โลโก้ทอมมี่

เคล็ดลับ 4 ข้อเพื่อการจัดตารางเวลาพนักงานสำหรับร้านกาแฟ บาร์ – ร้านอาหารได้ง่ายขึ้น

เคล็ดลับ 4 ข้อเพื่อการจัดตารางเวลาพนักงานสำหรับร้านกาแฟและบาร์ได้ง่ายขึ้น
รูปภาพโพสต์ในบล็อก

เมื่อพูดถึงการจัดตารางเวลาพนักงานสำหรับบาร์ ร้านกาแฟ หรือร้านอาหาร อาจเป็นสิ่งที่ผู้จัดการกลัวหรือเคารพ กลัวความซับซ้อนของการจัดกำหนดการ และข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากการสลับกะงาน... ได้รับการยกย่องเมื่อทำอย่างถูกต้องสำหรับโอกาสที่นำเสนอให้กับลูกค้าและพนักงานเมื่อทีมงานในฝันจัดการอาหารค่ำวันศุกร์หรือมื้อเช้าวันอาทิตย์อย่างราบรื่น

แล้วเคล็ดลับในการจัดตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพคืออะไร ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 4 ข้อของเราที่จะช่วยคุณจัดตารางเวลาพนักงานสำหรับร้านกาแฟ บาร์ หรือร้านอาหารของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณกลับมามีชีวิตอีกครั้งโดยเปลี่ยนการจัดตารางเวลาให้เป็นเรื่องง่าย!

#1 - พัฒนากลยุทธ์การจัดกำหนดการอัจฉริยะ

การมีกลยุทธ์ในการจัดกำหนดการเริ่มต้นด้วยความสม่ำเสมอ วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าจะต้องมีแนวทางที่เป็นระบบในการจัดกำหนดการ

พิจารณาคำถามเหล่านี้:
  • กลยุทธ์ของคุณเกี่ยวกับการกำหนดเวลาคืออะไร?
  • คุณมีวันประจำในแต่ละสัปดาห์ที่คุณนั่งทำบัญชีรายชื่อและ/หรือวันและเวลาที่พนักงานคาดว่าจะได้รับกำหนดการทุกสัปดาห์หรือไม่?

ผู้จัดการที่ร้านอาหารระดับบนทราบถึงความสำคัญของการมีพนักงานระดับแนวหน้าจัดตารางเวลาสำหรับกะทำงานที่ยุ่งวุ่นวาย แต่การจัดกำหนดการพนักงานไม่ได้เป็นเพียงการครอบคลุมกะทำงานเท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดคือให้แน่ใจว่าคุณมีทีมงานที่เหมาะสมพร้อมพนักงานที่มีความสามารถสำหรับช่วงเวลาการซื้อขายที่สำคัญที่สุด ซึ่งจะช่วยลดภาระงาน ความเครียด และช่วยให้คุณมีข้อมูลสำรองเพื่อดูแลลูกค้าของคุณ การบริการที่มีคุณภาพช่วยเพิ่มชื่อเสียง คำขอจอง และทำให้พนักงานมีความสุข ซึ่งอาจเป็นผลโดยตรงจากการจัดกำหนดการอัจฉริยะ

ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มจากตรงไหน? นี่คือกลยุทธ์การจัดกำหนดการบางส่วนของเราที่จะทำให้การจัดกำหนดการง่ายขึ้น:
  • จัดทำบัญชีกะงานที่ยุ่งวุ่นวายก่อนกับพนักงานที่ดีที่สุดของคุณ จากนั้นจึงทำงานย้อนหลัง
    • ผู้จัดการหลายคนเริ่มต้นจากวันทำงานวันแรก ซึ่งมักจะต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการทำงานใหม่เสมอเมื่อจัดตารางงานพนักงานหลักเกินกำหนดหรือขาดแคลนวันศุกร์หรือวันเสาร์ เนื่องจากคุณวางพนักงานที่ดีที่สุดของคุณในวันอังคารหรือวันพุธ
  • ลดการจัดกำหนดการแบบติดต่อกันสำหรับพนักงานเพื่อป้องกันความเหนื่อยหน่าย
    • อาจจะโทรไปหลายชั่วโมง...แต่มีโอกาสที่พนักงานปิดและเปิดจะปิดไม่ถูกต้องถ้าเป็นคนแรกในวันถัดไป
    • ทันใดนั้นงานก็ตกงาน กองพะเนินเทินทึก และพนักงานใหม่ก็รับนิสัยที่ไม่ดีเหล่านี้ ลูกค้ามองเห็นความถดถอยของธุรกิจ ส่งผลให้ยอดขายลดลง ทำไมต้องดับไฟในเมื่อคุณสามารถติดตั้งระบบสปริงเกอร์ได้
  • ปล่อยตารางในเวลาเดียวกันทุกสัปดาห์
    • ด้วยวิธีนี้ พนักงานจะรู้ได้อย่างแน่ชัดว่าพวกเขาจะได้รับกำหนดการเมื่อใด รู้ว่าจะทราบเมื่อใด และไม่สามารถใช้ข้อแก้ตัวสำหรับการพลาดกะเพราะพวกเขาไม่มีกำหนดการ
  • ย้ายไปที่การตั้งเวลารายปักษ์หากคุณทำรายสัปดาห์อยู่
    • หมายเหตุ: ทุกเดือนอาจทำให้ต้องใช้เวลานานด้วยการแลกเปลี่ยนและการเปลี่ยนแปลง จึงไม่แนะนำสำหรับทีมขนาดใหญ่
  • กำหนดวันและเวลากำหนดเวลาสำหรับการปิดคำขอ - หากคุณเผยแพร่กำหนดการในวันอาทิตย์เวลา 12.00 น. ให้กำหนดให้วันพฤหัสบดีเวลา 17.00 น. เป็นกำหนดเวลาสำหรับคำขอทั้งหมด
    • หากคืนวันศุกร์เป็นคืนที่ยุ่งที่สุดของคุณ คุณคงไม่ต้องการให้พนักงานคุยเรื่องบัญชีรายชื่อหรือวันหยุดในขณะที่คุณกำลังจัดการกับมื้อเย็นที่เร่งรีบ

#2 - สลับ 1 กะเงินเป็นกะ 1 วันสำหรับพนักงานทุกคนทุก ๆ สัปดาห์เพื่อสร้างโอกาสที่ไม่คาดคิด

ผู้จัดการส่วนใหญ่จะเลือกพนักงานที่ช่ำชองตามกะเงินที่อยู่ร่วมกับพวกเขามานานที่สุดทันที สิ่งนี้สมเหตุสมผลในการต้องการสร้างความภักดีและรักษาพนักงานที่ดีที่สุดของคุณไว้ แต่ก็ยังทำให้คุณตกอยู่ในจุดอ่อนหากพนักงานที่ดีที่สุดของคุณตัดสินใจลาออกหรือไม่สามารถทำงานได้ ไม่ต้องพูดถึง นี่เป็นการปล้นโอกาสที่อาจเกิดขึ้นอย่างคาดไม่ถึงสองโอกาสที่อาจมาจากการกระจายพนักงานตามกำหนดเวลา - การเพิ่มระดับพนักงานใหม่ และอาจเปลี่ยนการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ดีให้กลายเป็นช่วงการซื้อขายที่ทำกำไรได้
ด้วยการสลับกะงานบางวันและเสนอ 'กะงานเงิน' ให้กับพนักงานโดยมีบัญชีรายชื่อหมุนเวียน สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าพนักงานที่เข้ามามีความคล่องตัวและมีโอกาส มันอาจทำให้พนักงานที่มีประสบการณ์บางคนไม่พอใจในช่วงแรก แต่ก็อาจทำให้พวกเขาโดนเตะก้นหากพวกเขารู้สึกสบายใจกับบทบาทของตนมากเกินไป
วิธีนี้ต้องใช้ความประณีตเล็กน้อย คุณต้องแน่ใจว่าการบอกพนักงานผู้ช่ำชองของคุณว่านี่ไม่ใช่การลงโทษพวกเขา แต่เพื่อเสริมสร้างการบริการลูกค้าในเวลาอื่น และให้โอกาสแก่พนักงานคนอื่นๆ และเพื่อความเป็นธรรม
ตัวอย่างเช่น:
  • การมีบาร์เทนเดอร์ที่เก่งที่สุดของคุณทำงานกะมื้อเที่ยงอาจเพิ่มการอุปถัมภ์และทำให้ช่วงเวลาที่เงียบสงบกลายเป็นช่วงเวลาที่ยุ่งที่สุดของคุณ เนื่องจากการอัปเกรดการบริการลูกค้า
  • นอกจากนี้ คุณอาจพบว่าพนักงานใหม่ก้าวขึ้นมาเพราะพวกเขาได้รับโอกาสและกลายเป็นพนักงานที่มีความสามารถและดีที่สุดของคุณหลังจากจัดกำหนดการให้พวกเขาทำงานที่มีงานยุ่ง
  • อีกทางหนึ่ง พนักงานดาวรุ่งคนใหม่ของคุณจะลาออกหากคุณให้กะทำงานไร้สาระแก่พวกเขา และพนักงานที่ดีที่สุดของคุณอาจจะว่างงานหากพวกเขารู้ว่าพวกเขาจะมีกะการเงินอยู่เสมอ

