कर्मचारियों की अनुपस्थिति कम करने के 7 कदम

कर्मचारियों की अनुपस्थिति का अमेरिका भर के व्यवसायों पर अविश्वसनीय वित्तीय प्रभाव पड़ता है। वास्तव में, अनुपस्थिति की लागत व्यवसाय $225.8bn प्रति वर्ष. यह सालाना नुकसान की जाने वाली एक बड़ी राशि है, तो आप अनुपस्थिति को कैसे सीमित करेंगे और अपनी कंपनी का पैसा कैसे बचाएंगे?

इस लेख में, हम उन कदमों पर नज़र डालने जा रहे हैं जिन्हें आप कर्मचारियों की अनुपस्थिति से निपटने और उसे कम करने के लिए उठा सकते हैं ताकि आपकी कंपनी का पैसा बचे और यह सुनिश्चित हो सके कि आप एक कुशल व्यवसाय चला रहे हैं। अभी और जानने के लिए नीचे देखें।

स्रोत: इएक्सपर्ट मार्केट

1. उपस्थिति नीति लागू करें ✅

उपस्थिति नीति लागू करना कर्मचारी की उपस्थिति के संबंध में नियम निर्धारित करने का पहला कदम है। जब प्रबंधन और शिफ्ट वितरण की बात आती है तो यह उपस्थिति, समय की पाबंदी और निष्पक्षता में सुधार कर सकता है।

आपकी उपस्थिति नीति में छुट्टी का अनुरोध करने, अनुपस्थिति की रिपोर्ट करने और देरी से आने की प्रक्रियाएँ शामिल होनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्रबंधकों और कर्मचारियों को पता हो कि मानक क्या हैं। आपको अनुपस्थिति के लिए स्वीकार्य कारण भी बताने होंगे, उदाहरण के लिए, पारिवारिक आपातकाल या बीमारी, ताकि कर्मचारियों को पता हो कि वे किस स्थिति में हैं।

आप उपस्थिति की निगरानी और ट्रैकिंग की एक विधि को लागू करने पर भी विचार कर सकते हैं, जैसे हमारा ऐप, जो उपस्थिति को ट्रैक करना और रिपोर्ट करना सरल बनाता है।

2. उपस्थिति नीति को साझा करना और चर्चा करना जारी रखें 🗣️

जब आप कार्यस्थल पर अनुपस्थिति से निपटने के लिए पहली बार अपनी प्रणाली लागू करते हैं, तो आपको लग सकता है कि कुछ टीम के सदस्य या प्रबंधक उपस्थिति को ट्रैक करने और निगरानी करने की ऐसी औपचारिक विधि पर आपत्ति जताते हैं। इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप अनुपस्थिति को प्रबंधित करने के लिए प्रणाली के उपयोग में लोगों के साथ चर्चा, साझाकरण और प्रशिक्षण जारी रखें।

यह महत्वपूर्ण है कि वे समझें कि अनुपस्थिति दरें व्यवसाय और अन्य कर्मचारियों को किस प्रकार प्रभावित करती हैं तथा उन्हें पता हो कि अनुपस्थिति का क्या कारण स्वीकार्य है और क्या नहीं।

3. अनुपस्थिति पर नज़र रखें 🧑‍💻

अनुपस्थित कर्मचारियों के साथ-साथ आपकी कंपनी में समग्र अनुपस्थिति दर पर निगरानी रखने से आपको कई उपयोगी जानकारियां मिल सकती हैं, जिनमें शामिल हैं कि कौन से कर्मचारी सबसे अधिक बार बीमार छुट्टी लेते हैं, कौन से कर्मचारी ऐसे कारणों से काम से अनुपस्थित रहते हैं जो अनुपस्थिति के लिए वैध कारण नहीं हैं, तथा कौन से कर्मचारी अनुपस्थित कर्मचारियों की शिफ्ट संभालते हैं।

अनुपस्थिति की निगरानी निम्नलिखित कारणों से भी लाभदायक हो सकती है।

• पैटर्न की प्रारंभिक पहचान, जैसे लगातार सोमवार की छुट्टी या छुट्टियों के बाद बीमार छुट्टी
• आवश्यकता पड़ने पर हस्तक्षेप एवं सहायता प्रदान करना
• उन कर्मचारियों में जवाबदेही बढ़ाना जो जानते हैं कि उन पर निगरानी रखी जाएगी
• अनुपस्थिति के मूल कारणों की पहचान करना, जैसे कि वे कर्मचारी जो प्रबंधक की शिफ्ट के आधार पर बीमार होने का बहाना बनाते हैं या वे जो सुबह की शिफ्ट को नापसंद करते हैं
• निवारक उपायों को लागू करना, जैसे स्वास्थ्य पहल, बाल देखभाल सहायता, और अधिक
• कार्यबल नियोजन में सुधार करना, अर्थात शिफ्ट निर्धारण

