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आपकी टीम के शेड्यूल को प्रबंधित करने के लिए 8 सरल युक्तियाँ

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क्या आपको अपनी टीम के शेड्यूल को प्रबंधित करना चुनौतीपूर्ण लगता है? रोस्टरिंग और शेड्यूल पर विचार करने के लिए कई कारक हैं। सफल और आसान प्रबंधन के लिए इन आठ युक्तियों का पालन करें।

1. पहचानें कि आपको कौन से कार्य शेड्यूल का उपयोग करने की आवश्यकता है

आपके व्यवसाय की परिस्थितियों और आवश्यकताओं तथा आपके कार्यबल की संरचना के आधार पर संगठनों द्वारा कई प्रकार के कार्य शेड्यूल का उपयोग किया जाता है। सबसे आम उदाहरण हैं:
सबसे आम व्यवस्था जहां कर्मचारियों को प्रति सप्ताह कम से कम 40 घंटे काम करना पड़ता है। घंटों की कुल संख्या आमतौर पर कई दिनों में विभाजित होती है। यह व्यवस्था स्थिर है लेकिन ओवरटाइम रिकॉर्ड करना कठिन है।
अंशकालिक कर्मचारी पूर्णकालिक कर्मचारी की तुलना में कम घंटे काम करते हैं। हालाँकि, घंटे प्रति सप्ताह 1 घंटे से 39 घंटे तक भिन्न हो सकते हैं। घंटे असंगत भी हो सकते हैं, जो नियोक्ता और कर्मचारी को लचीलापन प्रदान करता है। इस व्यवस्था में शेड्यूलिंग कर्मचारी की स्थिति के महत्व पर निर्भर है और अक्सर आतिथ्य उद्योग में इसका उपयोग किया जाता है
कर्मचारियों द्वारा एक लचीला शेड्यूल सबसे अधिक पसंद किया जाता है, जो लचीली कार्य नीतियों की अनुमति देता है और कर्मचारियों को उनकी व्यक्तिगत प्रतिबद्धताओं से मेल खाने वाले शेड्यूल पर काम की अपेक्षाओं को पूरा करने में सक्षम बनाता है। एक नियोक्ता निर्धारित घंटों की न्यूनतम संख्या निर्दिष्ट कर सकता है, लेकिन शेष घंटों को लचीला छोड़ सकता है। यह शिफ्ट के काम के लिए काम कर सकता है जहां कर्मचारी आवश्यकतानुसार दूसरों के साथ शिफ्ट की अदला-बदली कर सकते हैं।
यह व्यवस्था एक निर्धारित प्रारंभ और समाप्ति समय के बाद प्रति सप्ताह घंटों की एक नियमित, परिभाषित और अनुमानित संख्या है। चूंकि घंटे स्पष्ट रूप से परिभाषित हैं, यह नियोक्ता और कर्मचारी के लिए एक स्थिर स्थिति है।
यह व्यवस्था एक शेड्यूल पर शिफ्ट निर्धारित करती है जहां कर्मचारी घूर्णन के आधार पर दिन या रात की शिफ्ट में काम कर सकते हैं। रोटेशन दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या त्रैमासिक आधार पर हो सकता है। खुदरा या विनिर्माण कंपनियों में आम है जो प्रति दिन 10 घंटे से अधिक काम करते हैं, या अंशकालिक या लचीले कर्मचारियों का उपयोग करते हैं। घूमने वाली शिफ्टें अधिक लचीलेपन की अनुमति देती हैं, लेकिन दिन से रात के काम में संक्रमण शारीरिक और मानसिक रूप से थका देने वाला हो सकता है, और इसके विपरीत भी।

2. योजना बनाना महत्वपूर्ण है

एक बार सबसे उपयुक्त कार्यसूची का चयन हो जाने के बाद, तीन अन्य प्रमुख चिंताओं पर विचार किया जाना चाहिए:
आपके उत्पादों या सेवाओं के लिए ग्राहकों की मांग आवश्यक आउटपुट का उत्पादन करने के लिए आवश्यक कर्मचारियों की संख्या निर्धारित कर सकती है। मांग दैनिक, साप्ताहिक या मौसमी आधार पर बदल सकती है, जिससे आपकी शेड्यूलिंग व्यवस्था प्रभावित हो सकती है।
मांग और उत्पादन को पूरा करने के लिए आवश्यक कौशल और अनुभव पर विचार करें। कुछ कर्मचारियों के पास सही कौशल होंगे और इस प्रकार कर्मचारी कौशल सेटों के एक विशिष्ट संयोजन की आवश्यकता हो सकती है।
नियोक्ता और कर्मचारी संबंधों के लिए विधायी आवश्यकताएँ स्थानीय, राज्य और संघीय स्तर पर मौजूद हैं। इनमें ब्रेक का समय, समय की घड़ियां और घंटे की सीमाएं शामिल हो सकती हैं। कर्मचारी के घंटों का निर्धारण और नियोजन कानून का पालन करना चाहिए।

3. अपनी टीम को जानें

टीम का प्रत्येक सदस्य आपके व्यवसाय की सफलता में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। अपनी टीम को जानने से उनके कौशल और अनुभव का सबसे प्रभावी उपयोग संभव हो पाता है। इसके अलावा, व्यक्तित्व, ताकत, कमजोरियां और पृष्ठभूमि विशिष्ट मांगों या नए उत्पादों और सेवाओं की योजना बनाने में सहायता कर सकती हैं।

