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डीसीएए टाइमकीपिंग दिशानिर्देशों का अनुपालन कैसे करें

डीसीएए-टाइमकीपिंग
डीसीएए-टाइमकीपिंग

यदि आप कोई सरकारी अनुबंध जीतते हैं, तो आप पर लगाए गए नियमों का पालन करना महत्वपूर्ण है। रक्षा अनुबंध लेखा परीक्षा एजेंसी (डीसीएए) के पास कड़े दिशानिर्देश हैं जिनका आपको रक्षा अनुबंध होने पर अध्ययन करना चाहिए।

आपकी सहायता के लिए, यहां डीसीएए-अनुपालक होने और अपनी टाइमकीपिंग में सुधार करने के लिए एक मार्गदर्शिका दी गई है।

डीसीएए टाइमकीपिंग आवश्यकताएँ ⏳

डीसीएए अमेरिकी रक्षा विभाग (डीओडी) जैसी संघीय संस्थाओं को वित्तीय और सलाहकार सेवाएं प्रदान करता है। यह यह सुनिश्चित करने के लिए अनुबंध ऑडिट सेवाओं को विनियमित करता है कि सभी ठेकेदार आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, यह जाँचते हुए कि उपयोग किया गया प्रत्येक डॉलर उचित रूप से आवंटित किया गया था।

परिणामस्वरूप, DCAA अपने ठेकेदारों के लिए टाइमकीपिंग अनुपालन को अनिवार्य करता है। ऑडिट उद्देश्यों के लिए यह जानना आवश्यक है कि इसे ठीक से कैसे किया जाए; के बारे में पढ़ें डीसीएए टाइमकीपिंग आवश्यकताएँ नीचे।

उद्धरण

1. ऐसी नीति बनाएं जो DCAA 📝 का अनुपालन करती हो

डीसीएए के अनुपालन के लिए कार्रवाइयों को नोट करते हुए एक नीति दस्तावेज़ लिखें। इसमें श्रम वितरण को नोट करना और कर्मचारी, परियोजना का नाम या नौकरी कोड द्वारा घंटे और डॉलर का दस्तावेजीकरण करने का तरीका शामिल है। सुनिश्चित करें कि पॉलिसी पूर्ण, संपूर्ण और समझने में आसान है।

2. पॉलिसी के बारे में सभी को बताएं 🗣

आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि हर कोई नीति जानता हो। यदि कोई परिवर्तन हो तो सभी कर्मचारियों और पर्यवेक्षकों को सूचित करना और उन्हें अपडेट करना महत्वपूर्ण है।

सभी को नीति की याद दिलाने के लिए टाइम-ट्रैकिंग के बारे में वार्षिक प्रशिक्षण प्रदान करें।

3. हर दिन समय ट्रैक करें 🕜

कर्मचारियों को हर दिन टाइमशीट जमा करनी होगी और ऐसा पहले या सप्ताह के अंत में नहीं करना चाहिए। सटीकता के लिए, a का उपयोग करने पर विचार करें समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर जो स्वचालित रूप से जानकारी का मिलान करता है और टाइमशीट अनुमोदन करता है। इस तरह, गलती की बहुत कम गुंजाइश रहती है।

4. श्रम लागत की गणना करें 🧑‍💻

DCAA काम के घंटों की संख्या के आधार पर आपकी परियोजना लागत निर्धारित करता है। सुनिश्चित करें कि आप समय के आधार पर श्रम लागत की गणना करें।

5. ओवरटाइम और पेड टाइम-ऑफ रिकॉर्ड करें 🌴

ओवरटाइम दो प्रकार के होते हैं:

  • मुआवजा न दिया गया: यह एक निश्चित वेतन वाले कर्मचारियों पर लागू होता है जिन्हें अतिरिक्त घंटों के लिए मुआवजा नहीं दिया जाता है।
  • अवैतनिक: यह उन कर्मचारियों पर लागू होता है जिन्हें प्रति घंटे के हिसाब से भुगतान किया जाता है। उनके ओवरटाइम का मुआवजा दिया जाता है.

डीसीएए अनुपालन के लिए दोनों प्रकार को दर्ज किया जाना चाहिए।

इसके अलावा, आपको भुगतान किए गए अवकाश का समय रिकॉर्ड करना होगा, जिसमें शामिल हैं:

  • छुट्टी
  • छुट्टियां
  • बीमारी के लिए अवकाश
  • शोक अवकाश

ऐसा करने में विफलता को श्रम लेखांकन धोखाधड़ी माना जा सकता है।

6. रिकॉर्ड कार्य और परियोजनाएं 🗄

DCAA ऑडिट के लिए कार्यों और परियोजनाओं के रिकॉर्ड की भी आवश्यकता होती है। यदि आप सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो एक विकल्प चुनें जो कर्मचारियों को उस प्रोजेक्ट को इंगित करने की याद दिलाता है जिस पर वे काम कर रहे हैं।

टाइमकीपिंग-चेकलिस्ट

7. परिवर्तन या सुधार पर ध्यान दें ⛔️

यदि आपको समय-ट्रैकिंग दस्तावेज़ को बदलना है, तो परिवर्तन, इसके पीछे का कारण और इसे किए जाने का समय और तारीख बताएं। इसे पर्यवेक्षक द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

8. कर्मचारियों को प्रविष्टियों पर हस्ताक्षर करना होगा 👍

यदि आपका व्यवसाय स्वचालित टाइम-ट्रैकर का उपयोग करता है, तो आपके कर्मचारियों को व्यक्तिगत रूप से समय प्रविष्टियों पर हस्ताक्षर करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे अपने काम के घंटों से अवगत हैं। या, एक का उपयोग करें समय-घड़ी कियॉस्क.