4. अनुपस्थिति के मामलों को जैसे ही वे घटित हों, संबोधित करें 👀

कब अनुपस्थिति के उदाहरण यदि कभी कोई आपात स्थिति उत्पन्न होती है, तो कर्मचारियों को इसके कारण बताने के लिए प्रोत्साहित करना महत्वपूर्ण है, चाहे वह व्यक्तिगत मामला हो या स्वास्थ्य संबंधी समस्या; आपको यह जानना आवश्यक है कि वे काम से क्यों अनुपस्थित हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि स्वास्थ्य समस्या गंभीर होने की स्थिति में आपको दीर्घकालिक बीमा योजना बनानी पड़ सकती है, और यह आपके स्वयं के ट्रैकिंग डेटा के लिए भी महत्वपूर्ण है। ऐसी घटनाओं को घटित होते ही संबोधित करने से कई लाभ हो सकते हैं, जिनमें निम्नलिखित शामिल हैं।.

• उत्पादकता बनाए रखनाकर्मचारियों की अनुपस्थिति में, आपका कार्यप्रवाह बाधित हो सकता है, जिससे उत्पादकता प्रभावित हो सकती है। यदि आप प्रत्येक मामले को उसी समय संबोधित करते हैं जब वह घटित होता है, तो आप उसके प्रभाव को कम कर सकते हैं।
• वृद्धि को रोकनायदि आप अनुपस्थिति को अनदेखा करते हैं, तो यह व्यवहार को सामान्य बना सकता है। यदि आप इसे जल्द से जल्द संबोधित करते हैं, तो आप एक स्पष्ट संदेश भेजेंगे कि यह स्वीकार्य नहीं है, और आप कर्मचारियों को अनुपस्थिति को गंभीरता से लेने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं।
• अंतर्निहित मुद्दों की पहचान करनाजैसे ही घटनाएं घटित होती हैं, उनका समाधान करने से आपके पास मूल समस्या को आरंभ में ही हल करने के लिए कदम उठाने का अवसर होता है, ताकि यह एक सतत समस्या न बन जाए।
• टीम का मनोबल बनाए रखनाअनुपस्थिति से अन्य कर्मचारियों पर कार्यभार बढ़ जाता है, जिससे मनोबल भी कम हो सकता है। यदि आपने अनुपस्थिति को संबोधित किया है और यह जानकारी प्राप्त की है कि यह कितने समय तक चलने वाला है, तो आप कर्मचारियों के साथ मिलकर काम कर सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि काम निष्पक्ष रूप से वितरित किया जाए।
• नीतियों का दुरुपयोग रोकनायदि कर्मचारी यह देखते हैं कि आप अनिर्धारित अनुपस्थिति पर ध्यान नहीं देते हैं, तो वे भी इन नीतियों का दुरुपयोग करने का अवसर पा सकते हैं।
• नेतृत्व का प्रदर्शन: अनुपस्थिति पर त्वरित कार्रवाई की जा सकती है अपना नेतृत्व प्रदर्शित करें अपने कर्मचारियों को.

5. अनुपस्थिति का कारण समझने का प्रयास करें 🫂

स्रोत: गिटनक्स

एक बार जब आपके पास डेटा आ जाता है, तो आप अपने कर्मचारियों में अनुपस्थिति के सामान्य कारणों को देखना शुरू कर सकते हैं। आप यह पता लगा सकते हैं कि क्या कर्मचारी कुछ काम के घंटे पूरे करने के लिए संघर्ष कर रहे हैं, यानी, वे बच्चों को छोड़ने के समय के कारण सुबह की शिफ्ट में ज़्यादा बार चूक सकते हैं, और आप यह भी पा सकते हैं कि कुछ कर्मचारियों में बार-बार व्यक्तिगत समस्याएँ होती हैं।

इस जानकारी के साथ, आप उन मुद्दों को समझने का प्रयास कर सकते हैं जिनका सामना व्यक्तिगत कर्मचारी करते हैं। आप पा सकते हैं कि आप चाइल्डकैअर सेवाएँ लागू कर सकते हैं या परिवार वाले कर्मचारियों को चाइल्डकैअर ज़िम्मेदारियों के साथ काम पर आने की अनुमति देने के लिए लचीले घंटे प्रदान कर सकते हैं।

ऐसे मामलों में जहां कर्मचारियों का मानसिक स्वास्थ्य उनकी उपस्थिति पर असर पड़ रहा है, तो आप ऐसी सेवाएँ लागू करने पर विचार कर सकते हैं जो कर्मचारियों को उनके मानसिक स्वास्थ्य में मदद करती हैं। यह एक ऐप या वेलनेस सेवा हो सकती है जिसका उपयोग कर्मचारी तनाव कम करने के लिए कर सकते हैं।

