โลโก้ทอมมี่

3 เคล็ดลับง่ายๆ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใน Timesheet

3 เคล็ดลับง่ายๆ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใน Timesheet
3 เคล็ดลับง่ายๆ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใน Timesheet

การจูงใจพนักงานให้ส่งใบบันทึกเวลาที่แม่นยำตรงเวลา ถือเป็นความท้าทายสำหรับเกือบทุกอุตสาหกรรมและธุรกิจ การติดตามเวลาที่ไม่ถูกต้องคาดว่าจะมีค่าใช้จ่ายในการผลิตมากกว่า 50 ล้านชั่วโมงในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว (Market Research Future, 2020) ข้อผิดพลาดใน Timesheet มักเกิดจากพนักงาน: ขี้ลืม กรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง หรือในกรณีที่แย่ที่สุดที่พวกเขาคิดว่าเป็นการเสียเวลา (แม้ว่าจะเป็นข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับการเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับงานของพวกเขาก็ตาม)

เทคโนโลยีจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในไทม์ชีท แอพหรือซอฟต์แวร์กำหนดเวลาช่วยวิเคราะห์และส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติ การใช้ระบบการทำงานร่วมกันซึ่งพนักงานสามารถมองเห็นคุณค่าและมีความสำคัญต่อพวกเขา ถือเป็นการสร้างแรงจูงใจและแรงบันดาลใจมากกว่าการได้สิ่งที่ยิ่งใหญ่

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับง่ายๆ 3 ข้อที่คุณนำไปใช้ในที่ทำงานเพื่อช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในไทม์ชีทได้ ไม่ว่าคุณต้องการใช้แครอทหรือแท่ง ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและทีมงานของคุณ

1: ตรวจสอบว่าระบบการจัดกำหนดการ แอปการบัญชีรายชื่อ หรือซอฟต์แวร์ของคุณยากหรือล้าสมัยหรือไม่

ธุรกิจจำนวนมากใช้ระบบที่ล้าสมัย บ่อยครั้งเพราะพวกเขาลงทุนหลายพันดอลลาร์สำหรับฮาร์ดแวร์และ/หรือซอฟต์แวร์ ระบบเหล่านี้ต้องใช้การเรียนรู้ที่สูงชันเพื่อให้ทำงานได้ ในขณะที่ซอฟต์แวร์บันทึกเวลาในอดีตส่วนใหญ่อาจทำงานได้ แต่ก็ไม่ดีนัก! มักมีค่าใช้จ่ายสูงในเวลาทำงาน

ข้อผิดพลาดและปัญหาใน Timesheet สามารถตรวจสอบย้อนกลับไปที่ซอฟต์แวร์หรือแอปที่ยุ่งยากซึ่งยังคงใช้งานอยู่ซึ่งสามารถเปลี่ยนได้ง่าย วิธีนี้จะช่วยประหยัดเงินใน 2 เดือนแรกในด้านประสิทธิภาพการทำงานแบบเรียกคืน ได้มากกว่าต้นทุนทั้งหมดในการเปลี่ยน

วิธีง่ายๆ บางประการในการพิจารณาว่าระบบไทม์ชีทของคุณล้าสมัยหรือไม่ ได้แก่:

  • ผู้ให้บริการไม่รองรับซอฟต์แวร์หรือแอปอีกต่อไป
  • แอป Timesheet ใช้เวลาโหลดตลอดไปเมื่อเสร็จสิ้น
  • ซอฟต์แวร์หรือแอปขัดข้องบ่อยครั้ง
  • พนักงานบอกคุณว่ามันใช้งานและนำทางได้ยาก
  • ใช้งานได้ในระดับหนึ่งแต่มีข้อจำกัด ล้าสมัย และเหลือที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาด
  • ไม่มีฟีเจอร์อัจฉริยะที่จะช่วยเหลือพนักงานเมื่อกรอกใบบันทึกเวลา
  • การติดตาม Timesheet ไม่ใช่จุดสนใจหลัก (เป็นคุณสมบัติพิเศษของซอฟต์แวร์อื่น) เช่น QuickBooks, SAP Success Factors เป็นต้น
  • ไม่มีแอปให้บริการบนอุปกรณ์เคลื่อนที่
  • สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมน้อยลง

การเลือกใช้บริษัทชื่อดังหรือยึดติดกับแอปกำหนดเวลาเดิมอาจดูเหมือนเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายและรวดเร็ว หลายครั้งที่การตัดสินใจครั้งนี้กลายเป็นการตัดสินใจที่มีค่าใช้จ่ายสูง ธุรกิจต่างๆ ไม่ทราบว่าแอปกำหนดเวลาและซอฟต์แวร์ไทม์ชีทมาไกลแค่ไหนผ่านตัวเลือกระบบคลาวด์

