पांच संकेत जो बताते हैं कि आपका शिफ्ट रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर आपकी टीम को चिंतित कर रहा है

व्यस्त होने और चिंतित होने में अंतर होता है। व्यस्त रहना सामान्य बात है। चिंता इस बात का संकेत है कि आपके शरीर में कुछ गड़बड़ है।.

हो सकता है कि आपका टीम सदस्य बिना किसी समस्या के पूरी शिफ्ट संभाल रहा हो। लेकिन अगर वे लगातार इस बात को लेकर चिंतित रहते हैं कि आगे क्या होगा, शेड्यूल में बदलाव होंगे या नहीं, या उन्हें पर्याप्त घंटे मिलेंगे या नहीं, और अनिश्चितता के बीच अपने जीवन की योजना कैसे बनाएं – तो यह सिर्फ व्यस्त रहना नहीं है। यह आपके शिफ्ट रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर की वजह से तनाव पैदा हो रहा है।.

और यह कोई छोटी बात नहीं है। शोध से पता चलता है कि हार्वर्ड के शिफ्ट प्रोजेक्ट ने 20,000 से अधिक सेवा क्षेत्र के कर्मचारियों का अध्ययन किया और पाया कि अस्थिर और अनिश्चित कार्य समय सारिणी का मनोवैज्ञानिक तनाव, नींद की गुणवत्ता और खुशी पर वेतन से भी कहीं अधिक नकारात्मक प्रभाव पड़ता है। कार्य समय सारिणी का महत्व अधिकांश प्रबंधकों की सोच से कहीं अधिक है।.

ये पाँच संकेत बताते हैं कि आपकी रोस्टरिंग प्रक्रिया आपकी टीम को चिंतित कर रही है। और एक बार जब आप इन्हें पहचान लेंगे, तो आप इन्हें ठीक भी कर सकते हैं।.

पहला संकेत: लोग छुट्टी नहीं मांग रहे हैं। वे काम पर वापस लौटने की मांग कर रहे हैं।

क्या आपने अपनी टीम द्वारा किए जा रहे अनुरोधों में कोई पैटर्न देखा है? वे यह नहीं कह रहे हैं कि "क्या मुझे गुरुवार की छुट्टी मिल सकती है?" वे कह रहे हैं कि "क्या मुझे मेरी गुरुवार की शिफ्ट वापस मिल सकती है?" या "मेरा शेड्यूल कैसा रहेगा?".

यह इस बात का संकेत है कि लोग अपने काम के घंटों को लेकर असुरक्षित महसूस करते हैं। उन्हें नहीं पता कि उनके पास पर्याप्त काम होगा या नहीं। और जब उन्हें छुट्टी की ज़रूरत होती है, तो वे आत्मविश्वास से छुट्टी मांगने के बजाय, काम के घंटे कम होने को लेकर चिंतित रहते हैं।.

एक प्रबंधक के दृष्टिकोण से, यह जुड़ाव जैसा लग सकता है। लोग काम करने के लिए उत्सुक दिखते हैं। लेकिन असल में यह इसके विपरीत है — यह प्रतिबद्धता के रूप में छिपा हुआ डर है। वे शायद काम करने के लिए उत्सुक नहीं हैं। वे संभवतः आय की स्थिरता को लेकर चिंतित हैं।.

बेहतर शिफ्ट रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर इसके विपरीत पैटर्न बनाता है। लोगों को पता होता है कि उनके तय घंटे निश्चित हैं। इसलिए जब उन्हें छुट्टी चाहिए होती है, तो वे सीधे छुट्टी मांग लेते हैं या फिर किसी सहकर्मी के साथ शिफ्ट बदल लेते हैं। काम के प्रति उनका नज़रिया अधिक सुरक्षित और कम चिंताजनक हो जाता है।.