अपने कर्मचारियों के बारे में जानकारी की एक स्प्रेडशीट बनाए रखने से भविष्य की योजना बनाने में मदद मिल सकती है। शामिल करने योग्य जानकारी:
यह जानकारी लचीली कार्य व्यवस्था, बदलती माँग, नए उत्पाद या सेवाएँ लॉन्च करने और उद्योग परिवर्तन में मदद करती है। इसके अलावा, शिफ्ट में कौशल, अनुभव और रिश्तों का संतुलन काम के आउटपुट और गुणवत्ता को प्रभावित कर सकता है।

4. एक शेड्यूलिंग नीति लिखें

एक ऐसी नीति बनाएं जिसमें आपकी योजना, अपेक्षाओं और आवश्यकताओं का विवरण हो। निर्दिष्ट करें कि आप शेड्यूल अनुरोध, शिफ्ट स्वैप, ओवरटाइम और छुट्टियों का प्रबंधन कैसे करेंगे। आपके व्यवसाय के शेड्यूलिंग घटक को सुव्यवस्थित करने के लिए कर्मचारियों को पॉलिसी उपलब्ध कराना आवश्यक है।

5. संवाद करें, संवाद करें, संवाद करें

आपके व्यवसाय के शेड्यूल में परिवर्तन लागू करते समय संचार महत्वपूर्ण है। नीति लिखने के बाद, अपनी टीम को सूचित करें, नियुक्ति के दौरान इसका उल्लेख करें, इसे कर्मचारी पुस्तिका में शामिल करें, और परिवर्तन होने पर कर्मचारियों के साथ इसकी समीक्षा करें। संगठन या टीम-व्यापी संचार उपकरण नीति के बारे में अपडेट या प्रश्नों में सहायता कर सकते हैं।

6. एक शेड्यूलिंग सिस्टम चुनें और सेट करें

शेड्यूलिंग सिस्टम के लिए स्प्रेडशीट, कैलेंडर, ईमेल, टेक्स्ट मैसेजिंग और सॉफ़्टवेयर सहित विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला है। आप जो भी विकल्प चुनें, अपनी टीम को बताएं और इसका उपयोग कैसे करें, इसके बारे में प्रशिक्षण और जानकारी प्रदान करें।

7. जन केन्द्रित बनें

कर्मचारी एक महत्वपूर्ण संपत्ति हैं, और सिस्टम को आपके व्यवसाय और कर्मचारियों के लिए शेड्यूलिंग को आसान बनाना चाहिए। प्रत्येक कर्मचारी के कार्य-जीवन संतुलन को ध्यान में रखें, और एक साथ नियुक्त किए गए लोगों के बीच संबंधों पर विचार करें। जन-केंद्रित होने का अर्थ है अपने कर्मचारियों में निराशा से बचना। लचीलेपन और दक्षता के बीच सही संतुलन खोजें।

8. गलतियों से बचने का लक्ष्य रखें

सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों को उनकी वित्तीय परिस्थितियों और जरूरतों के अनुरूप पर्याप्त शिफ्ट दी जाए। पूर्णकालिक और अंशकालिक कर्मचारियों को आकस्मिक या अस्थायी कर्मचारियों से पहले शिफ्ट दी जानी चाहिए।
हालाँकि गलतियाँ हो सकती हैं, आपका व्यवसाय इन पहलुओं पर विचार करके अधिकांश गलतियों से बच सकता है:
जो कर्मचारी अतिरिक्त घंटों के लिए प्रतिबद्ध नहीं हैं, वे समय-निर्धारण से समस्याएँ पैदा कर सकते हैं। कर्मचारियों की भलाई पर विचार करें, उनकी शिफ्ट को संतुलित करना उनके लिए दीर्घकालिक रूप से बेहतर हो सकता है।
अपने रोस्टर किए गए कर्मचारियों के विरुद्ध शिफ्ट के लिए आवश्यक कौशल सेट की जांच करना याद रखें। यदि सही मिश्रण एक साथ काम नहीं कर रहा है तो इससे आउटपुट में समस्याएँ पैदा हो सकती हैं।
यदि आपका व्यवसाय अपने कर्मचारियों को शिफ्ट बदलने, या लचीले घंटे काम करने की सुविधा प्रदान करता है, तो आपके सिस्टम को स्वैप की अनुमति देने से पहले किसी भी व्यावसायिक आवश्यकताओं की जांच करके इसकी अनुमति देनी होगी। इसके अलावा, शिफ्ट शुरू होने से पहले सिस्टम को शिफ्ट परिवर्तन पर नवीनतम अपडेट की आवश्यकता होती है।

निष्कर्ष

टीमों और व्यवसायों के लिए शेड्यूल प्रबंधित करना चुनौतीपूर्ण, समय लेने वाला है और इसके परिणामस्वरूप समस्याएं हो सकती हैं। हालाँकि, सावधानीपूर्वक योजना, अच्छी प्रणाली, संचार और ज्ञान के माध्यम से, शेड्यूल नियोक्ता और कर्मचारी दोनों के लिए अच्छा काम कर सकता है।