आधुनिक काम की तेज़-रफ़्तार दुनिया में, कर्मचारी उत्पादकता की अपेक्षाएँ बहुत ज़्यादा हैं। किसी कंपनी के सफल होने और कामयाब होने के लिए कार्यस्थल पर कार्यकुशलता बहुत ज़रूरी है, इसलिए यह सुनिश्चित करना ज़रूरी है कि कर्मचारी प्रेरित महसूस करें। सामान्य कार्य सेटिंग में, मीटिंग, फ़ोन कॉल और तुरंत, समकालिक संचार हावी होते हैं। लेकिन क्या होगा अगर कोई आसान तरीका हो?
के अनुसार आंकड़े, "अधिकांश कर्मचारी (52%) तुल्यकालिक संचार के बजाय अतुल्यकालिक संचार को प्राथमिकता देते हैं, 42% का कहना है कि अतुल्यकालिक संचार कार्य का भविष्य है।"
अतुल्यकालिक संचार संचार का कोई भी तरीका है जिसमें वास्तविक समय संचार या बातचीत की आवश्यकता नहीं होती है। यह ईमेल, ऑडियो रिकॉर्डिंग, पहले से रिकॉर्ड किए गए वीडियो और बहुत कुछ भेज सकता है। जैसे-जैसे संगठन इस प्रकार के संचार के लाभों के बारे में जागरूक होते हैं, कर्मचारी उत्पादकता बढ़ाने के लिए इस ओर एक सामान्य बदलाव होता है।
इस ब्लॉग में, हम अतुल्यकालिक संचार के बारे में अधिक विस्तार से जानेंगे, इसके लाभ, तथा इसे अपने कार्यस्थल में कैसे लागू करें। आइये इस पर चर्चा करते हैं।
अतुल्यकालिक संचार क्या है?
एसिंक्रोनस संचार की तुलना इसके समकक्ष से करें तो सिंक्रोनस संचार इसे समझाने का सबसे सरल तरीका है। तो, एसिंक्रोनस और सिंक्रोनस संचार💬 के बीच वास्तव में क्या अंतर है?
सूचना का संचार करने के लिए, समकालिक संचार के लिए आवश्यक है कि सभी प्रतिभागी एक ही मंच पर हों। कॉल, ज़ूम मीटिंग, इन-पर्सन मीटिंग और किसी सहकर्मी के डेस्क से चैट के लिए गुज़रना, ये सभी समकालिक संचार के उदाहरण हैं।
इस बीच, अतुल्यकालिक संचार में तुरंत प्रतिक्रिया की उम्मीद किए बिना संदेश भेजना शामिल है। जानकारी साझा करने के लिए सभी पक्षों को मौजूद होने की आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए, ईमेल, इंस्टेंट चैट, टेक्स्ट और वॉइसमेल, संचार के सभी अतुल्यकालिक तरीके हैं जिनका उपयोग हम अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन दोनों में करते हैं।
जब घर से काम करने की मानसिकता अपनाने की बात आती है, तो जब टीमें वितरित होती हैं और उनके पास जटिल कार्यक्रम होते हैं, तो अतुल्यकालिक संचार एक व्यवहार्य विकल्प होता है। कर्मचारी फ़ाइलों को साझा करने और एक-दूसरे के साथ संवाद करने के लिए ऑनलाइन सहयोग टूल का उपयोग कर सकते हैं।
स्रोत: आसन
अतुल्यकालिक संचार के क्या लाभ हैं?
जीवन और व्यवसाय के कई पहलुओं में संचार आवश्यक है, लेकिन क्या बहुत अधिक संचार जैसी कोई चीज होती है?