दूसरा लक्षण: एक ही सवाल बार-बार पूछा जाता है

आपने अपने टीम सदस्य को उनका शेड्यूल बता दिया है। उन्होंने इसे स्वीकार कर लिया है। और 24 घंटे बाद, वे फिर से पूछ रहे हैं। या कोई आपसे पूछता है कि रोस्टर कैसा दिखता है - जबकि वे खुद इसे देख सकते हैं लेकिन उन्हें पता नहीं है कि कहाँ और कैसे देखना है।.

ऐसा तब होता है जब शेड्यूल दिखाई नहीं देता, या वह बहुत सारी जगहों पर होता है, या लोगों को उसकी सटीकता पर भरोसा नहीं होता। इसलिए वे बार-बार जाँच करते रहते हैं, क्योंकि जानकारी न होने की चिंता, एक ही सवाल को दो बार पूछने के सामाजिक नुकसान से कहीं अधिक होती है।.

यह प्रबंधकों के लिए थका देने वाला होता है। लेकिन यह अंतर्निहित चिंता का भी संकेत है। अगर टीम के सदस्य को जानकारी पर पूरा भरोसा होता या उसे प्राप्त करने का कोई विश्वसनीय स्रोत होता, तो वे बार-बार सवाल नहीं पूछते।.

इस समस्या का समाधान शिफ्ट रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर है जो सभी को एक ही जगह पर सारी जानकारी उपलब्ध कराता है – यह जानकारी वास्तविक समय में अपडेट होती है, सटीक मानी जाती है और जिसे भी इसकी आवश्यकता हो, वह इसे देख सकता है। बार-बार पूछे जाने वाले प्रश्न लगभग तुरंत बंद हो जाते हैं।.

संकेत 3: रोस्टर में बदलाव से प्रतिक्रियाएं उत्पन्न होती हैं, समायोजन नहीं।

जब आप किसी की शिफ्ट बदलते हैं, तो क्या होता है? क्या आपका टीम सदस्य थोड़ा समय लेकर खुद को समायोजित करता है और फिर आगे बढ़ता है? या फिर वे निराशा, क्रोध या हताशा जैसी भावनात्मक प्रतिक्रिया देते हैं?

यह उनके मुश्किल होने की बात नहीं है। यह पहले से ही तनावपूर्ण व्यवस्था पर बदलाव के प्रभाव की बात है। अगर कोई व्यक्ति पहले से ही अपने शेड्यूल को लेकर अनिश्चित है, तो रोस्टर में बदलाव उसे और भी अस्थिर कर देता है। इससे उसकी यह चिंता और बढ़ जाती है कि वह किसी भी चीज़ पर भरोसा नहीं कर सकता।.

यदि कोई व्यक्ति सुरक्षित और स्थिर महसूस करता है, तो रोस्टर में बदलाव असुविधाजनक तो होता है, लेकिन यह अलग बात है। यह सुलझाने योग्य समस्या है, न कि नाराजगी का कारण।.

शेड्यूल में बदलाव होने पर तीव्र भावनात्मक प्रतिक्रिया अक्सर इस बात का संकेत होती है कि रोस्टर संबंधी चिंता पहले से ही बहुत अधिक है। बदलाव तो बस एक प्रत्यक्ष लक्षण है। और यदि आपका शिफ्ट रोस्टरिंग सॉफ़्टवेयर बदलावों को तुरंत और स्पष्ट रूप से नहीं दिखाता है, तो यह स्थिति को और भी बदतर बना देता है।.

संकेत 4: लोग आपको ऐसी जानकारी दे रहे हैं जो आपके सिस्टम में पहले से ही होनी चाहिए।

आपके शिफ्ट रोस्टरिंग सॉफ़्टवेयर को आपको यह बताना चाहिए: इस व्यक्ति ने इस सप्ताह 42 घंटे काम किया है। यह व्यक्ति अपनी अधिकतम सीमा के करीब पहुँच रहा है। इस व्यक्ति को हाल ही में पर्याप्त शिफ्ट नहीं मिली हैं। शेड्यूल का यह हिस्सा विशेष रूप से थकाने वाला है।.

