कर्मचारी स्व-निर्धारण क्या है? एक संपूर्ण मार्गदर्शिका

कर्मचारी स्व-समय-निर्धारण के लिए एक संपूर्ण मार्गदर्शिका

स्व-शेड्यूलिंग में कर्मचारियों को अपनी शिफ्ट चुनने या टीम के साथियों के साथ शिफ्ट (या शिफ्ट कार्य) का आदान-प्रदान करने की अनुमति देना शामिल है। एक प्रबंधक के पास अभी भी शेड्यूल पर नियंत्रण का एक हिस्सा होता है, लेकिन यह उनकी कुछ जिम्मेदारियों को कम करने में मदद करता है। इसके कई फायदे हैं और यह आपके व्यवसाय के लिए आदर्श होगा।

कर्मचारियों को भी अपने शेड्यूल का हिस्सा बनाने में आनंद आएगा।

निम्नलिखित स्व-शेड्यूलिंग प्रश्नों के उत्तर खोजने के लिए पढ़ना जारी रखें।

स्व-शेड्यूलिंग का उपयोग कौन कर सकता है?

लगभग कोई भी उद्योग स्व-शेड्यूलिंग का उपयोग कर सकता है।

जो कंपनियां इस पर सबसे अधिक भरोसा करती हैं, उनमें अक्सर कई देशों के कर्मचारी होते हैं या ऐसे कर्मचारी होते हैं जो विदेशों में काम करने की योजना बनाते हैं।

स्रोत: खोजक

यह कर्मचारियों और नियोक्ताओं के लिए उपयोगी है। उन व्यवसायों के लिए जो साइट पर काम करते हैं, आप अभी भी स्व-शेड्यूल कर सकते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने व्यवसाय में कितने बदलाव लागू करते हैं, फिर भी आप इसे विभिन्न उद्योगों में एकीकृत कर सकते हैं।

कर्मचारियों को अपना शेड्यूल चुनने की अनुमति देने के लाभ

स्व-समय-निर्धारण के कर्मचारियों और नियोक्ताओं के लिए कई फायदे हैं।

यह मुख्य रूप से कर्मचारियों को लाभ पहुंचाता है, इसलिए कई अन्य लोग इसका उपयोग कर रहे हैं। में ऑस्ट्रेलियाई सांख्यिकी ब्यूरो का एक अध्ययन, 36% कर्मचारियों (अगस्त 2021 में) के पास लचीला कार्य समझौता था; 2019 में यह 34% था। लचीली कार्य व्यवस्था में आम तौर पर कर्मचारियों को काम के घंटों और छुट्टी के दिनों के लिए स्व-निर्धारित करने में सक्षम होना शामिल होता है।

आपकी कंपनी में स्व-शेड्यूलिंग का उपयोग करने के कुछ लाभ यहां दिए गए हैं।

यह कर्मचारियों को कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखने के लिए अधिक लचीलापन देता है

स्व-समय-निर्धारण नियोक्ताओं और कर्मचारियों के लिए लचीलेपन को बेहतर बनाने में मदद करता है।

अधिक लचीली शेड्यूलिंग प्रणाली (पारंपरिक शेड्यूलिंग की तुलना में) नियोक्ताओं के लिए मांग और आवश्यक बदलावों के संबंध में व्यवसाय संचालन में अधिकतम लचीलापन प्रदान करती है।

कर्मचारियों के लिए, यह उन्हें बनाए रखने में मदद करता है कार्य संतुलन. इससे उन्हें अपनी अन्य प्रतिबद्धताओं के लिए भी समय मिलता है। ऐसा करने से उन्हें ख़ुशी मिलेगी और तनाव और जलन कम होगी।

स्रोत: पीडब्ल्यूसी

अनुपस्थिति में कमी 🙋

कर्मचारी निम्नलिखित कारणों से काम से चूक सकते हैं:

• आपातकालीन स्थिति।
• बीमारी.
• खराब मौसम।
• संघर्ष.

स्व-शेड्यूलिंग के कारण, कर्मचारी एक-दूसरे के साथ शिफ्ट बदल सकते हैं या यदि वे किसी विशिष्ट तिथि पर काम नहीं कर सकते हैं तो वैकल्पिक शेड्यूल चुन सकते हैं। यदि सभी कर्मचारियों की मानसिकता ऐसी हो, तो आप कार्य अनुपस्थिति को कम कर सकते हैं।

भर्ती और प्रतिधारण के लिए बढ़िया

भर्ती के दौरान, आप संभावित भर्ती को कंपनी के शेड्यूलिंग विकल्पों और नीतियों के बारे में सूचित कर सकते हैं। स्व-शेड्यूलिंग की पेशकश आपकी कंपनी के लिए फायदेमंद हो सकती है क्योंकि यह एक बड़ा कारण हो सकता है कि वे आपके लिए काम करना चुनेंगे।

