10 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเริ่มต้นใช้งานไคลเอนต์ MSP

หากคุณยังใหม่กับสาขา MSP และกำลังมองหาวิธีใหม่ๆ ที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อเตรียมความพร้อมให้กับลูกค้าของคุณ เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ เราเข้าใจดีว่ามันยากแค่ไหนในการปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน ดังนั้นเราจึงได้รวบรวมวิธีดำเนินการดังกล่าวไว้ในขั้นตอนง่ายๆ 10 ขั้นตอน

ดูด้านล่างเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับไคลเอนต์ MSP การเตรียมความพร้อม และวิธีที่คุณสามารถมั่นใจได้ว่าลูกค้าของคุณจะได้รับการเริ่มต้นใช้งานอย่างละเอียดถี่ถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ลูกค้า MSP คืออะไร?

ไคลเอ็นต์ MSP หรือไคลเอ็นต์ของผู้ให้บริการที่ได้รับการจัดการ คือธุรกิจที่ทำสัญญากับผู้ให้บริการรายอื่นสำหรับบริการด้านไอทีและการสนับสนุน ธุรกิจตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กที่เป็นเจ้าของโดยอิสระไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ใช้บริการ MSP เพื่อว่าจ้างฟังก์ชันไอทีเฉพาะจากภายนอก รวมถึงโครงสร้างพื้นฐานทั้งหมด รวมถึงการจัดการเครือข่าย การสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล ความปลอดภัยทางไซเบอร์ ฝ่ายช่วยเหลือและการสนับสนุนด้านเทคนิค และบริการคลาวด์

การเริ่มต้นใช้งานคืออะไร?

การเริ่มต้นใช้งานลูกค้าหมายถึงกระบวนการแนะนำลูกค้าใหม่ผ่านผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขารู้วิธีใช้งานอย่างถูกต้อง ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับเซสชันแบบตัวต่อตัว บทช่วยสอนออนไลน์ การสาธิต เอกสาร และบริการสนับสนุนลูกค้าหากมีคำถามเพิ่มเติม

องค์ประกอบสำคัญของการเริ่มต้นใช้งานประกอบด้วย:

• การฝึกอบรมและพัฒนา: ซึ่งรวมถึงเซสชันการฝึกอบรม ทรัพยากร และอื่นๆ ที่ทำให้ลูกค้าสามารถใช้บริการของคุณได้
• การให้คำปรึกษาและการสนับสนุนเพิ่มเติม: คุณอาจเลือกที่จะมอบหมายที่ปรึกษาหรือบริการสนับสนุนสำหรับคำถามและความช่วยเหลือ
• ข้อเสนอแนะ: การรวบรวมคำติชมจากลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญเสมอ เพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงบริการตามประสบการณ์ของพวกเขาได้

ความสำคัญของการปฏิบัติตามรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งาน

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณจะได้รับทุกสิ่งที่ต้องการจากประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานคือการปฏิบัติตามรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งาน ช่วยให้มั่นใจว่าคุณได้ครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณและยังไม่ลืมข้อมูลสำคัญ ด้านล่างนี้คือข้อดีบางประการของการทำเช่นนั้น

