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8 शक्तिशाली टीम शेड्यूल प्रबंधन युक्तियाँ

अपनी टीमों के शेड्यूल को प्रबंधित करने के लिए 8 सरल युक्तियाँ
अपनी टीमों के शेड्यूल को प्रबंधित करने के लिए 8 सरल युक्तियाँ

क्या आपको अपनी टीम का शेड्यूल प्रबंधित करना आसान लगता है? क्या आप गैंट चार्ट के बारे में अपना रास्ता जानते हैं? क्या आप कभी नहीं नियत तारीखें भूल गए?

सच्चाई यह है कि सर्वोत्तम परियोजना प्रबंधकों को भी दक्षता को अधिकतम करने के लिए अपनी टीम शेड्यूल प्रक्रिया की निगरानी और उस पर विचार करने की आवश्यकता है।

परियोजना प्रबंधन के एक प्रमुख तत्व में यह सुनिश्चित करना शामिल है कि सही कर्मचारी सही समय पर सही जगह पर हों।

परियोजना प्रबंधकों को टीम शेड्यूल को अनुकूलित करने की आवश्यकता क्यों है? 📈

परियोजना प्रबंधकों को हाथ में मौजूद परियोजनाओं को पूरा करने के लिए रोस्टरिंग और शेड्यूल की प्रभावी ढंग से निगरानी करने के लिए विशेषज्ञ प्लेट स्पिनर होना चाहिए।

प्लेट स्पिनिंग के साथ समस्या यह है कि सबसे अच्छी तरह से तैयार की गई परियोजना योजनाएं भी गलत हो सकती हैं और सब कुछ ध्वस्त कर सकती हैं।

इसीलिए आपको अपने कर्मचारियों की प्रतिबद्धताओं का वास्तविक समय अवलोकन प्राप्त करने के लिए अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ-साथ विशेषज्ञ कर्मचारी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है।

प्रभावी टाइम-ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर आपको यह बताता है कि कौन कहाँ और कब काम करने वाला है। यह सटीकता समय बचाती है क्योंकि आप परियोजना कार्यों को पूरा करने के लिए सबसे अच्छे कर्मचारियों को तुरंत निर्धारित कर सकते हैं।

किसी प्रोजेक्ट के लिए प्रभावी शेड्यूलिंग के लाभों को दर्शाने वाली एक व्यापक सूची यहां दी गई है:

  1. बेहतर कार्य-जीवन संतुलन - प्रभावी शेड्यूलिंग कर्मचारियों को अपने जीवन की बेहतर और पहले से योजना बनाने की अनुमति देती है। यह उन्हें अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक क्षेत्रों का प्रबंधन करने में सक्षम बनाता है।
  2. बेहतर कार्यभार प्रबंधन - शेड्यूलिंग कार्य हमें परियोजनाओं को अधिक प्रबंधनीय भागों में विभाजित करने की अनुमति देते हैं।
  3. समय सीमा का पालन कर रहा है - निर्धारित कार्य दक्षता में सुधार कर सकते हैं और समय सीमा चूकने या लीड खोने से बच सकते हैं।
  4. व्यापक लक्ष्यों की ओर प्रगति - अल्पकालिक और दीर्घकालिक लक्ष्यों के लिए दिन, सप्ताह, घंटे और यहां तक कि महीने भी निर्धारित करें।
  5. जवाबदेही - पारदर्शी कार्य शेड्यूल यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई इसे समझे कौन किस पर और कब काम कर रहा है।
  6. खुशहाल टीमें –  लचीले और खुले कार्य शेड्यूल से टीम के सदस्यों के बीच सहयोग को बढ़ावा मिलना चाहिए।
प्रभावी शेड्यूलिंग

यह आपके शेड्यूल को मैन्युअल रूप से बनाने से बचने में भी समय बचाता है!

