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एमएसपी ग्राहकों को शामिल करने के 10 आसान चरण

यदि आप एमएसपी क्षेत्र में नए हैं और अपने ग्राहकों को शामिल करने के लिए नए और बेहतर तरीकों की तलाश कर रहे हैं, तो हम मदद के लिए यहां हैं। हम समझते हैं कि ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना कितना कठिन हो सकता है, इसलिए हमने इसे दस आसान चरणों में करने का एक तरीका तैयार किया है।

एमएसपी ग्राहकों, ऑनबोर्डिंग और आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके ग्राहकों को यथासंभव संपूर्ण ऑनबोर्डिंग मिले, इसके बारे में अधिक जानने के लिए नीचे देखें।

एमएसपी ग्राहक क्या हैं?

एमएसपी क्लाइंट, या प्रबंधित सेवा प्रदाता क्लाइंट, एक ऐसा व्यवसाय है जिसने आईटी और सहायता सेवाओं के लिए किसी अन्य प्रदाता से अनुबंध किया है। छोटे, स्वतंत्र स्वामित्व वाले व्यवसायों से लेकर बड़े उद्यमों तक के व्यवसाय विशिष्ट आईटी कार्यों के साथ-साथ नेटवर्क प्रबंधन, डेटा बैकअप और रिकवरी, साइबर सुरक्षा, हेल्प डेस्क और तकनीकी सहायता और क्लाउड सेवाओं सहित संपूर्ण बुनियादी ढांचे को आउटसोर्स करने के लिए एमएसपी सेवाओं का उपयोग करते हैं।

ऑनबोर्डिंग क्या है?

कस्टमर ऑनबोर्डिंग से तात्पर्य आपके उत्पादों या सेवाओं के माध्यम से नए ग्राहकों को मार्गदर्शन देने की प्रक्रिया से है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे जानते हैं कि उनका सही तरीके से उपयोग कैसे किया जाए। इसमें आगे के प्रश्नों के लिए व्यक्तिगत सत्र, ऑनलाइन ट्यूटोरियल, डेमो, दस्तावेज़ीकरण और ग्राहक सहायता सेवाएँ शामिल हो सकती हैं।

ऑनबोर्डिंग के प्रमुख तत्वों में शामिल हैं:

  • प्रशिक्षण एवं विकास: इसमें प्रशिक्षण सत्र, संसाधन और बहुत कुछ शामिल है जो सुनिश्चित करता है कि ग्राहक आपकी सेवाओं का उपयोग कर सके।
  • परामर्श और विस्तारित समर्थन: आप प्रश्नों और सहायता के लिए एक सलाहकार या सहायता सेवाएँ नियुक्त करने का विकल्प चुन सकते हैं।
  • प्रतिक्रिया: अपने ग्राहकों से फीडबैक प्राप्त करना हमेशा महत्वपूर्ण होता है ताकि आप उनके अनुभव के आधार पर अपनी सेवाओं में सुधार कर सकें।

ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट का पालन करने का महत्व

यह सुनिश्चित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है कि आपके ग्राहकों को ऑनबोर्डिंग अनुभव से वह सब कुछ मिले जो उन्हें चाहिए, ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट का पालन करना है। यह सुनिश्चित करता है कि आपने अपने सभी आधार कवर कर लिए हैं और महत्वपूर्ण जानकारी नहीं भूले हैं। ऐसा करने के कुछ फायदे नीचे दिए गए हैं।