6. अच्छी उपस्थिति के लिए कर्मचारियों को पुरस्कृत करें 🥇

काम-जीवन संतुलन को प्रोत्साहित करना हमेशा आपके कर्मचारियों के लिए फ़ायदेमंद रहेगा, लेकिन उन कर्मचारियों को पुरस्कृत करना भी मददगार हो सकता है जिनकी उपस्थिति दर अच्छी है। यह व्यापक मान्यता पुरस्कारों का हिस्सा हो सकता है जहाँ कर्मचारियों को अच्छे काम, अच्छी उपस्थिति और अच्छी समय की पाबंदी से लाभ उठाने का मौका मिलता है।

अच्छी उपस्थिति को पुरस्कृत करने के लाभ निम्नलिखित हो सकते हैं:

• अन्य कर्मचारियों को अपनी उपस्थिति दर बढ़ाने के लिए प्रेरित करना
• काम के दौरान बेहतर जुड़ाव, यह जानना कि कर्मचारी कड़ी मेहनत को पहचानते हैं
• कर्मचारियों का मनोबल बढ़ाना
• टीम की गतिशीलता को बढ़ाना और एक-दूसरे के प्रति समर्पण दिखाना
• समग्र अनुपस्थिति में कमी लाना

7. प्रेरणा की संस्कृति बनाएं 👏

अंत में, एक सकारात्मक कार्यस्थल संस्कृति बनाने से यह सुनिश्चित करने में बहुत बड़ा प्रभाव पड़ सकता है कि कर्मचारी वास्तव में काम पर आना चाहते हैं। तो, आप कार्यस्थल में एक ऐसी संस्कृति कैसे बनाते हैं जहाँ कर्मचारी कड़ी मेहनत करना चाहते हैं आपके लिए?

1. स्पष्ट लक्ष्य और अपेक्षाएं निर्धारित करें: स्पष्ट संचार सभी सकारात्मक कार्यस्थलों का मूल है। अगर कर्मचारियों को यह नहीं पता कि उनसे क्या करने की अपेक्षा की जाती है, तो अराजकता फैल जाएगी। इसलिए, सुनिश्चित करें कि कर्मचारी जानें कि आप उनसे क्या उम्मीद करते हैंयथार्थवादी लक्ष्य निर्धारित करें, जिन्हें कर्मचारी प्राप्त कर सकें तथा उन्हें प्राप्त करने पर पुरस्कार पर विचार करें।
2. वृद्धि एवं विकास के अवसर प्रदान करेंजिन कर्मचारियों को आगे बढ़ने का अवसर मिलता है, वे काम में अधिक संलग्न होंगे और प्रेरित होंगे क्योंकि उन्हें बदले में कुछ मिल रहा है। विकास में प्रशिक्षण कार्यक्रम, कौशल-निर्माण, सलाह और अन्य कैरियर उन्नति मार्ग शामिल हो सकते हैं।
3. उपलब्धि को पहचानें: कर्मचारी जो सराहना महसूस करते हैं हमेशा अधिक प्रेरित महसूस करेंयदि कर्मचारियों को उनके अच्छे काम के लिए मान्यता दी जाती है, तो इससे मनोबल में सुधार हो सकता है, लोग अधिक प्रेरित महसूस कर सकते हैं, और उन्हें अधिक संलग्न बना सकते हैं।
4. स्वायत्तता और सशक्तिकरण को बढ़ावा देनालोगों को उनके काम और उनके संसाधनों के आधार पर निर्णय लेने का अवसर दें। यदि आप कर्मचारियों पर भरोसा करते हैं कि वे परियोजनाओं का स्वामित्व लेंगे, तो उनके सफल होने की संभावना अधिक होगी।
5. कार्य-जीवन संतुलन को बढ़ावा दें: अक्सर, की कमी कार्य संतुलन कर्मचारियों को तनाव और अधिक काम का बोझ महसूस होता है। अगर वे तनाव में हैं, तो बीमारी के कारण उनके काम से चूकने की संभावना अधिक है। उदाहरण के तौर पर नेतृत्व करें और कर्मचारियों को अपना कार्य-जीवन संतुलन दिखाएं ताकि वे आपके उदाहरण का अनुसरण कर सकें।
6. रचनात्मकता और नवाचार को प्रोत्साहित करेंअपने कर्मचारियों में रचनात्मकता को बढ़ावा दें और समस्या समाधान तथा नवीन समाधानों के अवसर प्रदान करें।

निष्कर्ष

अनुपस्थिति का आपकी कंपनी पर अविश्वसनीय वित्तीय और मनोबल प्रभाव पड़ता है, इसलिए इसे कम करना हमेशा आपके हित में होता है। इस लेख में कुछ प्रमुख तरीकों को शामिल किया गया है जिनसे आप अपनी कंपनी में अनुपस्थिति को कम कर सकते हैं।

यदि आप कर्मचारी सहभागिता, शेड्यूलिंग और उपस्थिति ट्रैकिंग में सहायता चाहते हैं, तो देखें हमारे समाधान यहाँ.