हां, एचबीआर के अनुसार अनुसंधान, कर्मचारी अपने कार्यदिवस का 80% तक ईमेल, मीटिंग और इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप के ज़रिए सहकर्मियों से बात करने में बिता सकते हैं। लेकिन यह तब भी नहीं रुकता जब आप ऑफ़िस से बाहर निकलते हैं🏢। हमारे मोबाइल डिवाइस की बदौलत, दिन या रात के किसी भी समय काम के संदेशों की जाँच करना और उनका जवाब देना पहले से कहीं ज़्यादा आसान हो गया है।
यह सब हमें अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए प्रेरित नहीं कर रहा है। वास्तव में, हमारे ध्यान पर बार-बार पड़ने वाले दबाव के कारण हम अपने उद्देश्यों और कर्तव्यों पर पूरा ध्यान नहीं दे पाते हैं। कर्मचारी आमतौर पर कार्यस्थल पर होने वाली रुकावटों की भरपाई के लिए तेजी से काम करने की कोशिश करते हैं, जिसके परिणामस्वरूप अधिक तनाव, चिड़चिड़ापन, समय का दबाव और प्रयास होता है। इससे बर्नआउट और नौकरी से संतुष्टि की कमी हो सकती है।
अतुल्यकालिक संचार कर्मचारियों को लाभ प्रदान करता है, जिससे यह कार्यस्थल में लोगों के साथ बातचीत करने का एक लोकप्रिय तरीका बन जाता है। अतुल्यकालिक संचार के कुछ लाभ इस प्रकार हैं:
1. बेहतर फोकस🙇♂️
वास्तविक समय, हमेशा चालू संचार की मांग के बिना, दबाव और तनाव कम होता है। इससे कर्मचारियों को महत्वपूर्ण उद्देश्यों को पूरा करने के लिए अपना पसंदीदा समय चुनने की अधिक क्षमता मिलती है, बजाय इसके कि वे केवल उपस्थित रहें लेकिन ईमेल छांटने जैसे कम मानसिक रूप से कठिन काम करें। कर्मचारी कम रुकावटों के साथ काम में जुट सकते हैं, जिससे दक्षता में सुधार होता है और काम की गुणवत्ता बेहतर होती है।
2. रुकावटें कम होंगी🗣
अतुल्यकालिक संचार तत्काल प्रतिक्रियाओं के दबाव को दूर करता है, जिससे व्यवधानों की मात्रा कम हो जाती है। इससे कर्मचारी जुड़ाव बढ़ता है, क्योंकि वे अपने पूरे ध्यान से किसी कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। संचार की यह शैली लोगों को अलग-अलग समय पर लोगों को संबोधित करने देती है, जिसका अर्थ है कि वे इसे तब कर सकते हैं जब यह सुविधाजनक हो, और वे अधिक ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होते हैं।
3. बेहतर कार्य-जीवन संतुलन⚖️
कर्मचारियों को तुरंत प्रतिक्रिया देने के दबाव के बिना अपने कार्य-जीवन संतुलन में सुधार का अनुभव होगा। आंकड़ों के अनुसार सोनी, “61% कर्मचारियों का कहना है कि अतुल्यकालिक संचार के परिणामस्वरूप बेहतर कार्य-जीवन संतुलन होता है।”
इस तरह का संचार दूरस्थ कर्मचारियों के लिए आदर्श है, क्योंकि यह तनाव और बर्नआउट के जोखिम को कम करने में भी मदद करता है। इसके बजाय, वे अपने काम और निजी जीवन के बीच की रेखा खींच सकते हैं, अपने वास्तविक कार्य घंटों के दौरान दूरस्थ कार्य कर सकते हैं।
स्रोत: सोनी
4. विभिन्न कार्य-शैलियों के लिए अनुकूलनशीलता👩💻
हर कर्मचारी के पास अलग-अलग समय या परिस्थितियाँ होती हैं, जिनमें वे सबसे ज़्यादा उत्पादक होते हैं। असिंक्रोनस संचार सभी तरह के कर्मचारियों को उनके लिए सुविधाजनक समय पर काम करने की अनुमति देता है। टीम के सदस्य जब भी उनके लिए सबसे अच्छा हो, तब काम कर सकते हैं, जवाब दे सकते हैं या संचार में शामिल हो सकते हैं।
5. वैश्विक सहयोग🌏
जब आपकी टीम में सभी समय क्षेत्रों में कर्मचारी होते हैं, तो संचार जटिल हो सकता है। कर्मचारी अपने अंतरराष्ट्रीय सहयोगियों के आने का इंतज़ार करते हुए अन्य कार्यों पर जा सकते हैं। इससे कर्मचारी उत्पादकता बढ़ेगी, क्योंकि प्रतिक्रिया के लिए प्रतीक्षा करने में समय बर्बाद करने की ज़रूरत कम होगी। इसके बजाय, कार्य सामान्य रूप से आगे बढ़ सकते हैं, जिससे व्यवसाय का प्रवाह तेज़ी से और सुचारू रूप से चलता रहेगा।
6. बेहतर सामान्य संचार को बढ़ावा देता है💬
जब तत्काल प्रतिक्रिया की गारंटी नहीं होती है, तो आपको जो कहना है उसके बारे में अधिक सावधानी से सोचना पड़ता है। त्वरित प्रतिक्रिया के बजाय, अतुल्यकालिक संचार आपको एक सुविचारित प्रतिक्रिया तैयार करने की अनुमति देता है। अध्ययन करते हैं दिखाते हैं कि 69% कर्मचारियों का कहना है कि इस तरह के संचार से उन्हें विचारों और प्रतिक्रियाओं को परिपूर्ण करने का समय मिलता है।
