของเรา ทอมมี่.