लेकिन इसके बजाय, आपके लोग आपसे कह रहे हैं, “इस हफ्ते/महीने मेरा काम बहुत ज़्यादा रहा है।” “मैं बहुत थका हुआ हूँ – क्या मुझे थोड़ी कम शिफ्ट मिल सकती है?” या “क्या कुछ अतिरिक्त घंटे मिल सकते हैं? मेरे पास समय कम है।”

वे आपको ऐसी जानकारी दे रहे हैं जो आपके सिस्टम को खुद देनी चाहिए। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि आपका रोस्टर बिखरा हुआ है – शेड्यूल एक जगह, टाइमशीट दूसरी जगह, अनुपालन नियम कहीं और, और शायद आपके सॉफ़्टवेयर में बेहतर कार्यप्रणालियों का समावेश नहीं है। किसी के पास भी यह स्पष्ट जानकारी नहीं है कि वास्तव में क्या हो रहा है।.

आपकी टीम को अपने कार्यभार की निगरानी स्वयं करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए। जब वे ऐसा करते हैं, तो इससे उनकी मानसिक ऊर्जा बर्बाद होती है जिसे वे काम पर लगाना पसंद करेंगे। सही रोस्टरिंग सॉफ़्टवेयर को इस तरह की चिंता को रोकना चाहिए।.

संकेत 5: किसी को नहीं पता कि कौन किस काम के लिए उपलब्ध है

आपको किसी की ज़रूरत है जो आपकी शिफ्ट संभाल सके। इसलिए आप मैसेज भेजना शुरू कर देते हैं। या फिर आप हैंडओवर के आखिर में इसका ज़िक्र करते हैं और देखते हैं कौन तैयार होता है। या फिर कोई ऐसा व्यक्ति होता है जिसे आप हमेशा कॉल करते हैं क्योंकि आपको पता होता है कि वो हाँ कह देगा।.

यह एक सुव्यवस्थित प्रणाली के बिल्कुल विपरीत है। और इससे कई तरह की चिंताएं पैदा होती हैं। लोगों को यह अनिश्चितता रहती है कि उन्हें काम करने के लिए कहा जाएगा या नहीं। जिन लोगों को काम करने के लिए कहा जाता है, वे बाध्य महसूस करते हैं, भले ही वे वास्तव में वह शिफ्ट न करना चाहें। प्रबंधन को शिफ्ट शुरू होने तक कर्मचारियों की उपलब्धता को लेकर तनाव रहता है।.

ओपन शिफ्ट विजिबिलिटी वाला शिफ्ट रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर इस स्थिति को पूरी तरह बदल देता है। लोग उपलब्ध शिफ्ट देख सकते हैं और स्वेच्छा से काम करने के लिए आगे आ सकते हैं। इसमें अदला-बदली की व्यवस्था है। इसमें एक निष्पक्ष अनुरोध प्रक्रिया है जो रिश्तों या सामाजिक बाध्यताओं पर निर्भर नहीं करती।.

जब उपलब्धता और कवरेज को तदर्थ रूप से संभाला जाता है, तो हर किसी पर उसकी क्षमता से अधिक बोझ पड़ता है। कर्मचारी इस चिंता में रहते हैं कि उन्हें काम के घंटे मिलेंगे या नहीं। वह व्यक्ति जिसे हमेशा कॉल आती है। मैनेजर सुबह 6 बजे से ही दुआ कर रहा होता है।.

इन संकेतों में क्या समानता है?

ये सभी पांचों संकेत इस बात के तरीके हैं कि आपकी टीम उस अनिश्चितता का प्रबंधन कैसे कर रही है जो आपकी रोस्टरिंग प्रणाली उनके लिए पैदा कर रही है।.