इस आँकड़े पर एक नज़र डालें शिफ्टबोर्ड का 2023 प्रति घंटा श्रमिक सर्वेक्षण:

संगठनों की रिपोर्ट है कि कर्मचारी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर 30% तेजी से शेड्यूल निर्माण करता है और शेड्यूलिंग त्रुटियों को 55% तक कम करता है।

कर्मचारी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर स्टेट

स्रोत: शिफ़्टबोर्ड

इन सभी लाभों के बारे में बात करने के साथ, आप शायद सफल टीम शेड्यूल और प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए हमारी युक्तियों के बारे में जानने के इच्छुक होंगे!

तो, बिना किसी देरी के, आइए गहराई से जानें! 🏊

1. पहचानें कि आपको कौन से कार्य शेड्यूल का उपयोग करने की आवश्यकता है ⏲️

संगठनों द्वारा कई प्रकार की कार्य अनुसूचियों का उपयोग किया जाता है। ये आपके व्यवसाय की परिस्थितियों और जरूरतों और आपके कार्यबल की संरचना पर निर्भर करते हैं। सबसे आम उदाहरण हैं:

प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाते समय, आपको यह निर्धारित करना होगा कि आपके कर्मचारी किस कार्य शेड्यूल पर हैं और क्या आपको इनमें बदलाव करने की आवश्यकता है।

पूरा समय

सबसे आम व्यवस्था, जहां कर्मचारियों को प्रति सप्ताह कम से कम 40 घंटे काम करना पड़ता है। घंटों की कुल संख्या आमतौर पर कई दिनों में विभाजित होती है। यह व्यवस्था स्थिर है, लेकिन ओवरटाइम रिकॉर्ड करना कठिन हो सकता है।

पार्ट टाईम

अंशकालिक कर्मचारी पूर्णकालिक कर्मचारियों की तुलना में कम घंटे काम करते हैं। हालाँकि, घंटे प्रति सप्ताह 1 घंटे से 39 घंटे तक भिन्न हो सकते हैं। घंटे असंगत भी हो सकते हैं, जो नियोक्ताओं और कर्मचारियों को लचीलापन प्रदान करता है। इस व्यवस्था में शेड्यूलिंग कर्मचारी की स्थिति के महत्व पर निर्भर है। आतिथ्य उद्योग में अंशकालिक काम आम है।

लचीला

कई कर्मचारी लचीली कार्य व्यवस्था को प्राथमिकता देते हैं।

क्विकबुक के अनुसार

स्रोत: Quickbooks

लचीली कार्य नीतियां कर्मचारियों को उनकी व्यक्तिगत प्रतिबद्धताओं से मेल खाने वाले शेड्यूल पर काम की अपेक्षाओं को पूरा करने में सक्षम बनाती हैं।

एक नियोक्ता निर्धारित घंटों की न्यूनतम संख्या निर्दिष्ट कर सकता है लेकिन शेष घंटों को लचीला छोड़ सकता है। यह कर्मचारियों को अपनी इच्छानुसार घंटे पूरे करने का अधिकार देता है। यह सेटअप शिफ्ट कार्य के लिए काम कर सकता है, जहां कर्मचारी आवश्यकतानुसार दूसरों के साथ शिफ्ट की अदला-बदली कर सकते हैं।

तय

यह व्यवस्था एक निर्धारित प्रारंभ और समाप्ति समय के बाद प्रति सप्ताह घंटों की एक नियमित, परिभाषित और अनुमानित संख्या है। चूँकि आप घंटों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करते हैं, यह नियोक्ता और कर्मचारी दोनों के लिए एक स्थिर स्थिति है।

घूर्णन

यह व्यवस्था एक शेड्यूल पर शिफ्ट निर्धारित करती है जहां कर्मचारी घूर्णन के आधार पर दिन या रात की शिफ्ट में काम कर सकते हैं। रोटेशन दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या त्रैमासिक आधार पर हो सकता है।