• ปรับปรุงการสื่อสาร: การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญสู่การทำงานที่ดี ความสัมพันธ์และแผนการเริ่มต้นใช้งานที่ครอบคลุมสามารถแสดงให้ลูกค้าของคุณเห็นว่าการสื่อสารมีความสำคัญต่อคุณ
• การฝึกอบรมที่รวดเร็วยิ่งขึ้น: ยิ่งลูกค้าสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์ของคุณได้เร็วเท่าไร พวกเขาก็จะเพลิดเพลินกับบริการของคุณมากขึ้นเท่านั้น
• เพิ่มความรู้ของลูกค้าของคุณ: การใช้เวลาทำความรู้จักลูกค้าของคุณในระหว่างการเริ่มต้นใช้งานหมายความว่าคุณรู้จักพวกเขามากขึ้น และสามารถตอบสนองบริการของคุณตามความต้องการของพวกเขาได้
• ประสบการณ์เชิงบวกที่สม่ำเสมอสำหรับลูกค้า: การเริ่มต้นใช้งานมอบโอกาสให้ลูกค้าได้เรียนรู้และถามคำถาม ซึ่งหมายความว่าพวกเขาไม่ได้รอการตอบกลับหรือติดขัดในการใช้บริการของคุณอยู่ตลอดเวลา
• เพิ่มการรักษาลูกค้า: การเริ่มต้นใช้งานทำให้ลูกค้าเข้าถึงบริการได้มากขึ้น ซึ่งทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะอยู่ต่อมากขึ้น
• การเปลี่ยนแปลงที่ประสานงานสำหรับระบบและผู้จำหน่าย: การเปลี่ยนแปลงอย่างราบรื่นเกิดขึ้นสำหรับลูกค้าสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในวิธีที่พวกเขามองบริการของคุณ
• เปลี่ยนจากการทดลองใช้ฟรีเป็นการชำระเงิน: บ่อยครั้งที่ผู้บริโภคที่ทดลองใช้ฟรีจะเปลี่ยนไปสมัครใช้งานแบบชำระเงิน หากมีคนสามารถแสดงวิธีใช้ซอฟต์แวร์และเสนอประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัวให้พวกเขาได้
• คุณสมบัติที่ได้รับการปรับปรุงและการนำผลิตภัณฑ์ไปใช้: ยิ่งลูกค้าเข้าใจเกี่ยวกับบริการและผลิตภัณฑ์ของคุณมากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งใช้คุณสมบัติทั้งหมดมากขึ้นเท่านั้น และอาจเพิ่มผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ ๆ ลงในชุดรวมของพวกเขาด้วย

ด้านล่างนี้คือคำแนะนำการเริ่มต้นใช้งานแบบทีละขั้นตอนของเรา

1. รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า 🤝

การทำความรู้จักกับลูกค้าของคุณก่อนที่คุณจะพบปะกับพวกเขาจะช่วยนำเสนอข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่ลูกค้าในการพบปะครั้งแรกของคุณ การทำความรู้จักกับลูกค้าใหม่ของคุณมีประโยชน์มากมาย รวมถึงการทำความเข้าใจสิ่งที่พวกเขาให้คุณค่า การสร้างผลิตภัณฑ์ที่ดึงดูดพวกเขา และการนำเสนอบริการที่เป็นส่วนตัว ก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุมกับลูกค้าใหม่หรือผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า เราขอแนะนำให้ทำความรู้จักกับพวกเขาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ด้านล่างนี้คือรายการเน้นของสิ่งที่ธุรกิจ MSP ควรรู้เกี่ยวกับลูกค้าก่อนที่จะพบปะกับพวกเขา

2. ลงนามข้อตกลงระดับการให้บริการ 📜

ก ข้อตกลงระดับการให้บริการ เป็นสัญญาที่คุณซึ่งเป็นผู้ให้บริการมอบให้กับลูกค้าของคุณเพื่อกำหนดบริการและมาตรฐานการบริการที่คุณจะมอบให้ เช่นเดียวกับสัญญาใดๆ ระหว่างทั้งสองฝ่าย สัญญาจะระบุมาตรฐาน การบริการ และความคาดหวังที่ทั้งสองฝ่ายจะต้องปฏิบัติตาม

ข้อตกลงระดับการบริการ (SLA) มีความสำคัญเนื่องจากจะกำหนดสิ่งที่คุณต้องจัดเตรียมและครอบคลุมถึงสิ่งต่างๆ เช่น ปัญหาการหยุดทำงานและประสิทธิภาพการทำงาน ส่วนหนึ่งของสัญญาจะกำหนดระดับความรุนแรงและสถานการณ์เมื่อคุณไม่ต้องรับผิดชอบต่อปัญหาเกี่ยวกับบริการของคุณ

การลงนาม SLA เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการเตรียมความพร้อมสำหรับไคลเอนต์ MSP ใหม่ วิธีที่ดีที่สุดคือสร้างสัญญาแบบกำหนดเองสำหรับลูกค้าใหม่แต่ละราย เพื่อตอบสนองความต้องการด้านบริการที่แน่นอนของลูกค้า ก่อนที่จะให้ใครก็ตามลงนามใน SLA ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้ทนายความของคุณตรวจสอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามมาตรฐาน

3. ให้การต้อนรับอย่างอบอุ่น 🫂

แพ็คเกจต้อนรับเป็นสิ่งที่ดีสำหรับแผนการเริ่มต้นใช้งาน ไม่เพียงแต่แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจลูกค้าแต่ละรายเท่านั้น แต่ยังให้โอกาสคุณในการปรับเปลี่ยนให้เป็นแบบส่วนตัวและแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับพวกเขามากเพียงใด สิ่งที่ต้องรวมมีดังนี้:

• รายละเอียดองค์กร: ซึ่งอาจครอบคลุมถึงประวัติของคุณในฐานะบริษัท, USP ของคุณและผลประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับจากการลงนามร่วมกับคุณ

• สรุปเป้าหมายของคุณ: สรุปสิ่งที่คุณต้องการบรรลุผ่านสัญญา และใช้โอกาสนี้ปรับแต่งให้เหมาะกับคุณหากทำได้

• ข้อเสนอบริการ: ซึ่งอาจรวมถึงบริการที่ใช้ในสัญญาและบริการเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณนำเสนอ

• ไทม์ไลน์ของโครงการ: หากคุณกำลังทำงานในโครงการที่มีกำหนดเวลา สิ่งนี้สามารถช่วยให้ลูกค้าบรรลุเป้าหมายสำคัญและติดตามได้

• ตารางการประชุม: เจาะจงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจากพวกเขาในแง่ของเวลา รวมถึงสถานที่ เวลา และวันที่ คุณอาจต้องการรวมสิ่งที่จะกล่าวถึงในการประชุมแต่ละครั้งด้วย

• รายการสิ่งที่ต้องทำ: ลูกค้าของคุณจำเป็นต้องตั้งค่าบางอย่างล่วงหน้าก่อนการฝึกอบรมหรือไม่? มีอะไรที่คุณยังต้องทำเพื่อพวกเขาบ้างไหม? มีความชัดเจนในสิ่งที่ต้องทำของคุณ

• ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง: รวมคำแนะนำผลิตภัณฑ์ บทความ และบล็อกที่อาจต้องการ

คำรับรองจากลูกค้า: สิ่งนี้สามารถแสดงให้เห็นว่าเหตุใดลูกค้าของคุณควรเชื่อใจคุณ และอาจผลักดันให้พวกเขาเพิ่มบริการลงในแพ็คเกจของพวกเขาด้วย

4. มีการประชุมเริ่มต้น 🧑‍🏫

การประชุมเริ่มต้นเปิดโอกาสให้คุณพบปะลูกค้าด้วยตนเอง (หรือผ่าน Zoom) เพื่อสร้างความไว้วางใจและ การสื่อสารที่ดีต่อสุขภาพ ระหว่างทั้งสองฝ่าย ในการประชุมนี้ คุณสามารถสร้างจุดติดต่อและหารือเกี่ยวกับการจัดการโครงการโดยรวมได้ มันจะทำให้คุณมีโอกาสได้พบกับทีมภายในของพวกเขา แนะนำพวกเขาให้รู้จักกับสมาชิกในทีมที่พวกเขาอาจติดต่อด้วย และปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าโดยรวมของคุณ

5. นำเข้าข้อมูลของลูกค้า 📈

เครื่องมือต่างๆ จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลหรือจำเป็นต้องนำเข้าข้อมูลของลูกค้าเพื่อการใช้งาน การนำเข้าข้อมูลเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน ดังนั้นคุณควรถ่ายโอนข้อมูลโดยใช้ขั้นตอนการทำงานต่างๆ ที่เหมาะกับข้อมูลที่กำลังนำเข้ามากที่สุด คุณควรทำการประเมินความปลอดภัยและใช้การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัยหากทำได้ หากคุณต้องการเสริมความแข็งแกร่งให้กับโมเดลความปลอดภัย ให้แยกการกำหนดค่าความปลอดภัยสำหรับโหมดเริ่มต้นและการรวมข้อมูลทุกโหมด การทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติยังสามารถลดข้อผิดพลาดและปัญหาอื่นๆ ให้เหลือน้อยที่สุด ปรับปรุงความแม่นยำและประสิทธิภาพ และคุ้มต้นทุนมากขึ้นในหลายกรณี