9. समय रिकॉर्ड की समीक्षा करें और अनुमोदन करें ✅

जब आपके कर्मचारी टाइमशीट को मंजूरी देते हैं, तो उन्हें अनुमोदन के लिए उन्हें अपने वरिष्ठों के पास जमा करना चाहिए। याद रखें, समय रिकॉर्ड कानूनी दस्तावेज़ बन जाते हैं, इसलिए उन्हें सावधानीपूर्वक जांचें।

10. अलग टाइमकीपिंग और पेरोल 💵

टाइमकीपिंग और पेरोल को अलग रखें, भले ही वे जुड़े हुए हों। गैर-अनुपालन "श्रम मुक्ति" नामक एक अपराध है जिसके परिणामस्वरूप अधिकतम 5 साल की जेल हो सकती है।

पेरोल और टाइमशीट को संभालने के लिए अलग-अलग टीमें रखें। इसके अलावा, कर्मचारियों को पेरोल क्षमता के अनुरूप अपने समय डेटा को समायोजित नहीं करना चाहिए।

डीसीएए टाइमकीपिंग चेकलिस्ट

यह आसान चेकलिस्ट आपके व्यवसाय को DCAA के अनुरूप बने रहने में मदद करेगी।

उद्धरण

समयपालन प्रक्रियाएँ

  • टाइमकीपिंग को पेरोल से अलग रखें।
  • डेटा प्रस्तुत करने और अनुमोदन के लिए एक स्पष्ट नीति लागू करें।
  • नीति, प्रक्रिया और आवश्यकताओं से सभी को अवगत रखें।
  • जागरूकता सुनिश्चित करने हेतु सतत् प्रशिक्षण दें।

टाइमशीट तैयार करना

  • कंपनी में हर किसी को संपूर्ण ऑडिट ट्रेल तैयार करने के लिए समय का ध्यान रखना होगा (चाहे वे सरकारी अनुबंध का हिस्सा हों या नहीं)
  • कर्मचारियों को ओवरटाइम और भुगतान किए गए अवकाश सहित काम के घंटे स्वयं रिकॉर्ड करने होंगे
  • समय को प्रतिदिन लॉग किया जाना चाहिए और उस कार्य या प्रोजेक्ट को इंगित करना चाहिए जिस पर काम किया गया है

समयपालन नीतियाँ

  • जब तक कर्मचारी सवैतनिक अवकाश पर न हो या लंबे समय के लिए बाहर न चला जाए, वरिष्ठ अधिकारी टाइमशीट नहीं भर सकते
  • कर्मचारी और वरिष्ठ को टाइमशीट की समीक्षा और अनुमोदन करना होगा
  • टाइमशीट की समीक्षा करने और त्रुटियों की जांच करने के लिए एक सिस्टम प्रशासक नियुक्त करें। प्रत्येक परिवर्तन के कारण, दिनांक और समय रिकॉर्ड करें।
  • हर महीने या उससे अधिक बार टाइमशीट प्रकाशित करें।
  • आकस्मिक निरीक्षण के लिए तैयार रहें.

टाइमकीपिंग सिस्टम

टाइमकीपिंग सिस्टम दो प्रकार के होते हैं: मैनुअल और स्वचालित। स्वचालित सिस्टम में सॉफ़्टवेयर शामिल होता है, और वे तीन से अधिक कर्मचारियों वाले व्यवसायों के लिए उपयोगी होते हैं। वे त्रुटि की गुंजाइश कम करते हैं और डीसीएए अनुपालन सुनिश्चित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

डीसीएए-अनुपालक टाइमकीपिंग के लिए सर्वोत्तम सॉफ़्टवेयर चुनने में आपकी सहायता के लिए अनुसंधान करें।

एक विकल्प टॉमी है. यह स्वचालित समय-ट्रैकिंग प्रणाली के साथ DCAA अनुपालन में आपकी सहायता कर सकता है। आप अपनी आवश्यकताओं और बजट के आधार पर एक पैकेज का चयन कर सकते हैं, जिससे यह सुनिश्चित हो सके कि आपको अपनी आवश्यकताओं के लिए सर्वोत्तम सॉफ़्टवेयर मिले।

टॉमी के साथ अपनी टाइमकीपिंग में सुधार करें 🐶

डीसीएए दिशानिर्देशों के अनुसार सरकारी ठेकेदारों को अपने कर्मचारियों द्वारा अनुबंधों पर खर्च किए गए समय का सटीक रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता होती है। यदि आपके व्यवसाय में कोई अनुबंध है, तो ऑडिट के मामले में व्यवसाय के सभी कर्मचारियों के लिए पूरे किए गए सभी कार्यों का सटीक रिकॉर्ड बनाए रखना एक अच्छा विचार है।

आप अपने रिकॉर्ड को ताज़ा रखने के लिए टॉमी जैसे स्वचालित टाइम-ट्रैकर का उपयोग कर सकते हैं। बस यह सुनिश्चित करें कि आपके सभी कर्मचारी समय ट्रैकिंग नीति से अवगत हों। शुक्र है, टॉमी के साथ, रिकॉर्डिंग का समय आसान है!

अनुपालन बनाए रखना समय लेने वाला और तनावपूर्ण नहीं होना चाहिए। टॉमी के साथ इसकी परेशानी दूर करें। यहां हमारी विशेषताएं देखें.