रोटेटिंग शिफ्ट का काम खुदरा या विनिर्माण कंपनियों में आम है जो प्रतिदिन 10 घंटे से अधिक काम करते हैं और अंशकालिक या लचीले कर्मचारियों का उपयोग करते हैं। घूमने वाली शिफ्ट लचीलेपन की अनुमति देती है लेकिन दिन से रात के काम में बदलाव और इसके विपरीत शारीरिक और मानसिक रूप से थका देने वाला हो सकता है।

2. योजना बनाना प्रमुख है 🔑

एक बार जब आप सबसे उपयुक्त कार्यसूची चुन लेते हैं, तो आपको अपने नियोजन चरण में मदद के लिए तीन अन्य तत्वों पर विचार करने की आवश्यकता होती है।

माँग

आपके उत्पादों या सेवाओं के लिए ग्राहकों की मांग आवश्यक आउटपुट के लिए आवश्यक कर्मचारियों की संख्या निर्धारित कर सकती है। मांग दैनिक, साप्ताहिक या मौसमी आधार पर बदल सकती है, जिससे आपकी शेड्यूलिंग व्यवस्था प्रभावित हो सकती है।

कौशल और अनुभव आवश्यक है

मांग और उत्पादन को पूरा करने के लिए आवश्यक कौशल और अनुभव पर विचार करें। आपके प्रत्येक कर्मचारी के पास विशेष कौशल सेट हैं, और आपको विशिष्ट परियोजना आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सही संयोजन चुनने की आवश्यकता है।

परियोजना गतिविधियों पर विचार करें और कार्य के लिए टीम के सदस्यों के सर्वोत्तम संयोजन को प्रभावी ढंग से आवंटित करने के लिए अपने कर्मचारियों को अच्छी तरह से जानें।

विधान

नियोक्ता और कर्मचारी संबंधों के लिए विधायी आवश्यकताएँ स्थानीय, राज्य और संघीय स्तर पर मौजूद हैं। इनमें ब्रेक का समय, समय की घड़ियां और घंटे की सीमाएं शामिल हो सकती हैं। कर्मचारी के घंटों का निर्धारण और नियोजन कानून का पालन करना चाहिए।

अपने आगामी प्रोजेक्ट के लिए नियोजित कार्यक्रम पर विचार करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि टीम के प्रत्येक सदस्य को आपका आवंटित समय कानून का अनुपालन करता है।

3. अपनी टीम को जानें

टीम का प्रत्येक सदस्य आपके व्यवसाय की सफलता में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। अपनी टीम को जानने से उनके कौशल और अनुभव का सबसे प्रभावी उपयोग संभव हो पाता है। इसके अलावा, व्यक्तित्व, ताकत, कमजोरियां और पृष्ठभूमि विशिष्ट मांगों या नए उत्पादों और सेवाओं की योजना बनाने में सहायता कर सकती हैं।

कर्मचारी जानकारी की एक स्प्रेडशीट बनाए रखने से आपकी भविष्य की योजना बनाने में मदद मिल सकती है। शामिल करने योग्य जानकारी:

अपनी टीम को जानें

यह जानकारी लचीली कार्य व्यवस्था, बदलती मांग, नए उत्पादों या सेवाओं को लॉन्च करने और उद्योग में बदलाव में मदद करती है। इसके अलावा, शिफ्ट में कौशल, अनुभव और संबंधों का संतुलन काम के आउटपुट और गुणवत्ता को प्रभावित कर सकता है।

आपकी टीम और उनके साथ मिलकर काम करने के बारे में यथासंभव अधिक जानकारी जानने से आपके निर्णय लेने पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ेगा।

4. एक शेड्यूलिंग नीति लिखें

एक ऐसी नीति बनाएं जिसमें आपकी योजना, अपेक्षाओं और आवश्यकताओं का विवरण हो। निर्दिष्ट करें कि आप शेड्यूल अनुरोध, शिफ्ट स्वैप, ओवरटाइम और छुट्टियों का प्रबंधन कैसे करेंगे।

आपके व्यवसाय के शेड्यूलिंग घटक को सुव्यवस्थित करने के लिए कर्मचारियों के लिए नीति को उपलब्ध और पारदर्शी बनाना आवश्यक है।