निष्कर्ष में, इस प्रकार के संचार के लाभ कार्यालय के कार्य वातावरण से परे हैं। न केवल कंपनी को एक कुशल कार्यबल से लाभ होता है, बल्कि व्यक्तिगत प्राथमिकताओं और कल्याण को प्राथमिकता दी जाती है। अगले अनुभाग में, हम देखेंगे कि आप अपनी कंपनी में अतुल्यकालिक संचार कैसे लागू कर सकते हैं।
अतुल्यकालिक दृष्टिकोण का क्रियान्वयन
चुनौतीपूर्ण होते हुए भी, विशेष रूप से बड़े संगठनों में, एसिंक्रोनस समाधान प्रथाओं को अपनाने के लाभ महत्वपूर्ण हैं। एसिंक्रोनस विधियाँ प्रत्येक कार्य पर खर्च किए जाने वाले समय को बहुत कम कर सकती हैं। अपने व्यवसाय में इस दृष्टिकोण को लागू करने से न केवल कंपनी को बल्कि व्यक्तिगत कर्मचारियों को भी मदद मिलेगी।
यहां कुछ तरीके दिए गए हैं जिनसे आप इस दृष्टिकोण को अपने व्यवसाय में लागू कर सकते हैं:
1. मौजूदा संचार का मूल्यांकन करें💬
2. सही उपकरण का उपयोग करें💻
सुनिश्चित करें कि आप ऐसे उपकरणों का उपयोग करें जो आपके संगठन की ज़रूरतों के अनुरूप हों। अपने कार्य वातावरण में लागू किए जा सकने वाले संचार के विभिन्न रूपों पर विचार करें। अतुल्यकालिक संचार उपकरणों में ये शामिल हो सकते हैं:
- परियोजना प्रबंधन उपकरण
- सहयोग मंच
- फ़ाइल-शेयरिंग प्रणालियाँ
अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षण प्रदान करें ताकि वे विभिन्न प्रणालियों को समझ सकें। फिर, वे प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करने में सहज और आश्वस्त महसूस करेंगे जो उनके लिए काम करता है।
अगर आपके कर्मचारी घर से काम कर रहे हैं, तो यह ज़रूरी है कि उनके पास सही उपकरण हों। इससे उनकी उत्पादकता, दक्षता और एकाग्रता बढ़ेगी। Linkedin, "घर से काम करने वालों की संख्या 2019 में 4.7% से बढ़कर 2022 में हाइब्रिड वर्किंग रोल में 58% हो गई है, साथ ही 19% कर्मचारी अब दूर से काम कर रहे हैं।" यह सुनिश्चित करना कि आपके कर्मचारियों के पास सही उपकरण हों, आपकी समग्र कंपनी की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है।
स्रोत: Linkedin
3. इसे धीरे-धीरे लागू करें👨💻
इस प्रकार के संचार को धीरे-धीरे विशिष्ट टीमों या परियोजनाओं में लागू करने पर विचार करें। यदि यह आपके संगठन के लिए नया है, तो इसे एक साथ उपयोग करने से बचने का प्रयास करें। अपने कर्मचारियों को सॉफ़्टवेयर की आदत डालने दें, और विभिन्न टीमों को इस नई पद्धति से संवाद करने और अभ्यास करने दें। देखें कि कौन से कर्मचारी इसके साथ अच्छा काम करते हैं, और किसी भी कठिनाई को दूर करें।
4. सहयोग को बढ़ावा दें🤝
स्रोत: एमल्टीम
अपने कार्यस्थल में संचार की एक नई शैली को लागू करने में कुछ समय लग सकता है। सही उपकरणों का उपयोग करके और स्वस्थ मात्रा में सहयोग और संचार को बढ़ावा देकर, आपके कर्मचारियों को कम तनाव और अधिक प्रेरित महसूस करना चाहिए। अपने संगठन में अतुल्यकालिक संचार को लागू करने के लिए छोटे कदम उठाकर, आपके कर्मचारी इसका पूरा लाभ महसूस करेंगे।
सभी प्रकार के संचार को संतुलित करना: तुल्यकालिक और अतुल्यकालिक दोनों⚖️
समकालिक संचार को पूरी तरह से त्यागना आवश्यक नहीं है। यह अभी भी कर्मचारियों के लिए सामाजिककरण, समस्याओं को हल करने और जटिल विषयों पर चर्चा करने का सबसे अच्छा तरीका है - यह केवल एकमात्र तरीका नहीं है। टॉमी सहित कई कंपनियाँ अतुल्यकालिक संचार को महत्व देती हैं, साथ ही बेहतरीन टीमों को विकसित करने में व्यक्तिगत बैठकों के महत्व को भी पहचानती हैं।
2019 में महामारी के कारण दुनिया भर में कार्यस्थलों में महत्वपूर्ण परिवर्तन हुए हैं। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, रिमोट वर्किंग और प्रभावी प्लेटफ़ॉर्म के ज़रिए संवाद करना पहले से कहीं ज़्यादा ज़रूरी हो गया है। सालों बाद भी, कुछ ऐसे ही विचार अभी भी कायम हैं। इस तरह की बातचीत करने वाले कर्मचारियों के लिए बहुत सारे फ़ायदे हैं, इसलिए इसे अपने संगठन में लागू करना ज़रूरी है⭐️।
स्रोत: फोर्ब्स
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