Tommy จัดทำแอปไทม์ชีทที่เรียบง่ายซึ่งสามารถใช้งานบนมือถือของคุณพร้อมฟีเจอร์อัจฉริยะเพื่อช่วยเหลือพนักงาน การทำให้เป็นอัตโนมัติหรือแทนที่งานที่ต้องทำเองหลายอย่างที่ซอฟต์แวร์บันทึกเวลาเก่าทำให้ใช้เวลานานมาก ลูกค้าส่วนใหญ่ของเราตกใจกับปัญหาอื่นๆ ในธุรกิจของตนที่ได้รับการแก้ไข (เช่น การลดการหมุนเวียนของพนักงานหรือการปรับปรุงความพึงพอใจในงาน) เพียงอัปเกรดซอฟต์แวร์สำหรับแอป

2: วิธีการหมดเวลาและเซสชัน

อาจเป็นเรื่องที่น่าสนใจหากส่งอีเมลแจ้งเกี่ยวกับข้อผิดพลาดทั่วไปที่สมาชิกในทีมทำกับไทม์ชีท แต่ถ้าคุณใช้ระบบที่ล้าสมัย นี่เป็นเพียงการออกกำลังกายที่สิ้นเปลืองเวลา

หากคุณเป็นประเภทที่อยากจะถูกกลัวและใช้ไม้เรียวเมื่อพูดถึงไทม์ชีท ทำไมไม่ลองใช้วิธีหมดเวลาดูล่ะ

วิธีหมดเวลาคืออะไร?

  • จัดอบรมให้ทุกคนมาร่วมกัน
  • ทำให้เป็นกิจกรรมบังคับในขณะที่ยังสนุกสนานและน่าดึงดูดใจ เรียกว่า "เซสชันหมดเวลา"
  • ทำให้ดูน่าดึงดูดและดูเหมือนเซสชั่นการฝึกอบรมการทำงานหรือการประชุมที่น่าเบื่อน้อยลง
  • จัดโครงสร้างเซสชันให้ให้ข้อมูลแต่เกี่ยวข้อง ปฏิบัติได้จริง กระชับ แต่สาธิตและมีชีวิตชีวา
  • กล่าวถึงต้นทุนต่อธุรกิจและผลกระทบที่จะเกิดขึ้นต่อธุรกิจและการขึ้นหรือจ่ายเงิน
  • จัดการกับข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนทำและแสดงวิธีที่ถูกต้องให้พวกเขา
  • ให้ทุกคนลงนามในแบบฟอร์มแจ้งว่าพวกเขาเข้าร่วมและทราบขั้นตอนที่ถูกต้องและวิธีกรอกให้ถูกต้องทันที
  • แจ้งให้พนักงานทราบ เมื่อแน่ใจว่าจะกรอกใบบันทึกเวลาอย่างไรแล้ว บทลงโทษจะเกิดขึ้นต่อไปหากไม่มีใบบันทึกเวลาที่ถูกต้อง
  • ใช้วิธีการหมดเวลา (การประท้วง 3 ครั้งใน 3 เดือน):
    • การนัดหยุดงาน 3 ครั้ง – ไม่สามารถเข้าร่วมงาน กิจกรรม งานปาร์ตี้ หรือกิจกรรมสำคัญอื่นๆ ได้
    • การนัดหยุดงาน 6 ครั้ง – ต่อต้านพวกเขาในการเพิ่มหรือประเมินครั้งต่อไป
    • นัดหยุดงาน 9 ครั้ง - คุณออกไป

นโยบายเกี่ยวกับบทลงโทษสำหรับการไม่กรอก Timesheets ควรรุนแรงพอที่จะจูงใจพวกเขา แต่ไม่เข้มงวดพอที่จะป้องกันไม่ให้พวกเขามุ่งความสนใจหรือทำงานอื่นให้เสร็จสิ้น การเรียกสิ่งนี้ว่า "หมดเวลา" สามารถใช้ในทางใดก็ได้ที่คุณรู้สึกว่าจะจูงใจพนักงานว่ามันสำคัญแต่ต้องคำนึงว่าบางสัปดาห์อาจพลาดไป ดังนั้นการมีระบบที่มีความเห็นอกเห็นใจแต่เข้มงวดคือกุญแจสำคัญ