5. संवाद करें, संवाद करें, संवाद करें 🔊🔊🔊

आपके व्यवसाय के शेड्यूल में परिवर्तन लागू करते समय संचार महत्वपूर्ण है।

पॉलिसी लिखने के बाद, अपनी टीम को सूचित करें, नियुक्ति और ऑनबोर्डिंग के दौरान इसका उल्लेख करें और इसे कर्मचारी पुस्तिका में शामिल करें। फिर, यदि परिवर्तन किए गए हैं तो सुनिश्चित करें कि आप कर्मचारियों के साथ इसकी समीक्षा करें।

संगठन या टीम-व्यापी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर उपकरण नीति के बारे में अपडेट या प्रश्नों में सहायता कर सकते हैं।  

एक साइड नोट के रूप में, आपकी टीम कैसे संचार करती है, यह अपने आप में परियोजना प्रबंधन में अविश्वसनीय रूप से महत्वपूर्ण है।

2021 के अनुसार कार्य सूचकांक का एनाटॉमी, लोग अपना काम करने के लिए प्रति दिन 25 बार 10 ऐप्स के बीच स्विच करते हैं, जिसके परिणामस्वरूप कुछ महत्वपूर्ण संचार का ट्रैक खो जाता है।

श्रमिकों का 27%

इससे पता चलता है कि आपको अपने द्वारा उपयोग किए जाने वाले ऐप्स की संख्या को सुव्यवस्थित करने और एक संचार योजना साझा करने की आवश्यकता है ताकि हर कोई एक ही पृष्ठ पर हो और कम से कम समय बर्बाद हो।

हमारे अद्भुत के साथ अपने कार्यस्थल संचार को नया रूप दें Mytommy पर स्मार्ट मैसेजिंग टूल. यह संचार अंतराल को पाट सकता है, कार्य-जीवन संतुलन में सुधार कर सकता है और आम तौर पर कार्यस्थल पर संदेश भेजने के लिए आपके व्यवसाय के लिए उपयोगी उपकरण के रूप में कार्य कर सकता है।

6. एक शेड्यूलिंग सिस्टम चुनें और सेट करें 🗓️

शेड्यूलिंग सिस्टम के लिए विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला है, जिसमें स्प्रेडशीट, कैलेंडर, ईमेल, टेक्स्ट मैसेजिंग और सॉफ़्टवेयर शामिल हैं। आप जो भी विकल्प चुनें, अपनी टीम को बताएं और इसका उपयोग कैसे करें, इसके बारे में प्रशिक्षण और जानकारी प्रदान करें।

7. जन-केन्द्रित बनें 💑

कर्मचारी एक महत्वपूर्ण संपत्ति हैं, और सिस्टम को आपके व्यवसाय और कर्मचारियों के लिए शेड्यूलिंग को आसान बनाना चाहिए।

लोग आपके व्यवसाय के केंद्र में हैं, प्रत्येक की व्यक्तिगत ज़रूरतें और प्राथमिकताएँ हैं। अपनी शेड्यूलिंग नीतियों को लागू करते समय इसे ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है।

प्रत्येक कर्मचारी के कार्य-जीवन संतुलन को याद रखें, और एक साथ नियुक्त कर्मचारियों के बीच संबंधों पर विचार करें। जन-केंद्रित होने का अर्थ है निराशा से बचना और उनके इनपुट को सुनने के लिए सक्रिय रूप से सुनने का अभ्यास करना।

अधिक खुशहाल कार्यबल बनाने के लिए लचीलेपन और दक्षता के बीच सही संतुलन खोजें।

पुनः, जैसा कि इसमें पाया गया 2023 शिफ्टबोर्ड ग्राहक सर्वेक्षण:

संगठन की रिपोर्ट

8. गलतियों से बचने का लक्ष्य रखें

हालाँकि गलतियाँ हो सकती हैं, आपका व्यवसाय इन पहलुओं पर विचार करके महंगी शेड्यूलिंग त्रुटियों से बच सकता है:

