ในโลกยุคใหม่ที่การทำงานดำเนินไปอย่างรวดเร็ว ความคาดหวังต่อผลงานของพนักงานนั้นสูงมาก🤩 ประสิทธิภาพของสถานที่ทำงานมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเติบโตและความสำเร็จของบริษัท ดังนั้นการทำให้พนักงานรู้สึกมีแรงบันดาลใจจึงเป็นสิ่งสำคัญ ในสภาพแวดล้อมการทำงานทั่วไป การประชุม การโทรศัพท์📞 และการสื่อสารแบบทันทีทันใดและพร้อมกันนั้นเป็นสิ่งสำคัญ แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากมีวิธีที่ง่ายกว่านั้น?
ตาม สถิติ“พนักงานส่วนใหญ่ (52%) ชอบการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันมากกว่าการสื่อสารแบบพร้อมกัน โดย 42% กล่าวว่าการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันคืออนาคตของการทำงาน”
การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันคือวิธีการสื่อสารที่ไม่ต้องใช้การสื่อสารหรือการโต้ตอบแบบเรียลไทม์🗣 อาจเป็นการส่งอีเมล บันทึกเสียง วิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า และอื่นๆ เมื่อองค์กรต่างๆ ตระหนักถึงข้อดีของการสื่อสารประเภทนี้ ก็จะเกิดการเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางเดียวกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน🤝
ในบล็อกนี้ เราจะมาเจาะลึกรายละเอียดเกี่ยวกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ข้อดี และวิธีนำไปใช้ในสถานที่ทำงานของคุณ มาเริ่มกันเลย
การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?
เมื่อเปรียบเทียบการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกับการสื่อสารแบบซิงโครนัส การสื่อสารแบบซิงโครนัสถือเป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาที่สุดในการอธิบายการสื่อสารแบบนี้ แล้วความแตกต่างระหว่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและแบบซิงโครนัสคืออะไรกันแน่💬?
การสื่อสารแบบซิงโครไนซ์ต้องอาศัยความร่วมมือจากผู้เข้าร่วมทุกคนบนแพลตฟอร์มเดียวกัน การสื่อสารแบบซิงโครไนซ์นั้นทำได้ด้วยการโทร การประชุมผ่าน Zoom การประชุมแบบพบหน้า หรือเพียงแค่เดินผ่านโต๊ะของเพื่อนร่วมงานเพื่อพูดคุย ทั้งหมดนี้เป็นตัวอย่างของการสื่อสารแบบซิงโครไนซ์🧍
ในขณะเดียวกัน การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันหมายถึงการส่งข้อความโดยไม่คาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับทันที บุคคลทุกฝ่ายไม่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่นเพื่อแบ่งปันข้อมูล อีเมล📧 การสนทนาโต้ตอบทันที ข้อความ และวอยซ์เมล เป็นต้น ล้วนเป็นวิธีการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันที่เราใช้ในชีวิตส่วนตัวและการทำงาน
เมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันถือเป็นทางเลือกที่ดีเมื่อทีมงานอยู่กระจัดกระจายกันและมีตารางเวลาที่ซับซ้อน พนักงานสามารถใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์เพื่อแชร์ไฟล์และสื่อสารกันเอง
แหล่งที่มา: อาสนะ
การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีประโยชน์อะไรบ้าง?
การสื่อสารมีความจำเป็นในหลายๆ ด้านของชีวิตและธุรกิจ แต่มีสิ่งที่เรียกว่าการสื่อสารมากเกินไปหรือไม่?