3: เปลี่ยนให้เป็นระบบบันทึกเวลาการทำงานร่วมกัน

การสร้างระบบไทม์ชีทการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานและฝ่ายบริหารหมายถึงการแบ่งปันความรับผิดชอบ ในขณะเดียวกันก็ทำให้ทั้งสองฝ่ายง่ายขึ้นด้วย ดังคำกล่าวที่ว่า คุณสามารถรับผึ้งด้วยน้ำผึ้งได้มากกว่าน้ำส้มสายชู เช่นเดียวกับการสร้างวัฒนธรรมเชิงบวกและความฮือฮาเกี่ยวกับการกรอกใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้องและตรงเวลา

แนวคิดบางประการเกี่ยวกับวิธีสร้างระบบการทำงานร่วมกันสำหรับไทม์ชีทที่แม่นยำ ได้แก่:

ทำให้มันสนุก

  • ส่งมีมตลกๆ หรือการเล่นไทม์ชีท อาจเป็นเรื่องตลกเพื่อให้พนักงานสนใจ
  • สิ่งนี้ทำให้เป็นเรื่องสนุก เตือนใจพวกเขา และพวกเขาอาจเริ่มตั้งตารอที่จะได้รับอีเมลเตือนความจำตารางเวลาหากมาพร้อมกับเสียงหัวเราะ

รางวัลการแข่งขันไทม์ชีท

  • บางทีพนักงานที่มีความแม่นยำสูงสุดอาจได้รับของขวัญหรือรางวัล?
  • อาจเป็นบัตรกำนัลอาหารค่ำ สินค้าของบริษัท หรือ 1/2 วันทำงาน
  • หากวัฒนธรรมของบริษัทเอื้ออำนวย... เลือกชุดสุดอลังการที่เจ้านายต้องใส่ทั้งวันในออฟฟิศ! ไม่มีอะไรจูงใจพนักงานได้มากไปกว่าโอกาสในการแบ่งปันเสียงหัวเราะกับคนที่พวกเขาเคารพ (และอาจกลัว) มากที่สุด

รางวัลไทม์ชีท

  • บางทีชื่อที่สูงส่งหรือตลกสำหรับไทม์ชีทที่ดีที่สุดอาจจะได้ผลเหมือนกับ “ตัวช่วยสร้างเวลาแห่งเดือน” สำหรับตำแหน่งที่ดีที่สุด และรางวัล “xyz” สำหรับตำแหน่งที่แย่ที่สุด
  • ไม่จำเป็นต้องมีค่าอะไร แต่ขอให้สนุกเพื่อให้คนอยากได้ชื่อเท่ๆ
  • การเลือกสิ่งอ้างอิงทางวัฒนธรรมหรือสิ่งที่ผู้คนสามารถเกี่ยวข้องได้เป็นวิธีที่ดีในการขจัดความได้เปรียบและทำให้สิ่งนั้นมีความสำคัญต่อผู้อื่น

เพื่อนไทม์ชีท

  • มอบหมายเพื่อนในไทม์ชีทให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคน
  • ทั้งสองต้องส่งใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้องและตรงเวลา หรือไม่ถือว่าส่งใบบันทึกเวลาของตน
  • สิ่งนี้ต้องใช้ความประณีตเล็กน้อย ดังนั้นทำให้ข้อตกลงนี้หวานขึ้นด้วยการได้รับรางวัลหรือรางวัลสำหรับผลงานที่ดีที่สุด และกำแพงไทม์ชีทแห่งความอับอายสำหรับสิ่งที่เลวร้ายที่สุด (ใช้ภาพถ่ายตลกที่ได้รับการอนุมัติจาก HR โดยมีใบหน้าของพวกเขาอยู่ด้วย)
  • เปลี่ยนเพื่อนทุกไตรมาสเพื่อให้ยุติธรรม และใครจะรู้ คุณสามารถสร้างทีมที่ดีขึ้นได้หากผู้คนหลุดพ้นจากการมีเพื่อนในทีมอื่นที่พวกเขาไม่รู้จักหรือยังไม่เคยเจอ

พนักงานบางคนอาจแย้งว่าพวกเขาไม่เห็นความสำคัญของการส่งใบบันทึกเวลาหรือการตอกบัตรเข้าทุกสัปดาห์อย่างถูกต้องและตรงเวลา การติดตามผลกับพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้ส่งไทม์ชีทแล้วอาจเป็นงานที่ผู้จัดการส่วนใหญ่เกลียด หากคุณทำให้มันสนุกและมีส่วนร่วม มันก็อาจกลายเป็นสิ่งที่สร้างการทำงานร่วมกันของทีมและสนับสนุนให้ทุกคนจัดตารางเวลาให้ถูกต้องได้อย่างง่ายดาย