अंडर शेड्यूलिंग

कर्मचारियों को उनकी वित्तीय परिस्थितियों और जरूरतों के अनुरूप पर्याप्त शिफ्ट देना सुनिश्चित करें। आकस्मिक या अस्थायी कर्मचारियों से पहले पूर्णकालिक और अंशकालिक कर्मचारियों को शिफ्ट दें।

कार्यक्रम से अधिक निर्धारण

जो कर्मचारी अतिरिक्त घंटों के लिए प्रतिबद्ध नहीं हो सकते, उनका समय-निर्धारण करना समस्याएँ और निराशा पैदा कर सकता है। जहां संभव हो, पहले से योजना बनाएं और प्रत्येक कर्मचारी की क्षमता और भलाई की जांच करें।

आप कर्मचारियों के दीर्घकालिक स्वास्थ्य और खुशी की रक्षा करना चाहते हैं, और उन पर समय से अधिक काम करना और उन पर अत्यधिक बोझ डालना जलन और नाराजगी का एक निश्चित रास्ता है।

कर्मचारियों के साथ कौशल सेट का मिलान

अपने रोस्टर किए गए कर्मचारियों के विरुद्ध शिफ्ट के लिए आवश्यक कौशल सेट की जांच करना याद रखें। यदि श्रमिकों के पास कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक कौशल नहीं है या यदि कोई कर्मचारी किसी निश्चित कार्य के लिए अयोग्य है तो इससे आउटपुट में समस्याएं पैदा हो सकती हैं।

लचीलेपन के साथ एक मजबूत प्रणाली बनाएं

यदि आपका व्यवसाय अपने कर्मचारियों को शिफ्ट बदलने या लचीले घंटों में काम करने की सुविधा प्रदान करता है, तो आपके सिस्टम को स्वैप की अनुमति देने से पहले किसी भी व्यावसायिक आवश्यकताओं की जांच करके इसकी अनुमति देनी होगी।

इसके अलावा, आपको अंतर्निहित चपलता वाले एक सिस्टम की आवश्यकता है ताकि आप शिफ्ट शुरू होने से पहले सभी के लाभ के लिए शेड्यूल को तुरंत अपडेट कर सकें।

मायटॉमी कैसे मदद कर सकता है

क्या आप एक सहज, परेशानी मुक्त अनुभव के लिए सिरदर्द शेड्यूल करने वाले कर्मचारियों को अलविदा कहने के लिए तैयार हैं? 👋

टॉमी के शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर के साथ, आपको केवल एक टूल नहीं मिल रहा है। आपको अधिक खुश कर्मचारी, संतुष्ट ग्राहक और, हां, आपके लिए कुछ हद तक वांछित शांति मिल रही है! 🧘

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मुख्य विशेषताएं:

ओपन शिफ्ट प्रकाशित करें

उन शेड्यूलिंग भ्रांतियों को उल्टा कर दें और अपने जीवन को बहुत अधिक सरल बना दें। टॉमी का प्रयास करें स्मार्ट कर्मचारी शेड्यूलिंग क्योंकि, अरे, किसने कहा कि समय-निर्धारण में कठिनाई होगी? हमारी जाँच करें मूल्य निर्धारण योजनाएं आज।

अंतिम विचार

टीमों और व्यवसायों के लिए शेड्यूल प्रबंधित करना चुनौतीपूर्ण और समय लेने वाला है, लेकिन तैयारी में असफल होना असफल होने की तैयारी करने जैसा है। ❌

खराब कर्मचारी शेड्यूलिंग आपके व्यवसाय के लिए ढेर सारी समस्याएं पैदा कर सकती है। 😡

हालाँकि, सावधानीपूर्वक योजना, अच्छी प्रणाली, सार्थक संचार और सही उपकरणों के माध्यम से, शेड्यूल नियोक्ता और कर्मचारी दोनों के लिए अच्छा काम कर सकता है। 

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