  • बेहतर संचार: अच्छे कामकाज के लिए संचार महत्वपूर्ण है संबंध, और एक व्यापक ऑनबोर्डिंग योजना आपके ग्राहकों को दिखा सकती है कि संचार आपके लिए महत्वपूर्ण है।
  • तेज़ प्रशिक्षण: ग्राहक जितनी जल्दी आपके सॉफ़्टवेयर से परिचित हो जाएगा, उतना ही अधिक वह आपकी सेवाओं का आनंद उठाएगा।
  • आपके ग्राहकों का ज्ञान बढ़ा: ऑनबोर्डिंग के दौरान अपने ग्राहकों को जानने में समय बिताने का मतलब है कि आप उनके बारे में अधिक जानते हैं और उनकी जरूरतों को पूरा करने के लिए अपनी सेवाएं दे सकते हैं।
  • ग्राहकों के लिए एक सतत, सकारात्मक अनुभव: ऑनबोर्डिंग ग्राहकों को सीखने और प्रश्न पूछने का अवसर प्रदान करती है। इसका मतलब यह है कि वे लगातार उत्तरों की प्रतीक्षा नहीं कर रहे हैं या आपकी सेवाओं का उपयोग करते समय अटक नहीं रहे हैं।
  • ग्राहक प्रतिधारण में वृद्धि: ऑनबोर्डिंग से ग्राहक के लिए सेवा अधिक सुलभ हो जाती है, जिससे बदले में उनके बने रहने की संभावना अधिक हो जाती है।
  • सिस्टम और विक्रेताओं के लिए समन्वित परिवर्तन: ग्राहकों के लिए एक निर्बाध परिवर्तन करने से आपकी सेवाओं को देखने के उनके तरीके में बहुत बड़ा अंतर आ सकता है।
  • नि:शुल्क परीक्षण से सशुल्क में रूपांतरण: अक्सर, एक नि:शुल्क परीक्षण उपभोक्ता सशुल्क सदस्यता की ओर बढ़ जाएगा यदि कोई उसे सॉफ्टवेयर का उपयोग करने का तरीका बता सके और व्यक्तिगत अनुभव प्रदान कर सके।
  • उन्नत सुविधा और उत्पाद अपनाना: ग्राहक आपकी सेवाओं और उत्पादों के बारे में जितना अधिक समझेगा, उतना ही अधिक वह सभी सुविधाओं का उपयोग करेगा और यहां तक कि अपने बंडल में नए उत्पाद और सेवाएं भी जोड़ सकता है।

नीचे हमारी ऑनबोर्डिंग चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका है।

1. ग्राहक के बारे में जानकारी इकट्ठा करें 🤝

अपने ग्राहकों से मिलने से पहले उन्हें जानना आपकी पहली बैठक में ग्राहकों के लिए एक अच्छी तरह से सूचित मोर्चा प्रस्तुत करने में मदद करता है। अपने नए ग्राहकों को जानने के कई फायदे हैं, जिनमें यह समझना शामिल है कि वे क्या महत्व रखते हैं, ऐसे उत्पाद बनाना जो उन्हें पसंद आएं, और अपनी सेवाओं को व्यक्तिगत स्पर्श प्रदान करना।

किसी नए या संभावित ग्राहक के साथ किसी भी बैठक में जाने से पहले, हम उनके बारे में जितना संभव हो उतना जानने की सलाह देते हैं। एमएसपी व्यवसायों को अपने ग्राहकों से मिलने से पहले उनके बारे में क्या जानना चाहिए इसकी एक केंद्रित सूची नीचे दी गई है।

एमएसपी ग्राहक

2. सेवा स्तर अनुबंध पर हस्ताक्षर करें 📜

सेवा स्तर समझौता एक अनुबंध है जिसे आप, सेवा प्रदाता, अपने ग्राहकों को यह निर्धारित करने के लिए देते हैं कि आप कौन सी सेवाएँ और सेवा मानक प्रदान करेंगे। दो पक्षों के बीच किसी भी अनुबंध की तरह, यह उन मानकों, सेवाओं और अपेक्षाओं को बताता है जिन्हें दोनों पक्षों को पूरा करना होगा।

एक सेवा-स्तरीय समझौता (एसएलए) महत्वपूर्ण है क्योंकि यह परिभाषित करता है कि आपको क्या प्रदान करने की आवश्यकता है और साथ ही आउटेज और प्रदर्शन समस्याओं जैसी चीजों के लिए आपको कवर करता है। अनुबंध का एक हिस्सा गंभीरता के स्तर और परिस्थितियों को परिभाषित करेगा जब आप अपनी सेवा से संबंधित मुद्दों के लिए उत्तरदायी नहीं होंगे।

एसएलए पर हस्ताक्षर करना नए एमएसपी ग्राहकों के लिए ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। प्रत्येक नए ग्राहक के लिए एक अनुकूलित अनुबंध बनाना सबसे अच्छा है ताकि यह उनकी सटीक सेवा आवश्यकताओं को पूरा कर सके। किसी से भी एसएलए पर हस्ताक्षर करवाने से पहले, अपने वकील से इस पर गौर कराना सुनिश्चित करें और सुनिश्चित करें कि सब कुछ मानक के अनुरूप है।

3. गर्मजोशी से स्वागत करें 🫂

स्वागत पैकेज किसी भी ऑनबोर्डिंग योजना के लिए एक अच्छा स्पर्श है। यह न केवल दर्शाता है कि आप प्रत्येक ग्राहक की परवाह करते हैं, बल्कि यह आपको इसे वैयक्तिकृत करने और यह दिखाने का अवसर भी देता है कि आप उन्हें विशेष रूप से कितना महत्व देते हैं।