6. ระบบซิงค์ 🧑‍💻

นี่เป็นอีกส่วนสำคัญของกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน คุณต้องวางแผนและติดตามกระบวนการนี้อย่างรอบคอบ คุณต้องเข้าใจแอปพลิเคชันของลูกค้าและโครงสร้างไลบรารีของระบบด้วย เมื่อคุณใช้งานสองระบบพร้อมกัน จำเป็นต้องมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการควบคุมการเปลี่ยนแปลง หากทำได้ ให้จำกัดการเปลี่ยนแปลงบนระบบที่มีอยู่ของไคลเอ็นต์ในขณะที่คุณกำลังซิงโครไนซ์

7. ตั้งค่าการตรวจสอบและการจัดการระยะไกล 💻

การตรวจสอบและการจัดการระยะไกล (RMM) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการตรวจสอบโครงสร้างพื้นฐานของลูกค้าและตอบสนองในเชิงรุก

8.จัดอบรม 📞

แผนการฝึกอบรมของคุณมีความสำคัญต่อความสำเร็จของความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้า/ผู้ให้บริการ ดังนั้นควรวางแผนอย่างรอบคอบ แม้ว่าคุณจะต้องการให้การฝึกอบรมครอบคลุม แต่คุณก็ต้องแน่ใจว่าการฝึกอบรมไม่ยาวเกินไป ไม่เช่นนั้นลูกค้าอาจรู้สึกเบื่อ สิ่งที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับวิธีการฝึกอบรม ได้แก่:

• มันจะอยู่ที่ไหน? คุณจะจัดการฝึกอบรมนอกสถานที่โดยมีสมาชิกในทีมอยู่ด้วยหรือไม่? ลูกค้าของคุณอยู่ต่างประเทศและวิดีโอสอนจะดีกว่าไหม
• มันจะดูเป็นอย่างไร? คุณจะใช้รูปแบบใด? การฝึกอบรมจะเป็นแบบโต้ตอบหรือไม่? จะเป็นแบบเว็บ แบบวิดีโอ หรืออย่างอื่น?
• ลูกค้าจะถามคำถามอย่างไร? ด้วยการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัว สิ่งนี้เป็นเรื่องง่าย แต่ถ้าคุณใช้หลักสูตรออนไลน์ พวกเขาจะติดต่อคุณได้อย่างง่ายดายหรือไม่

เราขอแนะนำให้ย้อนกลับไปดูข้อมูลที่คุณรวบรวมเกี่ยวกับลูกค้าของคุณ และดูความต้องการของพวกเขา คุณคิดว่าการฝึกอบรมใดจะเหมาะกับพวกเขาที่สุด เพราะเหตุใด แม้ว่าการปรับเปลี่ยนโปรแกรมการฝึกอบรมทุกรายการอาจเป็นเรื่องยาก แต่คุณอาจปรับเปลี่ยนบางแง่มุมได้

9. ถ่ายทอดสด 🚦

ขั้นตอนนี้ค่อนข้างง่าย เมื่อการฝึกอบรมเสร็จสิ้น คุณจะต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าถึงเวลาเริ่มใช้งานจริง ไม่ว่าจะทางอีเมล โทรศัพท์ หรือตะกร้ามัฟฟินเซอร์ไพรส์ 🧁 ก็ขึ้นอยู่กับคุณเลย

10. การติดตามผล 📲

ขั้นตอนสุดท้ายในขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานไคลเอ็นต์คือการติดตามผลกับพวกเขา คุณสามารถเช็คอิน ดูว่าทุกอย่างเป็นอย่างไรบ้าง และขอให้พวกเขากรอกแบบสอบถามการเริ่มต้นใช้งานลูกค้าของคุณ สิ่งนี้จะให้คำติชมที่คุณต้องการเพื่อดูว่าลูกค้ารู้สึกอย่างไรกับกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน และจะกำหนดแนวทางสำหรับการสื่อสารและการตอบรับแบบเปิดกว้าง นำประสบการณ์ของลูกค้าที่แบ่งปันในการประเมินนี้ไปใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานลูกค้าสำหรับลูกค้ารายถัดไป

บทสรุป

การปฏิบัติตามแต่ละขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการเริ่มต้นใช้งานจะเสร็จสมบูรณ์อย่างรวดเร็วและครอบคลุม สร้างรายการตรวจสอบนี้ในเวอร์ชันของคุณเองเพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมทุกฐานและช่วยให้ลูกค้าของคุณได้รับความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โปรดจำไว้ว่ากระบวนการเริ่มต้นสามารถกำหนดแนวทางสำหรับความสัมพันธ์ทั้งหมดของคุณได้