ये इस बात के संकेत नहीं हैं कि आपकी टीम में प्रेरणा की कमी है या वे मुश्किल हैं। ये इस बात के संकेत हैं कि आपकी व्यवस्था लोगों को उन चीजों पर मानसिक ऊर्जा खर्च करने के लिए मजबूर कर रही है जिन्हें संरचना और पारदर्शिता को संभालना चाहिए।.

प्रत्येक राशि चिन्ह को कैसे संबोधित किया जाए?

संकेत 1 (लोग छुट्टी का अनुरोध नहीं कर रहे हैं): रोस्टर पहले से प्रकाशित करें। निर्धारित कार्य घंटों को विश्वसनीय बनाएं। शिफ्ट बदलने की प्रक्रिया शामिल करें ताकि लोग अपनी आय सुरक्षा को खतरे में डाले बिना समायोजित हो सकें।.

दूसरा चिह्न (दोहराए गए प्रश्न): रोस्टर को एक ही जगह पर समेकित करें। इसे दृश्यमान, सुलभ और सटीक बनाएं। सही शिफ्ट रोस्टरिंग सॉफ़्टवेयर इसे डिफ़ॉल्ट रूप से सेट कर देता है, न कि आपको इसे मैन्युअल रूप से बनाए रखना पड़े।.

संकेत 3 (परिवर्तनों के प्रति भावनात्मक प्रतिक्रियाएँ): इस बात का ऑडिट करें कि आप वास्तव में कितनी बार रोस्टर बदल रहे हैं। यदि यह बार-बार हो रहा है, तो समस्या आपकी योजना प्रक्रिया में है, न कि आपकी टीम में। और जो भी बदलाव हों, उन्हें समय रहते और स्पष्ट रूप से बता दें।.

संकेत 4 (वे लोग जो आपको कार्यभार संबंधी जानकारी देते हैं): अपने शेड्यूल के साथ-साथ टाइमशीट डेटा की भी पूरी जानकारी प्राप्त करें। एक कनेक्टेड सिस्टम आपको यह जानकारी स्वचालित रूप से प्रदान करता है – इसके लिए आपको अपनी टीम पर निर्भर रहने की आवश्यकता नहीं है।.

साइन 5 (तदर्थ शिफ्ट कवरेज): बदलाव की पेशकश और उसे स्वीकार करने का एक स्पष्ट और सुगम तरीका बनाएं। इसे रिश्तों और दायित्वों के दायरे से बाहर निकालें। इसे निष्पक्ष और समझने में आसान बनाएं।.

अंतर्निहित पैटर्न

इनमें से अधिकतर समस्याओं का मूल कारण एक ही है: अव्यवस्था। शेड्यूल और टाइमशीट अलग-अलग होते हैं। संचार बिखरा हुआ होता है। उपलब्धता संबंधी जानकारी कई जगहों पर होती है। आपकी टीम को इन कमियों को पूरा करना पड़ता है – और इसके अप्रत्यक्ष नुकसान होते हैं।.

जब आप इन सभी चीजों को एक ही जगह पर लाते हैं, जब आपका शिफ्ट रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर आपकी टीम को पारदर्शिता और अपने काम को प्रबंधित करने का स्पष्ट तरीका प्रदान करता है, तो चिंता न केवल कम होती है, बल्कि उसकी दिशा ही बदल जाती है।.

व्यवस्था को लेकर चिंता करने के बजाय, लोगों के पास स्पष्टता और स्वायत्तता है।.

तभी आपके पास एक ऐसी टीम होगी जो किसी कठिन प्रक्रिया से जूझने के बजाय वास्तव में काम पर ध्यान केंद्रित कर सकेगी!

टॉमी में, हमारा मानना है कि एक बेहतर कार्यदिवस की शुरुआत स्पष्टता, जुड़ाव और लोगों के समय के सम्मान से होती है। शेड्यूलिंग, टीम संचार और उपस्थिति - सब कुछ एक ही जगह पर, ताकि आपकी टीम बिना किसी परेशानी के सूचित और समन्वित रह सके।.