स्वागत पैकेट

यहां बताया गया है कि क्या शामिल करना है:

  • संगठन विवरण: इसमें एक कंपनी के रूप में आपका इतिहास, आपकी यूएसपी और आपके साथ साइन इन करने से ग्राहक को मिलने वाले लाभ शामिल हो सकते हैं।
  • आपके लक्ष्यों का सारांश: संक्षेप में बताएं कि आप अनुबंध के माध्यम से क्या हासिल करना चाहते हैं और यदि आप कर सकते हैं तो इसे वैयक्तिकृत करने का अवसर लें।
  • सेवा प्रस्ताव: इसमें वे दोनों सेवाएँ शामिल हो सकती हैं जिनका वे अपने अनुबंध में उपयोग कर रहे हैं और कोई भी अतिरिक्त सेवाएँ जो आप प्रदान करते हैं।
  • परियोजना समय: यदि आप किसी परियोजना पर समय सीमा के साथ काम कर रहे हैं, तो यह ग्राहकों को टिकने और ट्रैक करने के लिए मील के पत्थर दे सकता है।
  • मीटिंग कार्यक्रम: इस बारे में स्पष्ट रहें कि आपको उनके समय के संदर्भ में उनसे क्या चाहिए। स्थान, समय और दिनांक शामिल करें. आप यह भी शामिल करना चाह सकते हैं कि प्रत्येक बैठक में क्या संबोधित किया जाएगा।
  • करने के लिए सूची: क्या आपके ग्राहकों को प्रशिक्षण से पहले कुछ तैयार करने की ज़रूरत है? क्या अब भी आपको उनके लिए कुछ करने की ज़रूरत है? अपने कार्यों में स्पष्ट रहें.
  • सम्बंधित जानकारी: कोई भी उत्पाद मार्गदर्शिका, लेख और ब्लॉग शामिल करें जिनकी उन्हें आवश्यकता हो।

ग्राहक प्रशंसापत्र: यह दिखा सकता है कि आपके ग्राहकों को आप पर भरोसा क्यों करना चाहिए और यहां तक कि उन्हें अपने पैकेज में सेवाएं जोड़ने के लिए प्रेरित भी कर सकता है।

4. एक किक-ऑफ मीटिंग करें 🧑‍🏫

एक किक-ऑफ मीटिंग आपको विश्वास बनाने के लिए अपने ग्राहकों से व्यक्तिगत रूप से (या ज़ूम पर) मिलने का अवसर देती है स्वस्थ संचार दोनों पार्टियों के बीच. इस बैठक में, आप एक संपर्क बिंदु स्थापित कर सकते हैं और समग्र परियोजना प्रबंधन पर चर्चा कर सकते हैं। यह आपको उनकी आंतरिक टीम से मिलने का मौका देगा, उन्हें टीम के सदस्यों से मिलवाएगा जिनके साथ वे काम कर सकते हैं, और आपके समग्र ग्राहक संबंध को बढ़ाएंगे।

बैठक

5. ग्राहक का डेटा आयात करें 📈

विभिन्न उपकरणों को डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने की आवश्यकता होती है या उपयोग के लिए क्लाइंट के डेटा को आयात करने की आवश्यकता होती है।

ग्राहक डेटा

डेटा आयात करना एक जटिल प्रक्रिया है, इसलिए आपको विभिन्न वर्कफ़्लो का उपयोग करके जानकारी स्थानांतरित करनी चाहिए जो आयात किए जा रहे डेटा के लिए सबसे अच्छा काम करते हैं। आपको सुरक्षा मूल्यांकन भी करना चाहिए और जहां संभव हो वहां बहु-कारक प्रमाणीकरण लागू करना चाहिए। 

यदि आप सुरक्षा मॉडल को मजबूत करना चाहते हैं, तो प्रत्येक प्रविष्टि मोड और डेटा एकीकरण के लिए सुरक्षा कॉन्फ़िगरेशन को अलग करें। प्रक्रिया को स्वचालित करने से त्रुटियों और अन्य मुद्दों को भी कम किया जा सकता है, सटीकता और दक्षता में सुधार हो सकता है, और कई मामलों में यह अधिक लागत प्रभावी हो सकता है।

6. सिंक सिस्टम 🧑‍💻

यह ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का एक और महत्वपूर्ण हिस्सा है। आपको इस प्रक्रिया की सावधानीपूर्वक योजना बनानी चाहिए और इसकी निगरानी करनी चाहिए। आपको अपने क्लाइंट के एप्लिकेशन और उनके सिस्टम की लाइब्रेरी संरचना को भी समझना चाहिए।