यह कर्मचारी प्रतिधारण के लिए भी आदर्श है क्योंकि वे आम तौर पर ऐसी कंपनी पसंद करते हैं जो लचीली शेड्यूलिंग प्रदान करती है। आख़िरकार, यह उन्हें अधिक स्वतंत्रता और बेहतर कार्य-जीवन संतुलन प्रदान करता है।

बेहतर उत्पादकता

स्व-शेड्यूलिंग कर सकते हैं उत्पादकता में वृद्धि क्योंकि कर्मचारी वह शेड्यूल चुन सकते हैं जो उनके लिए सबसे उपयुक्त हो।

काम के दौरान खुशी उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकती है। में एक अध्ययन के बारे में ऑस्ट्रेलियाई श्रमिकों की ख़ुशी, 27% श्रमिकों ने कहा कि शेड्यूल और कार्यभार पर नियंत्रण की कमी के कारण वे काम पर नाखुश हैं।

प्रबंधकों की ओर से कम भागीदारी

स्व-शेड्यूलिंग के कारण, प्रबंधक या वह व्यक्ति जो आमतौर पर शेड्यूल बनाता है, उसकी भागीदारी कम होगी। इसलिए, वे उन अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जिन्हें उन्हें पूरा करने की आवश्यकता है।

प्रारंभ में, उन्हें अन्य कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है कि वे अपना कर्मचारी शेड्यूल कैसे बनाएं। लेकिन समय के बाद, टीम के सदस्य इसे स्वयं कर सकते हैं। प्रबंधक को केवल शेड्यूल की समीक्षा करने और उसे अंतिम रूप देने की आवश्यकता है।

इससे समय की बचत होती है ⏳

प्रबंधकों को शेड्यूल बनाने में कठिनाई हो सकती है क्योंकि उन्हें ग्राहकों की मांग, उपलब्धता और अन्य प्रतिबद्धताओं जैसे कई कारकों पर विचार करना होगा।

स्व-शेड्यूलिंग के कारण, प्रबंधकों के लिए शेड्यूल को अंतिम रूप देना त्वरित और आसान हो जाता है। इसका कारण यह है कि कर्मचारी अपनी उपलब्धता, दायित्वों और अन्य कारकों पर ध्यान देते हैं और उन्हें वास्तविक समय में शेड्यूल में जोड़ते हैं।

स्व-अनुसूचन प्रक्रिया

स्व-शेड्यूलिंग कठिन लग सकती है, लेकिन एक बार जब आप इसका प्रवाह समझ लेंगे, तो आपको यह अपेक्षाकृत आसान लगेगा।

आपकी कंपनी के लिए स्व-शेड्यूलिंग का उपयोग करने के लिए यहां कुछ चरण दिए गए हैं।

1. दिशा-निर्देश स्थापित करें

अन्य कार्यों की तरह, आपको स्व-शेड्यूलिंग प्रक्रिया के लिए दिशानिर्देश प्रदान करने होंगे।

ऐसा करना इस पर निर्भर करता है कि आपका व्यवसाय किस प्रकार का है। नियम का एक उदाहरण किसी विशेष कर्मचारी के काम के घंटों की सीमा है।

2. एक टेम्पलेट बनाएं

सभी को दिशानिर्देशों के बारे में सूचित करने के बाद, आपको एक शेड्यूल टेम्पलेट बनाना चाहिए।

सुनिश्चित करें कि आपने उन शिफ्टों का उल्लेख किया है जिन्हें भरने के लिए आपको कर्मचारियों की आवश्यकता होती है।

3. आरंभ और समापन तिथियां निर्धारित करें 📅

अपने कर्मचारियों को यह स्पष्ट कर दें कि वे शेड्यूलिंग कब शुरू कर सकते हैं और समय शेड्यूल करने का अंतिम दिन क्या है। साथ ही, उन्हें यह भी बताएं कि वे मोबाइल डिवाइस पर अपना शेड्यूल बना सकते हैं।

इस तरह, आप सभी द्वारा अपनी उपलब्धता चुनने के बाद आसानी से शेड्यूल को अंतिम रूप दे सकते हैं।

4. टेम्पलेट साझा करें

अपने कर्मचारियों को आरंभ और समाप्ति तिथियों के बारे में सूचित करने के बाद, आपके द्वारा बनाया गया टेम्पलेट साझा करें ताकि वे इसे भर सकें।

5. अंतिम रूप दें और वितरित करें

शेड्यूलिंग अवधि की समाप्ति तिथि के बाद, शेड्यूल को अंतिम रूप दें।

अगले शेड्यूल बैचों के लिए, आप प्रक्रिया को दोहरा सकते हैं और उन चरणों को छोड़ सकते हैं जिन्हें आप अनावश्यक मानते हैं।