ใช่ ตาม HBR วิจัยพนักงานสามารถใช้เวลาถึง 80% ของวันทำงานในการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานผ่านอีเมล การประชุม และแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แต่สิ่งเหล่านี้ไม่ได้หยุดอยู่แค่เมื่อคุณออกจากออฟฟิศ ด้วยอุปกรณ์พกพาของเรา การตรวจสอบและตอบกลับข้อความเกี่ยวกับงานจึงไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน ไม่ว่าจะเป็นกลางวันหรือกลางคืน
ทั้งหมดนี้ไม่ได้เป็นแรงกระตุ้นให้เราทำงานให้ดีที่สุด ในความเป็นจริง แรงดึงความสนใจของเราที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งทำให้เราไม่อาจทุ่มเทความสนใจให้กับเป้าหมายและหน้าที่ของเราได้อย่างเต็มที่ โดยทั่วไปแล้ว พนักงานจะพยายามทำงานให้เร็วขึ้นเพื่อชดเชยการรบกวนที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน ส่งผลให้เกิดความเครียด ความหงุดหงิด แรงกดดันด้านเวลา และความพยายามมากขึ้น ซึ่งอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟและความพึงพอใจในงานที่ลดลงได้👎
การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันมีประโยชน์ต่อพนักงาน ทำให้การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันเป็นวิธีการยอดนิยมในการโต้ตอบกับผู้คนในที่ทำงาน ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน:
1. เพิ่มสมาธิ🙇♂️
หากไม่มีการเรียกร้องการสื่อสารแบบเรียลไทม์และต่อเนื่อง พนักงานก็จะมีความกดดันและความเครียดน้อยลง ซึ่งทำให้พนักงานสามารถเลือกเวลาที่ต้องการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่สำคัญได้ดีกว่า แทนที่จะเพียงแค่ทำงานที่ต้องใช้ความคิดน้อยลง เช่น การคัดแยกอีเมล พนักงานสามารถทำงานต่างๆ ได้อย่างมีสิ่งรบกวนน้อยลง เพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพงานที่ดีขึ้น
2. การหยุดชะงักที่ลดลง🗣
การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันช่วยลดแรงกดดันในการตอบกลับทันที ช่วยลดการรบกวน ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมมากขึ้น เนื่องจากพนักงานสามารถจดจ่อกับงานได้อย่างเต็มที่ รูปแบบการสื่อสารนี้ช่วยให้พนักงานสามารถพูดคุยกับผู้อื่นได้ในเวลาต่างๆ กัน ซึ่งหมายความว่าสามารถพูดคุยได้เมื่อสะดวก และช่วยให้พนักงานจดจ่อกับงานได้มากขึ้น
3. ปรับปรุงสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิต⚖️
พนักงานจะประสบกับการปรับปรุงสมดุลระหว่างชีวิตกับการทำงานโดยไม่ต้องกดดันว่าจะต้องตอบสนองทันที ตามสถิติโดย โซนี่พนักงานจำนวน 61% กล่าวว่าการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันส่งผลให้มีสมดุลระหว่างชีวิตกับการทำงานที่ดีขึ้น
การสื่อสารประเภทนี้เหมาะสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล เนื่องจากช่วยลดความเครียดและความเสี่ยงต่อภาวะหมดไฟในการทำงานได้ นอกจากนี้ ยังสามารถกำหนดขอบเขตระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวได้ด้วยการทำงานจากระยะไกลในช่วงเวลาทำงานจริง
แหล่งที่มา: โซนี่
4. ความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน👩💻
พนักงานแต่ละคนมีเวลาหรือสถานการณ์ที่แตกต่างกันซึ่งทำให้พวกเขาทำงานได้มีประสิทธิภาพสูงสุด การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันทำให้พนักงานทุกรูปแบบสามารถทำงานได้เมื่อสะดวก สมาชิกในทีมสามารถทำงาน ตอบกลับ หรือมีส่วนร่วมในการสื่อสารเมื่อสะดวกที่สุดสำหรับพวกเขา
5. ความร่วมมือระดับโลก🌏
หากทีมของคุณมีพนักงานอยู่คนละเขตเวลา การสื่อสารอาจซับซ้อน พนักงานสามารถไปทำภารกิจอื่นได้ในขณะที่รอให้เพื่อนร่วมงานต่างชาติลงเวลาเข้าทำงาน วิธีนี้จะเพิ่มผลงานของพนักงาน เนื่องจากไม่จำเป็นต้องเสียเวลาไปกับการรอคำตอบอีกต่อไป ในทางกลับกัน งานต่างๆ สามารถดำเนินต่อไปได้ตามปกติ ทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างรวดเร็วและราบรื่น
6. ส่งเสริมการสื่อสารทั่วไปให้ดีขึ้น💬
หากไม่สามารถรับประกันการตอบสนองทันทีได้ คุณต้องคิดให้รอบคอบมากขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่คุณพูด แทนที่จะตอบสนองอย่างรวดเร็ว การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันช่วยให้คุณสร้างการตอบสนองที่รอบคอบได้ การศึกษา แสดงให้เห็นว่าพนักงาน 69% กล่าวว่าการสื่อสารประเภทนี้ทำให้พวกเขามีเวลาในการพัฒนาความคิด💡 และการตอบกลับ