जब आप दो सिस्टम समानांतर में चलाते हैं, तो परिवर्तन-नियंत्रण सर्वोत्तम अभ्यास आवश्यक होते हैं। यदि आप कर सकते हैं, तो सिंक्रोनाइज़ करते समय क्लाइंट के मौजूदा सिस्टम पर परिवर्तनों को सीमित करें।

7. रिमोट मॉनिटरिंग और प्रबंधन सेट करें 💻

दूरस्थ निगरानी और प्रबंधन (आरएमएम) आपके ग्राहक के बुनियादी ढांचे की जाँच करने और सक्रिय रूप से प्रतिक्रिया देने के लिए आवश्यक है।

दूरस्थ निगरानी

8. प्रशिक्षण का आयोजन करें 📞

आपकी प्रशिक्षण योजना आपके ग्राहक/प्रदाता संबंध की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है, इसलिए इसकी योजना सावधानीपूर्वक बनाएं। जबकि आप चाहते हैं कि आपका प्रशिक्षण व्यापक हो, आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि यह बहुत लंबा न हो, अन्यथा ग्राहक ऊब सकते हैं।

प्रशिक्षण के प्रति आपके दृष्टिकोण के बारे में विचार करने योग्य कुछ बातों में शामिल हैं:

  • कहाँ होगा? क्या आप ऑन-लोकेशन प्रशिक्षण प्रदान करने जा रहे हैं जहाँ आपकी टीम का कोई सदस्य मौजूद हो? क्या आपके ग्राहक विदेश में हैं, और क्या वीडियो ट्यूटोरियल बेहतर होंगे?
  • यह कैसा दिखेगा? आप किस प्रारूप का उपयोग करेंगे? क्या प्रशिक्षण इंटरैक्टिव होगा? क्या यह वेब-आधारित, वीडियो-आधारित, या कुछ और होगा?
  • ग्राहक प्रश्न कैसे पूछेंगे? व्यक्तिगत प्रशिक्षण के साथ, यह आसान है, लेकिन यदि आप ऑनलाइन पाठ्यक्रम का उपयोग कर रहे हैं, तो क्या वे आप तक आसानी से पहुंच सकते हैं?

हम अनुशंसा करते हैं कि आप अपने ग्राहक के बारे में एकत्र की गई जानकारी पर वापस जाएं और उनकी जरूरतों को देखें। आपके अनुसार कौन सा प्रशिक्षण उनके लिए सबसे उपयुक्त रहेगा? हालाँकि प्रत्येक प्रशिक्षण कार्यक्रम को वैयक्तिकृत करना कठिन हो सकता है, आप कुछ पहलुओं में बदलाव करने में सक्षम हो सकते हैं।

9. लाइव हो जाओ 🚦

यह कदम काफी सरल है. एक बार प्रशिक्षण पूरा हो जाने के बाद, आपको अपने ग्राहक को सूचित करना होगा कि लाइव होने का समय हो गया है। चाहे यह ईमेल के माध्यम से हो, फ़ोन कॉल के माध्यम से हो, या किसी सरप्राइज़ मफिन बास्केट के माध्यम से हो, यह पूरी तरह आप पर निर्भर है।

10. फॉलो-अप 📲

क्लाइंट ऑनबोर्डिंग चरणों का अंतिम चरण उनके साथ अनुवर्ती कार्रवाई करना है। आप चेक इन कर सकते हैं, देख सकते हैं कि सब कुछ कैसा चल रहा है, और उनसे अपने क्लाइंट ऑनबोर्डिंग प्रश्नावली भरने के लिए कह सकते हैं। यह आपको वह फीडबैक देगा जो आपको यह देखने के लिए चाहिए कि ग्राहक को ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया कैसी लगती है, और यह खुले संचार और फीडबैक के लिए टोन सेट करता है।

इस मूल्यांकन में साझा किए गए ग्राहक अनुभवों को लें और अगले ग्राहक के लिए ग्राहक ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को बढ़ाने के लिए उनका उपयोग करें।

निष्कर्ष

इनमें से प्रत्येक चरण का पालन करने से यह सुनिश्चित होगा कि ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया तेजी से और व्यापक रूप से पूरी हो गई है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सभी आधारों को कवर करते हैं और अपने ग्राहकों को यथासंभव शीघ्र और कुशलतापूर्वक गति प्रदान करते हैं, इस चेकलिस्ट का अपना स्वयं का संस्करण बनाएं।

याद रखें कि ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया आपके संपूर्ण रिश्ते के लिए दिशा तय कर सकती है।