बेहतर स्व-निर्धारण के लिए युक्तियाँ

यदि यह पहली बार है कि आपकी कंपनी स्व-शेड्यूलिंग का उपयोग करेगी, तो परिवर्तन में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।

सभी को सूचित करें

आपको अपने सभी कर्मचारियों को बताना चाहिए कि आप स्व-शेड्यूलिंग पद्धति लागू कर रहे हैं। उन्हें इसके फायदे और इसे करने के तरीके के बारे में बताएं। उन्हें वे दिशानिर्देश दिखाएँ जिनका आप उनसे पालन कराना चाहते हैं, आरंभ और अंतिम तिथियाँ और टेम्पलेट दिखाएँ।

अपने कर्मचारियों से उनकी राय, प्रश्न और चिंताओं के बारे में पूछें। उन्हें बताएं कि यदि उन्हें किसी सहायता की आवश्यकता हो तो आप शेड्यूल बनाने में उनकी मदद कर सकते हैं।

सकारात्मक रहें 🧏

कुछ लोग शेड्यूलिंग प्रक्रिया में बदलाव को पूरी तरह से स्वीकार नहीं कर रहे हैं।

स्थापित कर्मचारियों को नई स्व-शेड्यूलिंग पहलों के बारे में आशावादी होना चाहिए और उन्हें अन्य कर्मचारियों के साथ सकारात्मक रूप से संप्रेषित करना चाहिए।

यदि ऐसा होता है तो अन्य सभी कर्मचारी इस बदलाव का स्वागत करेंगे।

स्रोत: shawnachor.com

क्या आपको स्व-शेड्यूलिंग के बारे में चिंता होनी चाहिए?

हालाँकि स्व-समय-निर्धारण के कई लाभ हैं, फिर भी आपको चिंताएँ हो सकती हैं। हम चिंताओं का समाधान करेंगे और आपको दिखाएंगे कि वे उतने बड़े खतरे के संकेत नहीं हैं जितना आप सोच सकते हैं।

एक आम चिंता यह है कि आप शिफ्टों को उचित रूप से वितरित नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, जब दो कर्मचारी एक ही दिन छुट्टी चाहते हैं, और वे दोनों इसे निर्धारित करते हैं, लेकिन फिर भी आपको काम करने के लिए उनमें से एक की आवश्यकता हो सकती है।

इस तरह की समस्याओं से बचने के लिए, आपको कर्मचारियों को एक-दूसरे के साथ संवाद करने के लिए प्रोत्साहित करने की आवश्यकता है। यदि दो कर्मचारियों को पता था कि वे शेड्यूलिंग से पहले एक ही दिन की छुट्टी चाहते हैं, तो उनमें से एक समझौता करने को तैयार हो सकता है।

आपकी एक और चिंता यह हो सकती है कि कुछ कर्मचारी घंटों तो बिताते हैं लेकिन कोई काम नहीं करते। इस समस्या को पहचानने और रोकने के लिए, आपको कार्यान्वयन प्रक्रिया के पहले कुछ हफ्तों के दौरान निगरानी का उपयोग करना चाहिए।

ऐसा करने से आपको शेड्यूलिंग प्रणाली का लाभ उठाने वाले कर्मचारियों को ढूंढने में मदद मिलेगी।

आपको कर्मचारियों से स्व-समय-निर्धारण का उपयोग क्यों करवाना चाहिए, इस पर हमारे अंतिम विचार

स्व-समय-निर्धारण से प्रबंधकों और कर्मचारियों को लाभ होता है। इसका उपयोग करना आसान है, और आप इसे विभिन्न प्रकार के व्यवसायों में एकीकृत कर सकते हैं।

यह कर्मचारियों की मदद कर सकता है क्योंकि यह:

• उनके कामकाजी जीवन में अधिक लचीलापन लाएं।
• उनकी उत्पादकता में सुधार करें.
• उनका और अपना समय बचाएं।

साथ ही, स्व-शेड्यूलिंग से आपको कर्मचारी शेड्यूल बनाने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है; इसका मतलब है कि आप अन्य महत्वपूर्ण कार्य पूरा कर सकते हैं जबकि कर्मचारी अपना शेड्यूल बनाते हैं।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि शेड्यूलिंग प्रक्रिया सफल हो, कंपनी में सभी को सूचित करें कि इसे कैसे करना है और प्रत्येक शेड्यूल को अंतिम रूप देना और वितरित करना है।

यदि आप स्व-शेड्यूलिंग का उपयोग शुरू करना चाहते हैं, तो हमारे टूल पर एक नज़र डालें मामूली सिपाही.