#3 - ลองเปลี่ยนไปใช้แอปการบัญชีรายชื่อ/การตั้งเวลา

เวลาเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดสำหรับผู้จัดการทุกคน แอพจำนวนมากที่มีในปัจจุบันมีฟีเจอร์ที่ช่วยประหยัดเวลาและปวดหัว พร้อมทั้งให้การสนับสนุนเพิ่มเติมอย่างที่ผู้ช่วยส่วนตัวจะทำ ด้วยการใช้ประโยชน์จากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีล่าสุดจากแอปกำหนดเวลา เช่น การวิเคราะห์และระบบอัตโนมัติ ผู้จัดการฝ่ายการต้อนรับจำนวนมากจะมีเวลาว่างในการวิเคราะห์ธุรกิจของตน ซึ่งช่วยในการตัดสินใจและการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ

แอปการจัดทำบัญชีรายชื่อเป็นวิธีในการมอบหมายและทำให้เป็นอัตโนมัติในกรณีที่กำหนดการแบบกระดาษไม่สามารถทำได้ ตารางกระดาษไม่ค่อยสอดคล้องกันสำหรับพนักงานเมื่อมีสำเนาต่างกันเนื่องจากมีการแลกเปลี่ยน Paper ไม่ค่อยช่วยให้ผู้จัดการจัดการกำหนดการได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือประสิทธิผล โดยจะพาพวกเขาออกจากงานสำคัญ หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยใช้แอปกำหนดเวลา เช่น Tommy

สิ่งที่ต้องพิจารณา:
  • แอพหรือซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการถูกสร้างขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาการจัดตารางเวลามากมายที่รบกวนธุรกิจโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ใช้กระดาษแบบดั้งเดิมหรือล้าสมัย
  • ซึ่งหมายความว่าการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการของคุณหากล้าสมัยสามารถแก้ไขปัญหาอื่นๆ นับไม่ถ้วนในธุรกิจของคุณได้ รวมถึงการรักษาพนักงานและการจัดการกำหนดการ

แอพอย่าง Tommy ช่วยให้คุณตั้งค่าทริกเกอร์เมื่อตรงตามเงื่อนไขเพื่อดำเนินการบางอย่าง นี่อาจเป็นเรื่องต่างๆ เช่น การส่งการแจ้งเตือนเพื่อรวบรวมคำขอลาหยุดทั้งหมดก่อนวันพฤหัสบดี เวลา 17.00 น. หรือการตรวจสอบว่าพนักงานไม่ได้รับอัตราค่าล่วงเวลาโดยไม่ได้ตั้งใจเมื่อสลับนาทีสุดท้ายกับพนักงานคนอื่น

แอปการจัดทำบัญชีรายชื่อยังมีประโยชน์อันล้ำค่าสำหรับการวางแผนทรัพยากรและการควบคุมต้นทุนอีกด้วย การจัดตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพหมายถึงพนักงานจะมีความเครียดน้อยลงกับการมีชีวิตข้างนอกหรือทำงาน ดังนั้นจะถูกกดดันให้ลาออกน้อยลง นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญ ด้วยค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยเมื่อเทียบกับการจ้างผู้ช่วยส่วนตัว ลองจินตนาการว่าคุณจะได้รับความสม่ำเสมอและความน่าเชื่อถือในการจัดการกำหนดการของทีมของคุณถึง 10 เท่าโดยใช้เวลาเพียงเล็กน้อยหรือไม่ นั่นไม่เพียงแต่จะช่วยประหยัดเวลาและเงินเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสุขภาพจิตของคุณด้วย

#4 - การจัดการ Shift Swaps ด้วยความโปร่งใสและอำนาจ

ไม่ว่าคุณจะใช้ความพยายามและความพยายามมากเพียงใดในการสร้างตารางเวลาในอุดมคติ บางครั้งพนักงานก็อาจมีลำดับความสำคัญอื่นๆ หรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดที่ต้องใช้เวลาหยุดงาน การเปลี่ยนแปลงหรือการแจ้งในนาทีสุดท้ายอาจทำให้คุณต้องดิ้นรนก่อนที่มื้อเย็นจะเร่งรีบเพื่อเพิ่มความเครียดให้กับจานที่จัดหนักของคุณ นอกจากนี้ยังอาจเป็นการคิดว่าคุณได้มีงบประมาณและผลกำไร เพียงเพื่อจะค้นพบในภายหลังว่าคุณต้องจ่ายค่าล่วงเวลาให้กับพนักงานโดยที่คุณไม่รู้ว่าได้ทำงานเพิ่มเติมในสัปดาห์นั้นแล้ว

ตามกฎทั่วไปสำหรับการจัดกำหนดการ:

  • ทำให้ชัดเจนว่าเป็นความรับผิดชอบของพนักงานที่จะต้องได้รับการเปลี่ยนแปลง แต่คุณมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบต่อการอนุมัติขั้นสุดท้าย
  • ซึ่งสามารถจัดการได้อย่างง่ายดายผ่านแอปบัญชีรายชื่อหรือกำหนดเวลาได้หลายครั้ง
  • หากใช้ตารางการส่งกระดาษหรือข้อความ ให้ทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นโดยทำให้แน่ใจว่าการสลับกะงานหรือจัดการให้ครอบคลุมนั้นได้รับการอนุมัติจากคุณเสมอ

เพิ่มเติม คุณสามารถใช้ระบบการจัดกลุ่มพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่ามีการแลกเปลี่ยนเฉพาะพนักงานในแต่ละกลุ่มเท่านั้น:

  • มอบหมายพนักงานแต่ละคนออกเป็นกลุ่มตามทักษะ/ประสบการณ์ เพื่อให้พนักงานในแต่ละกลุ่มสามารถกรอกชื่อพนักงานในกลุ่มเดียวกันได้
  • คุณไม่ต้องการให้บาร์เทนเดอร์พยายามดูแลกะการทำอาหารหรือในทางกลับกัน ไม่ต้องพูดถึงพนักงานที่ดีที่สุดของคุณที่ลางานวันศุกร์ในช่วงเร่งรีบมื้อเย็นเพื่อให้ Phil พนักงานใหม่ที่ไม่มีประสบการณ์และยังไม่บรรลุนิติภาวะมาดูแลกะของเขา

ในการปิดการขาย - การจัดตารางเวลาที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นช่วยให้ผู้จัดการสามารถพัฒนาธุรกิจให้เติบโตเทียบกับการจัดการกำหนดการและความครอบคลุมของกะ

การกำหนดเวลาที่มีประสิทธิภาพมีพลังในการเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณหากทำอย่างถูกต้อง ไม่ว่าคุณจะใช้แอป ส่งทางอีเมลหรือข้อความ หรือแม้แต่กระดาษแผ่นเก่า ดังคำที่ว่าอุปสรรคคือหนทาง เมื่อทำอย่างถูกต้อง การตั้งเวลารายสัปดาห์อาจเป็นผักโขมให้กับป๊อปอายของคุณแทนที่จะเป็นคริปโตไนต์สำหรับซูเปอร์แมนของคุณ

การจัดกำหนดการอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นสามารถ:
  • ช่วยลดการลาออกของพนักงาน
  • เพิ่มการรักษาพนักงาน
  • นำต้นทุนการดำเนินงานมาอยู่ภายใต้การควบคุม
  • ลดภาระงานลงจนสามารถมีชีวิตได้
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำขอเปลี่ยนกะและขอเวลาหยุดพักช่วยทีมได้ (มันเสียหายมากเกินไป)
  • ปรับปรุงความสุขในที่ทำงาน
  • ใครจะรู้ มันอาจทำให้พนักงานรักที่จะมาทำงานด้วยซ้ำ
เมื่อคุณลดความซับซ้อนของงานหลักประจำสัปดาห์ในการจัดกำหนดการลงในระบบได้แล้ว คุณจะลดความเครียดลง และพนักงานและลูกค้าของคุณจะรู้สึกได้