โดยสรุปแล้ว ประโยชน์ของการสื่อสารประเภทนี้มีมากกว่าแค่สภาพแวดล้อมการทำงานในออฟฟิศ บริษัทไม่เพียงแต่ได้รับประโยชน์จากพนักงานที่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังให้ความสำคัญกับความชอบและความเป็นอยู่ที่ดีของแต่ละบุคคลอีกด้วย👍 ในหัวข้อต่อไปนี้ เราจะมาดูว่าคุณสามารถนำการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมาใช้ในบริษัทของคุณได้อย่างไร
การนำแนวทางอะซิงโครนัสไปใช้
แม้ว่าจะเป็นเรื่องท้าทาย แต่ข้อดีของการนำแนวทางการแก้ปัญหาแบบอะซิงโครนัสมาใช้นั้นมีความสำคัญ โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ วิธีการแบบอะซิงโครนัสสามารถลดระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละงานได้อย่างมาก⏳ การนำแนวทางนี้มาใช้ในธุรกิจของคุณจะไม่เพียงแต่ช่วยบริษัทเท่านั้น แต่ยังช่วยพนักงานแต่ละคนด้วย
ต่อไปนี้เป็นแนวทางบางประการที่คุณสามารถนำแนวทางนี้ไปใช้ในธุรกิจของคุณได้:
1. ประเมินการสื่อสารที่มีอยู่💬
2. ใช้เครื่องมือที่ถูกต้อง💻
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เครื่องมือที่สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรของคุณ พิจารณารูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันที่คุณสามารถนำไปใช้ในสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ เครื่องมือสื่อสารแบบไม่พร้อมกันอาจรวมถึง:
- เครื่องมือการจัดการโครงการ
- แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน
- ระบบแบ่งปันไฟล์
จัดการฝึกอบรมให้กับพนักงานของคุณเพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาเข้าใจระบบต่างๆ จากนั้นพวกเขาจะรู้สึกสบายใจและมั่นใจที่จะใช้แพลตฟอร์มต่างๆ ในแบบที่เหมาะกับพวกเขา😁
หากพนักงานของคุณทำงานจากที่บ้าน สิ่งสำคัญคือพวกเขาจะต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลผลิต ประสิทธิภาพ และสมาธิของพวกเขา ลิงค์อิน“การทำงานจากที่บ้านพุ่งสูงขึ้นจาก 4.7% ในปี 2019 มาเป็น 58% ของพนักงานที่ทำงานแบบผสมผสานในปี 2022 โดยมีพนักงานอีก 19% ที่ทำงานจากระยะไกล” การทำให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จโดยรวมของบริษัท
แหล่งที่มา: ลิงค์อิน
3. ค่อยๆ นำไปปฏิบัติ👨💻
พิจารณานำการสื่อสารประเภทนี้ไปใช้อย่างค่อยเป็นค่อยไปในทีมหรือโครงการเฉพาะ หากเป็นมือใหม่ในองค์กรของคุณ พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ทั้งหมดในคราวเดียว ให้พนักงานของคุณคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ และให้ทีมต่างๆ สื่อสารและฝึกฝนวิธีการใหม่นี้ ดูว่าพนักงานคนใดใช้วิธีนี้ได้ดี และแก้ไขปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้น
4. ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน🤝
แหล่งที่มา: เอ็มแอลทีม
การนำรูปแบบการสื่อสารใหม่มาใช้ในสถานที่ทำงานอาจต้องใช้เวลาสักพักในการปรับตัว การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมและส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการสื่อสารในปริมาณที่เหมาะสมจะช่วยให้พนักงานของคุณรู้สึกเครียดน้อยลงและมีแรงจูงใจมากขึ้น พนักงานของคุณจะได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่หากใช้ขั้นตอนเล็กๆ น้อยๆ ในการนำการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันมาใช้ในองค์กรของคุณ
การสร้างสมดุลให้กับการสื่อสารทุกรูปแบบ ทั้งแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส⚖️
การเลิกใช้การสื่อสารแบบซิงโครนัสโดยสิ้นเชิงนั้นไม่จำเป็น เพราะยังคงเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานในการเข้าสังคม แก้ปัญหา และหารือเกี่ยวกับหัวข้อที่ซับซ้อน ซึ่งไม่ใช่เพียงวิธีเดียวเท่านั้น บริษัทหลายแห่งรวมถึง Tommy ให้ความสำคัญกับการสื่อสารแบบไม่ซิงโครนัสในขณะเดียวกันก็ตระหนักถึงคุณค่าของการประชุมแบบพบหน้ากันในการพัฒนาทีมที่ยอดเยี่ยม📈
เนื่องมาจากการระบาดใหญ่ในปี 2019 สถานที่ทำงานทั่วโลกจึงเกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ การประชุมทางวิดีโอ การทำงานระยะไกล และ การสื่อสารผ่านแพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพกลายเป็นสิ่งสำคัญกว่าที่เคย หลายปีต่อมา แนวคิดบางอย่างยังคงเหมือนเดิม การนำไปใช้ในองค์กรจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อพนักงานที่ใช้รูปแบบการโต้ตอบนี้
แหล่งที่มา: ฟอร์บส์